機(jī)關(guān)會(huì)議服務(wù)流程

會(huì)議服務(wù)程序1、會(huì)務(wù)服務(wù)的標(biāo)準(zhǔn)（1）會(huì)前服務(wù)①根據(jù)會(huì)議主辦單位的要求，提前落實(shí)會(huì)議場(chǎng)所及會(huì)議主席臺(tái)、發(fā)言席、話筒、簽到席、橫幅（會(huì)標(biāo)）、背景音樂(lè)、綠植擺放等，并提前檢查音響、話筒、燈光、空調(diào)、通風(fēng)等設(shè)備及會(huì)議各項(xiàng)要求的落實(shí)情況。②做好會(huì)場(chǎng)衛(wèi)生工作，整理打掃桌面、抽屜、座椅、地面、門(mén)窗等，檢查會(huì)議用品等物品的配備情況。③做好會(huì)場(chǎng)安全檢查工作，包括會(huì)場(chǎng)用電、懸掛物品的穩(wěn)固性。④在會(huì)場(chǎng)入口醒目位置放置會(huì)議指示牌，室內(nèi)座位牌擺放整齊。⑤會(huì)議服務(wù)人員應(yīng)提前1小時(shí)進(jìn)入會(huì)場(chǎng)，檢查會(huì)場(chǎng)整體效果，對(duì)會(huì)場(chǎng)人數(shù)、臺(tái)型及要求進(jìn)行最后確認(rèn)，也可根據(jù)會(huì)議方要求現(xiàn)場(chǎng)改動(dòng)。會(huì)議方現(xiàn)場(chǎng)布置提出合理改動(dòng)要求時(shí)，服務(wù)人員要積極主動(dòng)配合。⑥備好茶水，打開(kāi)音響，播放輕音樂(lè)。打開(kāi)照明燈及通道門(mén)，做好引導(dǎo)工作。（2）會(huì)中服務(wù)①會(huì)議服務(wù)人員在與會(huì)人員入場(chǎng)時(shí)，以親切的微笑、飽滿的姿態(tài)在門(mén)口站立迎候，并說(shuō)“早上（上午、下午、晚上）好”或“歡迎光臨”等文明用語(yǔ)。②對(duì)已入座的賓客，及時(shí)做好茶水服務(wù)，服務(wù)員左手拿手壺，側(cè)身在前，進(jìn)入兩張坐椅間，腰略彎曲，用右手小指和無(wú)名指夾起杯蓋，然后用大拇指、食指、中指拿起杯把，將茶杯端起，轉(zhuǎn)到客人身后續(xù)水，蓋上杯蓋后將茶杯放回原位置。茶水量一般控制在八分為宜。服務(wù)中，動(dòng)作要輕盈，不要擋住參會(huì)者的視線。③會(huì)議開(kāi)始時(shí)，服務(wù)員要站在會(huì)場(chǎng)的后面或側(cè)面注意觀察全場(chǎng)并及時(shí)提供服務(wù)，如果賓客表示會(huì)議期間不用服務(wù)時(shí)，服務(wù)員要在會(huì)場(chǎng)外面值班，以備客人需要。會(huì)議場(chǎng)內(nèi)15分鐘應(yīng)視一遍。④會(huì)議中原則上每15-20分鐘添加茶水一次，特殊情況按客人要求服務(wù)。⑤根據(jù)會(huì)議要求，進(jìn)行燈光調(diào)節(jié)，確保燈光達(dá)到會(huì)議要求；根據(jù)會(huì)議需要主動(dòng)提供話筒傳遞服務(wù)。⑥會(huì)議過(guò)程中，服務(wù)員要精神集中，注意觀察參會(huì)人員有無(wú)服務(wù)要求，要保證會(huì)場(chǎng)及周邊安靜，注意室內(nèi)溫度，合理調(diào)節(jié)空調(diào)。⑦會(huì)議中間休息，要盡快整理會(huì)場(chǎng)（如：臺(tái)椅、桌面等），添補(bǔ)和更換各種用品（如：蓋杯/茶葉、水杯/礦水、紙等）。（3）會(huì)后服務(wù)①會(huì)議結(jié)束時(shí)，服務(wù)人員應(yīng)及時(shí)打開(kāi)通道門(mén)，站立門(mén)口，禮貌送客，向賓客微笑點(diǎn)頭，并說(shuō)“請(qǐng)慢走、再見(jiàn)”。會(huì)后及時(shí)做好會(huì)場(chǎng)清理工作。若發(fā)現(xiàn)客人遺留物品迅速與有關(guān)單位聯(lián)系或上交。②嚴(yán)格做好保密工作，不詢問(wèn)、議論、外傳會(huì)議內(nèi)容和領(lǐng)導(dǎo)講話內(nèi)容。③清潔會(huì)議室，關(guān)閉空調(diào)、燈光和門(mén)。2、會(huì)務(wù)服務(wù)工作程序（1）各單位應(yīng)提前2個(gè)工作日向市機(jī)關(guān)事務(wù)管理局預(yù)訂會(huì)議室，填寫(xiě)《會(huì)議室使用登記表》并寫(xiě)明會(huì)場(chǎng)布置要求。（2）市機(jī)關(guān)事務(wù)管理局通知物業(yè)公司。（3）會(huì)務(wù)部帶客人查看場(chǎng)地。（4）會(huì)務(wù)部按《會(huì)議室使用登記表》上的要求進(jìn)行會(huì)場(chǎng)布置，與物業(yè)公司各部門(mén)做好協(xié)調(diào)安排。（5）要求布置會(huì)場(chǎng)時(shí)提供照明、空調(diào)及對(duì)會(huì)議期間所使用的設(shè)備正常運(yùn)行提供保障。（6）要求對(duì)會(huì)議期間的安全提供保障（包括車輛的停放）。重要活動(dòng)，保安部負(fù)責(zé)專梯服務(wù)，并按照要求設(shè)置保安崗位，至?xí)h結(jié)束。（7）通知保潔提前做好會(huì)場(chǎng)布置，會(huì)議期間保證茶水供應(yīng)及會(huì)后清理現(xiàn)場(chǎng)。（8）負(fù)責(zé)會(huì)議期間的茶水服務(wù)及各方面的協(xié)調(diào)。（9）會(huì)場(chǎng)保潔要求：桌面、地面每周最少兩次，使用會(huì)議室會(huì)前一次會(huì)后一次。（10）會(huì)場(chǎng)布置工作至少需提前一天完成，通知主辦單位再到場(chǎng)查看一次。（11）會(huì)議結(jié)束后，協(xié)調(diào)收尾工作。3、使用會(huì)議場(chǎng)地注意事項(xiàng)（1）嚴(yán)禁攜帶易燃易爆、有毒的物品進(jìn)入會(huì)場(chǎng)。（2）嚴(yán)禁在會(huì)場(chǎng)內(nèi)進(jìn)行動(dòng)火作業(yè)施工。（3）嚴(yán)禁在會(huì)場(chǎng)內(nèi)進(jìn)行木制品制作（如：鋸木板、釘釘子等），以免造成地面受損。（4）嚴(yán)禁攜帶食物、有色飲料進(jìn)入會(huì)場(chǎng)。（5）嚴(yán)禁在會(huì)場(chǎng)內(nèi)吸煙。（6）請(qǐng)愛(ài)護(hù)場(chǎng)內(nèi)設(shè)施設(shè)備，如有需要布置會(huì)場(chǎng)時(shí)請(qǐng)做好相應(yīng)保護(hù)措施，不得損壞。（7）如需要在會(huì)場(chǎng)內(nèi)搭建T型舞臺(tái)，應(yīng)在T臺(tái)框架與地面接觸地方墊上木板，以防框架對(duì)地毯造成破壞。（8）會(huì)場(chǎng)在使用前已經(jīng)按標(biāo)準(zhǔn)做好環(huán)境衛(wèi)生清潔，請(qǐng)保持地面和環(huán)境衛(wèi)生的整潔。（9）如需在墻身粘貼海報(bào)，需在粘貼處使用美紋紙墊底后方能粘貼?；顒?dòng)舉辦方必須在活動(dòng)結(jié)束后立即將所有粘貼的海報(bào)及宣傳畫(huà)進(jìn)行清理。（10）如需在會(huì)議/活動(dòng)期間，使用干冰，請(qǐng)?jiān)凇稌?huì)議室使用登記表》具體要求的其他項(xiàng)目詳細(xì)填寫(xiě)。（11）公共部位不允許隨意擺放雜物或物品，堵塞消防通道或消防出口。（12）在使用會(huì)場(chǎng)，布場(chǎng)前、后要