會務(wù)組的工作流程及方案(實(shí)例范本)

會務(wù)組的工作流程及方案(實(shí)例范本)會務(wù)組的工作流程及方案（實(shí)例范本）一、會議時(shí)間二、會議地址三、會場布置：1、主席臺：人數(shù)、水牌、麥克風(fēng)2、會標(biāo)3、會場標(biāo)語4、參會座位數(shù)5、鮮花擺放四、會議通知：書面通知要注明注意事項(xiàng)。五、會議服務(wù)1、主席臺倒水人員2、音響準(zhǔn)備3、會議奏樂準(zhǔn)備六、會議報(bào)道1、新聞媒體記者邀請、會場簽到及紀(jì)念品2、會議領(lǐng)導(dǎo)講話錄音3、會議新聞稿撰寫一、會務(wù)工作總體思路（一）任務(wù)分解：將會務(wù)工作分解為各專項(xiàng)任務(wù)，明確分工、保證質(zhì)量。（二）責(zé)任到人：每項(xiàng)任務(wù)均有專人負(fù)責(zé)。（三）周密計(jì)劃：每項(xiàng)任務(wù)均須制訂周密的工作計(jì)劃。（四）逐項(xiàng)落實(shí)：計(jì)劃的每個(gè)環(huán)節(jié)、步驟均須嚴(yán)格落實(shí)。二、會前準(zhǔn)備（一）成立會務(wù)組1、會務(wù)組組長：總體負(fù)責(zé)。2、文秘材料小組：負(fù)責(zé)組織、收集、整理、編印集會材料，集會記錄（及錄音錄像）、集會紀(jì)要與總結(jié)起草。3、后勤保障小組：負(fù)責(zé)會議的后勤保障事宜。4、任務(wù)分解后形成《會務(wù)工作分派表》（附表1），相關(guān)責(zé)任人簽字。（二）明確會議概況1、全體辦會人員應(yīng)明確集會概略，了解以下基本內(nèi)容：（1）集會主題（2）級別與規(guī)模（3）參會人員（與會人員的單位、職務(wù)）（4）會期與日程安排（會議日期、天數(shù)、議程、活動安排等）（5）根據(jù)會議概況，按集團(tuán)本部有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)預(yù)算會議經(jīng)費(fèi)，簽報(bào)集團(tuán)本部分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（三）選定辦賓館1、責(zé)任人：后勤保障小組。2、責(zé)任：聯(lián)系幾家賓館（先前最好有一些基本了解），實(shí)地考察、比較。應(yīng)調(diào)查的項(xiàng)目包括：（1）價(jià)格（客房、會場及其他服務(wù)項(xiàng)目的價(jià)位）（2）設(shè)施（客房、集會室、休閑設(shè)施、環(huán)境等）1（3）服務(wù)（辦會經(jīng)驗(yàn)、餐飲質(zhì)量、服務(wù)態(tài)度等）（4）交通（便利與否）（5）當(dāng)期有無接待能力3、綜合比較后按優(yōu)質(zhì)低價(jià)原則選取一家，簽報(bào)集團(tuán)本部分管帶領(lǐng)批準(zhǔn)。集團(tuán)本部分管帶領(lǐng)批準(zhǔn)后，立即完成以下工作：（1）與賓館確認(rèn)各主要服務(wù)項(xiàng)目的收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)與折扣（2）根據(jù)集會預(yù)算領(lǐng)取支票（四）下發(fā)會議通知、登錄代表名單1、責(zé)任人：文秘材料小組。2、責(zé)任：在落實(shí)以上各項(xiàng)工作后，起草集會通知、報(bào)集團(tuán)本部分管帶領(lǐng)批準(zhǔn)后下發(fā)各參會單位。通知內(nèi)容應(yīng)包括：（1）集會主題（2）參會人員（3）會期安排（4）會議地點(diǎn)與聯(lián)系電話（5）會務(wù)組聯(lián)系人與聯(lián)系電話（6）報(bào)到日期（7）有關(guān)事項(xiàng)（如要求自帶有關(guān)材料、物品等）（8）會議回執(zhí)（附表2）（9）會址交通導(dǎo)引3、會議通知以傳真（以后可包括電子郵件）、原件郵寄方式傳達(dá)各參會單位。會議通知下發(fā)后，會務(wù)組聯(lián)系人負(fù)責(zé)按會議回執(zhí)登錄報(bào)名情況，形成《會議代表登記表》（附表3），制作會議名冊。登錄內(nèi)容應(yīng)包括：（1）單位（2）姓名（3）職務(wù)（4）性別（5）民族（6）到達(dá)航班與到達(dá)時(shí)間（7）是否要求接站登錄工作應(yīng)盡早完成，并在此基礎(chǔ)上制訂《接站放置表》。（五）準(zhǔn)備集會材料、用品1、責(zé)任人：兩組分工協(xié)作。2、材料內(nèi)容：集會材料由材料文秘小組負(fù)責(zé)整理、印制。除正式上會材料外，還應(yīng)包括：（1）會議代表名單（附房間號）（2）日程安排，各項(xiàng)活動地點(diǎn)及注意事項(xiàng)等3、會議用品：會議用品由后勤保障小組負(fù)責(zé)，應(yīng)準(zhǔn)備的會議用品包括：（1）與會領(lǐng)導(dǎo)桌簽（可由賓館代為制作）（2）會議代表證（可由賓館代為制作）（3）會場條幅（可由賓館代為制作）（4）文件袋、筆記本、筆（5）錄音機(jī)、照相機(jī)、攝像機(jī)（6）便攜機(jī)、打印機(jī)及紙張、投影儀（根據(jù)需要）（7）花卉、水果及方便食品（可由賓館準(zhǔn)備，或自行購置、分發(fā)）2（8）藥箱（備常用藥品）一、集會的作用（一）會議的積極作用1．交流息，互通情報(bào)。通過會議的報(bào)告、發(fā)言、討論，可以交流工作情況，相互通氣，彼此較快地了解全局，克服認(rèn)識上的主觀局限性。2．發(fā)揚(yáng)民主，科學(xué)決策。通過集會可能聽取各種不同意見，集思廣益。3．增強(qiáng)友誼，促進(jìn)團(tuán)結(jié)。會議是人與人的直接接觸，通過交流思想，總結(jié)工作，開展批評與自我批評淪，有助于加強(qiáng)上下級之間、同級之間的了解，增進(jìn)團(tuán)結(jié)。4．統(tǒng)一認(rèn)識，協(xié)調(diào)行動。通過會議作出決議、決定，共同貫徹，以推動工作的開展，防上各行其是，減少相互矛盾。5．帶動消費(fèi)，促進(jìn)經(jīng)濟(jì)。成千上萬的集會，已經(jīng)形成“集會產(chǎn)業(yè)”。（二）集會的負(fù)面作用。1．造成時(shí)間、精力的浪費(fèi)。美國一位管理學(xué)家說過“領(lǐng)導(dǎo)人相當(dāng)?shù)囊徊糠稚跁h中度過”。前蘇聯(lián)的一位文秘專家叫作卡婕琳娜的曾引一份研究資料：“會議比重占指揮員和專家工作時(shí)間的30％～33％。”日本效率協(xié)會統(tǒng)計(jì)發(fā)現(xiàn)“全日本科長以上管理班人員工作時(shí)間的40％是在開會?！痹谖覈?，領(lǐng)導(dǎo)人員開會的比重究竟占多少，目前尚無人去研究，大約不會低于上述所列百分點(diǎn)。如果眾多的領(lǐng)導(dǎo)者都陷入會海，哪里會有時(shí)間和精力去做他們該做的事呢?2．金錢的浪費(fèi)。開會就要用錢，越高級、越長、越大型的會議，一般說來用錢越多。會議費(fèi)用有些是正當(dāng)而必須的，有些則是可用可不用的，有些則純屬鋪張浪費(fèi)。3．息的重復(fù)、浪費(fèi)。有些會只是層層傳達(dá)，復(fù)述上級意見，或者為會而會，走過場、搞形式，本身并不結(jié)合實(shí)際，其結(jié)果是制造重復(fù)息，滋長文牘主義。4．滋長不正之風(fēng)。長期以來，有少數(shù)干部成了專門開會的“職業(yè)開會者”，還有些人極力爭取參加各種會議，無非是借機(jī)在旅游勝地公費(fèi)游覽。還有些人除了“開會”外，別無他事，開完會并不去認(rèn)真?zhèn)鬟_(dá)貫徹，成為典型的會議型官僚主義者。近年來還出現(xiàn)利用會議斂財(cái)，收取各種名目的贊助。二、會務(wù)工作的要求1、準(zhǔn)備充分；2、組織嚴(yán)密；3、服務(wù)周到；4、確保安全。三、會議工作的程序1、會前：確定集會主題與議題→確定集會稱號→確定集會規(guī)模與規(guī)格→明確會議組織機(jī)構(gòu)→明確會議所需設(shè)備和工具→確定會議時(shí)間與會期→確定與會者名單→選擇會議地點(diǎn)→安排會議議程和日程→制發(fā)會議通知→安排食住行→準(zhǔn)備會議文件材料→制作會議證件→制定會議經(jīng)費(fèi)預(yù)算方案→布置會場→會場檢查。2、會中：報(bào)到及接待工作→組織簽到→做好會議記錄→做好會議值班保衛(wèi)工作→會議息工作→編寫會議簡報(bào)或快報(bào)→做好會議值班保衛(wèi)3工作→做好會議保密工作→做好后勤保障工作。3、會后：安排與會人員離會→撰寫會議紀(jì)要→會議的宣傳報(bào)道→會議文書的立卷歸檔→催辦與反饋工作→會議總結(jié)。①禮儀組：4—6個(gè)人穿公司統(tǒng)一服飾佩戴禮儀條幅提前兩個(gè)小時(shí)進(jìn)入工作狀態(tài)，酒店大門口兩個(gè)人、樓下電梯樓上電梯各一個(gè)人、另外一人負(fù)責(zé)引領(lǐng)至簽到組，另一人引領(lǐng)至住宿登記處安排住宿。要求站在自己位置上不要亂走動，笑容親切、隨時(shí)保持微笑，使用標(biāo)準(zhǔn)話術(shù)②簽到組：設(shè)一張簽字臺，配上2—3名工作人員，簽字臺有鋼筆、水筆和簽到本、簽到單。向客人遞鋼筆時(shí)，應(yīng)脫下筆套，筆尖對自己，將筆雙手遞上。簽到本應(yīng)精致些，以便保存。如需要發(fā)放資料，應(yīng)禮貌地雙手遞上。詢問顧客是否需要住宿，如需者登記房間號。簽到結(jié)束后統(tǒng)計(jì)人數(shù)匯報(bào)食宿組以便安排餐飲。③引領(lǐng)組：集會開始前，集會引領(lǐng)人員應(yīng)有禮貌地將與會者引入會場就座。熱情向與會者解答各種問題，滿足各種要求，提供盡可能周到的服務(wù)。一、集會報(bào)道之前的工作1、與會議主辦單位確認(rèn)會議的報(bào)到日期、會議名稱、會議用水牌和布標(biāo)、到會的大致人數(shù)、使用會議室的日期和會議室擺設(shè)方式、會務(wù)組老師（或工作人員）到達(dá)日期（確認(rèn)航班或車次）、會務(wù)組的會議要求（會議主辦單位內(nèi)容，到會講課老師的安排和待遇、接送問題、酒店住宿安排、講課的時(shí)間、有關(guān)會議安排的細(xì)節(jié)問題、會后考察的具體行程安排）；同時(shí)提供所掌握的酒店情況給會議的老師以供其參考，在推薦酒店的過程中需要注意選擇的酒店的價(jià)格在符合會議要求的范圍內(nèi)。2、在上述情況落實(shí)后盡快將所選酒店訂妥（房間、餐標(biāo)、會議室價(jià)格按天計(jì)算、酒店位置），落實(shí)在會議報(bào)到日期接站所用車輛和聯(lián)系方式（需根據(jù)報(bào)到人數(shù)安排相應(yīng)接站用車）；落實(shí)會后考察行程的用車、導(dǎo)游、火車票、飛機(jī)票、地接社（只是提前進(jìn)行大致預(yù)訂）。▲集會場地要求：9個(gè)多媒體教室；容納2-300人左右3、在酒店預(yù)訂完畢后，將酒店的大致情況以書面的方式將傳真件發(fā)送至主辦方，尤其是將酒店的具體正確的所在地理位置和從機(jī)場或火車站出發(fā)到達(dá)酒店的乘車（公交車）方式告知集會主辦方；同時(shí)可再次與對方確認(rèn)集會報(bào)到人數(shù)和日程放置有無變化或是更改。4、第三項(xiàng)（3、）工作完畢后可向行程用車單位或個(gè)人、導(dǎo)游、機(jī)車票、地接社作出相對正確的答復(fù)，以便對方作出相應(yīng)的放置和接會準(zhǔn)備。5、準(zhǔn)備集會所用相干用具（集會在酒店或團(tuán)隊(duì)車輛使用的各類標(biāo)識、簽到登記的表格、文具用品、研究資料袋【包括：筆記本、筆、文件袋】、預(yù)訂返程交通所用表格和車次時(shí)刻表、相應(yīng)的返程交通價(jià)格表、會后考察的紀(jì)念品【禮品】、座簽牌）同時(shí)通知集會用酒店此次集會的稱號和對于提前到達(dá)的學(xué)員如何放置住宿。6、通知酒店，會務(wù)工作人員需要提前一天【也可根據(jù)到會人員的情況而定】進(jìn)駐酒店并準(zhǔn)備會務(wù)組用房；同時(shí)通知接站的用車和確認(rèn)司機(jī)的聯(lián)系電話、車型及接站人員集會所在酒店和會務(wù)組房間號；同時(shí)與集會主辦方聯(lián)系告知會務(wù)工作人員已經(jīng)入住酒店。在入住酒店后須將集會的稱號和報(bào)到地點(diǎn)、4乘車方式、酒店聯(lián)系電話、會務(wù)組所在房間通知辦公室職守人員會議報(bào)到前準(zhǔn)備工作1、入住酒店的工作人員須將會務(wù)組房間布置好以便會議報(bào)到時(shí)使用；同時(shí)與酒店各個(gè)相關(guān)部門協(xié)調(diào)好會議細(xì)節(jié)問題（如：會議用布標(biāo)、水牌、會議室、餐廳的情況）；將會務(wù)組標(biāo)識張貼好在容易看到的地方。2、詳細(xì)了解本會議所用場所的位置【如:餐廳、會議室、會務(wù)組老師和講課老師所用的房間】。3、相關(guān)會議使用設(shè)備的準(zhǔn)備情況【如：會場布置情況、多媒體投影儀】。三、會議期間的工作1、集會在報(bào)到期間最重要的是【收費(fèi)】。在收費(fèi)過程中必須細(xì)致、正確、書面登記。收費(fèi)過程中必須嚴(yán)格按程序操作，及：（1）確定學(xué)員情況（2）根據(jù)情況計(jì)算應(yīng)交費(fèi)用（3）填寫收費(fèi)【收據(jù)】不撕?。?）收款（5）將收據(jù)撕下交于學(xué)員（6）填寫報(bào)到表。2、在出現(xiàn)收費(fèi)后，收據(jù)已開出的情況下；學(xué)員行程出現(xiàn)變化必須在【原收據(jù)】的基礎(chǔ)上進(jìn)行加注或更改，更改后的內(nèi)容必須有客人簽字和日期。四、會議期間注意問題1、會務(wù)組必須始終保持整潔、干凈和安靜的環(huán)境。2、會務(wù)組所用的書面文件需保存完好。3、會務(wù)款的支出或相互來往必須以書面形式體現(xiàn)；及相互出據(jù)憑證。4、.各人會務(wù)款必須保管好，做到每天進(jìn)行清點(diǎn)，保險(xiǎn)安全的寄存一、會議報(bào)道之前的工作1、與集會主辦單位確認(rèn)集會的報(bào)到日期、集會稱號、集會用水牌和布標(biāo)、到會的大致人數(shù)、使用集會室的日期和集會室擺設(shè)方式、會務(wù)組老師（或工作人員）到達(dá)日期（確認(rèn)航班或車次）、會務(wù)組的集會要求（集會主辦單位內(nèi)容，到會講課老師的放置和待遇、接送問題、酒店住宿放置、講課的時(shí)間、有關(guān)集會放置的細(xì)節(jié)問題、會后考察的具體行程放置）；同時(shí)提供所掌握的酒店情況給集會的老師以供其參考，在推薦酒店的過程中需要注意選擇的酒店的價(jià)格在符合集會要求的范圍內(nèi)。2、在上述情況落實(shí)后盡快將所選酒店訂妥（房間、餐標(biāo)、集會室價(jià)格按天計(jì)算、酒店位置），落實(shí)在集會報(bào)到日期接站所用車輛和聯(lián)系方式（需根據(jù)報(bào)到人數(shù)放置相應(yīng)接站用車）；落實(shí)會后考察行程的用車、導(dǎo)游、火車票、飛5機(jī)票、地接社只是提前進(jìn)行大致預(yù)訂）▲集會場地要9個(gè)多媒體教室；容納2-300人3、在酒店預(yù)訂完畢后，將酒店的大致情況以書面的形式將傳真件發(fā)送至主辦方，尤其是將酒店的具體準(zhǔn)確的所在地理位置和從機(jī)場或火車站出發(fā)到達(dá)酒店的乘車（公交車）方式告知會議主辦方；同時(shí)可再次與對方確認(rèn)會議報(bào)到人數(shù)和日程安排有無變化或是更改。4、第三項(xiàng)（3、）工作完畢后可向行程用車單位或個(gè)人、導(dǎo)游、機(jī)車票、地接社作出相對正確的答復(fù)，以便對方作出相應(yīng)的放置和接會準(zhǔn)備。5、準(zhǔn)備集會所用相干用具（集會在酒店或團(tuán)隊(duì)車輛使用的各類標(biāo)識、簽到登記的表格、文具用品、研究資料袋【包括：筆記本、筆、文件袋】、預(yù)訂返程交通所用表格和車次時(shí)刻表、相應(yīng)的返程交通價(jià)格表、會后考察的紀(jì)念品【禮品】、座簽牌）同時(shí)通知集會用酒店此次集會的稱號和對于提前到達(dá)的學(xué)員如何放置住宿。6、通知酒店，會務(wù)工作人員需要提前一天【也可根據(jù)到會人員的情況而定】進(jìn)駐酒店并準(zhǔn)備會務(wù)組用房；同時(shí)通知接站的用車和確認(rèn)司機(jī)的聯(lián)系電話、車型及接站人員會議所在酒店和會務(wù)組房間號；同時(shí)與會議主辦方聯(lián)系告知會務(wù)工作人員已經(jīng)入住酒店。在入住酒店后須將會議的名稱和報(bào)到地點(diǎn)、乘車方式、酒店聯(lián)系電話、會務(wù)組所在房間通知辦公室職守人員會議報(bào)到前準(zhǔn)備工作1、入住酒店的工作人員須將會務(wù)組房間布置好以便會議報(bào)到時(shí)使用；同時(shí)與酒店各個(gè)相關(guān)部門協(xié)調(diào)好會議細(xì)節(jié)問題（如：會議用布標(biāo)、水牌、會議室、餐廳的情況）；將會務(wù)組標(biāo)識張貼好在容易看到的地方。2、詳細(xì)了解本會議所用場所的位置【如:餐廳、會議室、會務(wù)組老師和講課老師所用的房間】。3、相關(guān)會議使用設(shè)備的準(zhǔn)備情況【如：會場布置情況、多媒體投影儀】。三、會議期間的工作1、集會在報(bào)到期間最重要的是【收費(fèi)】。在收費(fèi)過程中必須細(xì)致、正確、書面登記。收費(fèi)過程中必須嚴(yán)格按程序操作，及：1）確定學(xué)員情況2）根據(jù)情況計(jì)算應(yīng)交費(fèi)用3）填寫收費(fèi)【收據(jù)】不撕！4）收款6（5）將收據(jù)撕下交于學(xué)員（6）填寫報(bào)到表。2、在出現(xiàn)收費(fèi)后，收據(jù)已開出的情況下；學(xué)員行程出現(xiàn)變化必須在【原收據(jù)】的基礎(chǔ)上進(jìn)行加注或更改，更改后的內(nèi)容必須有客人簽字和日期。四、會議期間注意問題1、會務(wù)組必須始終保持整潔、干凈和安靜的環(huán)境。2、會務(wù)組所用的書面文件需保存完好。3、會務(wù)款的支出或相互來往必須以書面方式體現(xiàn)；及