2024年會議室管理制度（三篇）

第4頁共4頁2024年會議室管理制度1、目標為確保公司總部會議室的使用和管理規(guī)范化、合理化，以提供優(yōu)質(zhì)的會議服務和良好的會議環(huán)境，預防設備損壞，體現(xiàn)公司的專業(yè)形象，特制定本規(guī)定。2、適用范圍本規(guī)定適用于公司總部的所有類型會議室。3、原則遵循統(tǒng)一管理、分工負責、有效控制、資源共享、快速處理和責任追究的原則。4、職責4.1公關(guān)傳播部的職責4.1.1公關(guān)傳播部負責制定和修訂《會議室管理操作規(guī)范》，并監(jiān)督制度的執(zhí)行，以確保其有效實施。4.1.2公關(guān)傳播部負責會議室的統(tǒng)一分配，根據(jù)會議性質(zhì)和重要性進行合理分配。4.1.3公關(guān)傳播部負責日常檢查會議室設施和流動用品的使用情況，每日進行點檢，并填寫《會議室點檢表》。4.2綜合管理部的職責4.2.1綜合管理部負責會議室管理系統(tǒng)的制作和維護，指定專人管理電子設備和設施。4.2.2綜合管理部負責根據(jù)公司需求規(guī)劃和采購會議室設備。4.3各部門的職責4.3.1各部門需按照預定流程申請會議室，不得擅自更改已申請的會議。4.3.2重要接待會議由公關(guān)傳播部安排，各部門日常會議需自行安排服務人員。4.3.3各部門使用會議室時，有責任維護用品和衛(wèi)生，使用后應及時歸還鑰匙。5、具體規(guī)定5.1會議室使用申請流程及規(guī)定5.1.1避免會議沖突，各部門需提前申請會議室并登記，遵循先到先用原則。5.1.2如有公司級領導臨時使用會議室，相關(guān)部門需配合調(diào)整。5.1.3臨時會議需及時向會議室負責人申請并登記。5.1.4如取消會議室，需提前半天通知管理員。5.1.5申請時需明確使用時間、參會人員等，如有需要其他部門協(xié)助，需提前聯(lián)系。5.2會議室使用及維護5.2.1使用人負責會議期間設備的完好，提醒參會人員愛護設備。5.2.2對造成設施人為損壞和資源浪費的行為，公關(guān)傳播部將進行賠償處罰，嚴重者按公司規(guī)定處理。5.2.3會議組織者需保持會議室衛(wèi)生，結(jié)束后負責清理廢棄物并恢復原狀，否則將受到通報批評。5.2.4會議結(jié)束后，組織者需通知管理員清點設備，確認無誤后方可離開。5.2.5如發(fā)現(xiàn)物品損壞或丟失，應及時報告公關(guān)傳播部，否則將承擔全部責任。5.2.6會議期間發(fā)生任何事故和意外，由使用部門負責。6、考核措施6.1不按規(guī)定私自使用會議室的部門，其負責人將受到罰款。6.2設備破損、物品擺放不整齊、垃圾未清理、鑰匙未及時歸還的，將對相關(guān)負責人進行罰款。6.3未經(jīng)允許擅自調(diào)整設備導致?lián)p壞的，將對負責人或部門進行罰款，并按原價1.5倍賠償。7、其他7.1本規(guī)定由公關(guān)傳播部負責解釋。7.2本規(guī)定自發(fā)布之日起生效。8、附件附件一：《會議使用登記表》。2024年會議室管理制度（二）一、為優(yōu)化會議室管理，確保其規(guī)范且高效地使用，特此制訂以下會議室管理規(guī)定。二、會議室的管理工作由綜合管理辦公室全權(quán)負責，涵蓋鑰匙保管、使用調(diào)度、設施設備的保護以及衛(wèi)生清潔等方面。三、會議室主要服務于公司內(nèi)部的會議、培訓、招聘及外事接待等事務。未經(jīng)正式許可，不得擅自提供給外部單位或個人使用。如外部有需求，需事先向綜合管理辦公室提出申請。四、各部門如需使用會議室，需提前一天向綜合管理辦公室提出，填寫《會議室使用申請表》。綜合管理辦公室將依據(jù)任務的緊急程度進行合理調(diào)度，以便做好必要的會前準備。五、在使用過程中，未經(jīng)辦公室允許，不得隨意移動會議室的設備或家具，不得將室內(nèi)物品帶出，也不得擅自操作音響、功放、DVD、投影等設備。如有特殊需求，應在預約時一并提出，由辦公室指派專人進行操作和調(diào)試。六、內(nèi)部會議不提供茶葉、純凈水和紙杯。如承辦部門有相關(guān)需求，需在預約時提前告知。其他額外需求需自行準備。部門會議的會務服務工作請自行負責。在會議室進行懸掛、張貼活動時，需在綜管辦的監(jiān)督下進行，并在使用后立即恢復原狀，保持墻面整潔。七、會議期間，主辦部門需負責會議室的衛(wèi)生、照明、空調(diào)及設備的正常使用。請妥善使用各種設施，如有損壞，將按照公司規(guī)定進行賠償。八、各部門必須嚴格遵守預約的會議時間。如需調(diào)整，需事先征得綜合管理辦公室的同意。九、與會人員需尊重會議室的設施，保持室內(nèi)環(huán)境的清潔衛(wèi)生。十、會議結(jié)束后，負責會議的部門或車間人員應立即關(guān)閉會議室的門窗，確?？照{(diào)、音響等設備的電源關(guān)閉。如因疏忽導致?lián)p失，責任人需承擔相應責任。十一、本規(guī)定適用于東會議室(大)及小會議室，全天候開放。十二、本規(guī)定自公布之日起生效執(zhí)行。十三、本規(guī)定的解釋權(quán)歸行政部所有。2024年會議室管理制度（三）一、目標本規(guī)定旨在加強會議室的管控，確保其合理使用，以及高效利用會議室資源，故特此制定。二、適用范圍本制度適用于位于老辦公樓二樓的會議室的管理和使用。三、職責劃分會議室的日常管理與監(jiān)督工作由公司環(huán)境安全管理部全權(quán)負責。四、會議室使用申請程序1、為避免會議時間沖突，各部門如需使用會議室，需提前向環(huán)境安全管理部報備，以便進行統(tǒng)一調(diào)度。2、申請時，需詳細登記使用時間、參會人員等信息，如有需要環(huán)境安全管理部協(xié)助的事項，需提前注明，以便環(huán)境安全管理部能提供相應的支持服務。3、如遇緊急情況需臨時使用會議室，需立即通知環(huán)境安全管理部并完成登記。五、會議室的調(diào)度1、會議室的分配遵循"先申請，先安排"的原則。如遇特別緊急或重要會議，申請人需通知環(huán)境安全管理部，如資源緊張，環(huán)境安全管理部應協(xié)調(diào)其他會議調(diào)整時間。2、已安排的會議應準時開始和結(jié)束，以避免影響后續(xù)會議的進行。3、若會議需要改期或取消，負責人應立即告知環(huán)境安全管理部。4、如需接待臨時訪客并使用會議室，需提前通知環(huán)境安全管理部進行安排。六、會議室的使用規(guī)定1、環(huán)境安全管理部應在會議開始前____分鐘開啟會議室。2、如需使用電腦、投影、音響等設備，由使用部門自行準備。3、公司級會議及重要賓客接待，由環(huán)境安全管理部提供茶水服務，其他會議請各部門自行準備。4、會議結(jié)束后，負責人應立即整理會場，關(guān)閉所有電器，并通知環(huán)境安全管理部。5、使用會議室的部門需保持室內(nèi)整潔，使用完畢后及時清理，將移動的桌椅歸回原位，以便其他部門使用。七、注意事項1、所有使用人員需愛護會議室內(nèi)的設備和物品，如