國家機關(guān)會議管理制度

國家機關(guān)會議管理制度第一章總則

第一條目的與依據(jù)：為加強國家機關(guān)會議管理，提高會議效率，確保會議決策的科學性、民主性和合法性，根據(jù)《中華人民共和國行政監(jiān)察法》及有關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合機關(guān)實際，制定本制度。

第二條適用范圍：本制度適用于國家機關(guān)及其所屬各部門召開的各類會議，包括但不限于工作例會、專題會議、協(xié)調(diào)會議、評審會議等。

第三條基本原則：

-依法依規(guī)：會議召開應(yīng)當嚴格遵守國家法律法規(guī)和黨的方針政策。

-效率優(yōu)先：會議應(yīng)注重實效，減少形式主義，嚴格控制會議數(shù)量和規(guī)模。

-民主集中：會議決策應(yīng)當充分發(fā)揚民主，實行集中指導下的民主決策。

-責任明確：會議決議事項應(yīng)有明確的執(zhí)行主體和責任人。

第四條會議分類：

-定期會議：按照規(guī)定周期召開的例會。

-臨時會議：針對特定問題或緊急情況臨時召集的會議。

-專項會議：針對重大問題或?qū)ｍ椆ぷ髡匍_的會議。

第五條會議組織：

-會議的組織工作由機關(guān)辦公室或者專門指定的部門負責。

-會議通知應(yīng)明確會議主題、時間、地點、參會人員及議程等。

-會議組織者應(yīng)確保會議材料的準備和分發(fā)，以及會議記錄的準確性。

第六條參會人員：

-參會人員應(yīng)按時參加，不得無故缺席、遲到或早退。

-參會人員應(yīng)做好會前準備，充分熟悉會議議題，確保會議效果。

第七條保密規(guī)定：

-會議內(nèi)容的討論和決議涉及國家秘密、商業(yè)秘密或個人隱私的，應(yīng)嚴格按照有關(guān)保密法律法規(guī)執(zhí)行。

-會議紀要等會議資料應(yīng)明確密級，并采取相應(yīng)的保密措施。

本制度的制定和實施，旨在提高國家機關(guān)會議的質(zhì)量和效率，為促進政府職能轉(zhuǎn)變和服務(wù)型政府建設(shè)提供有力保障。后續(xù)章節(jié)將詳細規(guī)定會議流程、會議紀要的跟蹤落實、會議室管理規(guī)定等具體內(nèi)容。

第二章會議流程

第一條會議籌備：

-會議議題征集：會議組織者至少在會議召開前一周，向各部門征集會議議題，各部門需在規(guī)定時間內(nèi)提交議題申請，并明確議題背景、目的、需解決的問題及建議解決方案。

-議題篩選與確定：會議組織者對征集的議題進行篩選、整合，并提交給會議主持人或決策者審核，最終確定會議議題和議程。

-會議通知發(fā)布：會議組織者在確定會議議題和議程后，及時發(fā)布會議通知，明確會議時間、地點、參會人員、議題等內(nèi)容。

第二條會議召開：

-簽到與會議材料發(fā)放：會議開始前，參會人員簽到，會議組織者發(fā)放會議材料，包括會議議程、議題相關(guān)資料等。

-會議主持人開場：會議主持人宣布會議開始，介紹會議主題、議程和參會人員，并對會議紀律和保密要求進行強調(diào)。

-議題討論：按照會議議程逐項進行議題討論，各部門或參會人員針對議題提出意見、建議或解決方案。

-會議決策：會議主持人根據(jù)討論情況，組織參會人員進行表決或決策，形成會議決議。

第三條會議記錄：

-記錄內(nèi)容：會議記錄應(yīng)包括會議時間、地點、主持人、參會人員、議題討論情況、決策結(jié)果等。

-記錄方式：會議記錄可以采用書面記錄、錄音、錄像等方式進行。

第四條會議總結(jié)與反饋：

-會議總結(jié)：會議結(jié)束后，會議主持人應(yīng)對會議進行簡要總結(jié)，強調(diào)會議決議和下一步工作要求。

-會議紀要編寫：會議組織者應(yīng)在會議結(jié)束后的一定時間內(nèi)完成會議紀要的編寫，明確會議決議、任務(wù)分工和完成時限。

-會議紀要反饋：會議紀要發(fā)送給參會人員，各部門或個人對會議紀要內(nèi)容進行確認，如有異議應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)提出。

第五條會議跟蹤與落實：

-任務(wù)分工：會議決議中明確的工作任務(wù)，應(yīng)分解落實到具體責任部門和責任人。

-進度報告：責任部門和責任人需定期報告工作進展情況，會議組織者負責跟蹤督促。

-評估與問責：會議組織者對會議決議的落實情況進行評估，對未按期完成任務(wù)的部門和責任人進行問責。

本章節(jié)詳細規(guī)定了會議從籌備到召開、記錄、總結(jié)反饋以及跟蹤落實的整個流程，以確保會議的順利進行和決議的有效實施。后續(xù)章節(jié)將繼續(xù)闡述會議紀要的跟蹤落實、會議室管理規(guī)定等具體內(nèi)容。

第三章會議紀要的跟蹤落實

第一條會議紀要的編制與發(fā)布：

-會議紀要應(yīng)由會議組織者在會議結(jié)束后及時編制，確保內(nèi)容準確、完整。

-會議紀要應(yīng)包括會議基本情況、主要討論內(nèi)容、決策事項、任務(wù)分工、責任人及完成時限等關(guān)鍵信息。

-編制完成的會議紀要需經(jīng)會議主持人審核批準后，及時發(fā)布給所有參會人員及相關(guān)部門。

第二條會議紀要的傳達與學習：

-各部門負責人應(yīng)將會議紀要內(nèi)容及時傳達給部門內(nèi)所有相關(guān)人員，確保每位員工了解會議決策和自身工作任務(wù)。

-對于涉及重要決策或重大事項的會議紀要，應(yīng)組織專題學習或討論，確保理解和掌握會議精神和具體要求。

第三條任務(wù)執(zhí)行與監(jiān)督：

-責任部門和責任人應(yīng)根據(jù)會議紀要中的任務(wù)分工，制定詳細的工作計劃，并按計劃執(zhí)行。

-上級部門或會議組織者應(yīng)定期對任務(wù)執(zhí)行情況進行監(jiān)督和檢查，確保會議決策得到有效落實。

第四條進度反饋與協(xié)調(diào)：

-責任人應(yīng)定期向會議組織者報告任務(wù)進展情況，遇到問題應(yīng)及時反饋，尋求支持和協(xié)調(diào)。

-會議組織者應(yīng)根據(jù)進度反饋，協(xié)調(diào)相關(guān)部門和資源，解決執(zhí)行過程中的困難和問題。

第五條結(jié)果評估與總結(jié)：

-任務(wù)完成后，責任部門應(yīng)提交任務(wù)完成報告，會議組織者應(yīng)對完成情況進行評估。

-對于未按期完成或完成質(zhì)量不高的任務(wù)，應(yīng)分析原因，制定改進措施，并通報相關(guān)部門和人員。

-會議組織者應(yīng)定期對會議紀要的跟蹤落實情況進行總結(jié)，提出改進會議管理的意見和建議。

第六條檔案管理與查閱：

-會議紀要應(yīng)作為重要檔案進行管理，確保資料的完整性、安全性和可追溯性。

-會議紀要的查閱應(yīng)遵循相關(guān)保密規(guī)定，確保信息安全。

第四章會議室管理規(guī)定

第一條會議室預(yù)訂：

-會議室使用需提前預(yù)訂，預(yù)訂者需向會議室管理部門提交申請，包括會議時間、預(yù)計參會人數(shù)、所需設(shè)備等。

-會議室管理部門應(yīng)建立預(yù)訂登記制度，合理安排會議室使用，避免沖突。

第二條會議室配置：

-會議室應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如會議桌椅、投影儀、音響設(shè)備、白板等。

-會議室管理部門負責定期檢查設(shè)備狀態(tài)，確保設(shè)備正常運行，滿足會議需求。

第三條會議室環(huán)境：

-會議室應(yīng)保持整潔、安靜、通風，溫度適宜，為參會人員提供良好的會議環(huán)境。

-會議前，會議室管理部門應(yīng)負責對會議室進行清潔和布置，確保會議環(huán)境符合要求。

第四條會議室使用規(guī)范：

-會議期間，參會人員應(yīng)遵守會議室紀律，不得大聲喧嘩、隨意走動，保持手機靜音或關(guān)機。

-嚴禁在會議室吸煙、進食，不得損壞會議室設(shè)施設(shè)備。

第五條會議室安全管理：

-會議室管理部門應(yīng)制定安全措施，確保會議室使用期間的安全。

-會議室內(nèi)應(yīng)配備消防器材，并定期進行安全檢查，消除安全隱患。

第六條會議室服務(wù)：

-會議室管理部門應(yīng)提供必要的服務(wù)，如會前準備、會中協(xié)助、會后清理等。

-針對大型或重要會議，會議室管理部門應(yīng)提供專門的服務(wù)保障，確保會議順利進行。

第七條會議室資源優(yōu)化：

-會議室管理部門應(yīng)定期評估會議室使用情況，合理調(diào)整會議室資源分配，提高使用效率。

-鼓勵采用視頻會議等現(xiàn)代化手段，減少對實體會議室的依賴，節(jié)約資源。

本章節(jié)對會議室的管理規(guī)定了預(yù)訂、配置、環(huán)境、使用規(guī)范、安全管理、服務(wù)及資源優(yōu)化等方面的內(nèi)容，旨在為會議的順利召開提供有力保障。后續(xù)章節(jié)將繼續(xù)闡述附則等相關(guān)內(nèi)容。

第五章附則

第一條解釋權(quán)：本制度的解釋權(quán)歸國家機關(guān)辦公室所有。

第二條實施日期：本制度自發(fā)布之日起施行。

第三條修訂程序：本制度的修訂應(yīng)按