工程項(xiàng)目信息管理專項(xiàng)方案

工程項(xiàng)目信息管理專項(xiàng)方案1計(jì)算機(jī)信息管理平臺(tái)建設(shè)根據(jù)華潤(rùn)集團(tuán)信息化建設(shè)及住建部對(duì)建筑企業(yè)信息化建設(shè)的要求，為了提升管理效率和效果，在本項(xiàng)目采用以下專用的管理平臺(tái)：1）PRIMAVERAP6，國(guó)際知名的項(xiàng)目管理軟件，在本項(xiàng)目中主要借助其進(jìn)行進(jìn)度及資源管理。通過對(duì)現(xiàn)場(chǎng)工作的分析，建立項(xiàng)目的WBS編碼系統(tǒng)，根據(jù)組織關(guān)系和工藝關(guān)系把各項(xiàng)工作編制成網(wǎng)絡(luò)計(jì)劃，并把需要掌控和了解的資源加載到工作中，定期對(duì)比分析，發(fā)現(xiàn)問題和偏差。通過操作軟件可以定時(shí)更新計(jì)劃，也可以形成計(jì)劃進(jìn)度和實(shí)際進(jìn)度的對(duì)比計(jì)劃。2）現(xiàn)場(chǎng)視頻監(jiān)控系統(tǒng)。通過分布在現(xiàn)場(chǎng)的攝像頭，通過局域網(wǎng)在遠(yuǎn)程隨時(shí)掌握現(xiàn)場(chǎng)主要工作面和出入口情況，影像資料根據(jù)需要保留一段時(shí)間，數(shù)據(jù)可以通過互聯(lián)網(wǎng)與公司總部共享。3）視頻電話會(huì)議系統(tǒng)。本項(xiàng)目為外地項(xiàng)目，為更好的與公司總部溝通，及時(shí)獲得支持與指導(dǎo)，項(xiàng)目部安裝了視頻電話系統(tǒng)，以便與公司總部溝通聯(lián)系，同時(shí)也可以和安裝了類似系統(tǒng)的兄弟項(xiàng)目和其它城市公司用此方式聯(lián)系。4）在公司的指導(dǎo)和要求下完善OA平臺(tái)的建設(shè)和貫徹使用。2文件管理本工程參與單位多，各種文件信息相互傳遞及處理復(fù)雜，本工程的高峰期文件處理量很大，可能每天需要處理數(shù)百份的文件，在大量的信息中對(duì)重要信息的甄別及特殊處理十分重要，要求總承包商必須在工地上建立一套強(qiáng)大的文件信息管理體系?？偝邪募畔⒐芾淼脑瓌t是：信息準(zhǔn)確、傳遞快速、處理及時(shí)、記錄齊全、存放安全。在本項(xiàng)目，我司將發(fā)揮我司現(xiàn)有的文檔管理系統(tǒng)的優(yōu)勢(shì)，并根據(jù)項(xiàng)目特點(diǎn)做必要的補(bǔ)充，為總包的項(xiàng)目管理提供堅(jiān)實(shí)的保障。3文件信息交流的對(duì)象與方式3.1文件信息交流的對(duì)象業(yè)主及其代表（包括業(yè)主及顧問單位監(jiān)理、設(shè)計(jì)、測(cè)量師等）；業(yè)主指定、總包自有的各供應(yīng)商、分包商；外部相關(guān)方(建設(shè)局、環(huán)保局、質(zhì)監(jiān)站、安監(jiān)站、城管局、建協(xié)、社區(qū)等)；項(xiàng)目?jī)?nèi)部各職能部門、各員工；公司總部。3.2文件信息交流的方式文件交流：來自業(yè)主、監(jiān)理、測(cè)量師、設(shè)計(jì)單位發(fā)放的文件；來自供應(yīng)商、分包商的文件報(bào)告；項(xiàng)目發(fā)出的工作函件，如工作報(bào)告、總包工地指示、整改通知單等；來自國(guó)家和各級(jí)政府、上級(jí)主管機(jī)關(guān)的有關(guān)政策、法律法規(guī)及其他相關(guān)文件；來自公司總部的通知、內(nèi)部聯(lián)絡(luò)單、批示等各類文件；會(huì)議交流總包主持召開的日、周例會(huì)；業(yè)主、監(jiān)理主持召開的各類會(huì)議；政府主管部門組織召開的各類會(huì)議；與相關(guān)方的座談會(huì)；根據(jù)需要召開的其他會(huì)議，如圖紙會(huì)審會(huì)、施工方案評(píng)審會(huì)、現(xiàn)場(chǎng)會(huì)、交底會(huì)、研討會(huì)、報(bào)告會(huì)等。電子媒體交流：電話交流；網(wǎng)絡(luò)交流，如OA辦公平臺(tái)、郵件、短信等；傳真；影像。4文件信息資料分類4.1收發(fā)分類文件從收發(fā)形式上分收到及發(fā)出兩類，從渠道上分有：總包與監(jiān)理、業(yè)主之間；總包與各分包供應(yīng)商之間；總包與政府、城管等外部相關(guān)方之間；總包項(xiàng)目部與公司總部之間。4.2發(fā)出文件類型我司將在工地推行一套完善的文檔管理系統(tǒng)，主要包括：文檔系統(tǒng)的統(tǒng)一模板與編號(hào)、文檔的收發(fā)制度、文檔的分類保存系統(tǒng)、文檔的傳閱制度等。發(fā)出文件從內(nèi)容上劃分包括以下種類：綜合類工作信函工作報(bào)告?zhèn)魉蛦慰偘さ刂甘臼┕そM織進(jìn)度管理類工程月度報(bào)告每月施工進(jìn)度計(jì)劃兩周工作計(jì)劃日?qǐng)?bào)表延誤通知工程款、合約管理付款申請(qǐng)書現(xiàn)場(chǎng)簽證確認(rèn)單工程變更造價(jià)申報(bào)表質(zhì)量管理類質(zhì)量整改通知單質(zhì)量檢查/測(cè)量/驗(yàn)收申請(qǐng)單質(zhì)量罰款單施工樣板驗(yàn)收確認(rèn)單安全管理類安全整改通知單工地動(dòng)火證工地物料出門證安全罰款單技術(shù)管理類技術(shù)方案報(bào)審表工程施工聯(lián)系單材料/設(shè)備樣板/樣品報(bào)審表深化圖紙報(bào)審單4.3一般性文件目錄序號(hào)資料內(nèi)容1立項(xiàng)申請(qǐng)報(bào)告及批復(fù)2可行性研究報(bào)告及批復(fù)3環(huán)境影響報(bào)告書或環(huán)境影響報(bào)告表或環(huán)境影響登記表4固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目年度計(jì)劃5建設(shè)用地批準(zhǔn)書6國(guó)有土地使用證及附圖7拆遷補(bǔ)償安置協(xié)議8建設(shè)用地規(guī)劃許可證及附圖9工程地質(zhì)勘察報(bào)告10水文地質(zhì)勘察報(bào)11建設(shè)工程測(cè)量記錄冊(cè)12規(guī)劃設(shè)計(jì)文件13初步設(shè)計(jì)、技術(shù)設(shè)計(jì)圖紙和說明14有關(guān)行政主管部門（人防、環(huán)保、消防、文物等）批準(zhǔn)文件或協(xié)議15施工圖設(shè)計(jì)文件審查意見16勘察設(shè)計(jì)承包合同及中標(biāo)通知書17施工承包合同及中標(biāo)通知書18監(jiān)理委托合同及中標(biāo)通知書19建設(shè)工程規(guī)劃許可證20建設(shè)工程報(bào)建審核書21建筑工程施工許可證22工程質(zhì)量安全監(jiān)督登記表’23各責(zé)任主體及分包單位資質(zhì)文件24電梯安裝工程監(jiān)督登記表4.4發(fā)出文件流程草擬人起草，交由文員打?。ɑ蜃孕写蛴。?；打印人校對(duì)，起草人審核，無誤后在落款處自己名字上標(biāo)記確認(rèn)；由起草人交部門主管審查，同意后主管在落款處主管名字上標(biāo)記；由部門主管送至項(xiàng)目經(jīng)理處，最終由項(xiàng)目經(jīng)理審核簽發(fā)。項(xiàng)目部中可以有一名授權(quán)簽發(fā)人。文件必須有項(xiàng)目經(jīng)理或授權(quán)人的簽署，才是有效的文件，資料室才可發(fā)給相應(yīng)的部門。發(fā)文的封面后，必須有項(xiàng)目有關(guān)單位的列表，包括業(yè)主、監(jiān)理、設(shè)計(jì)院、顧問、分包、主供應(yīng)商等，以便于選擇抄送。落款處有關(guān)人名縮寫順序?yàn)椋篈AA（項(xiàng)目經(jīng)理）/BBB（部門主管）/CCC（起草人）/ddd（打印人、小寫）。4.5接收文件類型接收的文件主要有：業(yè)主發(fā)出的責(zé)任工程師指令圖紙工程變更指令監(jiān)理發(fā)出的監(jiān)理工程師通知每周監(jiān)理例會(huì)報(bào)告專項(xiàng)會(huì)議紀(jì)要分包發(fā)出的工作信函付款申請(qǐng)書現(xiàn)場(chǎng)簽證確認(rèn)單工程變更造價(jià)申報(bào)表外部相關(guān)方(質(zhì)監(jiān)站、安監(jiān)站、環(huán)保局、城管局)發(fā)出的責(zé)令整改通知書5文件信息收集5.1文件收集總包的文件接收系統(tǒng)為無假期常上班制，以及時(shí)收到各方傳遞的文件資料，我司在項(xiàng)目上設(shè)置行政秘書、文員、檔案工程師，由秘書和文員專門負(fù)責(zé)文件的收發(fā)。項(xiàng)目文員根據(jù)我司的編碼系統(tǒng)，對(duì)所有的收發(fā)文件進(jìn)行編號(hào)，并分類保存以便日后快速查找。文檔系統(tǒng)是傳達(dá)和儲(chǔ)存信息的最主要載體，會(huì)議信息、媒體信息一般都要及時(shí)轉(zhuǎn)化成紙質(zhì)文件。5.2會(huì)議信息的收集由總包負(fù)責(zé)召集的例會(huì)、專題會(huì)一般均有會(huì)議記錄，有會(huì)議主持人安排專人整理會(huì)議文件，形成會(huì)議的綜合信息；總包參加的業(yè)主、監(jiān)理、外部相關(guān)方會(huì)議參加人員做好相關(guān)記錄，領(lǐng)取與保管好會(huì)議文件并及時(shí)將文件轉(zhuǎn)交給行政秘書，若業(yè)主、監(jiān)理主持的會(huì)議中有重要的信息但主持方?jīng)]有發(fā)放會(huì)議紀(jì)要或會(huì)議紀(jì)要沒有反映，參加會(huì)議人員要寫書面文件報(bào)會(huì)議主持方確認(rèn)。會(huì)議記錄作為重要文件由項(xiàng)目行政秘書負(fù)責(zé)妥善保存，以方便查閱。5.3電子媒體信息的收集項(xiàng)目電話信息由行政秘書、前臺(tái)負(fù)責(zé)建立《電話記錄簿》，將有價(jià)值的信息準(zhǔn)確記錄并及時(shí)通知相關(guān)方。若屬局域網(wǎng)外部的有價(jià)值的網(wǎng)絡(luò)信息，要下載保存處理，主要信息收集及甄別者為項(xiàng)目經(jīng)理、執(zhí)行經(jīng)理及各職能部門經(jīng)理。音像信息按《公司文件管理辦法》收集和保存；傳真信息識(shí)別是否實(shí)用，需保存的復(fù)印后妥善保存。6文件信息的接受6.1總分包間文件的簽發(fā)總包商和分包商都要指定自己的文件簽發(fā)人，所有文件的簽發(fā)只有指定的人員簽署才是有效的，一般為每個(gè)分包單位的項(xiàng)目經(jīng)理。6.2總包文件的統(tǒng)一接收總包在工地辦公室設(shè)有電話總機(jī)及傳真機(jī)，業(yè)主及其代表可通過手送、傳真等方式傳遞文件。如遇有緊急事宜，業(yè)主及其代表可通過電話向總包項(xiàng)目經(jīng)理發(fā)出口頭指示，總包項(xiàng)目經(jīng)理收到口頭指示7天內(nèi)向業(yè)主及其代表發(fā)出書面確認(rèn)，確認(rèn)后的指示也作為業(yè)主指令的有效文件。7文件信息處理在參與工程的各單位中，總包是文件傳遞的樞紐。文檔傳送以第一時(shí)間為原則，即：把業(yè)主、設(shè)計(jì)單位、監(jiān)理的函件、圖紙第一時(shí)間傳遞給有關(guān)施工隊(duì)伍與分包，初審施工單位（分包）的報(bào)審文件資料后第一時(shí)間傳遞給業(yè)主、設(shè)計(jì)單位或監(jiān)理。文件收到后，由秘書交項(xiàng)目執(zhí)行經(jīng)理批閱處理，重要文件由項(xiàng)目經(jīng)理親自處理，通過內(nèi)部傳閱系統(tǒng)使公司的相關(guān)人員在最短的時(shí)間內(nèi)看到有關(guān)文件，項(xiàng)目秘書跟蹤各信息落實(shí)處理情況。文件復(fù)印或傳閱到各有關(guān)部門后，應(yīng)及時(shí)向相關(guān)聯(lián)部門或主管領(lǐng)導(dǎo)反饋信息。做到有收文、有處理、有執(zhí)行、有檢查、有反饋、有關(guān)閉，避免重要信息傳達(dá)不到位處理不及時(shí)不到位的情況。文件內(nèi)部傳閱處理流程：文件收到或發(fā)出后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行傳閱，如附件過厚，可僅傳閱封面；傳閱件應(yīng)首先送至項(xiàng)目經(jīng)理處，如項(xiàng)目經(jīng)理外出，送至授權(quán)人處，由其安排相關(guān)的執(zhí)行人或傳閱人；如收到的文件有表示有明確的關(guān)聯(lián)人員或部門，由文員可直接抄送至有關(guān)人員或部門，并注明“已抄送XXX”；已閱畢的文件必須在最后一欄簽署；在每位傳閱人手中傳閱件停留不可超過半個(gè)工作日，如需保留，可自行復(fù)印或安排文員復(fù)印；傳閱完畢后，文件由文員回收、保存，回收要有記錄。對(duì)所有接到的文件，總包建立文件信息處理反饋臺(tái)帳，秘書將與總包各部門進(jìn)行文件跟蹤，直到文件處理完成關(guān)閉，做到每一份文件都有處理跟蹤責(zé)任工程師、每一份文件落實(shí)意見反饋給相應(yīng)來文單位、每月對(duì)所有來文落實(shí)意見整理反饋給業(yè)主。對(duì)業(yè)主、監(jiān)理及分包單位發(fā)出的文件，每一份都要及時(shí)處理，需要給予書面反饋意見的必須給予書面文件，不需要書面回復(fù)的，由部門負(fù)責(zé)人在文件信息處理跟蹤表上簽字確認(rèn)。項(xiàng)目執(zhí)行經(jīng)理每日對(duì)文件進(jìn)行處理落實(shí)執(zhí)行情況進(jìn)行檢查反饋，項(xiàng)目經(jīng)理每周對(duì)文件信息清單進(jìn)行檢查。8文件信息安全及保密項(xiàng)目部在文件傳遞及處理過程中應(yīng)注意對(duì)文件的保密，避免文件信息的外泄。項(xiàng)目部的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)應(yīng)保持正常的系統(tǒng)回復(fù)程序。項(xiàng)目部定期及時(shí)進(jìn)行文件信息的存檔與備份，電子文檔每季度刻錄一次光盤。項(xiàng)目每季度向公司人事部報(bào)送一份接收和發(fā)出的文件信息目錄清單，項(xiàng)目完工后，項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)安排將項(xiàng)目所有文件資料統(tǒng)一整理，包括紙質(zhì)文件、電子文檔，電子文檔需要刻錄成光盤保存，這些文件應(yīng)在三個(gè)月內(nèi)及時(shí)移交給公司檔案室。9圖紙管理流程所有施工圖紙由技術(shù)部統(tǒng)一管理，在技術(shù)部設(shè)置專職圖紙管理的工程師.圖紙管理的流程如下：圖紙管理流程階段步驟質(zhì)量要求責(zé)任人收發(fā)圖紙第1步在每份圖紙（包括傳真件和復(fù)印件）上加蓋收訖章和FILE章,編寫收文檔號(hào)在圖標(biāo)處文員技術(shù)工程師第2步復(fù)印圖紙給各部門負(fù)責(zé)人（簽收）內(nèi)容清晰完整第3步將電子文件存檔,發(fā)送給各部門負(fù)責(zé)人（不用簽收）內(nèi)容清晰完整第4步在圖紙收發(fā)登記簿中登記數(shù)據(jù)登記齊全第5步請(qǐng)工程師填寫圖紙分配表歸類明確第6步按圖紙分配表復(fù)印若干份,發(fā)放給需圖單位簡(jiǎn)潔第7步整理有效圖紙清單和作廢圖紙清單檔案員第8步將該圖紙按出圖單位歸類存檔內(nèi)容清晰完整第9步在留言板上公布收到圖紙的圖號(hào)圖名版次份數(shù)數(shù)據(jù)登記齊全第10步在圖紙上作出修改和作廢標(biāo)志及時(shí)正確工程師10印章管理除項(xiàng)目章外，其余章均在公司通用，文件所蓋的章必須集中蓋在文件右上角，圖紙所蓋的章必須集中蓋在圖標(biāo)處，且不得遮蓋原圖內(nèi)容，收到圖紙每一頁必須蓋收訖章。且不得遮蓋原圖內(nèi)容。印章分