某地產(chǎn)集團檔案管理制度

2/10總則根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、國家相關(guān)法律、法規(guī)及標準，結(jié)合公司實際情況，制定本制度。本制度所指的檔案，是指公司在經(jīng)營管理活動及建設(shè)過程中直接形成的具有保存與利用價值的文件、圖紙、方案、軟件、圖片、音像、實物等各種不同形式的歷史記錄。檔案是公司全部活動的真實記錄和寶貴財富，是公司資產(chǎn)的依據(jù)和憑證，屬于公司所有。公司依法享有、占有、使用、收益、處置檔案的權(quán)利，并依法承擔保護檔案、為國家和社會積累歷史材料的義務(wù)。本制度適用于集團本部及各子公司，物業(yè)公司、商管公司、酒店公司參照執(zhí)行。檔案管理體系與職責檔案管理體系及總體職責2.1.1檔案管理遵循集團統(tǒng)一領(lǐng)導、各公司分散管理的原則。2.1.2各公司總經(jīng)理為本公司檔案管理的第一責任人，負責本公司檔案管理工作；各級業(yè)務(wù)線負責人為本業(yè)務(wù)線專業(yè)檔案的第一責任人，負責本業(yè)務(wù)線檔案管理工作；各級專兼職檔案員（或內(nèi)業(yè)資料員）為本公司（或部門）檔案管理執(zhí)行人；各部門經(jīng)辦人為檔案歸檔直接責任人。2.1.3如因歸檔不及時或保管不當造成檔案資料丟失、損毀、泄密等情況，檔案經(jīng)辦人員、保管人員及相關(guān)負責人均需承擔相應(yīng)責任；若給公司造成經(jīng)濟損失的，公司有權(quán)進一步追究相關(guān)人員的經(jīng)濟及法律責任。檔案管理機構(gòu)設(shè)置及管理職責2.2.1集團行政管理部是檔案管理的主責部門，負責集團及下屬公司的檔案統(tǒng)籌管理工作。各子公司及專業(yè)公司行政管理部為本公司的檔案管理部門，負責所屬公司檔案管理工作，并在業(yè)務(wù)上接受集團的領(lǐng)導和檢查指導。2.2.2集團行政管理部職責：2.2.2.1負責制訂檔案管理的制度和標準；2.2.2.2具體負責集團日常檔案管理工作；2.2.2.3對全集團檔案管理工作進行指導、監(jiān)督和檢查；2.2.2.4組織跨區(qū)域的檔案管理員、資料員業(yè)務(wù)知識交流與培訓；2.2.2.5抓好公司檔案信息化建設(shè)，實現(xiàn)檔案管理數(shù)據(jù)化、服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化；2.2.2.6對集團、子公司及項目部、各專業(yè)公司的檔案管理工作進行檔案巡查工作。集團總部各部門職責：2.3.1配合集團行政管理部制定檔案管理標準；2.3.2負責監(jiān)督指導本業(yè)務(wù)線的檔案管理工作；2.3.3負責本部門檔案的收集、整理、保管、統(tǒng)計、利用及鑒定銷毀工作。各子公司、專業(yè)公司行政部門職責：2.4.1負責在集團檔案制度框架內(nèi)，擬訂適用于本公司的檔案管理制度、規(guī)范及標準；2.4.2負責本公司的檔案管理工作，包括收集、整理、保管、利用及鑒定銷毀等工作；2.4.3對本公司各部門及所屬項目/分公司檔案管理工作進行指導和檢查；2.4.4組織本公司檔案管理人員業(yè)務(wù)培訓。項目公司行政部門職責：2.5.1負責本項目的檔案管理工作。2.5.2定期向區(qū)域綜合檔案室移交檔案。檔案管理實施、保管機構(gòu)設(shè)置2.6.1檔案保管的三個階段：2.6.1.1第一階段是在本部門、項目部資料室保管：檔案產(chǎn)生時，第一時間交本部門內(nèi)業(yè)、項目資料員保管，并將檔案進行初步整理，確保檔案不流失。2.6.1.2第二階段是在檔案室保管：各部門、項目部根據(jù)檔案的重要程度和移交期限，將檔案分類、分批送交到公司檔案室，由檔案室集中管理本公司檔案。2.6.1.3第三階段是在集團檔案室（館）保管：當子公司撤銷或發(fā)生其他變更情況，原單位已不適合保管檔案文件，應(yīng)將此部分檔案移交到集團檔案室（館）集中管理，確保歷史檔案的完整，同時為集團檔案的編研提供保障。2.6.2集團總部設(shè)立檔案室或檔案館；子公司、專業(yè)公司設(shè)立檔案室，有條件的也可以設(shè)置檔案館。2.6.3距離子公司較遠的項目公司（或項目部），經(jīng)公司領(lǐng)導審批，可授權(quán)在項目公司行政部門設(shè)置檔案室。項目結(jié)束后視情況，定期將檔案整體移交子公司檔案室保存。2.6.4集團各部門、子公司各部門、專業(yè)公司各部門根據(jù)需要可設(shè)置資料室，用于保存部門日常文件資料。檔案管理人員配備2.7.1各級檔案室（館）應(yīng)配置至少一名具有專業(yè)知識的專職檔案管理人員。2.7.2集團各部門應(yīng)配備內(nèi)業(yè)資料員或兼職檔案員，工程項目資料員應(yīng)持證上崗。檔案管理具體內(nèi)容檔案收集歸檔3.1.1集團行政管理部依據(jù)相關(guān)法規(guī)，結(jié)合公司經(jīng)營范圍，制定《集團文件資料歸檔范圍、歸檔時限和保管期限表》，各部門應(yīng)根據(jù)本制度要求，按時將應(yīng)歸檔資料移交公司檔案管理部門。3.1.2各級專（兼）職檔案員在資料歸檔過程中，如發(fā)現(xiàn)現(xiàn)行歸檔范圍及分類標準與實際情況不合適宜時，應(yīng)及時與集團行政管理部聯(lián)系，提出修改意見。集團行政管理部負責增補檔案分類科目及歸檔范圍，以保證公司檔案資料的完整性和實效性。3.1.3對于應(yīng)歸檔的資料，必須按照規(guī)定時限及時移交，任何部門和個人不得無故拖延或拒絕移交。3.1.4原則上，對于重要檔案文件，如證照及開發(fā)報建等資料取得后，未歸檔前不得先行使用。如確因工作需要不能及時歸檔，應(yīng)向檔案管理部門報備，并安排專人妥善保管，待使用完畢后立即歸檔。3.1.5各部門在移交檔案前均須根據(jù)相關(guān)制度進行密級鑒定，并按保密制度規(guī)定的程序與要求進行移交，檔案室須根據(jù)檔案密級按相關(guān)保密規(guī)定進行接收。歸檔文件質(zhì)量要求3.2.1歸檔文件原則上一律為原件，凡有原件的文件，不能以復印件歸檔。電子文件須刻盤歸檔，并應(yīng)有相應(yīng)的紙質(zhì)文件材料一并歸檔。3.2.2文件書寫和載體材料應(yīng)能耐久保存，熱敏傳真紙、復寫紙原則上不能直接歸檔，須追加原件。3.2.3所有歸檔文件必須保證其真實可用，簽字、蓋章手續(xù)必須齊全。3.2.4聲像檔案要清晰完整，并提供拍攝內(nèi)容、時間、背景、作者等信息。3.2.5各部門移交檔案時，應(yīng)辦理相關(guān)移交登記手續(xù)（批量移交時須同時提交紙質(zhì)版、電子版案卷目錄及卷內(nèi)目錄），檔案接收人員應(yīng)與移交人共同清點，簽字確認無誤。3.2.6移交清單一式兩份，由歸檔部門與檔案室各自存檔，交接雙方要簽名并寫明移交時間，檔案室對歸檔文件進行登記。（具體參見附件1：《歸檔文件移交單》）。3.2.7移交人在歸檔移交實體檔案的同時，須按規(guī)定將檔案文件信息錄入檔案信息管理系統(tǒng)，完成文件材料的實體與信息同步歸檔。檔案整理3.3.1檔案管理人員須及時按規(guī)定對歸檔文件材料進行科學規(guī)范的分類整理，編制相關(guān)目錄后，裝盒入庫保存。（具體操作參見《檔案分類方案及檔號編制規(guī)則》；《歸檔文件整理細則》，此處不做詳細論述。）檔案保管3.4.1檔案載體與裝具3.4.1.1檔案載體分為紙質(zhì)、實物、光盤、照片、電子文件等。3.4.1.2為保證檔案實體的長期保管，各級單位必須設(shè)立專門檔案室，檔案應(yīng)放置在專門的檔案柜或密集架進行管理，如業(yè)務(wù)部門不具備條件，也應(yīng)相對獨立安全的空間，并存放在裝有鎖具的專用柜內(nèi)。3.4.1.3紙質(zhì)檔案應(yīng)采用專門牛皮紙檔案盒管理：標準規(guī)格為外表尺寸310mm高x220mm寬，卷盒厚度尺寸為50mm（特殊檔案可制定專門的裝具）。3.4.1.4光盤（照片）應(yīng)裝入光盤（照片）檔案盒，豎立存放，且避免擠壓，如具備條件應(yīng)放在專用的光盤柜或防磁柜中。3.4.1.5數(shù)據(jù)庫備份檔案應(yīng)由數(shù)據(jù)管理部門統(tǒng)一刻制硬盤，并做相應(yīng)備份處理后，保管在防磁柜中。3.4.1.6項目竣工檔案必須使用檔案館專業(yè)檔案盒保管。3.4.2電子文件保管歸檔電子文件的保管除應(yīng)符合紙質(zhì)檔案的要求外，還應(yīng)符合下列條件：3.4.2.1電子檔案應(yīng)采用穩(wěn)定安全的數(shù)據(jù)庫進行保管，對于重要的電子檔案應(yīng)定期分專題刻錄光盤。光盤的管理應(yīng)注意防磁和定期復制，并作防寫處理，避免擦、劃、觸摸記錄涂層。3.4.2.2檔案室應(yīng)對電子文件的載體進行檢查，每年均應(yīng)對電子文件的讀取、處理設(shè)備的更新情況進行一次檢查登記。3.4.2.3設(shè)備環(huán)境更新時應(yīng)確認庫存載體與新設(shè)備的兼容性；如不兼容，應(yīng)進行歸檔電子文件的載體轉(zhuǎn)換工作，原載體保留時間不少于3年。3.4.2.4保留期滿后對可擦寫載體清除后重復使用，不可清除內(nèi)容的載體應(yīng)按保密要求進行處置。3.4.3檔案柜（架）管理3.4.3.1檔案柜排列與編號3.4.3.1.1檔案柜（架）要統(tǒng)一編號，編號應(yīng)按檔案柜（架）的排列順序從外到里的順次編號。3.4.3.1.2普通文件柜編號的組成為柜號+層號/抽屜號，以自然數(shù)編號，例如第1號柜的第4層，編號為“1－4”柜。密集架編號組成為柜號+列號+層號，例如第1號柜的第1列第4層，編號為“1－1-4”柜（密集架兩面均需編寫柜號）。3.4.3.1.3檔案柜（架）中的每層/抽屜都要貼指示標簽，以指示所存資料的內(nèi)容；需編制檔案存放地點索引，在檔案存放位置表注明各柜號中所存檔案內(nèi)容，以便快速取放檔案。3.4.3.1.4檔案柜（架）的排列，要避開強烈光線直射，同時還要注意勿使檔案架、柜的排列有礙通風。3.4.4庫房管理檔案室必須做好防火、防水、防潮、防光、防塵、防蟲、防盜、防震工作。3.4.4.1防火：3.4.4.1.1要求檔案裝具、電器及其線路須按消防規(guī)定在庫房中配備性能良好、數(shù)量足夠的滅火設(shè)備。3.4.4.1.2為盡量減少檔案在滅火過程中受到損害，滅火器材宜選用二氧化碳滅火劑，在條件允許的情況下應(yīng)安裝防火報警器和自動滅火裝置。3.4.4.2防水、防潮、防高溫：3.4.4.2.1檔案室內(nèi)及附近不能有水源。3.4.4.2.2檔案室溫度應(yīng)控制在14℃-24℃之間，相對濕度控制在45%-60%之間。3.4.4.2.3電子文件的環(huán)境溫度選定范圍：17℃～20℃；相對濕度選定范圍：35%～45%。3.4.4.2.4檔案管理員應(yīng)對庫房溫濕度進行登記，定期除濕、除潮。3.4.4.3防光：3.4.4.3.1窗戶配置不透光的窗簾，盡量遮蔽戶外陽光中的紫外線照射。3.4.4.3.2檔案庫房宜安裝白熾燈，盡量不要安裝日光燈，防止光照對紙質(zhì)檔案的損害。3.4.4.4防塵、防蟲：3.4.4.4.1檔案管理人員應(yīng)隨時擦試檔案柜，維護檔案清潔。3.4.4.4.2可根據(jù)實際情況對檔案室定期除蟲。3.4.4.5檔案不得擅自帶離辦公場所，檔案在庫房外被使用時，不允許長時間攤放在桌子上，一般不超過半小時，應(yīng)及時放入庫房或?qū)Ｓ玫臋n案柜中鎖好。3.4.4.6進出檔案室時隨手鎖門、關(guān)燈、關(guān)窗；嚴禁無關(guān)人員進入檔案室，非檔案管理人員無故不允許在檔案室逗留。3.4.4.7檔案庫房盤點3.4.4.7.1檔案員每年需對檔案庫房進行盤點。3.4.4.7.2統(tǒng)計庫存檔案的數(shù)量，鑒定和處理保管期滿的檔案，檢查紙質(zhì)檔案與檔案管理系統(tǒng)中所保存檔案的一致性。3.4.4.7.3檢查檔案庫房的硬件設(shè)施，并將缺失損壞的硬件設(shè)施報修或更換。3.4.4.8未有條件設(shè)立檔案室的專業(yè)公司，應(yīng)根據(jù)現(xiàn)有的檔案庫房空間和設(shè)備配置，盡量做到對檔案的集中、安全、有序保管。檔案密級與保管期限3.5.1公司檔案分為密級檔案和普通級檔案兩種，密級檔案又包括絕密、機密、秘密三種檔案。3.5.1.1絕密級為：直接影響公司權(quán)益和利益的重要事項或文件資料和信息，如公司董事局正在研究的經(jīng)營戰(zhàn)略、經(jīng)營方向、經(jīng)營規(guī)劃、經(jīng)營項目及經(jīng)營決策、投資計劃、戰(zhàn)略性的合作協(xié)議等、招標項目的標書、合作條件，公布前的商品房調(diào)價信息以及涉及公司投資拓展、融資擔保、企業(yè)法人及股權(quán)權(quán)益變更的相關(guān)合同（如合并、分立、股權(quán)轉(zhuǎn)讓合同等）、標的金額在1億元以上的重大合同及其他涉及到此類信息的各類公司經(jīng)營性活動。3.5.1.2機密級為：公司的資金和財務(wù)、統(tǒng)計資料、公司經(jīng)營情況、重要會議記錄、人事檔案、勞動合同、員工薪酬資料、技術(shù)資料、以及各類不宜公開的內(nèi)部文件資料、信息等，以及涉及到此類信息的各類公司經(jīng)營性活動。3.5.1.3秘密級為：公司重要項目資料、項目合同等其他不宜公開的資料、信息等，以及涉及到此類信息的各類公司經(jīng)營性活動。3.5.1.4普通級是指公司員工應(yīng)知、應(yīng)曉的一般事項，泄露不會對公司的權(quán)益造成損害。具體參見并嚴格執(zhí)行《JTAGZ14001集團保密管理制度》、《JTAGZ14001-1集團保密事項及文件范圍明細表》、《JTAGZ14001-2集團保密事項及文件管理細則》等制度。3.5.2標識文件密級3.5.2.1按照“誰主管、誰負責”的原則，由責任部門按照秘密信息密級劃分表和實際工作需要，確定文件資料的密級。如果對密級的確定有異議，由公司總經(jīng)理最終確定文件的密級程度。3.5.2.2密級文件的標識應(yīng)在封面文件受控狀態(tài)標識旁予以醒目、清晰、持久的密級標識。密級：A級—絕密；B級—機密；C級—秘密。3.5.3公司檔案保管期限分永久、長期、短期三種，介于兩種保管期限之間者，保管期限從長。其中長期分為30年、15年；短期分為：1年、2兩年、3年、5年、10年等。檔案借閱利用3.6.1檔案利用形式分為查閱、復印、借用（含對外上繳）三種，各種形式的檔案利用均須辦理審批手續(xù)（檔案利用審批權(quán)限詳見附件2）。由借閱人發(fā)起《檔案借（查）閱審批單》（附件3）。借閱文件較多的應(yīng)由借閱人寫清借閱明細并附在《檔案借（查）閱審批表》附件中。3.6.2檔案利用人員須符合公司保密管理相關(guān)制度規(guī)定的資格要求。3.6.3檔案管理部門不直接受理外單位的檔案利用申請，確因工作需要，須由公司相關(guān)部門按制度辦理檔案利用審批手續(xù)，并指定專人代為辦理。3.6.4檔案利用人員應(yīng)嚴格遵守保密制度，妥善保管所借檔案，做到不丟失不泄密。涉密檔案嚴禁私自轉(zhuǎn)借、摘抄、復制。3.6.5借用檔案應(yīng)根據(jù)實際工作需要填寫預計歸還時間，原則上，借用檔案原件單次時間不得超過15天，確因工作需要逾期無法歸還，應(yīng)提前1天辦理續(xù)借審批手續(xù)。3.6.6按照政府規(guī)定須對外移交原件的檔案資料，須報公司總經(jīng)理以上級別審批，項目公司須報項目公司總經(jīng)理以上級別審批，檔案管理部門復制備查。借閱人同時填寫《不歸還檔案登記臺賬》（附件4）。3.6.7借出檔案必須保證原樣歸還，不得損壞、拆散、抽換、圈點、劃線、涂改或作其它任何標記，所借檔案一旦發(fā)生損壞、丟失，必須立即向上級領(lǐng)導報告并向檔案管理部門報備，檔案管理部門可視情節(jié)輕重追究相關(guān)部門、人員的責任。3.6.8調(diào)動、離職等人員，辦理調(diào)離手續(xù)前必須清還檔案。員工調(diào)動、離職審批單上須有公司檔案管理人員簽字確認，否則人事部門不得辦理調(diào)離手續(xù)。3.6.9公司系統(tǒng)內(nèi)各單位間互借檔案，須經(jīng)雙方單位負責人共同審批。3.6.10集團允許各子公司、專業(yè)公司根據(jù)需要，定制適合本公司的《檔案利用審批權(quán)限表》，但需報本公司總經(jīng)理批準并報集團行政管理部備案。檔案鑒定與銷毀3.7.1按照規(guī)定對達到保管期限的檔案需進行鑒定。公司組織成立鑒定小組，由公司領(lǐng)導、審計與風控委員會成員、各部門負責人、集團業(yè)務(wù)線專業(yè)人員和檔案人員組成，直接對檔案進行鑒定。每次鑒定要寫出鑒定報告并附有案卷目錄清冊，由小組成員簽署姓名和日期。3.7.2對保管期限已滿，經(jīng)過鑒定小組確認銷毀的檔案，需經(jīng)過以下程序：3.7.2.1各級公司檔案員/資料員每年末對庫存的檔案進行盤點，對保管期限已滿的檔案進行復審，挑選出保存期滿的檔案單獨保管。3.7.2.2對經(jīng)過鑒定要銷毀的檔案，需編制《檔案文件銷毀清冊》（附件5）。該清冊應(yīng)編制一式三份，一份報集團檔案室備案，一份留子公司檔案室保存，一份留檔案所屬部門資料室保存。3.7.2.3檔案銷毀清冊由部門負責人、行政管理部負責人聯(lián)合會審，子公司由總經(jīng)理復審，然后提交集團相關(guān)業(yè)務(wù)線負責人審核，最后由集團常務(wù)副總裁以上級別終審。所有檔案銷毀均需報集團總部審批同意備案后方可銷毀。3.7.2.4保密文件銷毀參見《集團保密管理制度》相關(guān)規(guī)定。3.7.3檔案銷毀3.7.3.1經(jīng)審批需銷毀的文檔資料，必須由機要檔案管理員及審計與風控委員會成員（至少一名作為銷毀鑒證人），兩人以上共同執(zhí)行。3.7.3.2銷毀方式可以采用焚燒、粉碎或送指定的造紙廠化成紙漿。3.7.3.3銷毀電子文件，應(yīng)將存儲載體格式化或進行粉碎處理。3.7.3.4銷毀程序結(jié)束時，銷毀經(jīng)辦人員及鑒證人需在銷毀清冊上進行簽字。3.7.3.5文件銷毀清冊作為集團各部門（子公司）永久秘密文件予以收檔保存。檔案信息化管理檔案的信息化管理指在在專門的檔案管理系統(tǒng)對實體檔案進行目錄登記與掃描掛接，并與集團的各業(yè)務(wù)系統(tǒng)平臺實現(xiàn)貫通與資源共享。檔案管理系統(tǒng)與集團OA進行對接，實現(xiàn)業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)辦理完畢后的一個工作日內(nèi)向該系統(tǒng)歸檔。即依托檔案管理系統(tǒng)實現(xiàn)檔案結(jié)果的歸檔。檔案管理系統(tǒng)著錄各公司、部門、項目按照檔案分類體系登記檔案的電子目錄，將整理好的檔案目錄導入或直接錄入檔案管理系統(tǒng)相應(yīng)的分類模塊。具體操作如下：4.3.1檔案直接在檔案系統(tǒng)著錄的，著錄內(nèi)容包括：檔號、存檔日期、文件題名、文號、發(fā)文單位、文件日期、份數(shù)、是原件或復印件等。4.3.2檔案在EXCEL表內(nèi)進行線下檔案著錄的，向?qū)霗n案系統(tǒng)導入著錄字段時，應(yīng)保證EXCLE表中的著錄字段是與檔案系統(tǒng)中的相應(yīng)管線的著錄字段一致，方可將EXCEL表著錄的字段導入到檔案系統(tǒng)。（通常可直接由檔案系統(tǒng)導出以EXCEL形式保存的著錄字段模板，在線下進行檔案條目著錄）4.3.3如歸檔文件內(nèi)容涉及多個項目或公司的，應(yīng)分別在相關(guān)項目（公司）目錄表中進行著錄，并注明原件的存放地，以便檢索。4.3.4歸檔時為原件，后因報政府部門備案或移交無法歸還的，應(yīng)對系統(tǒng)上檔案目錄相應(yīng)內(nèi)容及時調(diào)整。4.3.5檔案條目或掃描件上傳檔案系統(tǒng)后，不支持修改、刪除。特殊情況確實需修改或刪除的，需報集團領(lǐng)導審批同意后，統(tǒng)一由集團檔案室為子公司檔案員開通相應(yīng)檔案的刪除或修改權(quán)限。檔案數(shù)字化加工4.4.1集團各部門、各公司、項目部遵循“重要優(yōu)先、常用優(yōu)先、目錄優(yōu)先、急用優(yōu)先、孤本優(yōu)先、特色優(yōu)先”的原則開展檔案掃描。4.4.2對公司長期以來積累的館藏紙質(zhì)檔案分步分階段進行數(shù)字化加工（掃描），并將數(shù)字化成果掛接到檔案管理系統(tǒng)。4.4.3實物檔案應(yīng)用數(shù)碼相機拍照，轉(zhuǎn)為電子文件形式掛接檔案系統(tǒng)對應(yīng)條目下。對于存儲的電子版檔案，如設(shè)計圖紙，原則上應(yīng)在對應(yīng)的條目下，同時存貯電子版原件及由電子版原件轉(zhuǎn)化的不可擦寫的文件（如PDF）兩種格式的電子版檔案。TIFF格式支持無損壓縮、不綁定軟硬件、易于轉(zhuǎn)換、聚合能力強等（占用空間大）JPEG格式遵循相關(guān)標準規(guī)范，格式透明、不綁定軟硬件、易于轉(zhuǎn)換等（常用格式，占用空間?。㏄DF格式多頁壓縮、易于轉(zhuǎn)換、占用空間小4.4.4紙質(zhì)檔案的掃描要求：保存圖像格式圖片為TIFF、PDF或JPG格式；分辨率為300dpi；儲存空間以A4標準的圖像大小平均每頁控制在20-30K之間。常見掃描格式有：在檔案管理系統(tǒng)內(nèi)，針對各崗位職員設(shè)置權(quán)限。各崗位職員在自己的權(quán)限范圍內(nèi)，可通過檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)管線內(nèi)部跨層級、跨地域的檔案查詢利用。4.5.1在系統(tǒng)中查詢利用檔案包括瀏覽、下載和打印檔案的原文以及查詢檔案條目。4.5.2用戶在瀏覽、下載或打印其權(quán)限范圍內(nèi)的檔案原文或查詢檔案條目不需要進行審批。4.5.3如用戶要瀏覽、下載或打印其權(quán)限范圍以外的檔案原文，則需在OA進行賦權(quán)申請。該申請按照檔案密級分級報批，具體參見紙質(zhì)檔案借閱的申請和審批流程。檔案巡檢檔案巡檢由集團行政管理部負責，具體操作如下：5.1.1集團行政管理部成立聯(lián)合檢查小組，每年6月、12月分兩次，對檔案業(yè)務(wù)線內(nèi)的子公司、項目公司（項目部）、專業(yè)公司進行巡檢，并出檢查報告；各公司須認真配合，積極落實整改建議、反饋整改結(jié)果。5.1.2集團行政管理部也可配合公司各業(yè)務(wù)線、各部門檔案進行年度檢查，時間由各業(yè)務(wù)線與行政管理部協(xié)商確定。5.1.3集團行政管理部可以聯(lián)合審計、財務(wù)、人資等部門組成檢查小組，定期對公司進行檢查工作。5.1.4根據(jù)情況臨時安排檔案檢查。檔案培訓檔案培訓工作由集團檔案管理人員、子公司/專業(yè)公司檔案管理人員負責組織和落實。各部門新入職的資料員由所屬公司檔案管理人員進行入職專業(yè)培訓；新入職的子公司/專業(yè)公司檔案管理人員由集團檔案管理人員進行入職專業(yè)培訓。每月末，由集團檔案管理員對所有當月入職