西南師范大學(xué)科技檔案管理辦法

西南師范大學(xué)科技檔案管理辦法（討論稿）

第一章總則第一條為了加強(qiáng)我?？萍紮n案的管理工作，充分發(fā)揮科技檔案在學(xué)校發(fā)展中的作用，根據(jù)上級(jí)主管部門有關(guān)科技檔案管理的相關(guān)規(guī)定，特制定本辦法。第二條學(xué)?？萍紮n案工作，業(yè)務(wù)上接受學(xué)校檔案館的指導(dǎo)，組織上由科技處處長(zhǎng)督促、檢查各科室具體落實(shí)。第三條科技檔案指學(xué)校教職工和學(xué)生在執(zhí)行學(xué)校的科研工作任務(wù)或者主要是利用學(xué)校的物質(zhì)技術(shù)條件進(jìn)行科學(xué)技術(shù)研究工作，或在從事科研管理工作中直接形成的具有保存利用價(jià)值的文字、圖表、光盤及聲像等載體材料。第四條科技檔案由學(xué)校檔案館統(tǒng)一集中管理，并負(fù)責(zé)確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全和保密，以利開發(fā)利用。

第二章科技檔案范圍及組卷歸檔制度第五條科技檔案范圍主要包括：1、綜合管理方面：科研行政管理文件材料，科研計(jì)劃、經(jīng)費(fèi)、成果、推廣與轉(zhuǎn)化、科技產(chǎn)業(yè)等方面的管理文件，學(xué)術(shù)交流、學(xué)會(huì)工作相關(guān)文件和材料等。2、科研前期準(zhǔn)備階段：項(xiàng)目申請(qǐng)書（或計(jì)劃任務(wù)書）、科技合同（或協(xié)議書）、審批文件、可行性論證報(bào)告、研究計(jì)劃、項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)預(yù)決算材料等。3、研究實(shí)驗(yàn)階段：各種載體的重要原始記錄、實(shí)驗(yàn)報(bào)告、計(jì)算材料，專利申請(qǐng)的有關(guān)文件材料，設(shè)計(jì)文件、圖紙、關(guān)鍵工藝文件，重要的來(lái)往技術(shù)文件等。4、鑒定驗(yàn)收結(jié)題階段：工作總結(jié)、科研報(bào)告、論文、專著、鑒定（驗(yàn)收）材料等。5、成果和獎(jiǎng)勵(lì)申報(bào)階段：科技成果登記，獎(jiǎng)勵(lì)申報(bào)審批，獎(jiǎng)證、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)杯，專利授權(quán)相關(guān)材料等。6、成果轉(zhuǎn)化階段：科技成果轉(zhuǎn)化合同（或協(xié)議書），推廣應(yīng)用方案，生產(chǎn)設(shè)計(jì)、工藝、定型相關(guān)材料等。第六條科技檔案實(shí)行管理部門和課題組共同立卷歸檔制度。科技管理部門各科室根據(jù)崗位職責(zé)分工分別形成科研工作各階段的有關(guān)檔案文件材料；課題組指定專人將科研工作中形成、積累的與課題有關(guān)的全部文件材料按要求整理后交科技管理部門，最后由科技處統(tǒng)一轉(zhuǎn)學(xué)校檔案館。第七條科技檔案材料歸檔要求：1、科技檔案組卷原則：遵循文件材料的形成規(guī)律，保持其有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同價(jià)值，便于保管和利用。2、科研管理文件材料按年度、事件組卷，卷內(nèi)文件原則上按時(shí)間或重要程度排列。批復(fù)在前，請(qǐng)示在后；正件在前，底稿在后；結(jié)論性材料在前，依據(jù)性材料在后。3、科研課題文件材料以課題為單位組卷，根據(jù)文件材料的多少，可以組成一卷或數(shù)卷。卷內(nèi)文件材料原則上按科研活動(dòng)進(jìn)行的先后順序排列。文字材料在前，其它材料在后；正件在前，印件在后；批復(fù)在前，請(qǐng)示在后；結(jié)論性材料在前，依據(jù)性材料在后。4、科技檔案案卷題名應(yīng)包括責(zé)任者、時(shí)間、問(wèn)題（內(nèi)容）、名稱（文種）等要素；科研課題案卷一般以課題名為案卷名。5、歸檔的文件材料應(yīng)質(zhì)地優(yōu)良，書繪工整，聲像清晰，簽字手續(xù)完備。蓋有印章或簽字的文件必須是原件，一般正件與底稿都要?dú)w檔。禁止用園珠筆和復(fù)寫紙書寫，要除去金屬裝訂物，破損文件要修補(bǔ)。6、歸檔的科研文件材料經(jīng)系統(tǒng)整理組卷后，按順序編寫頁(yè)號(hào)。只要有文字的頁(yè)面，一律在非裝訂線一側(cè)下角編頁(yè)號(hào)（頁(yè)號(hào)從1編起）。每卷須填寫卷內(nèi)目錄和備考表，備考表上的檢查人應(yīng)是單位負(fù)責(zé)人或課題組負(fù)責(zé)人?？蒲袡n案歸檔說(shuō)明書放入每個(gè)研究課題檔案首卷的卷內(nèi)目錄之前。7、科研管理檔案的歸檔時(shí)間在次年六月底以前，課題檔案在課題完成通過(guò)鑒定驗(yàn)收后兩個(gè)月內(nèi)歸檔，某些研究周期較長(zhǎng)的課題可分階段歸檔。8、科技檔案歸檔時(shí)，可以提出每個(gè)案卷的保管期限和密級(jí)劃分的具體意見。9、科研課題重要檔案，需各院（系）、所（中心）主管領(lǐng)導(dǎo)審查。10、多單位合作的科研項(xiàng)目歸檔，項(xiàng)目主持單位保存一套完整的檔案（包括協(xié)作單位的相關(guān)擋案復(fù)制本），協(xié)作單位保存與自己承擔(dān)任務(wù)有關(guān)的檔案正本。11、科技處是科技檔案歸檔的歸口單位，由各課題組向科技處歸檔，科技處檢查驗(yàn)收后，統(tǒng)一向?qū)W校檔案館移交。第八條科技檔案必須經(jīng)學(xué)校檔案館審查驗(yàn)收，各課題組不按規(guī)則時(shí)間和檔案要求歸檔，經(jīng)請(qǐng)示主管領(lǐng)導(dǎo)同意后，對(duì)其相關(guān)的科研獎(jiǎng)勵(lì)津貼暫停發(fā)放，待

（1）年度：指文件形成年度?？缒甓鹊膽?yīng)按文件落款時(shí)間；無(wú)法用成文時(shí)間進(jìn)行排序，將時(shí)間定為每年年末。

（2）檔案類目：根據(jù)《西北農(nóng)林科技大學(xué)檔案實(shí)體分類》，歸檔文件分為：黨群、行政、教學(xué)、科學(xué)研究、儀器設(shè)備、產(chǎn)品生產(chǎn)與科技開發(fā)、出版物、基本建設(shè)、財(cái)會(huì)、外事等。

（3）保管期限：永久（Y）、長(zhǎng)期（C）、短期（D）。

3、排列

歸檔文件應(yīng)在檔案分類最低一級(jí)類目，同一保管期限內(nèi)，按文件成文日期的順序排列。同一日期的歸檔文件可按文件發(fā)文字號(hào)大小進(jìn)行排列，有年無(wú)月的文件可歸入年末，有月無(wú)日的文件可歸入月末。

4、編號(hào)

歸檔文件應(yīng)依檔案分類方案和排列順序逐件編號(hào)，在文件首頁(yè)左上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關(guān)內(nèi)容。歸檔章設(shè)置全宗號(hào)、年度、類目代碼、館編件號(hào)、保管期限等。

（1）全宗號(hào)——用阿拉伯?dāng)?shù)字將學(xué)校檔案按8個(gè)全宗排序。如西北農(nóng)林科技大學(xué)用“8”作代號(hào)。

（2）年度——文件形成年度，以四位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注公元紀(jì)年，如2000。

（3）保管期限——?dú)w檔文件保管期限（永久、長(zhǎng)期、短期）或代碼（Y、C、D）。

（4）件號(hào)——文件的排列順序號(hào)。

在檔案實(shí)體分類的最低一級(jí)類目，同一保管期限內(nèi)，按文件的形成日期從“1”開始編制順序號(hào)。

（5）類目代碼——采用《西北農(nóng)林科技大學(xué)檔案實(shí)體分類類目》規(guī)定的類目代號(hào)，分別為：黨群DQ、行政XZ、教學(xué)JX、科研KY、設(shè)備SB、產(chǎn)品CP、出版CB、基建JJ、財(cái)會(huì)CK、外事WS。

5、編目

(1)歸檔文件應(yīng)逐件編目。請(qǐng)示與批復(fù)、來(lái)文與復(fù)文作為一件時(shí)，只對(duì)批復(fù)和復(fù)文編目。歸檔文件依據(jù)分類類目，館編件號(hào)順序編制目錄，歸檔文件目錄設(shè)置件號(hào)、責(zé)任者、文號(hào)、題名、日期、頁(yè)數(shù)、備注。

①件號(hào)——館編件號(hào)。

②責(zé)任者——制發(fā)文件的單位或個(gè)人，即文件的發(fā)文機(jī)關(guān)或署名者，要求全稱或規(guī)范化的簡(jiǎn)稱。

③文號(hào)——文件的發(fā)文字號(hào)（要求全號(hào)）。

④題名——文件標(biāo)題。沒有標(biāo)題或標(biāo)題不規(guī)范的，可自擬標(biāo)題，外加“[]”號(hào)。

⑤日期——文件的形成時(shí)間，以8位阿位伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年月日，如20000802。

⑥頁(yè)數(shù)——每一件歸檔文件中有圖文頁(yè)面的總頁(yè)數(shù)，歸檔文件按件從“1-n”編寫連續(xù)頁(yè)號(hào)。

⑦備注——注釋文件需說(shuō)明情況。盒號(hào)可填寫在備注項(xiàng)里。

（2）歸檔文件目錄紙幅尺寸采用國(guó)標(biāo)A4型，歸檔文件目錄裝訂成冊(cè)并編制封面，作為手工檢索工具。

6、裝盒

將歸檔文件按館編件號(hào)順序依次裝入檔案盒，并填寫檔案盒封面，盒脊和備考表。

(1)檔案盒：檔案盒封面應(yīng)標(biāo)明全宗名稱，每個(gè)檔案盒裝入歸檔文件的件數(shù)，根據(jù)檔案盒的空間的容量確定。檔案盒背脊設(shè)置全宗、年度、期限、類目代碼、館編文件起止號(hào)等。

(2)備考表：備考表置于盒內(nèi)文件之后，包括盒內(nèi)文件情況說(shuō)明、整理人、檢查人和日期。

盒內(nèi)文件情況說(shuō)明是填寫文件在保管期間發(fā)生修改、缺損、補(bǔ)充、移出、銷毀等；整理人是各部門負(fù)責(zé)整理歸檔文件人員；檢查人是負(fù)責(zé)檢查歸檔文件整理質(zhì)量的人員姓名；日期是指歸檔文件整理完畢的日期。

(3)上架：檔案盒上架按年度-檔案類目-保管期限順序豎放排列（即檔案盒長(zhǎng)作背脊）。

廣西大學(xué)科研檔案卷內(nèi)目錄要求

校內(nèi)各類科研課題負(fù)責(zé)人：

根據(jù)廣西大學(xué)校檔字[2002]3號(hào)文的規(guī)定要求，從2002年起我校的科研項(xiàng)目（包括國(guó)家級(jí)、省級(jí)、市級(jí)、廳局級(jí)、校級(jí)）結(jié)題科研檔案卷內(nèi)目錄一律要求輸入計(jì)算機(jī)，并打印。在項(xiàng)目歸檔整理時(shí)請(qǐng)參照以下《科研檔案卷內(nèi)目錄材料編排順序》和《科研檔案卷內(nèi)目錄表》、《填寫科研檔案卷內(nèi)目錄表的樣板》及時(shí)歸檔?？蒲袡n案卷內(nèi)目錄材料編排順序

1、上級(jí)關(guān)于結(jié)題的評(píng)級(jí)批復(fù)。

2、總結(jié)報(bào)告、結(jié)題材料、項(xiàng)目結(jié)束申請(qǐng)表

3、開題報(bào)告與課題調(diào)研論證材料。

4、項(xiàng)目批準(zhǔn)通知、項(xiàng)目合同、任務(wù)書、協(xié)議書。

5、計(jì)劃調(diào)整或撤銷報(bào)告。

6、實(shí)驗(yàn)、測(cè)試、觀測(cè)、調(diào)查、考查、觀察、普查的各種原始記錄（含關(guān)鍵配方、工藝流程及綜合分析材料)。

7、數(shù)據(jù)處理材料，包括計(jì)算機(jī)處理材料(如程序設(shè)計(jì)說(shuō)明、框圖、計(jì)算結(jié)果)。

8、設(shè)計(jì)的文字說(shuō)明和圖紙(底圖、藍(lán)圖、機(jī)械設(shè)計(jì)圖、電子線路圖等)。

9、研究工作階段小結(jié)、計(jì)劃執(zhí)行情況、年度報(bào)告。

10、配套的照片、底片、錄音帶、錄相帶、幻燈片、影片拷貝等。

11、新品種、良種的樣品、標(biāo)本等實(shí)物的目錄。

12、論文專著。

13、研究報(bào)告、研制報(bào)告。

14、工藝技術(shù)報(bào)告技術(shù)訣竅報(bào)告。

15、專利材料、鑒定材料。

16、推廣材料（含轉(zhuǎn)讓合同、設(shè)計(jì)、工藝及反饋意見）。

17、獲獎(jiǎng)材料。請(qǐng)注意：①歸檔時(shí)，將材料按上述順序排好先用鉛筆編頁(yè)碼（有字那頁(yè)都要編）固定材料順序，再按卷內(nèi)目錄的要求及順序逐欄輸入材料名稱及相關(guān)內(nèi)容

②如果論文專著已歸檔，輸入目錄時(shí)可在備注一欄內(nèi)具體注明某年已歸檔即可

③《科研檔案卷內(nèi)目錄》的檔號(hào)一欄不要輸入?！犊蒲袡n案卷內(nèi)目錄》歸檔要求一式兩份。一份放在材料的首頁(yè)并裝訂，一份用作檔案檢索。請(qǐng)點(diǎn)擊下載科研檔案卷內(nèi)目錄或從下載頁(yè)中下載科研檔案：主要包括學(xué)校在科研實(shí)踐活動(dòng)中形成的各種形式和載體的原始記錄材料。

一．科研檔案的收集范圍：

1．科研項(xiàng)目計(jì)劃、開題報(bào)告及課題調(diào)研論證材料。

2．科研項(xiàng)目早熟及審批材料。

3．課題研究計(jì)劃、設(shè)計(jì)、任務(wù)書、合同、協(xié)議及計(jì)劃的執(zhí)行、調(diào)整或撤銷報(bào)告。

4．課題投資、預(yù)算決算及經(jīng)費(fèi)、基金的申報(bào)和管理。

5．科研實(shí)驗(yàn)、測(cè)試、觀測(cè)、考察的原始記錄。

6．設(shè)計(jì)的文字說(shuō)明、圖紙及數(shù)據(jù)處理材料。

7．研究、研制報(bào)告、論文專著、工藝技術(shù)報(bào)告。

8．專家評(píng)審意見、鑒定會(huì)材料、鑒定證書。

9．推廣應(yīng)用意見、課題工作總結(jié)。

10．配套的照片、底片錄音、錄象幻燈、影片增拷貝。

11．科研成果登記表、報(bào)告表及專利申請(qǐng)書、專利證書。

12．科研成果獎(jiǎng)勵(lì)的申報(bào)、審批材料及獲獎(jiǎng)材料。

13．科研成果轉(zhuǎn)讓合同、協(xié)議及推廣應(yīng)用方案及實(shí)施情況。

14．生產(chǎn)定型鑒定材料、投產(chǎn)后的反饋意見。

15．科研成果的宣傳報(bào)導(dǎo)及對(duì)外學(xué)術(shù)交流材料。

不歸檔范圍：

1．上級(jí)有關(guān)科研工作普發(fā)的不需辦理的文件。

2．上級(jí)有關(guān)科研工作的未定稿文件及未生效的合同、協(xié)議。

3．未按科研管理程序列入計(jì)劃、未經(jīng)鑒定和不計(jì)工作量的個(gè)人項(xiàng)目。

4．無(wú)查考利用價(jià)值的文件。

5．與外單位交換來(lái)的材料。

6．校內(nèi)其它部門發(fā)來(lái)的文件。

7．重份文件。

二．科研檔案的整理：

1．歸檔的科研文字材料必須反映科研項(xiàng)目活動(dòng)的全過(guò)程、保證其完整、準(zhǔn)確系統(tǒng)，

科研材料的立卷必須遵循其自然形成規(guī)律、保持其不同學(xué)科、專業(yè)科研材料的

不同特點(diǎn)和成套性。

2．幾個(gè)部門或院系合作完成的研究課題由主持單位立卷、歸檔一整套檔案。協(xié)作

部門負(fù)責(zé)自己所承擔(dān)任務(wù)中形成的材料的收集整理并將其送交主持單位與成套

材料一并交校辦檔案室歸檔管理。

3．本校與校外其它單位合作完成的科研項(xiàng)目應(yīng)在協(xié)議合同或委托書中注明其科研

文件的歸屬。如：主持單位非本?；蛭募w屬非本校的項(xiàng)目，參加科研項(xiàng)目研

究工作的人員應(yīng)負(fù)責(zé)將本校所承擔(dān)的任務(wù)形成文件、復(fù)印件交本校校辦檔案室

歸檔管理。

4．科研材料可視其多少組成一題一卷或一題數(shù)卷。本著結(jié)論性在前的原則，卷內(nèi)

文件材料的如下：

①論文、專著、鑒定材料及成果申報(bào)與獲獎(jiǎng)材料。

②立項(xiàng)申報(bào)、批準(zhǔn)材料、科研投資與經(jīng)費(fèi)核算材料。

③其它科研材料可按科研階段或時(shí)間先后依次整理立卷。

5．科研檔案歸檔前應(yīng)先除掉金屬釘，有破損的應(yīng)進(jìn)行修補(bǔ)。大于A4的要進(jìn)行折疊。

6．課題組在歸檔前對(duì)歸檔材料進(jìn)行保管期限和密級(jí)的劃分，保管期限分永久期、長(zhǎng)期、短期，密級(jí)分絕密、機(jī)密、秘密。

7．課題組長(zhǎng)填寫歸檔說(shuō)明書，放入每一課題第一卷目錄前。

三．移交、歸檔：

1．科研課題在鑒定驗(yàn)收后兩個(gè)月內(nèi)歸檔。課題中斷或停止的在中斷、停止兩個(gè)月

內(nèi)立卷并歸檔。

2．歸檔時(shí)校辦檔案室應(yīng)進(jìn)行驗(yàn)收，凡歸檔不完整、不齊全者，檔案室有權(quán)拒收。

3．課題組填寫科研檔案移交目錄一式兩份連同檔案向檔案室移交。檔案室審查、

清點(diǎn)無(wú)誤后，交接雙方在移交目錄上簽字后各保存一份。

科研檔案立卷歸檔辦法科研檔案：

主要包括學(xué)校在科研實(shí)踐活動(dòng)中形成的各種形式和載體的原始記錄材料。

（一）科研檔案歸檔范圍：

1科研準(zhǔn)備階段：上級(jí)交辦的科研項(xiàng)目、科研課題審批文件、任務(wù)書、委托書，科研項(xiàng)目計(jì)劃、開課報(bào)告、方案論證、申報(bào)材料、合同、協(xié)議書，課題投資、預(yù)算和基金申請(qǐng)，計(jì)劃的調(diào)整或撤銷報(bào)告。

2研究實(shí)驗(yàn)階段：各種載體的重要原始記錄，有關(guān)文件、實(shí)驗(yàn)和設(shè)計(jì)的資料、數(shù)據(jù)、照片、圖表等，以及課題研究計(jì)劃的執(zhí)行報(bào)告。

3總結(jié)鑒定驗(yàn)收階段：各種科研報(bào)告、論文、專著、課題工作總結(jié)，專家評(píng)審意見、技術(shù)鑒定材料、鑒定證書、推廣應(yīng)用意見、參加鑒定驗(yàn)收人員名單，科研投資情況、決算等。

4成果和獎(jiǎng)勵(lì)申報(bào)階段：科研成果獎(jiǎng)勵(lì)的申報(bào)、審批材料及獲獎(jiǎng)材料，科研成果登記表、報(bào)告表及專利申請(qǐng)書、專利證書，科研成果轉(zhuǎn)讓合同、協(xié)議及推廣應(yīng)用方案及實(shí)施情況，科研成果的宣傳報(bào)導(dǎo)及對(duì)外學(xué)術(shù)交流材料等。

5其他有保存價(jià)值的材料：記錄科研工作方面的規(guī)章制度、組織機(jī)構(gòu)、學(xué)術(shù)刊物、科研會(huì)議文件，配套的照片、底片錄音、錄像幻燈、影片增拷貝，生產(chǎn)定型鑒定材料、投產(chǎn)后的反饋意見。不歸檔文件：

1上級(jí)有關(guān)科研工作普發(fā)的不需辦理的文件。

2上級(jí)有關(guān)科研工作的未定稿文件及未生效的合同、協(xié)議。

3未按科研管理程序列入計(jì)劃、未經(jīng)鑒定和不計(jì)工作量的個(gè)人項(xiàng)目。

4無(wú)查考利用價(jià)值的文件。

5與外單位交換來(lái)的材料。

6重份文件。（二）歸檔要求:

1歸檔的科研文字材料必須反映科研項(xiàng)目活動(dòng)的全過(guò)程、保證其完整、準(zhǔn)確性，科研材