會務(wù)手冊新版

XXXXX集團(tuán)

會務(wù)執(zhí)行手冊

目錄

一、手冊說明4

二、會議制度和規(guī)范.............................................4

三、流程圖.....................................................7

四、程序.......................................................9

會前工作（按依次）........................................9

議題和參會人員范圍的確定..................................9

會議通知的起草.............................................9

申報會議麗.............................................10

人員確認(rèn)..................................................10

設(shè)備準(zhǔn)備..................................................11

車輛支配..................................................11

會務(wù)通知起草..............................................11

議程PPT制作............................錯誤!未定義書簽。

食品的采買.................................................11

指導(dǎo)服務(wù)員工作............................................11

會議場地布置與熟悉.......................................12

會中工作（按依次）.......................................12

會議室保障................................................12

匯報人員的保障............................................12

用餐的保障................................................13

消遣的保障...............................錯誤!未定義書簽。

住宿的保障.................................................13

會后工作（按依次）.......................................13

離會車輛支配............................................13

退房....................................................13

設(shè)備整理................................................14

結(jié)帳....................................................14

設(shè)備歸還................................................14

費(fèi)用報銷................................................14

會務(wù)總結(jié)................................................14

五、留意事項..................................................14

附件：........................................................18

會務(wù)通知草稿.............................................22

會議預(yù)算草稿.............................................27

會務(wù)分工明細(xì)表...........................................28

主要會議場所明細(xì)表.......................................29

一、手冊說明

為了便于客服部會務(wù)組駕馭會議服務(wù)的各項流程，更好地為總代贏利系統(tǒng)

做好服務(wù)保障工作，特編寫了《中研國際時尚管理詢問公司會務(wù)手冊》供大家參

考，《會務(wù)手冊》內(nèi)容主要包含組織一次會議中所應(yīng)做好的各項工作（會前，會

中，會后）和留意事項。

望隨時提出修改看法，感謝！

二、會議制度和規(guī)范

為保障總代項目課程順當(dāng)召開和課程的效果，客服部特制定并頒發(fā)了會議

制度（試行版），對會議的全程工作做了要求，現(xiàn)將制度附下：

會議制度（試行）

1.目的：會務(wù)服務(wù)工作作為客戶服務(wù)部的一項重點(diǎn)工作，應(yīng)以“以客戶為中心”

為基本服務(wù)理念，在做好會務(wù)工作的同時，客服人員更要明確服務(wù)的過程是

一次企業(yè)形象全面的展示，是加深客戶信任度的最佳機(jī)會。為完善客服部會

務(wù)管理流程，細(xì)化工作分工，制作本會務(wù)管理手冊。

2.適用范圍：本制度主要適用于總代會務(wù)，商學(xué)院會務(wù)工作可做參考。

3.會議通知起草與發(fā)送

3.1會議組織部門應(yīng)在會議前發(fā)出會議通知前應(yīng)當(dāng)充分準(zhǔn)備，一項會議的召

開必定涉和到其它部門人員的相應(yīng)工作支配和時間資源的占用，因此在

組織會議前應(yīng)有充分的客戶意識，使與會人員能夠精確了解本次會議的

關(guān)鍵信息，以便提前準(zhǔn)備，保證會議目標(biāo)的實現(xiàn)；

3.2會議通知應(yīng)當(dāng)包括以下幾項內(nèi)容

3.2.1會議目的：明確說明實行此次會議要達(dá)到的效果，

3.2.2會說時間：應(yīng)包括會議的起先時間和結(jié)束時間

3.2.2.1由多個部門參加的會議：上午的會議定為9:10起先，下午

的會議定為14:10起先，由于特殊狀況無法按以上規(guī)定時間起

先的會議，需由會議組織者在會前通知中明確說明。

3.2.2.2為保證會議效率和質(zhì)量，在議題和內(nèi)容有限的狀況下，會議

時間一般應(yīng)限制在2小時以內(nèi)。

3.2.3會議地點(diǎn):會議地點(diǎn)應(yīng)當(dāng)明確標(biāo)出，假如會議地點(diǎn)在公司外部，與會

人員并不熟悉，會議通知中應(yīng)附上會議地點(diǎn)示意圖；

3.2.4會議議程：

3.2.4.1會議議程的第一項是主持人講解會議要求

3.2.4.2依據(jù)會議內(nèi)容的不同，會議可分為匯報、通報、研討等內(nèi)容

（參見名詞說明）

3.2.4.3會議議程應(yīng)以30分鐘為單元，列出本單元的會議內(nèi)容，假

如某項內(nèi)容多于30分鐘，也應(yīng)當(dāng)分為多個單元，其目的保證

與會人員參加會議前能對會議內(nèi)容有清晰的了解。

3.2.4.4每項會議議程應(yīng)當(dāng)列出本項議程的匯報人、參會人員、列席

人員和主持人的名單；組織會議人員在確定與會人員時，應(yīng)當(dāng)

在明確會議目的基礎(chǔ)上確定哪些人必需參會，哪些人可參加可

不參加；努力做到既不因某些人的缺席而影響會議效果，也不

因使與本次會議關(guān)系不大的人員緣由參加此次會議而影響他

們的正常工作，同時又給相關(guān)人員以學(xué)習(xí)、觀摩的機(jī)會；

3.2.5會議留意事項

3.2.5.1著裝要求:在總代會務(wù)期間需著統(tǒng)一教練服，由公司統(tǒng)一發(fā)

放，每次會議前從客服部領(lǐng)取。

3.2.5.2會議內(nèi)容保密要求:會議組織者依據(jù)會議的性質(zhì)和內(nèi)容確定

會議內(nèi)容是否要保密；假如須要保密，須要實行必要的保密措

施。例如：涉和公司商業(yè)隱私的會議，參會人員假如托付他人

代替參加會議，必需事先報會議主辦部門批準(zhǔn)。除主辦會議部

門外，一律不得錄音、攝像”會議中運(yùn)用的文件一律由會議主

辦部門統(tǒng)一收發(fā)，若須要會后帶走的必需履行相應(yīng)的登記手

續(xù)。等等。

3.3會議通知的發(fā)送

3.3.1跨部門的會議，會議組織部門應(yīng)當(dāng)提前3個工作日發(fā)出會議通知；

假如會議涉和公司總經(jīng)理室一半以上人員參加，應(yīng)當(dāng)提前5個工作

日發(fā)出通知，涉和總經(jīng)理使全體成員參加的會議，應(yīng)當(dāng)提前10個

工作日發(fā)出通知；以便與會人員能夠事先調(diào)整好時間支配并為參會

做好準(zhǔn)備；

3.3.2假如因特殊狀況須要臨時召開會議（會議通知發(fā)出距離會議召開

24小時以內(nèi)），跨部門的會議應(yīng)當(dāng)由本系統(tǒng)的總經(jīng)理室成員批準(zhǔn)，

總經(jīng)理室一半以上人員參加的會議應(yīng)當(dāng)獲得公司總經(jīng)理的批準(zhǔn)；

加會設(shè)紀(jì)律，［帶格式的：項目符號和編號

3.4會務(wù)人員在會議期間，每日應(yīng)于8：30前到達(dá)會場，做前期的各項準(zhǔn)

備工作；

3.5會議期間在場內(nèi)避開隨意走動，對手機(jī)做消音處理；

8,會務(wù)組織：.1帶格式的：項目符號和編號

3.6會議預(yù)算：會議應(yīng)本著高效，節(jié)約的原則進(jìn)行會議預(yù)算，并報營銷總監(jiān)

審批；

3.7交通、食宿：假如會議在公司外部實行，會議組織部門應(yīng)當(dāng)視會議時間

支配組織與會人員的交通和食宿。假如下午有會議議程，午餐應(yīng)支配為

工作快餐；

三、流程圖

?整體流程

會?

四、組織架構(gòu)

五、工作職責(zé)

詳見附表

六工作程序

會前工作（按依次）

會議場所的選定：

在會前至少30個工作日確定好會議地點(diǎn)，并詳細(xì)了解場地的詳細(xì)費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)。

要求：詳見附件一

說明：對符合上述條件的場所最終提請營銷總監(jiān)。

參課人員數(shù)量的確定

會議通知的起草

在會前一周確定本次會議的說程，其中包括

匯報的詳細(xì)時間,主要內(nèi)容和支配,匯報人,列席人員等事項。

舉例如下：

議時間匯報議題主要內(nèi)容和時間主要匯報人列席人員

程支配員

19:00—10:00匯報人：----、一

、

10:00-10:休息

15

210:15—11:匯報人：----、〔帶格式的：項目符號利編號

45

、一

結(jié)合會議議程起草會議通知，其中應(yīng)注明會議的時間，地點(diǎn)，主持人，議程,

會議的留意事項（必需包括著裝要求，內(nèi)容保密要求，會議文件的要求，請假的

要求，會議的紀(jì)律等）和路途圖，并在會漱以發(fā)出。

申報會議預(yù)算

依據(jù)會議參課人員數(shù)量和工作人員狀況的確認(rèn)，做如下費(fèi)用明細(xì)，

包括：會議室費(fèi)用，住宿費(fèi)用，餐飲費(fèi)用，茶歇費(fèi)，廣告安裝費(fèi)，交通費(fèi)，辦

公用品費(fèi)等相關(guān)費(fèi)用。

會議預(yù)算要求在會成年由會務(wù)總統(tǒng)籌完成，報營銷總監(jiān)和財務(wù)總監(jiān)審批C

人員確認(rèn)

結(jié)合派出工作人員狀況和攜帶物料數(shù)量，確認(rèn)住宿，支配交通（來回）狀況。

設(shè)備準(zhǔn)備（詳見附件二）

賴定

依據(jù)征詢結(jié)果，與酒店最終確定：會議室，房間，餐飲的詳細(xì)支配。

車輛支配

依據(jù)會說議程確定車輛來回的支配，一般選用金杯車。要求明確發(fā)車時間，地點(diǎn),

路途。

會務(wù)通知起草

結(jié)合已確定的參會和預(yù)定狀況，起草會議的會務(wù)通知，要求全部支配確定并

詳細(xì)。

應(yīng)包括時間、地點(diǎn)、參課流程、住宿支配、就餐支配、車輛支配、會務(wù)組聯(lián)

系方法、會議留意事項和會址路途圖。

會務(wù)通知要求在會點(diǎn)五天完成，發(fā)營銷統(tǒng)籌后由其通知銷售人員分別發(fā)放給

參謀人員。

會務(wù)通知要求在會前三矛發(fā)給參會人員。

食品的采買

依據(jù)會議的長短和人數(shù)，選購相應(yīng)的水果、干果和小點(diǎn)心。

指導(dǎo)服務(wù)員工作

確定每次會議至少需有3名服務(wù)人員。

通知服務(wù)人員全程服務(wù)茶歇。

指導(dǎo)服務(wù)人員水果和點(diǎn)心的準(zhǔn)備和擺放狀況。

會議場地布置與熟悉

事先與酒店人員聯(lián)系，保證服務(wù)人員的和時到位。

全部會議所需用品需在會前一天運(yùn)到會場；會議室所需用品（投影儀，膠投,

幕布，白板，激光筆）等需在會前1天擺放并調(diào)試完畢。

會議室的燈光、音響、空調(diào)等設(shè)備要求在會前一天準(zhǔn)備并調(diào)試完畢。

講師臺需放置礦泉水一瓶，并留意增補(bǔ)。

擺放指路牌，指明會議室和會務(wù)組的地點(diǎn)。

通知匯報人員于會前5分鐘就座并準(zhǔn)備好匯報資料。

筏到

確定簽到臺的擺放與人員

擺放《簽到處》

會中工作（按依次）

會議保障

會議的全程要有一名會務(wù)人員留在會議室，保障會議的服務(wù)工作。

每次匯報起先時，要隨時關(guān)注設(shè)備、燈光、室溫、音響等狀況。

幫助匯報人員做好匯報PPT文件的調(diào)試和資料分發(fā)工作。

在會議休息期間，要幫助下一個匯報人員進(jìn)行調(diào)試和資料收發(fā)。

和時了解會議的進(jìn)展?fàn)顩r并和時通知外部會務(wù)人員做好日程支配的調(diào)整工作。

匯報人員的保障

落實匯報人員和時到會。

了解匯報部門資料的準(zhǔn)備狀況，并幫助做好準(zhǔn)備工作（如筆記本電腦，資料準(zhǔn)

備等）。

落實匯報人員用餐狀況。

落實匯報人員返回狀況。

用餐的保障

要結(jié)合會議的進(jìn)程和人數(shù)，通知餐廳飯菜的準(zhǔn)備狀況（人數(shù)）和用餐時間。

要求深菜在正餐起從前15分鐘擺放完畢，熱菜在用餐起先時上火。

假如下午有會議議程，午餐應(yīng)支配為工作快餐。

住宿的保障

在全部須要住宿的人員抵達(dá)賓館時，要和時供應(yīng)相應(yīng)房間的鑰匙。

在當(dāng)晚要與總臺設(shè)定好其次日的叫早時間。

叫早并通知早飯時間。

在會議結(jié)束的當(dāng)天13：00之前，將全部房間的鑰匙收齊。

會后工作（按依次）

離會車輛支配

全部會議結(jié)束后，做好參會人數(shù)返回車輛支配工作.

導(dǎo)師離場與其他人員車輛支配

退房

在會議最終一天通知中午13：00之前，辦理退房手續(xù)。

設(shè)備整理

在送走全部參會人員后，進(jìn)行設(shè)備的整理和整理工作。

結(jié)帳

在確認(rèn)全部會設(shè)項目均以結(jié)束后，結(jié)帳并開具發(fā)票。

設(shè)備歸還

返何公司后，歸還所借設(shè)備。

費(fèi)用報銷

在會后三天內(nèi)進(jìn)行費(fèi)用報銷，并附此次會議的費(fèi)用決算表。

會務(wù)總結(jié)

會后第一次秘書處例會上，進(jìn)行會務(wù)總結(jié)工作。

五、留意事項

會務(wù)人員要做好總經(jīng)理業(yè)務(wù)工作的保障工作并攜帶公司通訊錄以做好聯(lián)系。

全程會議要至少保證有2輛會議用車。

會議所需儀器應(yīng)有備份；對所借用品應(yīng)在動身前進(jìn)行檢測與調(diào)試。

會務(wù)人員要攜帶至少5份會務(wù)通知，以備查詢。

財務(wù)監(jiān)控部匯報材料為受控文件，要指定專人做資料的發(fā)放工作。

會務(wù)組房間應(yīng)選擇與會場距離較近的房間，而每次會議的房間應(yīng)較為固定。

會議期間如發(fā)生緊急狀況，會務(wù)人員要冷靜冷靜，和時檢查可能導(dǎo)致的緣由并

盡快解決。

附件:

?會議通知草稿

?會務(wù)通知草稿

公司

?會議預(yù)算草稿博真.喊碼FAX

綿唬OUR

?會務(wù)分工明細(xì)表

?主要會說場所明細(xì)表

附件一

第1頁，共2頁

文件編號:發(fā)文日期：文件類別：會議通知

擬文:審核:批準(zhǔn):

收文部門：收文者：

抄送：

□傳閱~~□閱后存檔~~□保密?！跗渌?/p>

密期限

年月份總經(jīng)理室例會通知

年月份例會定于月日下午（星期）和日（星期）實行。會議的各項內(nèi)容支配

如下：

一、會議地點(diǎn)：

二、參會人員:

三、會議主持人：一

四'議程支配：

議時間匯報議題主要內(nèi)容和時間主要匯列席人員

程支配報人員

1■-->------、

—、—

16::00—休息

16：15

216:15-18:

00一、------、

18:15—19:晚餐

15

19:30—22:自由活動、溝通，

3022:30分以前必需

休息，

35月29日（星

期六）8：00

—9：30

49：30-10：、、

30---、---、

--、

10：30-10：休息

45

510:45—12:?、

30一、----、

一、

12:30返回

五、會議留意事項

1、5月29日早8:00實行總經(jīng)理室周例會，5月31日的總經(jīng)理室周例會

取消；

2、總經(jīng)理室會說的內(nèi)容屬于公司的商業(yè)隱私，與會人員請留意保密;

3、各項會議的匯報人員和列席人員請依據(jù)議程支配的時間準(zhǔn)時參會;

4、會議期間請不要隨意走動，請對手機(jī)、BP機(jī)做消音處理；

5、請匯報人嚴(yán)格限制時間，保證會議議程順當(dāng)、按時進(jìn)行；

6、各匯報部門請事先準(zhǔn)備好PPT文件，如須要準(zhǔn)備文字材料，請準(zhǔn)備22份復(fù)

印材料，分發(fā)給總經(jīng)理室成員，并在會后統(tǒng)一收回；

公司

7、如因特殊緣由無法參會，總經(jīng)理室成員須要楊元慶總經(jīng)理準(zhǔn)假，其他人員須

博真.喊碼FAX

要本部門的主管總經(jīng)理室成員準(zhǔn)假并通知秘書處------

綿唬OUR

8、5月28日前將給與會人員發(fā)出詳細(xì)的會務(wù)通知，請留意查收。

附件二

第1頁，共4頁

文件編號：發(fā)文日期：〃文件類別：通知

擬文：---------審核；77批準(zhǔn)：-------

收文部門:收文者：與會人員

抄送：

□傳閱區(qū)1閱后存檔口保密□其他

保密期限

月份例會會務(wù)通知

一、會議時間：月28日下午、29日

二、會議地點(diǎn):

三、會議主持人:

議時間匯報議題主要內(nèi)容和時間主要匯列席人員

程支配報人員

1■

一、一

16::00—休息

16:15

216:15-18:信息化建設(shè)狀況通

00報一、----、

18:15—19:晚餐

15

19:30—22:自由活動、溝通，

3022:30分以前必需

休息，

35月29日（星總經(jīng)理室周例會

期六）8：00

—9：30

49：30-10：經(jīng)營狀況通報

30

10:30-10:休息

45

510:45—12:聯(lián)想電腦服務(wù)模式、一［帶格式的：項目符號和編號

30研討—、----、

12:30返回

四、房間支配:

住宿人員房號住宿人員房號

—5206----、----5209

-----、------5208-----、------5210

—5207------、------5211

-----、----5205-----、------5202

---、---5204----、----5212

----、---5203----、----5201

六、就餐支配：

?5月28日晚餐18：15--19：15

5月29日早8：00早餐會

5月29日午餐12：30--13：30

七、會務(wù)組：---：137ooo

-----：139。oo

TEL:64231199轉(zhuǎn)5201房

八、車輛支配:

日期時間路途支配

13：00

15:20

5月28日

16：00

18：00

19：30

8：20

9：45

5月29日

10：40

12：30

12：40

九、活動支配:

時間地點(diǎn)活動內(nèi)容

注：5月28日供應(yīng)以上消遣項目，如有需求請與會務(wù)組聯(lián)系。

十、會說留意事項

1、各項會議的匯報人員和列席人員請依據(jù)議程支配的時間準(zhǔn)時參會；清匯報人

嚴(yán)格限制時間，保證會議議程順當(dāng)、按時進(jìn)行；

2、各匯報部門請事先準(zhǔn)備好PPT文件，如須要準(zhǔn)備文字材料，請準(zhǔn)備22份復(fù)

印材料，分發(fā)給總經(jīng)理室成員，并在會后統(tǒng)?收回;

1、如因特殊緣由無法參會，總經(jīng)理室成員必需向楊總親自請假；其它人員需向

部門主管總經(jīng)理成員請假，并和時通知會務(wù)組-----。

2、會間請不要隨意走動，請對手機(jī)、BP機(jī)做消音處理；

3、此次會議議程較多，會議的結(jié)束時間可能會有所延長；

公司

4、5月31日的周例會取消；

博真.喊碼FAX

5、如所匯報人員因參會所發(fā)生的交通費(fèi)用可于5月31日下班前交給------，

綿嘖OUR

由會務(wù)組統(tǒng)一報銷（同時請在票據(jù)后注明姓名和行車路途），逾期請自行報

銷。

6、每一房間只有一把鑰匙，請留意保管，并在29日下午開會前交給會務(wù)組，

若有損壞或丟失需自行補(bǔ)償50元。

7、參會人員如有住宿或用車須要，請和時通知------或------。

附：路途圖

略

附件三

第1頁，共1頁

文件編號：QB/LX?PC?發(fā)文日期：文件類別：

擬文：審核：批準(zhǔn)：

收文部門：