第2章行政公文第7節(jié)

第七節(jié)函、會議紀要授課要點了解函、會議紀要的概念、特點、作用掌握函、會議紀要的結(jié)構(gòu)和內(nèi)容學會寫各種函、會議紀要。一、函（一）概述1.函的概念

函是不相隸屬機關之間相互商洽工作、詢問和答復問題、請求批準和答復審批事項的公文。函沒有固定的行文方向，多用于平行文，但有時也用于上行文或下行文。函兼有知照、指揮、聯(lián)系的功能。2.函的種類及其用途（1）按性質(zhì)、格式劃分:公函。公函是正式的公文。在格式上，從標題、發(fā)文字號到成文時間等都嚴格按公文的格式制發(fā)，多用于商洽、答復、要求批準的較重要的事項。便函。便函不是正式公文，是機關處理一般事務的簡便函件。在格式上，與一般書信格式相同，不加標題，不編發(fā)文字號，用機關信箋書寫，要加蓋公章。一、函2.函的種類及其用途（2）按行文方向劃分：去函。去函也稱來函、發(fā)函，是發(fā)文機關主動制發(fā)的函。復函。復函也稱回函，是發(fā)文機關被動制發(fā)的函。去函按內(nèi)容、發(fā)文目的劃分:

商洽函。用于平行機關的或不相隸屬的機關、單位之間商洽工作、聯(lián)系事項等。陳述事項時，要明確、簡潔。詢問函。用于上級或平級機關、單位之間詢問有關問題，征求意見。內(nèi)容要集中，每函一事。告知函。用于將有關事項或活動、安排告知對方的函，多為平行文，對方收文后一般也不必回復。請準函。用于向不相隸屬的主管部門請求批準事項。請求的理由要明確、具體、合理。一、函（二）函的結(jié)構(gòu)和內(nèi)容1.標題2.主送機關

3.正文

4.成文時間和發(fā)文機關（印章）下頁下頁下頁下頁一、函1.標題返回一般由發(fā)文機關、事由和文種構(gòu)成。復函的標題中要寫明“復函”。便函可以不寫標題。一、函2.主送機關返回即收函機關名稱。復函的主送機關就是去函的發(fā)文機關。一、函3.正文返回（1）緣由。去函的開頭首先說明去函的原因、目的。復函先用一句話引述去函的標題（或主要內(nèi)容）、發(fā)文字號（或日期），并說明函已收悉。（2）主體。去函要寫明所商洽、詢問或請求批準的事項以及想法、請求。對事項的表述要清楚、具體，內(nèi)容較多的可以分條款寫。復函要針對去函的內(nèi)容逐一給予明確、具體的答復。（3）結(jié)尾。函的結(jié)尾通常表述行文目的、行文要求，使用慣用語作結(jié)尾。去函常用“特此函達”、“即請復函”、“敬請回復”、“務希見復”等，復函常用“特此函復”、“特此函告”、“此復”等。一、函一、函

（三）寫作要求1．敘事簡潔，要求明確為了使收函者能迅速了解行文的意圖，在敘述原委時要簡潔，商洽、詢問的事項要明確，以便于收函者有針對性的回復。2．用語得體，語氣恰當函主要是不相隸屬機關或平級機關之間使用的公文，因此，要有問必答，語氣應謙和、委婉、禮貌。忌用命令性、告誡性的詞語或不謙恭的語氣。二、會議紀要

（一）概述1.會議紀要的概念

會議紀要是記載和傳達會議情況及議定事項的公文，是會議文件的一種。會議紀要一般制成于會議后期或結(jié)束之后，除具有指導性之外，還可用文件形式發(fā)送給有關單位（或部門），溝通情況，知照事項；或上呈有關領導機關，匯報會議精神。它的行文方向比較靈活，可上行文、下行文和平行文，且具有多種功能。2.會議紀要的種類

（1）工作會議紀要。把會議討論、決定的事項整理成文，由與會單位人員討論通過。

（2）研討會議紀要。這類會議紀要是對座談會、經(jīng)驗交流會、學術討論會等研討問題的情況、學術理論的看法、研討和結(jié)果的擇要反映。（3）辦公會議紀要。將日常辦公會議（多為例會）研究討論、做出的決定進行記錄。二、會議紀要

（二）會議紀要的結(jié)構(gòu)和內(nèi)容1.標題2.成文日期

3.正文下頁下頁下頁下頁二、會議紀要

1.標題會議紀要的標題一般由會議名稱和文種構(gòu)成。也有的是由正、副標題組成。返回二、會議紀要

2.成文日期會議紀要的成文時間一般寫在標題正下方，并加圓括號括入。會議紀要不需要加蓋印章。返回二、會議紀要

3.正文返回（1）開頭。簡要介紹會議概況———召開會議的根據(jù)、目的、時間、地點、主持人、參加會議的單位或人員情況，會議的主要議題，以及對會議成果的總評價等。（2）主體。主要介紹會議討論的主要情況、主要精神和議定的事項。寫法上形式多樣，主要有：歸納式。按會議討論與議定事項內(nèi)容的邏輯關系或自然順序，歸納成若干個問題（部分），每個問題（部分）用序數(shù)或小標題標明，也可在分列若干問題之后，再按發(fā)言的順序分別表述。這種形式常用于會議規(guī)模較大、涉及問題較多的會議紀要。綜述式。就是把會議內(nèi)容綜合到一起，概括地表述出來的一種寫法。一般也要分段（分層）表述。這種形式適用于會議規(guī)模較小、涉及問題較集中的會議紀要。（3）結(jié)尾。一般寫會議成績或提出希望、要求，發(fā)出號召。有的會議紀要沒有結(jié)尾部分，主體寫完，就結(jié)束了。二、會議紀要

（三）寫作會議紀要的注意事項：在會議記錄的基礎上，會議紀要在歸納、整理、提煉與會代表發(fā)言內(nèi)容和會議主要精神、議定事項時，必須實事求是，注重語言環(huán)境，不可斷章取義，也不可以憑主觀隨意增刪、修改，如發(fā)現(xiàn)差錯，要及時核對糾正，一定要做到真實、準確?！凹o要”，重在“要”字，要突出會議主旨，擇要表述。對記錄的材料，要去粗取精，刪繁就簡，選取典型實例和準確的數(shù)據(jù)反映會議的概況、主要精神和議定事項。如討論中確有分歧，且暫時未能統(tǒng)一，一般不寫入紀要。會議紀要需要對會議內(nèi)容作分類整理和理論概括。語言簡明精當，層次分明，條理清楚。會議紀要