中小公司會(huì)議管理制度

中小公司會(huì)議管理制度中小公司會(huì)議管理制度

第一章總則

第一條目的與依據(jù)

為確保公司會(huì)議的有序進(jìn)行，提高會(huì)議效率，明確會(huì)議決議的執(zhí)行力，依據(jù)公司管理需要，特制定本制度。

第二條適用范圍

本制度適用于公司內(nèi)部各類會(huì)議的管理，包括但不限于董事會(huì)、總經(jīng)理辦公會(huì)、部門例會(huì)、專題協(xié)調(diào)會(huì)等。

第三條會(huì)議原則

1.會(huì)議應(yīng)遵循高效、務(wù)實(shí)、精簡(jiǎn)、節(jié)約的原則。

2.會(huì)議應(yīng)注重解決問(wèn)題，提高決策效率，避免形式主義和無(wú)效溝通。

3.會(huì)議的組織與召開應(yīng)嚴(yán)格按照本制度執(zhí)行，確保會(huì)議的嚴(yán)肅性和權(quán)威性。

第四條會(huì)議分類

1.按會(huì)議性質(zhì)分為：例行會(huì)議、專題會(huì)議、臨時(shí)會(huì)議。

2.按參會(huì)范圍分為：公司級(jí)會(huì)議、部門級(jí)會(huì)議、項(xiàng)目組會(huì)議。

第五條會(huì)議召開權(quán)限

1.公司級(jí)會(huì)議由公司高層領(lǐng)導(dǎo)或相關(guān)部門負(fù)責(zé)人發(fā)起，報(bào)請(qǐng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后召開。

2.部門級(jí)會(huì)議由各部門負(fù)責(zé)人發(fā)起，報(bào)請(qǐng)公司總經(jīng)理或分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后召開。

3.臨時(shí)會(huì)議可根據(jù)工作需要隨時(shí)召開，但需遵循本制度相關(guān)規(guī)定。

第六條會(huì)議通知

1.會(huì)議組織者應(yīng)在會(huì)議召開前，向參會(huì)人員發(fā)出會(huì)議通知，明確會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、議程等內(nèi)容。

2.會(huì)議通知應(yīng)提前一定時(shí)間發(fā)送，以確保參會(huì)人員有充足的時(shí)間做好準(zhǔn)備。

第七條會(huì)議紀(jì)律

1.參會(huì)人員應(yīng)按時(shí)參加會(huì)議，不得遲到、早退。

2.參會(huì)人員應(yīng)保持會(huì)議秩序，尊重發(fā)言者，不得隨意打斷他人發(fā)言。

3.會(huì)議期間，參會(huì)人員應(yīng)關(guān)閉手機(jī)或調(diào)至靜音狀態(tài)，如有緊急事項(xiàng)，需離開會(huì)場(chǎng)時(shí)，應(yīng)向會(huì)議主持人請(qǐng)示。

4.會(huì)議內(nèi)容應(yīng)保密，未經(jīng)許可，不得泄露會(huì)議討論內(nèi)容。

第八條會(huì)議決議

1.會(huì)議決議應(yīng)明確、具體、可行。

2.會(huì)議決議的執(zhí)行應(yīng)明確責(zé)任人和完成時(shí)限。

3.會(huì)議決議的落實(shí)情況應(yīng)作為下次會(huì)議的議題之一，進(jìn)行跟蹤反饋。

第九條本制度的解釋權(quán)歸公司總經(jīng)理辦公會(huì)所有。

第十條本制度自發(fā)布之日起實(shí)施，如有未盡事宜，可根據(jù)實(shí)際情況予以修訂。原有相關(guān)規(guī)定與本制度不符的，以本制度為準(zhǔn)。

第二章會(huì)議流程

一、會(huì)議籌備

1.確定會(huì)議主題：根據(jù)公司工作需要，明確會(huì)議主題，確保會(huì)議內(nèi)容具有針對(duì)性和實(shí)用性。

2.制定會(huì)議議程：列出會(huì)議主要議題，明確討論重點(diǎn)，合理分配時(shí)間。

3.確定參會(huì)人員：根據(jù)會(huì)議性質(zhì)和議題，邀請(qǐng)相關(guān)部門和人員參加，確保參會(huì)人員具備決策權(quán)或相關(guān)專業(yè)能力。

4.選擇會(huì)議時(shí)間和地點(diǎn)：確保會(huì)議時(shí)間與參會(huì)人員的工作安排不沖突，選擇合適的會(huì)議室。

二、會(huì)議通知

1.發(fā)送會(huì)議通知：在會(huì)議召開前，通過(guò)郵件、電話等方式向參會(huì)人員發(fā)送會(huì)議通知，明確會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、議程等內(nèi)容。

2.通知時(shí)間：會(huì)議通知應(yīng)在會(huì)議召開前一定時(shí)間發(fā)送，以確保參會(huì)人員有充足的時(shí)間做好準(zhǔn)備。

三、會(huì)議召開

1.會(huì)議簽到：會(huì)議開始前，由會(huì)務(wù)人員負(fù)責(zé)簽到，確保參會(huì)人員到齊。

2.會(huì)議主持：由主持人宣布會(huì)議開始，介紹會(huì)議主題、議程和參會(huì)人員。

3.會(huì)議發(fā)言：根據(jù)議程安排，各議題負(fù)責(zé)人進(jìn)行發(fā)言，闡述觀點(diǎn)和需求。

4.會(huì)議討論：參會(huì)人員針對(duì)議題展開討論，提出意見(jiàn)和建議。

5.會(huì)議決策：在充分討論的基礎(chǔ)上，形成會(huì)議決議，明確責(zé)任人和完成時(shí)限。

四、會(huì)議記錄

1.記錄會(huì)議內(nèi)容：由專人負(fù)責(zé)記錄會(huì)議討論過(guò)程、決議等關(guān)鍵信息。

2.整理會(huì)議紀(jì)要：會(huì)后及時(shí)整理會(huì)議紀(jì)要，將會(huì)議內(nèi)容、決議等形成書面材料。

五、會(huì)議總結(jié)

1.主持人對(duì)會(huì)議進(jìn)行總結(jié)，強(qiáng)調(diào)會(huì)議決議和下一步工作要求。

2.分管領(lǐng)導(dǎo)對(duì)會(huì)議進(jìn)行點(diǎn)評(píng)，提出改進(jìn)意見(jiàn)和建議。

六、會(huì)議結(jié)束

1.會(huì)議結(jié)束后，由主持人宣布散會(huì)。

2.會(huì)務(wù)人員負(fù)責(zé)收集會(huì)議紀(jì)要，分發(fā)給參會(huì)人員。

七、會(huì)議資料的歸檔

1.會(huì)后，將會(huì)議紀(jì)要、簽到表等相關(guān)資料進(jìn)行歸檔，以備查閱。

2.對(duì)會(huì)議決議的執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤，確保會(huì)議成果的落實(shí)。

本章內(nèi)容旨在規(guī)范會(huì)議流程，確保會(huì)議的有序進(jìn)行，提高會(huì)議效率，為公司的決策提供有力支持。參會(huì)人員應(yīng)嚴(yán)格遵守本章規(guī)定，共同維護(hù)會(huì)議的嚴(yán)肅性和權(quán)威性。

第三章會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

一、會(huì)議紀(jì)要的整理與發(fā)布

1.會(huì)議紀(jì)要的整理：會(huì)議結(jié)束后，由指定的記錄人負(fù)責(zé)整理會(huì)議紀(jì)要，確保紀(jì)要內(nèi)容準(zhǔn)確、完整地反映會(huì)議討論情況和決議結(jié)果。

2.會(huì)議紀(jì)要的審批：整理完成的會(huì)議紀(jì)要需提交給會(huì)議主持人或相關(guān)負(fù)責(zé)人審批，確保紀(jì)要內(nèi)容符合會(huì)議實(shí)際情況。

3.會(huì)議紀(jì)要的發(fā)布：審批通過(guò)后，會(huì)議紀(jì)要應(yīng)及時(shí)通過(guò)郵件、公司內(nèi)部通訊平臺(tái)等方式發(fā)布給所有參會(huì)人員及相關(guān)部門。

二、會(huì)議決議的執(zhí)行與跟蹤

1.責(zé)任分配：會(huì)議紀(jì)要中應(yīng)明確每項(xiàng)決議的責(zé)任人和完成時(shí)限，確保決議的執(zhí)行有明確的指導(dǎo)和時(shí)間約束。

2.跟蹤機(jī)制：建立會(huì)議決議跟蹤機(jī)制，由專人負(fù)責(zé)定期檢查決議的執(zhí)行進(jìn)度，確保決議得到有效落實(shí)。

3.進(jìn)度匯報(bào)：責(zé)任人需定期向會(huì)議組織者或相關(guān)部門匯報(bào)決議執(zhí)行情況，包括已完成的任務(wù)、存在的問(wèn)題和下一步計(jì)劃。

三、會(huì)議決議的反饋與評(píng)估

1.反饋機(jī)制：鼓勵(lì)參會(huì)人員就決議執(zhí)行過(guò)程中遇到的問(wèn)題和改進(jìn)建議進(jìn)行反饋，促進(jìn)決議的不斷完善和優(yōu)化。

2.評(píng)估與改進(jìn)：定期對(duì)會(huì)議決議的執(zhí)行效果進(jìn)行評(píng)估，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，為今后類似會(huì)議的決議制定提供參考。

四、會(huì)議紀(jì)要的歸檔與管理

1.歸檔：會(huì)議紀(jì)要應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定進(jìn)行歸檔，便于日后查詢和審計(jì)。

2.管理：建立會(huì)議紀(jì)要管理臺(tái)賬，記錄會(huì)議紀(jì)要的編號(hào)、發(fā)布日期、涉及決議等信息，確保會(huì)議紀(jì)要的可追溯性。

五、會(huì)議決議落實(shí)的激勵(lì)機(jī)制

1.建立激勵(lì)機(jī)制：對(duì)會(huì)議決議執(zhí)行過(guò)程中表現(xiàn)突出的個(gè)人或團(tuán)隊(duì)給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)，激發(fā)員工積極參與會(huì)議決議的執(zhí)行。

2.考核與問(wèn)責(zé)：對(duì)未按期完成或執(zhí)行不力的責(zé)任人進(jìn)行考核，視情況采取相應(yīng)的問(wèn)責(zé)措施，確保會(huì)議決議的嚴(yán)肅性。

本章內(nèi)容旨在強(qiáng)化會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)，確保會(huì)議成果轉(zhuǎn)化為公司運(yùn)營(yíng)的實(shí)際效益，提高公司決策執(zhí)行力和運(yùn)營(yíng)效率。各相關(guān)部門和人員應(yīng)嚴(yán)格按照本章規(guī)定執(zhí)行，共同推動(dòng)公司發(fā)展。

第四章會(huì)議室管理規(guī)定

一、會(huì)議室預(yù)訂

1.預(yù)訂流程：需使用會(huì)議室的部門或個(gè)人，應(yīng)提前向行政管理部門或指定人員提交會(huì)議室預(yù)訂申請(qǐng)，明確會(huì)議時(shí)間、參會(huì)人數(shù)等信息。

2.預(yù)訂原則：會(huì)議室預(yù)訂遵循“先申請(qǐng)、先使用”的原則，行政管理部門有權(quán)根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行合理調(diào)配。

二、會(huì)議室布置

1.標(biāo)準(zhǔn)配置：會(huì)議室應(yīng)配備必要的會(huì)議設(shè)施，如投影儀、音響設(shè)備、白板、會(huì)議桌椅等。

2.個(gè)性化需求：根據(jù)會(huì)議類型和需求，可對(duì)會(huì)議室進(jìn)行個(gè)性化布置，如擺放名簽、準(zhǔn)備會(huì)議資料等。

三、會(huì)議室使用規(guī)范

1.使用時(shí)間：會(huì)議開始前，參會(huì)人員應(yīng)提前進(jìn)入會(huì)議室做好準(zhǔn)備。會(huì)議結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)整理會(huì)議室，恢復(fù)原狀。

2.設(shè)備使用：使用會(huì)議室設(shè)備時(shí)，應(yīng)遵循操作規(guī)范，確保設(shè)備安全。如遇設(shè)備故障，應(yīng)及時(shí)報(bào)告行政管理部門。

3.保持整潔：會(huì)議室內(nèi)禁止吸煙、進(jìn)食，參會(huì)人員應(yīng)保持會(huì)議室整潔衛(wèi)生。

四、會(huì)議室安全管理

1.人員安全：會(huì)議組織者應(yīng)確保會(huì)議室內(nèi)的參會(huì)人員安全，如有緊急情況，及時(shí)啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案。

2.信息安全：會(huì)議過(guò)程中，參會(huì)人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露會(huì)議內(nèi)容。

3.物品安全：會(huì)議室內(nèi)禁止私拉亂接電源，確保用電安全。貴重物品應(yīng)妥善保管，防止丟失。

五、會(huì)議室維護(hù)與保養(yǎng)

1.定期檢查：行政管理部門應(yīng)定期對(duì)會(huì)議室設(shè)備進(jìn)行檢查、維護(hù)，確保設(shè)備正常運(yùn)行。

2.報(bào)修與更新：發(fā)現(xiàn)會(huì)議室設(shè)備損壞或功能不足時(shí)，應(yīng)及時(shí)報(bào)修或更新，以滿足會(huì)議需求。

六、會(huì)議室服務(wù)支持

1.會(huì)務(wù)服務(wù)：行政管理部門應(yīng)為會(huì)議提供必要的會(huì)務(wù)支持，如茶水、文具等。

2.技術(shù)支持：會(huì)議組織者如需技術(shù)支持，可提前向行政管理部門申請(qǐng)，確保會(huì)議順利進(jìn)行。

本章內(nèi)容旨在規(guī)范會(huì)議室的管理和使用，為各類會(huì)議提供良好的環(huán)境和服務(wù)支持。各部門和人員應(yīng)嚴(yán)格遵守本章