2024年公司物資采購財?shù)膭?wù)管理制度（二篇）

第6頁共6頁2024年公司物資采購財?shù)膭?wù)管理制度最終決策3.7為確保物資采購工作的時效性與正常運作，特規(guī)定：凡需總經(jīng)理辦公會議確定的價格方案，應(yīng)在一周內(nèi)給予明確答復(fù)；其余方案則需在三天內(nèi)完成答復(fù)。財務(wù)部門需與各采購部門緊密協(xié)作，確保采購工作的及時性。四、合同簽訂與內(nèi)部審核4.1所有經(jīng)過招標(biāo)采購的物資，均須依法簽訂合同。對于非招標(biāo)采購、非定點采購及零星采購物資，若在同一供貨單位年內(nèi)采購金額累計達(dá)到____萬元以上，亦應(yīng)簽訂正式合同。若事先難以確定是否需要簽訂合同，應(yīng)及時與財務(wù)部門溝通，并在事后補辦相應(yīng)手續(xù)。4.2合同的對外簽訂由采購部門負(fù)責(zé)，但在此之前，必須嚴(yán)格遵守公司內(nèi)部合同簽訂的審批流程。采購部門需填制內(nèi)部合同審批單，詳細(xì)列明供貨單位名稱、采購物資名稱、型號、規(guī)格、單價、總金額等信息，并按管理權(quán)限逐級送審、簽字，待批準(zhǔn)后方可正式簽訂合同。4.3合同正本中，財務(wù)部門應(yīng)保留一份存檔。五、采購物資入庫及出庫管理5.1物資到達(dá)后，必須由采購部門聯(lián)合相關(guān)使用部門進(jìn)行聯(lián)合驗收，確認(rèn)合格后方可辦理入庫手續(xù)。5.2對于不合格的物資，采購部門需立即與供貨商溝通，采取退貨、換貨或索賠等措施。5.3物資入庫前需進(jìn)行核算與清點，由倉庫管理員出具入庫單或收料單。該單據(jù)一式三聯(lián)，分別用于倉庫登記、采購或供貨部門請款報銷、財務(wù)部門付款記賬。5.4循環(huán)使用物資入庫填寫入庫單，消耗性物資入庫填寫收料單。出庫時，循環(huán)使用物資填寫出庫單，消耗性物資填寫領(lǐng)料單。5.5物料出庫必須憑出庫單或領(lǐng)料單進(jìn)行，單據(jù)由領(lǐng)用人填寫，并經(jīng)部門經(jīng)理復(fù)核、倉庫核量、財務(wù)審核及總經(jīng)理批準(zhǔn)后生效。倉庫在確認(rèn)所有簽字完整無誤后發(fā)貨。5.6出庫單或領(lǐng)料單一式三聯(lián)，領(lǐng)用部門留存一聯(lián)作為部門留底，其余兩聯(lián)交倉庫。一聯(lián)用于倉庫出庫記賬，另一聯(lián)由倉庫交財務(wù)部門作為發(fā)貨憑證。5.7領(lǐng)料人在物料出庫時如發(fā)現(xiàn)問題未當(dāng)場處理，則視為該物料合格。5.8實行以舊換新的物資，必須交回舊物方可領(lǐng)取新物。5.9倉庫需為各部門領(lǐng)用的工具、辦公用具、設(shè)備等建立臺賬，記錄使用情況，并每年年底進(jìn)行盤點核對。5.10消耗性物資損失或循環(huán)使用物資報廢時，倉庫需填寫相應(yīng)報告單并經(jīng)技術(shù)人員查驗簽字認(rèn)可后入庫記錄。報告單一式兩份，分別由倉庫和財務(wù)部門留存用于報損銷賬。5.11對于有消耗定額的消耗性物資，倉庫保管員應(yīng)與相關(guān)部門協(xié)調(diào)控制發(fā)放量，物資管理部門（如財務(wù)部）應(yīng)嚴(yán)格審核簽字。六、資金付款及報賬管理6.1鑒于采購資金使用的特殊性，采購部門可在規(guī)定的資金使用計劃內(nèi)先行向財務(wù)部門申請用款。待物資報賬時再進(jìn)行詳細(xì)審核。6.2財務(wù)部門在報賬過程中需對原始單據(jù)進(jìn)行嚴(yán)格審核，確保無誤后方可辦理報賬手續(xù)。審核內(nèi)容涵蓋單據(jù)的真實性、完整性及合規(guī)性等方面。6.3對于不符合規(guī)定的付款申請，財務(wù)部門有權(quán)拒絕報賬。財務(wù)人員在報賬過程中發(fā)現(xiàn)問題的應(yīng)及時報告并協(xié)調(diào)處理以確保制度落實與責(zé)任明確。6.4財務(wù)與物資采購部門應(yīng)共同對報賬物資進(jìn)行基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理將采購物資的型號規(guī)格、供應(yīng)商、采購單價等信息錄入微機管理系統(tǒng)為比價采購提供數(shù)據(jù)支持。6.5審計部門負(fù)責(zé)對重要采購事項進(jìn)行監(jiān)督審計并直接向董事長（總經(jīng)理）報告審計結(jié)果。七、責(zé)任追究公司經(jīng)營者及高級管理人員應(yīng)認(rèn)真執(zhí)行本規(guī)定并支持采購部門與價格監(jiān)督部門履行職責(zé)。責(zé)任部門、責(zé)任人員及負(fù)責(zé)人需依據(jù)本制度要求結(jié)合公司實際情況不斷完善物資比價采購管理工作。對于違反本制度損害公司利益造成資產(chǎn)流失的部門和個人將依法追究其責(zé)任；情節(jié)嚴(yán)重者將依法移送司法機關(guān)處理。八、附則本制度適用于公司本部全資、控股公司可參照本制度制定適合本企業(yè)的相應(yīng)管理規(guī)定經(jīng)批準(zhǔn)后實施。本制度由公司財務(wù)部門負(fù)責(zé)解釋。2024年公司物資采購財?shù)膭?wù)管理制度（二）最終決策3.7為確保物資采購工作的及時性與正常運作，所有需由總經(jīng)理辦公會議確定的價格方案，必須在一周內(nèi)給予明確答復(fù)；對于其他方案，則應(yīng)在三天內(nèi)完成回復(fù)。財務(wù)部門需與各采購部門緊密協(xié)作，以保障采購工作的時效性。四、合同簽訂與內(nèi)部審核4.1所有通過招標(biāo)采購的物資均須簽訂正式合同。對于非招標(biāo)采購、非定點采購及零星采購的物資，若在同一供貨單位年內(nèi)采購金額累計達(dá)到或超過____萬元，同樣需簽署合同。若事先難以確定是否達(dá)到此標(biāo)準(zhǔn)，應(yīng)及時與財務(wù)部門溝通，并在事后補辦相關(guān)手續(xù)。4.2合同的對外簽訂由采購部門負(fù)責(zé)，但在正式簽訂前，必須遵循公司內(nèi)部合同簽訂的審批流程。即由采購部門填寫內(nèi)部合同審批單，詳細(xì)列明供貨單位名稱、采購物資名稱、型號、規(guī)格、單價、總金額等信息，并按管理權(quán)限逐級送審、簽字，待批準(zhǔn)后方可正式對外簽訂合同。4.3合同正本中應(yīng)至少有一份由財務(wù)部門存檔保管。五、采購物資入庫及出庫管理5.1物資到達(dá)后，必須由采購部門聯(lián)合相關(guān)使用部門進(jìn)行聯(lián)合驗收，確認(rèn)合格后方可辦理入庫手續(xù)。5.2對于不合格的物資，采購部門需與供貨商協(xié)商，采取退貨、換貨或索賠等措施。5.3物資入庫前需進(jìn)行核算與清點，由倉庫管理員出具入庫單或收料單。入庫單或收料單一式三聯(lián)，分別由倉庫、采購人員或送貨人員、財務(wù)部門留存，以作登記、請款報銷及付款記賬之用。5.4物資出庫時，需根據(jù)物資性質(zhì)填寫出庫單或領(lǐng)料單。出庫單或領(lǐng)料單由領(lǐng)用人填寫，并經(jīng)部門經(jīng)理復(fù)核、倉庫核量、財務(wù)審核及總經(jīng)理批準(zhǔn)后，方可由倉庫發(fā)貨。所有單據(jù)一式三聯(lián)，分別由領(lǐng)用部門、倉庫及財務(wù)部門留存。5.5若領(lǐng)料人在物料出庫時發(fā)現(xiàn)問題且未當(dāng)場處理，則該物料視為合格。5.6實行以舊換新的物資，必須交舊領(lǐng)新。5.7倉庫需為各部門領(lǐng)用的工具、辦公用具、設(shè)備等建立臺賬，記錄使用情況，并每年年底進(jìn)行盤點核對。5.8對于消耗性物資損失或循環(huán)使用物資報廢的情況，倉庫需填寫相應(yīng)報告單并經(jīng)技術(shù)人員查驗簽字后入庫記錄。報告單一式兩份，分別由倉庫及財務(wù)部門留存作報損銷賬之用。5.9倉庫保管員應(yīng)協(xié)調(diào)相關(guān)部門控制消耗性物資的發(fā)放量，物資管理部門應(yīng)嚴(yán)格審核簽字流程。六、資金付款及報賬管理6.1鑒于采購資金使用的特殊性，采購部門可在規(guī)定的資金使用計劃內(nèi)先向財務(wù)部門申請用款。待物資報賬時再進(jìn)行審核。6.2財務(wù)部門在報賬過程中應(yīng)對原始單據(jù)進(jìn)行嚴(yán)格審核，確保無誤后方可進(jìn)行賬務(wù)處理。對于不符合規(guī)定的付款申請，財務(wù)部門有權(quán)拒絕報賬。6.3財務(wù)人員在報賬過程中如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時報告或協(xié)調(diào)處理以確保制度的嚴(yán)格執(zhí)行與責(zé)任的明確落實。6.4財務(wù)與物資采購部門應(yīng)共同對報賬物資進(jìn)行基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理將其型號規(guī)格、供應(yīng)商、采購單價等信息錄入微機管理系統(tǒng)為比價采購提供數(shù)據(jù)支持。6.5審計部門應(yīng)對重要采購事項進(jìn)行監(jiān)督審計并直接向董事長（總經(jīng)理）報告審計結(jié)果。七、有關(guān)責(zé)任公司經(jīng)營者及高級管理人員應(yīng)認(rèn)真執(zhí)行本規(guī)定并全力支持采購部門及價格監(jiān)督部門履行職責(zé)。責(zé)任部門、責(zé)任人員及其負(fù)責(zé)人