保密管理制度會(huì)議記錄

保密管理制度會(huì)議記錄第一章總則

為確保保密管理制度會(huì)議的有序進(jìn)行，保障會(huì)議內(nèi)容的機(jī)密性與安全性，提高會(huì)議效率，制定以下會(huì)議管理制度。

一、會(huì)議性質(zhì)

1.保密管理制度會(huì)議（以下簡(jiǎn)稱(chēng)“會(huì)議”）是公司內(nèi)部就保密管理制度建設(shè)、完善及執(zhí)行情況進(jìn)行的研討、決策和協(xié)調(diào)的重要活動(dòng)。

2.會(huì)議分為定期會(huì)議和臨時(shí)會(huì)議。定期會(huì)議原則上每季度召開(kāi)一次，臨時(shí)會(huì)議根據(jù)工作需要隨時(shí)召開(kāi)。

二、會(huì)議目的

1.分析當(dāng)前保密工作面臨的形勢(shì)和問(wèn)題，提出改進(jìn)措施和建議。

2.審議保密管理制度修訂草案，完善保密管理體系。

3.傳達(dá)上級(jí)有關(guān)保密工作的指示精神，部署下一階段保密工作。

4.提高全體參會(huì)人員的保密意識(shí)和能力。

三、參會(huì)人員

1.會(huì)議主持人：由公司保密工作領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)人擔(dān)任。

2.必須參會(huì)人員：公司保密工作領(lǐng)導(dǎo)小組全體成員、相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人及保密工作人員。

3.邀請(qǐng)參會(huì)人員：根據(jù)會(huì)議議題，可邀請(qǐng)相關(guān)部門(mén)人員、外部專(zhuān)家等參加。

四、會(huì)議紀(jì)律

1.會(huì)議內(nèi)容涉及公司機(jī)密，參會(huì)人員必須嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露會(huì)議內(nèi)容和討論情況。

2.會(huì)議期間，參會(huì)人員應(yīng)關(guān)閉手機(jī)或調(diào)至靜音狀態(tài)，保持會(huì)場(chǎng)安靜，不得隨意離場(chǎng)。

3.會(huì)議記錄應(yīng)詳實(shí)、準(zhǔn)確，不得篡改、偽造。

五、會(huì)議資料的準(zhǔn)備與管理

1.會(huì)前，會(huì)議組織者應(yīng)收集、整理與會(huì)議議題相關(guān)的資料，確保資料準(zhǔn)確、完整。

2.會(huì)議資料應(yīng)在會(huì)前分發(fā)至參會(huì)人員，會(huì)后收回并妥善保管。

3.會(huì)議資料涉及機(jī)密，應(yīng)按照公司保密規(guī)定進(jìn)行管理，嚴(yán)禁私自留存、傳播。

六、本管理制度自發(fā)布之日起實(shí)施，如有未盡事宜，可根據(jù)實(shí)際情況予以調(diào)整。參會(huì)人員應(yīng)嚴(yán)格遵守本管理制度，共同維護(hù)會(huì)議的嚴(yán)肅性和有效性。

第二章會(huì)議流程

為確保保密管理制度會(huì)議的高效有序進(jìn)行，明確會(huì)議各階段任務(wù)，現(xiàn)將會(huì)議流程規(guī)定如下：

一、會(huì)前準(zhǔn)備

1.確定議題：會(huì)議組織者應(yīng)根據(jù)公司保密工作需要，提前收集議題，明確會(huì)議討論的重點(diǎn)和目標(biāo)。

2.發(fā)送通知：會(huì)議組織者應(yīng)提前至少一周向參會(huì)人員發(fā)送會(huì)議通知，包括會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、議題及參會(huì)要求等。

3.準(zhǔn)備資料：會(huì)議組織者負(fù)責(zé)準(zhǔn)備與議題相關(guān)的資料，確保資料準(zhǔn)確、完整，并于會(huì)前分發(fā)至參會(huì)人員。

4.會(huì)場(chǎng)布置：根據(jù)會(huì)議規(guī)模和需求，安排合適的會(huì)議室，并確保會(huì)場(chǎng)設(shè)施齊全、布局合理。

二、會(huì)議召開(kāi)

1.會(huì)議簽到：參會(huì)人員應(yīng)在會(huì)議開(kāi)始前15分鐘到達(dá)會(huì)場(chǎng)，進(jìn)行簽到，會(huì)議組織者應(yīng)做好簽到記錄。

2.會(huì)議主持人宣布會(huì)議開(kāi)始，介紹參會(huì)人員，明確會(huì)議主題和議程。

3.專(zhuān)題報(bào)告：針對(duì)會(huì)議議題，相關(guān)部門(mén)或人員作專(zhuān)題報(bào)告，匯報(bào)當(dāng)前保密工作情況、存在的問(wèn)題及改進(jìn)措施。

4.討論與決策：參會(huì)人員針對(duì)議題展開(kāi)討論，充分發(fā)表意見(jiàn)，形成決策。

三、會(huì)議記錄

1.會(huì)議記錄人應(yīng)認(rèn)真記錄會(huì)議內(nèi)容，包括議題討論情況、決策結(jié)果等。

2.會(huì)議記錄應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后及時(shí)整理，形成會(huì)議紀(jì)要。

四、會(huì)議總結(jié)

1.會(huì)議主持人對(duì)本次會(huì)議的討論成果、決策事項(xiàng)進(jìn)行總結(jié)，明確責(zé)任人和完成時(shí)限。

2.會(huì)議組織者負(fù)責(zé)將會(huì)議紀(jì)要發(fā)送給參會(huì)人員，并要求相關(guān)人員按照會(huì)議決策執(zhí)行。

五、會(huì)議結(jié)束

1.會(huì)議主持人宣布會(huì)議結(jié)束，提醒參會(huì)人員注意會(huì)議保密紀(jì)律。

2.會(huì)議組織者負(fù)責(zé)收集、整理會(huì)議資料，確保資料安全。

六、會(huì)議反饋

1.參會(huì)人員應(yīng)就會(huì)議效果、組織等方面提出意見(jiàn)和建議，會(huì)議組織者應(yīng)及時(shí)改進(jìn)。

2.會(huì)議組織者應(yīng)跟蹤了解會(huì)議決策的執(zhí)行情況，對(duì)未按期完成的任務(wù)進(jìn)行催辦。

第三章會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

為確保保密管理制度會(huì)議決策的有效執(zhí)行，加強(qiáng)對(duì)會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)，制定以下規(guī)定：

一、會(huì)議紀(jì)要的整理與發(fā)布

1.會(huì)議結(jié)束后24小時(shí)內(nèi)，會(huì)議記錄人應(yīng)完成會(huì)議紀(jì)要的整理，確保內(nèi)容詳實(shí)、準(zhǔn)確。

2.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)包括以下內(nèi)容：會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、主持人、參會(huì)人員、議題討論情況、決策結(jié)果、責(zé)任人和完成時(shí)限等。

3.會(huì)議紀(jì)要經(jīng)會(huì)議主持人審核通過(guò)后，由會(huì)議組織者及時(shí)發(fā)布給所有參會(huì)人員及相關(guān)執(zhí)行部門(mén)。

二、會(huì)議紀(jì)要的執(zhí)行與跟蹤

1.各執(zhí)行部門(mén)應(yīng)按照會(huì)議紀(jì)要明確的決策事項(xiàng)和完成時(shí)限，制定詳細(xì)的執(zhí)行計(jì)劃，并迅速落實(shí)。

2.會(huì)議組織者應(yīng)建立跟蹤機(jī)制，對(duì)會(huì)議決策的執(zhí)行情況進(jìn)行定期檢查，確保各項(xiàng)工作按期完成。

3.對(duì)于執(zhí)行過(guò)程中遇到的問(wèn)題和困難，相關(guān)部門(mén)應(yīng)及時(shí)向會(huì)議組織者反饋，尋求協(xié)調(diào)和支持。

三、會(huì)議紀(jì)要的督辦與反饋

1.會(huì)議組織者應(yīng)對(duì)未按期完成的決策事項(xiàng)進(jìn)行督辦，了解原因，協(xié)助解決問(wèn)題，確保工作進(jìn)度。

2.各執(zhí)行部門(mén)應(yīng)在規(guī)定時(shí)限內(nèi)，向會(huì)議組織者報(bào)告決策事項(xiàng)的執(zhí)行情況，包括已完成的任務(wù)和未完成的任務(wù)及原因。

3.會(huì)議組織者應(yīng)定期向公司保密工作領(lǐng)導(dǎo)小組匯報(bào)會(huì)議紀(jì)要的執(zhí)行情況，以便領(lǐng)導(dǎo)層了解工作進(jìn)展和存在的問(wèn)題。

四、會(huì)議紀(jì)要的歸檔與查閱

1.會(huì)議紀(jì)要整理完畢后，應(yīng)由會(huì)議組織者進(jìn)行歸檔，按照公司檔案管理規(guī)定妥善保存。

2.會(huì)議紀(jì)要涉及公司機(jī)密，查閱需遵循公司保密規(guī)定，經(jīng)批準(zhǔn)后方可查閱。

3.對(duì)于涉及重要決策和重大問(wèn)題的會(huì)議紀(jì)要，會(huì)議組織者應(yīng)根據(jù)需要，定期進(jìn)行回顧和總結(jié)，以提高會(huì)議管理效果。

第四章會(huì)議室管理規(guī)定

為保障保密管理制度會(huì)議的順利進(jìn)行，提高會(huì)議室使用效率，制定以下會(huì)議室管理規(guī)定：

一、會(huì)議室預(yù)訂

1.需要召開(kāi)會(huì)議的部門(mén)應(yīng)提前向會(huì)議室管理部門(mén)提交預(yù)訂申請(qǐng)，明確會(huì)議時(shí)間、參會(huì)人數(shù)、會(huì)議類(lèi)型等信息。

2.會(huì)議室管理部門(mén)根據(jù)預(yù)訂申請(qǐng)統(tǒng)籌安排會(huì)議室，確保會(huì)議需求得到滿(mǎn)足。

3.若會(huì)議室預(yù)訂發(fā)生沖突，會(huì)議室管理部門(mén)應(yīng)與相關(guān)各方協(xié)商解決，必要時(shí)可調(diào)整會(huì)議時(shí)間或地點(diǎn)。

二、會(huì)議室布置與服務(wù)

1.會(huì)議室管理部門(mén)應(yīng)確保會(huì)議室設(shè)施齊全、設(shè)備正常運(yùn)行，包括音響、投影儀、白板等。

2.根據(jù)會(huì)議需求，會(huì)議室管理部門(mén)負(fù)責(zé)會(huì)前布置會(huì)議室，包括座位安排、資料發(fā)放等。

3.會(huì)議期間，會(huì)議室管理部門(mén)應(yīng)安排專(zhuān)人負(fù)責(zé)會(huì)場(chǎng)服務(wù)，包括茶水供應(yīng)、設(shè)備調(diào)試等，確保會(huì)議順利進(jìn)行。

三、會(huì)議室使用規(guī)范

1.參會(huì)人員應(yīng)愛(ài)護(hù)會(huì)議室設(shè)施，遵守會(huì)議紀(jì)律，保持會(huì)場(chǎng)整潔。

2.會(huì)議期間，嚴(yán)禁在會(huì)議室吸煙、進(jìn)食，不得隨意移動(dòng)會(huì)議室設(shè)備。

3.會(huì)議結(jié)束后，參會(huì)人員應(yīng)將個(gè)人物品帶離會(huì)場(chǎng)，不得遺留。

四、會(huì)議室安全與保密

1.會(huì)議室管理部門(mén)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)會(huì)議室的安全管理，確保會(huì)議期間人員和資料的安全。

2.會(huì)議涉及機(jī)密內(nèi)容時(shí)，會(huì)議室應(yīng)采取相應(yīng)的保密措施，如使用加密通訊設(shè)備、限制會(huì)議資料傳播等。

3.會(huì)議室管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)會(huì)議室進(jìn)行安全檢查，排除安全隱患。

五、會(huì)議室維護(hù)與更新

1.會(huì)議室管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)會(huì)議室設(shè)施進(jìn)行維護(hù)保養(yǎng)，確保設(shè)備性能良好。

2.根據(jù)公司發(fā)展需要，會(huì)議室管理部門(mén)應(yīng)適時(shí)更新會(huì)議室設(shè)施，提升會(huì)議體驗(yàn)。

3.對(duì)于會(huì)議中出現(xiàn)的設(shè)施故障，會(huì)議室管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)修復(fù)，以免影響會(huì)議的正常進(jìn)行。

第五章附則

為確保保密管理制度會(huì)議相關(guān)規(guī)定的有效執(zhí)行，特制定以下附則：

一、本管理制