2024年辦公室秩序管理制度范本（二篇）

第14頁共14頁2024年辦公室秩序管理制度范本第四十五條檔案管理1.各類檔案在歸檔前，需由各部門相關(guān)負(fù)責(zé)人進行預(yù)立卷。需移交的檔案，檔案室應(yīng)編制《檔案移交登記表》，提交公司負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)，并指定監(jiān)交人后，方可執(zhí)行移交。移交前，應(yīng)按清單進行清點；移交后，雙方在清單上簽字確認(rèn)?！稒n案移交登記表》一式兩份，移交方與接收方各持一份，并永久保存。2.業(yè)務(wù)需求下的檔案借閱，應(yīng)在檔案室辦理借閱登記手續(xù)。對于涉及保密要求的檔案，需由借閱部門負(fù)責(zé)人提交書面借閱申請單。頻繁外借的資料，檔案室應(yīng)制作成電子版形式外借，而光盤、軟盤等介質(zhì)文件資料則不予外借。3.檔案員在收到借閱條后，經(jīng)核查無誤，取出相應(yīng)檔案，并在借閱登記表上注明借出與歸還日期，以便及時催還。4.檔案歸還時，檔案員需核查檔案完整無損后，將其歸回檔夾，填寫歸還日期，并取消借閱記錄。5.借閱人需嚴(yán)格遵守借閱規(guī)定，不得轉(zhuǎn)借、拆卸、調(diào)換、污損檔案，不得在文件上圈點、畫線或涂改。未經(jīng)批準(zhǔn)，不得復(fù)印或摘抄檔案內(nèi)容。6.因工作需要復(fù)印或摘抄檔案的，需由借閱部門負(fù)責(zé)人書面請示，并經(jīng)行政人事部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。7.借閱人應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)歸還檔案。若同一檔案被多人借閱，需變更借閱登記，嚴(yán)禁私自轉(zhuǎn)交。8.借閱檔案期限最長不得超過兩個月；非本部門文件借閱期限不得超過兩周。逾期未歸還者，將停止其借閱權(quán)，并向其所在部門通報。如需續(xù)借，可持檔案至檔案室辦理續(xù)借手續(xù)，僅限續(xù)借一次。9.員工離職前，需清還從檔案室借閱的所有檔案資料，并由檔案室在調(diào)離手續(xù)單上簽字確認(rèn)后，方可辦理離職手續(xù)。脫產(chǎn)學(xué)習(xí)或外借工作半年以上的員工，在離開公司前也需清還所借檔案。第四十六條檔案銷毀每年保管期限已滿的檔案，由檔案員編制紙質(zhì)及電子版的《文件銷毀清單》，提交公司負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)后，由檔案室統(tǒng)一銷毀。銷毀前需按清單清點；銷毀后，在清單上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報告本單位負(fù)責(zé)人?！稒n案銷毀清單》需永久保存。對于保管期限已滿但仍需保存的檔案，如未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)、未了事項、正在項目建設(shè)期間的建設(shè)單位等，應(yīng)單獨抽出立卷保存，直至事項完結(jié)。第四十七條檔案室職責(zé)檔案室負(fù)責(zé)集中統(tǒng)一管理公司已形成的具有保存價值的各類文件資料檔案，確保檔案的完整與安全，并主動做好檔案的提供利用工作。未經(jīng)許可，任何無關(guān)人員不得進入檔案室。第四十八條檔案管理人員職責(zé)檔案管理人員應(yīng)恪盡職守，遵守紀(jì)律，保守秘密，樹立全心全意為公司服務(wù)的思想，主動、準(zhǔn)確、迅速地為利用者提供檔案資料。第四十九條檔案室設(shè)施保護愛護檔案室的一切設(shè)施設(shè)備，未經(jīng)許可，任何人不得使用及隨意翻動。第五十條檔案庫房管理檔案庫房需做好“七防”工作，即防盜、防火、防潮、防曬、防塵、防鼠、防蟲。保持庫房溫濕度適宜，定期擦拭檔案柜，保持清潔衛(wèi)生。定期檢查檔案庫房存放情況，發(fā)現(xiàn)破損和變質(zhì)檔案應(yīng)及時修補，確保帳物相符。第五十一條檔案利用1.編制檔案目錄并輸入計算機管理系統(tǒng)，便于查找利用檔案。2.建立檔案借閱制度，做好借閱、利用登記工作。3.借閱檔案時嚴(yán)禁拆卷、涂改、勾劃等行為；閱檔時嚴(yán)禁吸煙以確保檔案完整無損。4.根據(jù)檔案資料的密級性進行分類管理，分為絕密、機密、無密級三個級別。絕密級檔案資料的查閱、復(fù)制需經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)；機密級檔案資料的查閱、復(fù)制需經(jīng)歸檔部門負(fù)責(zé)人同意及檔案室領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)；無密級檔案資料則可供公司內(nèi)部員工查閱、復(fù)制、借用但需進行登記備案。第六章印章管理第五十二條印章管理原則為確保公司印章管理的合法性、規(guī)范性及嚴(yán)肅性，防范風(fēng)險并維護公司利益，公司印章的使用需嚴(yán)格按照規(guī)定執(zhí)行。第五十三條印章使用審批印章的使用必須遵循嚴(yán)格的審批程序并限定在使用范圍內(nèi)經(jīng)審批后方可使用。第五十四條使用責(zé)任印章的使用實行“誰使用誰負(fù)責(zé)”的管理規(guī)則需用印部門負(fù)責(zé)人2024年辦公室秩序管理制度范本（二）第四十五條檔案管理規(guī)定1.各類檔案在歸檔前，應(yīng)由各部門相關(guān)負(fù)責(zé)人進行預(yù)立卷。需移交的檔案，檔案室需編制《檔案移交登記表》，經(jīng)公司負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)并指定監(jiān)交人后，方可進行移交。移交前，需按清單清點；移交后，雙方在清單上簽字確認(rèn)。《檔案移交登記表》一式兩份，移交方與接收方各執(zhí)一份，并永久保管。2.業(yè)務(wù)需要借閱檔案時，應(yīng)在檔案室進行借閱登記。對具有保密要求的檔案，需由其部門負(fù)責(zé)人提交書面借閱申請單。常需外借的資料，檔案室應(yīng)制作成電子版，以電子版形式外借。以光盤、軟盤為介質(zhì)的文件資料不予外借。3.檔案員在接到借閱條后，經(jīng)核查無誤，取出檔案，并在借閱登記表上注明借出與歸還日期，以便及時催還。4.檔案歸還時，經(jīng)檔案員核查無誤后，即歸入檔夾，填寫歸還日期，并取消借閱記錄。5.借閱人不得轉(zhuǎn)借、拆卸、調(diào)換、污損檔案，不得在文件上圈點、畫線或涂改。未經(jīng)批準(zhǔn)，不得復(fù)印或摘抄檔案。6.借閱人因工作需要復(fù)印或摘抄文件時，需由其部門負(fù)責(zé)人書面請示，并經(jīng)行政人事部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。7.借閱人應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)歸還檔案。若同一檔案被多人借閱，應(yīng)變更借閱登記，不得私自轉(zhuǎn)借。8.借閱檔案期限最長不得超過兩個月；非本部門文件借閱期限不得超過兩周。期滿需續(xù)借者，可持檔案到檔案室辦理續(xù)借手續(xù)，僅限續(xù)借一次。逾期不歸還者，將停止其借閱權(quán)，并向其所在部門通報。9.員工調(diào)離公司前，應(yīng)清還所借檔案資料，并由檔案室在調(diào)離手續(xù)單上簽字確認(rèn)后，方可辦理調(diào)離手續(xù)。脫產(chǎn)學(xué)習(xí)或外借工作半年以上的員工，在離開公司前也需清還所借檔案。第四十六條檔案銷毀管理每年保管期限已滿的檔案，由檔案員編制紙質(zhì)和電子版的《文件銷毀清單》，報公司負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)后，由檔案室統(tǒng)一銷毀。銷毀前需按清單清點；銷毀后，在清單上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報告本單位負(fù)責(zé)人?！稒n案銷毀清單》需永久保管。保管期限已滿但仍需保存的檔案包括：未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)、未了事項、正在項目建設(shè)期間的建設(shè)單位及經(jīng)核定仍有保存參考價值者。此類檔案應(yīng)單獨抽出立卷，直至事項完結(jié)。第四十七條檔案室職責(zé)檔案室負(fù)責(zé)集中統(tǒng)一管理公司已形成的具有保存價值的全部文件資料檔案，維護檔案的完整與安全，并主動做好檔案的提供利用工作。任何無關(guān)人員未經(jīng)許可不得進入檔案室。第四十八條檔案管理人員職責(zé)檔案管理人員應(yīng)恪盡職守，遵守紀(jì)律，保守秘密，樹立全心全意為公司服務(wù)的思想，主動、準(zhǔn)確、迅速地為利用者提供檔案資料。第四十九條檔案室設(shè)施保護愛護檔案室的一切設(shè)施設(shè)備，未經(jīng)許可不得使用及隨意翻動。第五十條檔案庫房管理檔案庫房應(yīng)做好“七防”工作：防盜、防火、防潮、防曬、防塵、防鼠、防蟲。保持庫房溫濕度適宜，定期擦拭檔案柜，保持清潔衛(wèi)生。定期檢查庫房存放情況，發(fā)現(xiàn)破損和變質(zhì)檔案應(yīng)及時修補，確保帳物相符。第五十一條檔案利用管理1.編制檔案目錄并輸入計算機管理系統(tǒng)，便于查找利用。2.建立檔案借閱制度，做好借閱、利用登記。3.借閱檔案時嚴(yán)禁拆卷、涂改、勾劃；閱檔時嚴(yán)禁吸煙，確保檔案完整無損。4.根據(jù)檔案資料機密性分為機密、秘密、無密級三個級別。機密級檔案查閱、復(fù)制需經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)；秘密級檔案查閱、復(fù)制需經(jīng)歸檔部門負(fù)責(zé)人同意及檔案室領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)；無密級檔案公司內(nèi)部員工可查閱、復(fù)制、借用但需登記備案。第六章印章管理第五十二條為確保公司印章管理的合法性、規(guī)范性和嚴(yán)肅性，防范風(fēng)險，維護公司利益，公司印章的使用應(yīng)嚴(yán)格按規(guī)定執(zhí)行。第五十三條印章使用必須遵循審批程序并按使用范圍經(jīng)審批后方