專家專題會議管理制度

專家專題會議管理制度第一章總則

第一條目的與依據(jù)

本制度旨在規(guī)范專家專題會議的組織與管理，提高會議效率，確保會議決策的科學性和有效性。制定本制度依據(jù)相關法律法規(guī)及公司章程。

第二條適用范圍

本制度適用于公司內(nèi)部舉辦的各類專家專題會議，包括但不限于技術研討會、市場分析會、管理決策會等。

第三條會議性質

專家專題會議為公司決策提供專業(yè)意見和智力支持，是公司決策過程中的重要環(huán)節(jié)。會議應圍繞特定主題，邀請相關領域專家參與討論，形成具有前瞻性、指導性和可操作性的決策建議。

第四條基本原則

（一）公開透明：會議的組織、議程、參會人員等信息應公開透明，保證會議的公正性和公平性；

（二）專業(yè)權威：會議應邀請具有相關領域專業(yè)知識和實踐經(jīng)驗的專家參加，確保會議決策的專業(yè)性和權威性；

（三）高效務實：會議應注重實效，減少形式主義，確保會議決策的高效性和務實性；

（四）民主集中：會議在充分討論的基礎上，實行民主決策，確保集中統(tǒng)一的執(zhí)行力。

第五條責任劃分

（一）會議組織部門：負責會議的籌備、組織、通知、場地安排等工作；

（二）會議主持人：負責會議的召集、主持、議程控制、決策總結等工作；

（三）參會人員：按時參加會議，積極參與討論，為會議決策提供專業(yè)意見；

（四）會議紀要記錄人：負責會議紀要的記錄、整理、分發(fā)等工作。

第六條制度修訂

本制度根據(jù)公司發(fā)展需要和會議管理實際，適時進行修訂。修訂程序按照公司內(nèi)部管理制度執(zhí)行。

第二章會議流程

第一條會議籌備

1.1會議主題確定：根據(jù)公司發(fā)展需求，明確會議主題，報請相關負責人審批；

1.2會議議程制定：根據(jù)會議主題，擬定會議議程，包括議題、討論時間、主講人等，并提前通知參會人員；

1.3參會人員邀請：根據(jù)會議議程，邀請相關領域的專家、部門負責人及有關人員參會；

1.4會議資料準備：收集與會議主題相關的資料，整理成會議資料，并于會前分發(fā)至參會人員；

1.5會議場地安排：根據(jù)參會人數(shù)、會議性質等，選擇合適的會議室，并做好會場布置。

第二條會議召開

2.1會議通知：通過郵件、電話等方式，提前通知參會人員會議時間、地點、議程等；

2.2會議簽到：會議開始前，由專人負責參會人員的簽到工作，確保會議出席情況；

2.3會議開幕：主持人宣布會議開始，介紹會議主題、議程和參會人員；

2.4會議討論：按照議程安排，逐項進行議題討論，鼓勵參會人員積極發(fā)言，充分表達觀點；

2.5會議決策：在充分討論的基礎上，主持人對議題進行總結，形成會議決策。

第三條會議紀要

3.1紀要記錄：會議紀要記錄人應詳細記錄會議討論內(nèi)容、決策結果以及需落實的事項；

3.2紀要整理：會議結束后，紀要記錄人應及時整理會議紀要，確保內(nèi)容準確、完整；

3.3紀要審批：會議紀要需經(jīng)主持人審批后，分發(fā)給參會人員及相關執(zhí)行部門；

3.4紀要歸檔：會議紀要按照公司檔案管理制度進行歸檔，以備查閱。

第四條會議后續(xù)

4.1決策落實：相關執(zhí)行部門根據(jù)會議紀要，對會議決策進行落實，并及時反饋進度；

4.2催辦與跟進：會議組織部門對會議決策的落實情況進行催辦與跟進，確保決策執(zhí)行到位；

4.3效果評估：會議結束后，組織相關部門對會議決策的執(zhí)行效果進行評估，總結經(jīng)驗教訓，為今后類似會議提供借鑒。

第五條會議反饋

5.1參會人員反饋：鼓勵參會人員對會議組織、會議內(nèi)容、會議效果等方面提出意見和建議；

5.2會議組織部門改進：根據(jù)參會人員的反饋，及時調(diào)整會議組織工作，提高會議質量。

第三章會議紀要的跟蹤落實

第一條紀要的發(fā)布與通知

會議紀要經(jīng)主持人審批通過后，應立即通過公司內(nèi)部通信系統(tǒng)或郵件等方式發(fā)布給所有參會人員及相關部門。同時，對于關鍵決策和行動項，應通過電話或即時通訊工具進行個別通知，確保相關人員及時了解會議內(nèi)容和需執(zhí)行的決策。

第二條行動項的責任分配

對于會議紀要中明確的行動項，應明確責任人、協(xié)助人以及完成的時間節(jié)點。責任分配需具體到個人，避免責任不清、任務懸空。

第三條進度跟蹤機制

建立會議行動項跟蹤表，記錄每項行動的進展情況。會議組織部門應定期檢查行動項的完成情況，并及時更新跟蹤表。

第四條定期匯報與評估

要求責任人在規(guī)定時間內(nèi)向會議組織部門匯報行動項的執(zhí)行情況。會議組織部門應定期向主持人或相關決策層匯報整體進展，并對執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題進行評估和解決。

第五條催辦與支持

對于進度滯后或執(zhí)行困難的行動項，會議組織部門應主動進行催辦，并提供必要的資源和支持，確保會議決策能夠得到有效執(zhí)行。

第六條變更管理

如行動項在執(zhí)行過程中因故需要調(diào)整，責任人需及時提出變更申請，經(jīng)主持人審批后方可進行相應調(diào)整。所有變更情況應記錄在案，并通知相關人員。

第七條閉環(huán)管理

會議決策執(zhí)行完畢后，會議組織部門應對整個執(zhí)行過程進行總結，評估決策執(zhí)行效果，收集反饋，形成閉環(huán)管理。對于未完成的行動項，應繼續(xù)跟蹤直至閉環(huán)。

第八條激勵機制

對于積極執(zhí)行會議決策并取得顯著成效的個人或團隊，公司應給予表彰和獎勵，以此激發(fā)員工積極參與會議決策執(zhí)行的積極性。

第九條責任追究

對于未按期完成或執(zhí)行不力的行動項，應追究相關責任人的責任，并根據(jù)公司規(guī)定采取相應的處罰措施，確保會議決策的嚴肅性和執(zhí)行力。

第四章會議室管理規(guī)定

第一條預訂與使用

1.1會議室預訂：各部門需提前向會議組織部門提交會議室預訂申請，明確會議時間、參會人數(shù)、設備需求等信息；

1.2使用原則：會議室使用應遵循“先申請、先使用”的原則，確保公平合理；

1.3使用時間：會議開始前15分鐘，預訂部門可進入會議室進行準備工作；會議結束后，應及時清理場地，確保會議室整潔。

第二條設施設備管理

2.1設備檢查：會議組織部門應定期檢查會議室內(nèi)的設備設施，確保其正常運行；

2.2使用培訓：對于特殊設備，會議組織部門應提供使用培訓，確保參會人員能熟練操作；

2.3報修與維護：如發(fā)現(xiàn)設備故障，應立即報修，會議組織部門負責跟進維修進度。

第三條會議室布局與布置

3.1布局原則：會議室布局應根據(jù)會議性質、參會人數(shù)等因素進行調(diào)整，確保舒適、實用；

3.2布置要求：會議組織部門應根據(jù)會議主題及需求，提前布置會議室，包括桌椅擺放、投影儀調(diào)試等；

3.3環(huán)境衛(wèi)生：保持會議室整潔衛(wèi)生，提供良好的會議環(huán)境。

第四條會議服務

4.1會前準備：會議組織部門應提前做好會議資料分發(fā)、簽到表準備等工作；

4.2會中服務：會議期間，會議組織部門應確保茶水、文具等會議用品充足，并根據(jù)需要提供其他服務；

4.3會后清理：會議結束后，及時收集會議資料、清理茶水杯具等，確保會議室恢復原狀。

第五條安全與保密

5.1安全檢查：會議組織部門應定期進行安全檢查，確保會議室消防安全、用電安全等；

5.2保密要求：對于涉及公司機密的會議，應采取相應的保密措施，如禁止攜帶手機等通訊工具進入會議室；

5.3會議記錄保密：會議紀要記錄人應妥善保管會議記錄，防止泄露公司機密。

第六條違規(guī)處理

6.1違規(guī)預訂：對于未按規(guī)定預訂或擅自占用會議室的行為，會議組織部門有權取消其預訂資格；

6.2違規(guī)使用：對于違反會議室管理規(guī)定的行為，會議組織部門應予以制止，并視情節(jié)嚴重程度給予相應處罰。

第五章附則

第一條制度解釋

本制度的最終解釋權歸公司所有，公司有權根據(jù)實際情況對本制度進行修訂和解釋。

第二條實施日期