第2章行政公文第1節(jié)

第二章行政公文第一節(jié)行政公文概述授課要點(diǎn)：了解行政公文的概念、種類、特點(diǎn)、作用把握行政公文的書面格式及辦理。

（一）概念一、行政公文的概念及其種類公文是公務(wù)文書的簡稱。它有廣義、次廣義和狹義之分。廣義的公文，是指機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位在公務(wù)活動中所使用的書面材料的總稱。次廣義公文，特指法定公文，即由我國的黨、政、軍等首腦機(jī)關(guān)以“公文處理辦法”的形式規(guī)定的，用于各自行使職能的過程中必不可少的書面材料，因此，有黨的公文、行政公文、軍用公文之分。狹義的公文，僅指法定公文中的行政公文。我們這里將要學(xué)習(xí)的就是行政公文。行政公文（以下簡稱公文），是行政機(jī)關(guān)在行政管理過程中所形成的，具有法定效力和規(guī)范體式的公務(wù)文書。它是傳達(dá)貫徹黨和國家的方針、政策和制度，進(jìn)行依法行政和公務(wù)活動的重要工具。（二）種類國務(wù)院辦公廳2000年8月24日修訂發(fā)布，于2001年1月1日起施行的《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》中規(guī)定的公文種類共有13種：命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報(bào)、議案、報(bào)告、請示、批復(fù)、意見、函、會議紀(jì)要。一、行政公文的概念及其種類上述公文，按照行文方向劃分，有下述三種：

1.上行文。指的是具有隸屬關(guān)系的下級機(jī)關(guān)向上級機(jī)關(guān)報(bào)送的公文，如請示、報(bào)告等。

2.平行文。指同一組織系統(tǒng)的同級機(jī)關(guān)或不相隸屬機(jī)關(guān)之間的來往公文，如函、議案等。

3.下行文。指領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)對下級機(jī)關(guān)發(fā)送的公文，如命令（令）、決定、指示、公告、通告、通知、通報(bào)、批復(fù)、會議紀(jì)要等。

有些公文的行文方向并不十分固定。例如通知，主要為下行文，有時(shí)也具有平行文的性質(zhì)；函，主要是平行文，有時(shí)也兼用作上行文。

此外，公文按緩急程度可劃分為：特急、急件、一般文件三類;按保密級別可劃分為：絕密、機(jī)密和秘密三類。一、行政公文的概念及其種類二、行政公文的特點(diǎn)及其作用

（一）特點(diǎn)1.法定的權(quán)威性行政公文是通過法律程序和行政手段產(chǎn)生的，體現(xiàn)了行政機(jī)關(guān)的權(quán)力和權(quán)威性，對受文單位（或個(gè)人）有著不可動搖的法律管制力和行政約束力。2.明確的效用性公文是在公務(wù)活動中為解決實(shí)際問題的需要而產(chǎn)生的，是為了現(xiàn)實(shí)的特定工作或?yàn)榱送瓿商囟ǖ默F(xiàn)實(shí)任務(wù)而制作發(fā)布的，因而具有明確的效用性。這種效用性即我們通常所說的現(xiàn)實(shí)執(zhí)行效用，決定了公文無論做什么，都要明確具體的目的，必須針對公務(wù)活動中的具體情況，適時(shí)提出具體意見、方法或做出明確規(guī)定、解釋。這種效用性還決定了公文必須快寫、快發(fā)、快處理，以提高機(jī)關(guān)工作的辦公效率。二、行政公文的特點(diǎn)及其作用

（一）特點(diǎn)5.作者的特定性公文的法定作者指依法成立并能以自己的名義行使職權(quán)和擔(dān)負(fù)義務(wù)的機(jī)關(guān)或組織。3.嚴(yán)格的時(shí)效性即在法定的或一定的時(shí)間范圍內(nèi)，它的執(zhí)行才有效。失掉現(xiàn)實(shí)執(zhí)行效用的公文，可轉(zhuǎn)為檔案。4.程式的規(guī)范性程式的規(guī)范性是指公文的編制和辦理具有一系列的原則、方法、程序和格式。二、行政公文的特點(diǎn)及其作用（二）作用1.管理調(diào)控作用2.約束規(guī)范作用4.宣傳教育作用5.憑證資料作用3.協(xié)商交流作用三、行政公文的格式

公文格式，即公文的外觀形式，是指公文的各個(gè)組成部分在公文中所占位置及其相互關(guān)系。

對公文的格式，2001年1月1日起施行的《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》和2000年1月1日起實(shí)施的《國家行政機(jī)關(guān)公文格式》（GB/T9704-1999）中有嚴(yán)格的規(guī)定，這有利于行政公文在全國范圍內(nèi)統(tǒng)一使用，保證了公文的權(quán)威性、科學(xué)性，也便于各種現(xiàn)代化信息技術(shù)的處理與管理。

包括紙張要求、印刷要求和書面格式。書面格式與公文寫作和處理的關(guān)系更直接、更密切。三、行政公文的格式1.眉首部分：

置于公文首頁紅色反線以上的各要素統(tǒng)稱眉首，也叫文頭。包括：（1）份數(shù)序號；（2）秘密等級和保密期限；（3）緊急程度；（4）發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識；（5）發(fā)文字號；（6）簽發(fā)人。（一）書面格式眉首部分發(fā)文字號發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識反紅線眉首部分

（1）份數(shù)序號：是將一文稿印制若干份時(shí)每份公文的順序編號，用阿拉伯?dāng)?shù)字頂格標(biāo)識在眉首的左上角第一行?！敖^密”、“機(jī)密”級公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)明份數(shù)序號。如發(fā)文機(jī)關(guān)認(rèn)為有必要，也可對不帶密級的公文編制份數(shù)序號。

（2）秘密等級和保密期限：秘密等級簡稱“密級”，是公文涉密程度的標(biāo)識，根據(jù)涉密程度分“絕密”、“機(jī)密”、“秘密”三等，“平件”不予標(biāo)注。如需標(biāo)識秘密等級，用3號黑體字，頂格標(biāo)識在版心右上角第1行，兩字之間空1字；如需同時(shí)標(biāo)識秘密等級和保密期限，用3號黑體字，頂格標(biāo)識在版心右上角第1行，秘密等級各保密期限之間用“★”隔開。眉首部分

（3）緊急程度：是對公文送達(dá)時(shí)限和辦理速度要求的標(biāo)識。緊急程度分為“特急”、“急件”兩種，標(biāo)識在眉首右上角“秘密等級”下方。如需標(biāo)識緊急程度，用3號黑體字，頂格標(biāo)識在版心右上角第1行，兩字之間空1字；如需同時(shí)標(biāo)識秘密等級與緊急程度，秘密等級頂格標(biāo)識在版心右上角第1行，緊急程度頂格標(biāo)識在版心右上角第2行。

眉首部分（4）發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識：也叫文件名稱，由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱后加“文件”組成；對一些特定的公文可只標(biāo)識發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱。如“國務(wù)院辦公廳文件”、“××省人民政府文件”。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識上邊緣至版心上邊緣為25mm。對于上報(bào)的公文，發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識上邊緣至版心上邊緣為80mm。

發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識推薦使用小標(biāo)宋體字，用紅色標(biāo)識。字號由發(fā)文機(jī)關(guān)以醒目美觀為原則酌定，但是最大不能等于或大于22mm×15mm。

聯(lián)合行文時(shí)應(yīng)使用主辦機(jī)關(guān)名稱在前，“文件”二字置于發(fā)文機(jī)關(guān)名稱右側(cè)，上下居中排布；如聯(lián)合行文機(jī)關(guān)過多，保證公文首頁顯示正文。眉首部分

（5）發(fā)文字號：是由發(fā)文機(jī)關(guān)對其所制發(fā)的公文依次編排的順序代碼。發(fā)文字號由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份和序號組成。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識下空2行，用3號仿宋體字，居中排布；年份、序號用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識；年份應(yīng)標(biāo)全稱，用六角括號“〔〕”括入；序號不編虛位（即1不編為001），不加“第”字。如“國辦發(fā)〔2008〕9號”中的“國辦”，是國務(wù)院辦公廳的代字；“發(fā)”是指此文由國務(wù)院辦公廳發(fā)出的；〔2008〕是指該文是2008年發(fā)出的；“9號”是國務(wù)院辦公廳2008年發(fā)出的第9份文件。

發(fā)文字號之下4mm處印一條與版心等寬的紅色反線。眉首部分（6）簽發(fā)人。上報(bào)的公文需標(biāo)識簽發(fā)人姓名，平行排列于發(fā)文字號右側(cè)。發(fā)文字號居左空1字，簽發(fā)人姓名居右空1字；簽發(fā)人后標(biāo)全角冒號，冒號后用2號楷體字標(biāo)識簽發(fā)人姓名。

如有多個(gè)簽發(fā)人，主辦單位簽發(fā)人姓名置于第1行，其他簽發(fā)人姓名從第2行起在主辦單位簽發(fā)人姓名之下按發(fā)文機(jī)關(guān)順序依次順排，下移紅色反線，應(yīng)使發(fā)文字號與最后一個(gè)簽發(fā)人姓名處在同一行并使紅反線與之的距離為4mm。

（一）書面格式2.主體部分：（1）標(biāo)題；（2）主送機(jī)關(guān)；（3）正文；（4）附件說明；（5）成文日期；（6）印章；（7）附注。主體部分標(biāo)題主送機(jī)關(guān)正文成文日期印章主體部分（1）標(biāo)題。應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確、簡要地概括公文的主要內(nèi)容，并標(biāo)明公文種類。在眉首橫線下空２行，用２號小標(biāo)宋體字，可分一行或多行居中排布，排列對稱，間距恰當(dāng)；回行時(shí)要做到詞意完整，不應(yīng)把詞、詞組拆開。標(biāo)題中除法規(guī)、轉(zhuǎn)發(fā)文件、規(guī)章名稱加書名號外，一般不用標(biāo)點(diǎn)符號。

（2）主送機(jī)關(guān)。是指公文主要受理機(jī)關(guān)，即負(fù)責(zé)主辦或答復(fù)行文的機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用全稱、規(guī)范化簡稱或同類型機(jī)關(guān)的統(tǒng)稱，在標(biāo)題下一行頂格用３號字標(biāo)識，回行時(shí)仍頂格。主送機(jī)關(guān)后面標(biāo)注冒號。上行文只有一個(gè)主送機(jī)關(guān)，下行文的多個(gè)主送機(jī)關(guān)按主次順序排列，依據(jù)主送機(jī)關(guān)多少，及其級別和相互關(guān)系分別選用頓號、逗號、括號。公開發(fā)布的普發(fā)性公文，即直接向社會發(fā)布的命令、公告、通告等，通常不寫主送機(jī)關(guān)。主體部分（3）正文。是公文具體內(nèi)容部分。在主送機(jī)關(guān)下一行，每自然段左空2字。數(shù)字、年份不能回行。開頭。用簡潔的語言寫明發(fā)文的目的、緣由、根據(jù)、起因。主體。這是公文最主要的部分，這部分要在“一文一事”的寫作原則下，闡明公文的主要事項(xiàng)。具體內(nèi)容“因文而異”。這部分的寫法比較靈活，結(jié)構(gòu)上多用總分式，先概括要點(diǎn)，再具體說明，分條列項(xiàng)，層次分明。要求重點(diǎn)突出、條理清楚。結(jié)尾。要根據(jù)公文內(nèi)容和行文關(guān)系，或總結(jié)全文，或說明未盡事宜，或?qū)κ芪臋C(jī)關(guān)提出具體要求或希望等。有些公文的結(jié)尾有較為固定的習(xí)慣用語。主體部分

（4）附件說明。附件是附在正文后的有關(guān)材料，包括隨文轉(zhuǎn)發(fā)、報(bào)送的文件，頒發(fā)的規(guī)章制度及文件中的報(bào)表、統(tǒng)計(jì)數(shù)字、人員名單等，是公文正文內(nèi)容的有機(jī)組成部分，與公文正文具有同等效力。公文如有附件，在正文下空1行左空2字用3號仿宋體字標(biāo)識“附件”，后標(biāo)全角冒號和名稱。附件如有序號使用阿拉伯?dāng)?shù)碼（如：“附件：1.××××”）；附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)符號。附件應(yīng)與公文正文一起裝訂，并在附件左上角第1行頂格標(biāo)識“附件”，有序號時(shí)標(biāo)識序號；附件的序號和名稱前后標(biāo)識應(yīng)一致。如附件與公文正文不能一起裝訂，就在附件左上角第1行頂格標(biāo)識公文的發(fā)文字號并在其后標(biāo)識附件（或帶序號）。

（5）成文日期。成文日期即公文生效的時(shí)間，以負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)，聯(lián)合行文以最后簽發(fā)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人的簽發(fā)日期為準(zhǔn)。成文日期在正文右下方右空4字，用漢字書寫（“零”寫作“○”）

，即俗稱的“大寫”，同時(shí)年、月、日要齊全。

主體部分

（6）印章。加蓋印章或簽署人姓名是公文生效的標(biāo)志。公文除“會議紀(jì)要”和以電報(bào)形式發(fā)出的以外，都應(yīng)當(dāng)加蓋印章。印章要端正、清晰，騎年壓月。①單一發(fā)文印章

單一機(jī)關(guān)制發(fā)的公文在落款處不署發(fā)文機(jī)關(guān)的名稱，只標(biāo)識成文時(shí)間。成文時(shí)間右空4字；加蓋印章應(yīng)上距正文2mm～4mm，端正、居中下壓成文時(shí)間，印章用紅色。

當(dāng)印章下弧無文字時(shí)，采用下套方式，即僅以下弧壓在成文時(shí)間上；

當(dāng)印章下弧有文字時(shí)，采用中套方式，即印章中心線壓在成文時(shí)間上。②聯(lián)合行文印章當(dāng)聯(lián)合行文需加蓋兩個(gè)印章時(shí)，應(yīng)將成文時(shí)間拉開，左右各空7字；主辦機(jī)關(guān)印章在前；兩個(gè)印章均壓成文時(shí)間，印章用紅色。只能采用同種加蓋印章方式，以保證印章排列整齊。兩印章間互不相交或相切，相距不超過3mm。當(dāng)聯(lián)合行文需加蓋3個(gè)以上印章時(shí)，為防止出現(xiàn)空白印章，應(yīng)將各發(fā)文機(jī)關(guān)名稱（可用簡稱）排在發(fā)文時(shí)間和正文之間。主辦機(jī)關(guān)印章在前，每排最多3個(gè)印章，兩端不得超過版心；最后一排如余一個(gè)或兩個(gè)印章，均居中排布；印章之間互不相交或相切；在最后一排印章之下右空2字標(biāo)識成文時(shí)間。③特殊情況說明當(dāng)公文排版后所?？瞻滋幉荒苋菹掠≌挛恢脮r(shí)，應(yīng)采取調(diào)整行距、字距的措施加以解決，務(wù)使印章與正文同處一面，不得采取標(biāo)識“此頁無正文”的方法解決。

主體部分

（7）附注。附注是需要說明的其他事項(xiàng)，附注說明文件的閱讀、傳達(dá)范圍、使用方法等，是對正文中有關(guān)名詞術(shù)語及有關(guān)事項(xiàng)的注釋、說明。如“此件發(fā)至縣團(tuán)級”、“此件可見報(bào)”等。居左空2字加圓括號標(biāo)識在成文日期下一行。（一）書面格式

3.版記部分：（1）主題詞；（2）抄送機(jī)關(guān)；（3）印發(fā)機(jī)關(guān)和日期；（4）版記中的反線；（5）版記的位置。版記部分主題詞抄送機(jī)關(guān)印發(fā)機(jī)關(guān)和日期反線版記部分

（1）主題詞。主題詞是公文檢索標(biāo)識，是用來揭示公文基本內(nèi)容并經(jīng)過規(guī)范化處理的名詞術(shù)語，便于各類公文的計(jì)算機(jī)存儲、檢索及管理工作。主題詞一般由名詞或名詞性詞組組成，以不少于三個(gè)、不超過五個(gè)為宜，依據(jù)涵義由大到小按類別詞（反映公文主要類別）、類屬詞（反映公文具體內(nèi)容）和文種詞（反映公文形式）的順序排列。使用公文主題詞時(shí)，要從國務(wù)院辦公廳編制的《國務(wù)院主題詞表》中選用規(guī)范的主題詞。主題詞的選用組合以能否確切反映公文主題內(nèi)容為原則。如《關(guān)于汽油價(jià)格調(diào)整的通告》這一主題詞是：汽油價(jià)格調(diào)整通知。“主題詞”用3號黑體字，居左頂格標(biāo)識，后標(biāo)全角冒號；詞目用3號小標(biāo)宋體字；詞目之間空一字。

版記部分

（2）抄送機(jī)關(guān)。是指主送機(jī)關(guān)以外需要執(zhí)行或知曉公文內(nèi)容或協(xié)助辦理的上級、下級或不相隸屬的機(jī)關(guān)。公文如有抄送，在主題詞下1行；左空一字用3號仿宋體字標(biāo)識“抄送”，后標(biāo)全角冒號；抄送機(jī)關(guān)間用頓號隔開，回行時(shí)與冒號后的抄送機(jī)關(guān)對齊；在最后一個(gè)抄送機(jī)關(guān)標(biāo)句號。如主送機(jī)關(guān)移至主題詞之下，標(biāo)識方法同抄送機(jī)關(guān)。版記部分（3）印發(fā)機(jī)關(guān)和日期。印發(fā)機(jī)關(guān)是指公文的印制主管部門，一般應(yīng)是各機(jī)關(guān)的辦公廳（室）或文秘部門。位于抄送機(jī)關(guān)之下（無抄送機(jī)關(guān)在主題詞之下）占1行位置；用3號仿宋體字。印發(fā)機(jī)關(guān)左空1字，印發(fā)時(shí)間右空1字。印發(fā)時(shí)間以公文付印的日期為準(zhǔn)，用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識。（4）版記中的反線。版記中各要素下均加一條反線，寬度同版心。

（5）版記的位置。因?yàn)椤秶倚姓C(jī)關(guān)公文格式》規(guī)定公文雙面印刷，所以版記應(yīng)置于公文最后一面（封四），版記的最后一個(gè)要素置于最后一行。版記部分（6）頁碼

用4號半角白體阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識，置于版心下邊緣之下一行，數(shù)碼左右各放一條4號一字線，一字線距版心下邊緣7mm。單頁碼居右空1字，雙頁碼居左空1字?？瞻醉摵涂瞻滓院蟮捻摬粯?biāo)識頁碼。（7）公文中的表格

公文如需附表，對橫排A4紙型表格，應(yīng)將頁碼放在橫表的左側(cè)，單頁碼置于表的左下角，雙頁碼置于表的左上角，單頁碼表頭在訂口一邊，雙頁碼表頭在切口一邊。公文如需附A3紙型表格，且當(dāng)最后一頁為A3紙型表格時(shí)，封三、封四（可放分送，不放頁碼）應(yīng)為空白，將A3紙型表格貼在封三前，不應(yīng)貼在文件最后一頁（封四）上。版記部分（8）公文的特定格式①信函式格式

發(fā)文機(jī)關(guān)名稱上邊緣距上頁邊的距離為30mm，推薦使用小標(biāo)宋體字，字號由發(fā)文機(jī)關(guān)酌定；發(fā)文機(jī)關(guān)全稱下4mm處為一條武文線（上粗下細(xì)），距下頁邊20mm處為一條武文線（上細(xì)下粗），兩條線長均為170mm。每行距中排28個(gè)字。發(fā)文機(jī)關(guān)名稱及雙線均印紅色。兩線之間各要素的標(biāo)識方法從本標(biāo)準(zhǔn)相應(yīng)要素說明。②命令格式

命令標(biāo)識由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱加“命令”或“令”組成，用紅色小標(biāo)宋體字，字號由發(fā)文機(jī)關(guān)酌定。命令標(biāo)識上邊緣距版心上邊緣20mm，下邊緣空2行居中標(biāo)識令號；令號下空2行標(biāo)識正文；正文下一行右空4字標(biāo)識簽發(fā)人名章，簽名章左空2字標(biāo)識簽發(fā)人職務(wù)；聯(lián)合發(fā)布的命令或令的簽發(fā)人職務(wù)應(yīng)標(biāo)識全稱。在簽發(fā)人名章下一行右空2字標(biāo)識成文時(shí)間。分送機(jī)關(guān)標(biāo)