安全評價檔案管理規(guī)范DB41-T 1362-2017

ICS13.100

G01

DB41

河南省地方標(biāo)準(zhǔn)

DB41/T1362—2017

安全評價檔案管理規(guī)范

2017-02-10發(fā)布2017-05-10實施

河南省質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局發(fā)布

DB41/T1362—2017

目次

前言................................................................................Ⅰ

1范圍..............................................................................1

2規(guī)范性引用文件....................................................................1

3術(shù)語和定義........................................................................1

4總則..............................................................................2

5收集..............................................................................2

5.1通則..........................................................................2

5.2收集范圍......................................................................2

5.3收集時間......................................................................2

5.4收集文件質(zhì)量要求..............................................................2

6整理與歸檔........................................................................3

6.1整理..........................................................................3

6.2歸檔..........................................................................3

7保管與利用........................................................................3

7.1保管..........................................................................3

7.2利用..........................................................................4

附錄A（資料性附錄）安全評價文件資料歸檔基本范圍和保管期限..........................5

I

DB41/T1362—2017

前言

本標(biāo)準(zhǔn)按照GB/T1.1-2009給出的規(guī)則起草。

本標(biāo)準(zhǔn)由河南省安全生產(chǎn)監(jiān)督管理局提出。

本標(biāo)準(zhǔn)由河南省安全生產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)化技術(shù)委員會歸口。

本標(biāo)準(zhǔn)起草單位：河南省安全科學(xué)技術(shù)研究院。

本標(biāo)準(zhǔn)主要起草人：李陽、許亮、司恭、楊萍、劉真真、雷穎、胡永奎。

本標(biāo)準(zhǔn)參加起草人：楊偉利、郭紅衛(wèi)、紀(jì)峰。

I

DB41/T1362—2017

安全評價檔案管理規(guī)范

1范圍

本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了安全評價檔案管理的術(shù)語和定義、總則、收集、整理與歸檔、保管與利用。

本標(biāo)準(zhǔn)適用于安全評價項目（以下簡稱“評價項目”）的檔案管理。

2規(guī)范性引用文件

下列文件對于本文件的應(yīng)用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，僅注日期的版本適用于本文件。

凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改單）適用于本文件。

GB/T9705文書檔案案卷格式

GB/T11821照片檔案管理規(guī)范

GB/T11822科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求

GB/T17678.1CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求第1部分：電子文件歸檔與檔案管

理

GB/T18894電子文件歸檔與管理規(guī)范

DA/T42企業(yè)檔案工作規(guī)范

JGJ25檔案館建筑設(shè)計規(guī)范

3術(shù)語和定義

下列術(shù)語和定義適用于本文件。

3.1

檔案

國家機構(gòu)、社會組織或個人在社會活動中直接形成的有價值的各種形式的歷史記錄。

3.2

檔案管理

檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等活動。

3.3

安全評價檔案

社會組織在安全評價活動中形成的有價值的各種形式的文件。

3.4

歸檔

辦理完畢且具有保存價值的文件經(jīng)系統(tǒng)整理交檔案室（館）保存的過程。

3.5

立卷

將若干文件按形成規(guī)律和有機聯(lián)系組成案卷的過程。

1

DB41/T1362—2017

3.6

案卷

由互有聯(lián)系的若干文件組合成的檔案保管單位。

3.7

案卷目錄

以有機聯(lián)系的檔案整體為單位登錄案卷的題名及其他特征并按案卷號次序編排而成的一種檔案目

錄。

3.8

卷內(nèi)文件目錄

登錄卷內(nèi)文件題名和其他特征并固定文件排列次序的表格，排列在卷內(nèi)文件之前。

3.9

檔號

以字符形式賦予檔案實體的用以固定和反映檔案排列順序的一組代碼。

4總則

4.1安全評價檔案是社會組織從事安全評價的重要憑證；安全評價檔案管理應(yīng)以滿足各項評價活動在

證據(jù)、責(zé)任和信息等方面的需求為導(dǎo)向，運用現(xiàn)代技術(shù)與管理方法，通過資源整合和開發(fā)，為從事安全

評價的社會組織經(jīng)營、管理和持續(xù)發(fā)展提供有效服務(wù)。

4.2從事安全評價的社會組織應(yīng)對安全評價檔案實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一管理、統(tǒng)一制度、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。

4.3評價項目檔案文件的收集、整理和歸檔，應(yīng)與項目的立項、委托、簽約、現(xiàn)場調(diào)研、文件收集以

及評價報告的編制、審核等同步進行。

4.4從事安全評價的社會組織應(yīng)維護安全評價檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全。

4.5從事安全評價的社會組織各信息系統(tǒng)的開發(fā)與實施應(yīng)充分考慮檔案管理的要求。

5收集

5.1通則

反映與安全評價有關(guān)的重要業(yè)務(wù)活動、具有查考利用價值的各種載體的文件，應(yīng)收集齊全，歸入安

全評價檔案。

5.2收集范圍

歸檔文件產(chǎn)生于安全評價的全過程，各階段收集的文件（不涉及的文件不列入收集范圍）可參照、

但不限于附錄A。

5.3收集時間

各類文件應(yīng)按實施安全評價時間的先后順序或項目完成情況及時收集。

5.4收集文件質(zhì)量要求

5.4.1應(yīng)收集原始文件，且字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔，簽字認可手續(xù)完備。

5.4.2需永久、長期保存的文件，不應(yīng)用易褪色的書寫材料（紅色墨水、純藍墨水、圓珠筆、復(fù)寫紙、

鉛筆等）書寫、繪制。

2

DB41/T1362—2017

5.4.3錄音、影像文件應(yīng)保證載體的有效性。

5.4.4電子文件格式應(yīng)符合GB/T18894的要求。

6整理與歸檔

6.1整理

6.1.1安全評價檔案整理應(yīng)遵循項目形成時間與類別，區(qū)分保管期限（見附錄A），保持安全評價檔案

有機聯(lián)系。

6.1.2文件整理基本要求如下：

a)跨年度評價項目的文件在立卷時，應(yīng)放在評價項目完結(jié)年立卷；

b)應(yīng)歸檔的評價文件，其種類、份數(shù)均應(yīng)收集齊全、完整，按照文件的形成規(guī)律和有機聯(lián)系進行

分類、立卷，使組成的案卷能正確反映對應(yīng)評價活動的全過程，便于保管和利用；

c)檔案案卷格式的整理應(yīng)符合GB/T9705的要求；

d)涉密文件，應(yīng)依照保密規(guī)定標(biāo)明密級和保密期限，注明發(fā)放范圍及制作數(shù)量。

6.1.3根據(jù)文件保存載體不同，紙質(zhì)文件整理應(yīng)符合DA/T42的要求；電子文件整理應(yīng)符合GB/T18894

的要求；現(xiàn)場照片整理應(yīng)符合GB/T11821的要求；CAD圖紙整理應(yīng)符合GB/T17678.1的要求。

6.1.4案卷目錄編制、卷內(nèi)文件目錄編制、案卷封面應(yīng)符合GB/T11822要求。其中案卷題名應(yīng)簡明、

準(zhǔn)確揭示案卷的內(nèi)容，宜采用評價項目名稱作為案卷題名（項目名稱宜與項目合同書、項目委托書、立

項名稱等一致）。

6.1.5案卷脊背應(yīng)填寫案卷題名、檔號和密級。

6.1.6文件整理順序宜為文字在前，圖樣在后；正件在前，附件在后；印件在前，定（草）稿在后；

譯文在前，原文在后。

6.2歸檔

6.2.1評價項目檔案應(yīng)在項目結(jié)束后及時整理立卷完畢，并向檔案室移交歸檔。

6.2.2歸檔文件宜為原始文件。

6.2.3同一卷內(nèi)有不同保管期限的文件，該卷保管期限從長。

6.2.4歸檔電子文件同時存在相應(yīng)的紙質(zhì)或其他載體形式的文件時，應(yīng)在內(nèi)容、相關(guān)說明及描述上保

持一致。

6.2.5電子文件的歸檔應(yīng)符合GB/T18894和GB/T17678.1的規(guī)定。

6.2.6文件形成部門應(yīng)就歸檔文件填寫檔案交接清單，檔案交接清單宜與卷內(nèi)目錄內(nèi)容一致。

6.2.7檔案管理人員接收歸檔文件時，應(yīng)認真核對，并檢查文件質(zhì)量，確認符合歸檔要求后，與評價

項目負責(zé)人在檔案交接清單上簽字。

7保管與利用

7.1保管

7.1.1紙質(zhì)檔案的保管要求如下：

a)檔案應(yīng)定期清理核對，檔案數(shù)量發(fā)生變化時應(yīng)有記錄說明；

b)檔案應(yīng)定期檢查，對破損褪變的檔案應(yīng)進行修裱、復(fù)制和其它技術(shù)處理；

c)應(yīng)建立檔案統(tǒng)計工作制度，對檔案的移入、移出、保管、改進、修補、銷毀和借閱等情況進行

統(tǒng)計；

3

DB41/T1362—2017

d)需銷毀的檔案，檔案管理人員應(yīng)編制銷毀清冊，經(jīng)有關(guān)人員會審批準(zhǔn)后銷毀，銷毀清冊應(yīng)永久

保存。

7.1.2電子檔案的保管除應(yīng)符合紙質(zhì)檔案的要求外，還應(yīng)符合下列條件：

a)歸檔載體應(yīng)作防寫處理，避免擦、劃、觸摸記錄涂層；

b)單片載體應(yīng)裝盒，豎立存放，且避免擠壓；

c)存放時應(yīng)遠離強磁場、強熱源，并與有害氣體隔離；

d)超過保管期限的電子檔案的鑒定和銷毀，參照7.1.1，其刪除和銷毀應(yīng)符合GB/T18894的要

求。

7.2利用

7.2.1檔案部門應(yīng)加強檔案檢索系統(tǒng)建設(shè)，宜適應(yīng)信息化發(fā)展需要，開發(fā)檔案信息資源，及時、有效

地提供檔案利用服務(wù)。

7.2.2可采用直接查閱、電話調(diào)閱、網(wǎng)上查閱等方式提供利用原件、復(fù)制件、縮微件和電子檔案。

7.2.3查閱和借閱檔案時，應(yīng)嚴(yán)格履行登記手續(xù)，用畢及時歸還，并辦理注銷手續(xù)，不準(zhǔn)轉(zhuǎn)借。

7.2.4借閱檔案的人員對案卷應(yīng)妥善保管，防止遺失、泄密和污損，不準(zhǔn)抽換、涂改、勾畫、拆卷。

7.2.5借出檔案時，應(yīng)在借出的檔案位置放代替卡，標(biāo)明卷號、借閱時間、借閱單位或借閱人，以便

查閱和催還。

7.2.6借出檔案，因保管不慎丟失時，應(yīng)及時追查，并報告該社會組織的主要負責(zé)人及時處理。

4

DB41/T1362—2017

附錄A

（資料性附錄）

安全評價文件資料歸檔基本范圍和保管期限

安全評價文件資料歸檔基本范圍和保管期限參見表A.1。

表A.1安全評價文件資料歸檔基本范圍和保管期限

保管期限

序號規(guī)定文件

預(yù)評價驗收評價現(xiàn)狀評價

1評價項目立項階段

1.1中標(biāo)通知書永久永久永久

1.2委托書永久永久永久

1.3安全評價合同書永久永久永久

1.4風(fēng)險分析記錄10年永久10年

2評價項目組成立階段

2.1評價項目任務(wù)書10年永久10年

2.2評價項目組長及人員安排10年永久10年

2.3任務(wù)分工通知單10年永久10年

2.4實施計劃10年永久10年

2.5審批記錄10年永久10年

3現(xiàn)場調(diào)研階段

3.1現(xiàn)場調(diào)研記錄10年永久10年

3.2現(xiàn)場會議記錄10年永久10年

3.3現(xiàn)場勘查儀器清單10年永久10年

3.4收集資料清單10年永久10年

3.5現(xiàn)場影像及照片10年永久10年

3.6與被評價單位交流記錄10年永久10年

3.7存在問題及整改建議措施表10年永久10年

3.8企業(yè)營業(yè)執(zhí)照或預(yù)先名稱核準(zhǔn)通知書10年永久10年

項目批復(fù)文件（包括項目立項、備案、規(guī)劃、土地、消防、許

3.910年永久10年

可文書等）

項目管理性文件（安全管理機構(gòu)設(shè)置及管理人員任命文件、安

3.10全生產(chǎn)責(zé)任制、安全管理規(guī)章制度、安全操作規(guī)程、特種作業(yè)10年永久10年

人員持證情況）

3.11重大危險源備案表10年永久10年

3.12應(yīng)急預(yù)案備案表10年永久10年

3.13特種設(shè)備使用登記證或檢測檢驗報告10年永久10年

3.14防雷檢測報告10年永久10年

3.15區(qū)域位置圖和周邊環(huán)境示意圖10年永久10年

3.16項目技術(shù)性文件（項目平面布置圖、工藝流程圖等）10年永久10年

15

DB41/T1362—2017

表A.1安全評價文件資料歸檔基本范圍和保管期限（續(xù)）

保管期限

序號規(guī)定文件

預(yù)評價驗收評價現(xiàn)狀評價

4評價報告編制階段

4.1評價報告起草分工單10年永久10年

4.2評價報告自審會議記錄10年永久10年

4.3評價報告匯總（初稿）10年永久10年

4.4評價報告內(nèi)部（三級）審核流轉(zhuǎn)記錄10年永久10年

4.5評價報告修改痕跡記錄10年永久10年

4.6評價人員簽名表10年永久10年

4.7整改情況復(fù)查表（含文字及影像、照片）10年永久10年

5評審修改階段

5.1評價報告（送審版）10年永久10年

5.2專家組審查意見10年永久10年

5.3專家簽到表10年永久10年

6備案階段

6.1評價報告（備案版）10年永久10年

6.2報告修改說明（含：專家簽字的修改說明）10年永久10年

6.3企業(yè)整改情況（含文字及影像、照片）10年永久10年

6.4企業(yè)整改情況復(fù)查表（含文字及影像、照片）10年永久10年

_________________________________

26

DB41/T1362—2017

目次

前言................................................................................Ⅰ

1范圍..............................................................................1

2規(guī)范性引用文件....................................................................1

3術(shù)語和定義........................................................................1

4總則..............................................................................2

5收集..............................................................................2

5.1通則..........................................................................2

5.2收集范圍......................................................................2

5.3收集時間......................................................................2

5.4收集文件質(zhì)量要求..............................................................2

6整理與歸檔........................................................................3

6.1整理..........................................................................3

6.2歸檔..........................................................................3

7保管與利用........................................................................3

7.1保管..........................................................................3

7.2利用..........................................................................4

附錄A（資料性附錄）安全評價文件資料