基本資料管理制度

基本資料管理制度一、目的和適用范圍本制度的目的是規(guī)范和管理企業(yè)的基本資料，保證基本資料的準(zhǔn)確性、完整性和安全性，確保企業(yè)日常運(yùn)營(yíng)的順利進(jìn)行。本制度適用于全體員工，包含全職員工、兼職員工、外包人員等。二、定義基本資料：指企業(yè)在日常運(yùn)營(yíng)中需要使用、保管的各類信息，包含但不限于員工信息、客戶信息、供應(yīng)商信息、合作伙伴信息、項(xiàng)目信息等。三、基本資料的管理原則準(zhǔn)確性原則：基本資料必需真實(shí)、準(zhǔn)確，并及時(shí)更新。完整性原則：基本資料必需包含必需的全部信息，不得缺失。安全性原則：基本資料必需嚴(yán)格保密，不得外泄或被未授權(quán)人員訪問(wèn)。四、基本資料的手記和錄入員工信息手記和錄入：新員工入職時(shí)，人力資源部門(mén)負(fù)責(zé)手記員工的個(gè)人信息，包含姓名、性別、身份證號(hào)碼、聯(lián)系方式、緊急聯(lián)系人信息等。人力資源部門(mén)將手記到的員工信息錄入企業(yè)內(nèi)部的員工信息管理系統(tǒng)，并及時(shí)更新?？蛻粜畔⑹钟浐弯浫耄轰N售部門(mén)負(fù)責(zé)手記客戶的基本信息，包含公司名稱、聯(lián)系人、聯(lián)系方式、公司住址等。銷售部門(mén)將手記到的客戶信息錄入客戶關(guān)系管理系統(tǒng)，并及時(shí)更新。供應(yīng)商信息手記和錄入：采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)手記供應(yīng)商的基本信息，包含公司名稱、聯(lián)系人、聯(lián)系方式、公司住址等。采購(gòu)部門(mén)將手記到的供應(yīng)商信息錄入供應(yīng)商管理系統(tǒng)，并及時(shí)更新。合作伙伴信息手記和錄入：相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)與合作伙伴進(jìn)行信息溝通，確保收集到合作伙伴的基本信息，包含公司名稱、聯(lián)系人、聯(lián)系方式、合作內(nèi)容等。相關(guān)部門(mén)將手記到的合作伙伴信息錄入合作伙伴關(guān)系管理系統(tǒng)，并及時(shí)更新。項(xiàng)目信息手記和錄入：相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)手記項(xiàng)目的基本信息，包含項(xiàng)目名稱、負(fù)責(zé)人、關(guān)聯(lián)客戶和供應(yīng)商等。相關(guān)部門(mén)將手記到的項(xiàng)目信息錄入項(xiàng)目管理系統(tǒng)，并及時(shí)更新。五、基本資料的存儲(chǔ)和備份基本資料的存儲(chǔ)：基本資料存儲(chǔ)在企業(yè)內(nèi)部的信息系統(tǒng)中，確保數(shù)據(jù)的安全和可靠性。不同類型的基本資料應(yīng)以不同的方式進(jìn)行存儲(chǔ)，避開(kāi)混淆和誤用?；举Y料存儲(chǔ)的格式應(yīng)符合相關(guān)法律法規(guī)的要求，保證信息的合法性?；举Y料的備份：定期對(duì)基本資料進(jìn)行備份，并將備份數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在安全可靠的地方，以防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。備份數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)定期檢查和更換，確保備份數(shù)據(jù)的可用性。針對(duì)不同類型的基本資料，可以采用不同的備份策略，確保數(shù)據(jù)的完整性和可恢復(fù)性。六、基本資料的訪問(wèn)和使用基本資料的訪問(wèn)權(quán)限：依據(jù)員工的職責(zé)和工作需要，予以相應(yīng)的訪問(wèn)權(quán)限。嚴(yán)格掌控權(quán)限的調(diào)配，確?；举Y料只被授權(quán)人員訪問(wèn)和使用。未經(jīng)授權(quán)人員不得私自查看、修改或傳播基本資料?；举Y料的使用規(guī)范：基本資料僅限于企業(yè)內(nèi)部使用，不得用于非法用途或泄露給外部機(jī)構(gòu)或個(gè)人?；举Y料的使用應(yīng)遵守相關(guān)法律法規(guī)和企業(yè)內(nèi)部的規(guī)定和流程?；举Y料的使用需謹(jǐn)慎，禁止濫用、竄改或刪除資料。七、基本資料的定期更新和清理基本資料的定期更新：每位員工負(fù)責(zé)及時(shí)更新本身的個(gè)人信息，確保信息的準(zhǔn)確性和完整性。各相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)定期核對(duì)和更新所負(fù)責(zé)的基本資料。基本資料的定期清理：定期對(duì)不再需要的基本資料進(jìn)行清理和歸檔。清理過(guò)程需記錄清理的內(nèi)容和原因，并進(jìn)行備份。八、違規(guī)處理和懲罰對(duì)于未依照本制度要求管理基本資料的員工，將予以相應(yīng)的紀(jì)律處分，包含但不限于口頭警告、書(shū)面警告、停職、調(diào)職甚至解雇。對(duì)于有意竄改、泄露或?yàn)E用基本資料的員工，將嚴(yán)厲處理，追究其責(zé)任，甚至努力探求法律責(zé)任。對(duì)于未依照公司規(guī)定處理和存儲(chǔ)基本資料的部門(mén)，將予以相應(yīng)的管理措施，包含但不限于責(zé)令整改、限制權(quán)限、調(diào)整人員等。九、附則本制度的解釋權(quán)歸企業(yè)管理負(fù)責(zé)人全部，相關(guān)人員應(yīng)嚴(yán)格遵守和執(zhí)行。如有需要，本制度可進(jìn)行修訂，修訂后的制度需重新發(fā)布和通知相關(guān)人員。以上內(nèi)容為基本資料管理制度，旨在規(guī)范和管理企業(yè)的基本資料，保證其準(zhǔn)確、完整、安