投訴管理方案

投訴管理方案

目錄

投訴管理方案.....................................1

1.總則.........................................2

2.客戶投訴.....................................3

3.處理原則.....................................4

4.基本處理流程.................................5

5.不同內(nèi)容投訴的處理...........................6

6.投訴控制原則.................................7

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1.總則

第一條為提高催收質(zhì)量和水平，規(guī)范投訴處理程序，

形成有效的投訴管理機制，根據(jù)相關(guān)制度和規(guī)定，制定本制

度。

第二條對客戶投訴的處理應以有關(guān)規(guī)章制度為依據(jù)，

以實事求是、公平合理、處理及時為原則，最大限度地滿足

客戶的正當要求，認真解決客戶提出的問題，改進工作，優(yōu)

化服務，及時發(fā)現(xiàn)客戶潛在風險和不穩(wěn)定因素，維護公司及

合作銀行的信譽和合法權(quán)益。

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2.客戶投訴

第一條公司成立催收質(zhì)檢部，根據(jù)不同合作銀行設(shè)立

專崗轉(zhuǎn)職，統(tǒng)一接收投訴信息并發(fā)散至各職能部門，負責跟

蹤、監(jiān)管、回收信息、反饋給合作銀行、做好記錄并根據(jù)不

通過投訴情況做出獎懲及完善公司催收制度，形成完整閉環(huán)。

第二條各催收部門的主管為一般投訴事項的處理負責

人。涉及違規(guī)行為和導致訴訟的投訴事件，總經(jīng)理負責處

理。

第三條投訴分類

非常態(tài)投訴(V級，非常態(tài)):日常態(tài)工作中發(fā)現(xiàn)違規(guī)

催收條令；

輕度投訴(IV級，警示級):質(zhì)檢通過錄音電話、短信、

微信等發(fā)現(xiàn)違規(guī)催收條令；

中度投訴(Ⅲ級，危險級):通過銀行質(zhì)檢部門傳遞的

投訴工單，最終由公司認定為有責投訴；

重大投訴(Ⅱ級，重危險級):通過12378、12363、12345

等傳遞的投訴工單，由公司認定為有責投訴；

特重大投訴(I級，極度危險級):由銀行認定為有責

投訴。

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3.處理原則

第一條處理客戶投訴時應做到耐心聽取，認真審閱，

做到及時、專業(yè)、禮貌，體現(xiàn)良好的職業(yè)道德和服務意識，

堅持“冷處理”原則。

第二條處理客戶投訴實時，投訴處理人須注意方式方

法，耐心說服教育，切忌態(tài)度粗暴生硬，切忌隨意表態(tài)、

許愿，對于客戶的不合理要求，也要耐心解釋和說服防止

矛盾激化；對揚言采取過激行為的對象要落實站人負責看管，

對可能被報復的人員和被破壞的目標，采取有效的防范措

施；

第三條投訴處理人必須與客戶在合法、合理、自愿的

基礎(chǔ)上積極協(xié)商，妥善解決，不得簡單了事，力爭把矛盾

和問題在公司內(nèi)部解決和消化。

第四條客戶投訴的具體事項應當按照相關(guān)規(guī)定和領(lǐng)導

的要求，配合投訴事項的調(diào)查，反饋等工作。

第五條在處理投訴過程中，如發(fā)現(xiàn)各部門相關(guān)責任人

存在違規(guī)行為的，應當立即報告上級領(lǐng)導核實。

第六條對于每次投訴做好相關(guān)記錄，并及時將處理結(jié)

果反饋銀行及直屬領(lǐng)導。

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4.基本處理流程

第一條投訴按方式可分為電話投訴、上門投訴等。

第二條各類客戶投訴的受理及處理的基本流程如下：

(一)受理：投訴案件產(chǎn)生后，立即查詢錄音材料或到

現(xiàn)場了解投訴產(chǎn)生的原因，分析我們工作人員是否存在過錯。

投訴處理人員需及時了解客戶投訴事情的過程，記錄投訴事

件內(nèi)容。

(二)處理：相關(guān)責任部門應在收到客戶投訴處理通知

后及時與客戶進行聯(lián)系，對客戶進行必要和適當?shù)慕忉尲鞍?/p>

撫。催收主管主動聯(lián)系投訴客戶，并耐心及誠懇聽取投訴客

戶的意見，若存在工作人員的過錯，主管會自動連同工作人

員向投訴客戶當面賠禮道歉，避免投訴進一步升級。特殊

情況下應在3個工作任內(nèi)處理完畢。對不能立即回復的投訴，

應主動告知客戶目前的處理進度；

(三)記錄：投訴事件填寫投訴處理記錄單；

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5.不同內(nèi)容投訴的處理

第一條對于影響銀行形象和聲譽的重大投訴，投訴處

理人員應先上報分管領(lǐng)導及總經(jīng)理后進行投訴處理。

第二條投訴按內(nèi)容可區(qū)分為服務質(zhì)量投訴(服務態(tài)度)、

業(yè)務投訴(員工工作失誤)、非我方責任投訴等。

第三條對因服務質(zhì)量和服務態(tài)度而引起的投訴，經(jīng)調(diào)

查如確屬催收人員催收態(tài)度或溝通技能問題，當事人和主管

領(lǐng)導應主動向客戶道歉，取得客戶諒解。

第四條對因部門之間溝通、協(xié)調(diào)不足引起的投訴，應

首先協(xié)調(diào)將客戶業(yè)務辦理完畢，然后由投訴時間處理人提交

建議，建議相關(guān)上級領(lǐng)導進行部門協(xié)調(diào)，提出解決方法，理

順內(nèi)部關(guān)系。

第五條對非我方責任的投訴，如因客戶對有關(guān)規(guī)定不

理解或因操作不當引起的投訴，判斷客戶的要求是否超出或

違反銀行及我方規(guī)定及政策的，應向客戶做耐心解釋和說明，

化解矛盾和排除不合理要求。

第六條投訴是因?qū)鶆杖诉M行催收時言語沖突等原因，

債務人為表達對我們工作的不滿，直接反映至合作銀行的

一種行為。

第七條控制投訴是銀行監(jiān)察項目之一，現(xiàn)就有關(guān)投訴

問題制定控制措施和處理流程，以避免或減少投訴。

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6.投訴控制原則

1、電催：

(1)談判還款的步驟為先禮后兵；

(2)談判施壓時，需時而說理、時而施壓，要本著以理

服人和幫助債務人處理問題的原則進行談判；

(3)嚴禁向與債務人無關(guān)的第三人透露債務人信息，及

對第三人透露是受誰委托的。

2、外訪：

(1)嚴禁在上門面談過程中，向任何人說出恐嚇性的話

語、臟話，禁止使用辱罵侮辱性語言；

(2)禁止私自收取現(xiàn)金；

(3)禁止使用暴力，不可觸碰債務人或其他有關(guān)人的物

件；

(4)外訪時必須攜帶錄音筆，所有外訪過程中的談判要

錄音；

(5)嚴禁對任何案件作假報告，包括書面、計算機記錄

及談話錄音。

投訴預警：

1、對于可能引起投訴的個案，需第一時間向部門主管

報備；

2、催收主管聯(lián)合客服部、質(zhì)檢部檢查個案，制定下一

步催收行動，并視案件情況決定是否向銀行報備。

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投訴定級規(guī)定：

1、按照客戶投訴的嚴重程度分為一般、嚴重、重大三

級。

2、一般投訴按照一般投訴流程進行處理，并將結(jié)果反

饋給銀行卡中心。

3、嚴重投訴由主管跟進并回復銀行，根據(jù)銀行回復內(nèi)

容及要求與客戶聯(lián)系，確定是否已經(jīng)妥善處理。

投訴劃分的具體標準為：

1、一般投訴：銀行通過客服部門、分行及屬地營銷中

心等途徑收到對公司的投訴，經(jīng)銀行確認合理，反饋給公司

進行處理的投訴；

2、嚴重投訴：銀行總行、銀聯(lián)、銀監(jiān)局、消費者協(xié)會

等監(jiān)督機構(gòu)轉(zhuǎn)入銀行對公司的投訴，經(jīng)銀行確認合理，反饋

給公司進行處理的投訴；

3、重大投訴：被媒體、網(wǎng)絡(luò)論壇曝光或客戶已經(jīng)通過

法院起訴的投訴。

投訴處理流程：

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收到投訴(投訴來源：銀行委給公司催收的僧款人、持卡人或擔保人)

案件暫停

了解投訴要點及訴束

查看催收記錄、抽取錄音

內(nèi)部各主管分析投訴原因，判斷投訴是否成立

成立不成立

分析個案、擬定策略由

集中培訓、行政人事部

銀行確認公司指定的安

按部門規(guī)則處罰

撫策略

催收主管與投訴人

溝通平息投訴

害服部制作投訴

報告

不

退件搜銀行指示決定是合程放個案正常催收

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投訴響應機制：

密戶投訴

工

銀行下投訓工單(投訓內(nèi)容)

業(yè)務文特部根據(jù)投訴內(nèi)態(tài)以及緊急程中評他處理方式

1、藏急重大的業(yè)務支神部門當即處理

2.非緊色氮大的交由團隊負費人快查處理。業(yè)務支持部題進

工

業(yè)務支持部核實投訴：

團人負責人核實

調(diào)取錄音/他收記錄核實待查

√業(yè)

有效投評無效投訴

業(yè)工

催收員或上項主管生業(yè)

投訴處理

助頂時固復客戶因復銀行井說明情況(或提供錄

普償收記錄始額行)

回復銀行(電催錄音、懂收記業(yè)

錄),鎳行對投訴進行模實

通知循收界絲給值收，但要注意