中北大學(xué)會(huì)議管理制度

中北大學(xué)會(huì)議管理制度中北大學(xué)會(huì)議管理制度

第一章總則

第一條本制度旨在規(guī)范中北大學(xué)會(huì)議的組織、召開(kāi)、記錄及跟蹤落實(shí)流程，提高會(huì)議效率，確保會(huì)議決策的科學(xué)性、民主性和嚴(yán)肅性。

第二條本制度適用于中北大學(xué)各級(jí)各類(lèi)會(huì)議，包括校務(wù)會(huì)議、學(xué)術(shù)會(huì)議、教職工會(huì)議、學(xué)生會(huì)議等。

第三條會(huì)議應(yīng)遵循以下原則：

（一）務(wù)實(shí)高效：會(huì)議內(nèi)容應(yīng)緊密?chē)@學(xué)校中心工作，注重解決實(shí)際問(wèn)題，提高工作效率。

（二）民主集中：會(huì)議決策應(yīng)充分發(fā)揚(yáng)民主，廣泛聽(tīng)取意見(jiàn)，集中統(tǒng)一決策。

（三）嚴(yán)謹(jǐn)規(guī)范：會(huì)議組織、召開(kāi)、記錄及跟蹤落實(shí)等工作應(yīng)嚴(yán)格按照本制度執(zhí)行。

（四）公開(kāi)透明：會(huì)議相關(guān)信息應(yīng)適時(shí)公開(kāi)，接受師生監(jiān)督。

第四條會(huì)議分為定期會(huì)議和臨時(shí)會(huì)議。定期會(huì)議包括校務(wù)會(huì)議、學(xué)術(shù)會(huì)議等，臨時(shí)會(huì)議根據(jù)工作需要召開(kāi)。

第五條會(huì)議的組織、召開(kāi)、記錄及跟蹤落實(shí)等工作由各會(huì)議主辦部門(mén)負(fù)責(zé)，會(huì)議室管理部門(mén)協(xié)助。

第六條參會(huì)人員應(yīng)嚴(yán)格遵守會(huì)議紀(jì)律，按時(shí)參加會(huì)議，認(rèn)真履行職責(zé)，積極參與討論，確保會(huì)議效果。

第七條本制度自發(fā)布之日起實(shí)施，原有相關(guān)規(guī)定與本制度不符的，以本制度為準(zhǔn)。如需修改，由學(xué)校辦公室負(fù)責(zé)解釋。

第二章會(huì)議流程

一、會(huì)議籌備

1.確定會(huì)議主題：根據(jù)學(xué)校中心工作和發(fā)展需要，明確會(huì)議主題，確保會(huì)議目標(biāo)清晰。

2.制定會(huì)議方案：包括會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、議程等，必要時(shí)可設(shè)立會(huì)務(wù)組，負(fù)責(zé)會(huì)議籌備工作。

3.發(fā)布會(huì)議通知：提前向參會(huì)人員發(fā)布會(huì)議通知，明確會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、議程等內(nèi)容，要求參會(huì)人員做好發(fā)言準(zhǔn)備。

4.準(zhǔn)備會(huì)議材料：會(huì)議主辦部門(mén)負(fù)責(zé)準(zhǔn)備會(huì)議所需的報(bào)告、方案、數(shù)據(jù)等材料，并于會(huì)前分發(fā)給參會(huì)人員。

二、會(huì)議召開(kāi)

1.會(huì)議簽到：會(huì)議開(kāi)始前，參會(huì)人員需簽到，確保會(huì)議出席情況的真實(shí)性。

2.會(huì)議主持人：由會(huì)議主辦部門(mén)指定，負(fù)責(zé)主持會(huì)議，確保會(huì)議按照議程進(jìn)行。

3.會(huì)議議程：會(huì)議按照既定議程逐項(xiàng)進(jìn)行，主持人需控制好時(shí)間，確保會(huì)議高效進(jìn)行。

4.會(huì)議發(fā)言：參會(huì)人員圍繞會(huì)議主題進(jìn)行發(fā)言，可提出建議、意見(jiàn)和看法。

5.會(huì)議討論：主持人組織參會(huì)人員進(jìn)行討論，充分發(fā)揚(yáng)民主，形成共識(shí)。

6.會(huì)議決策：在充分討論的基礎(chǔ)上，主持人總結(jié)各方意見(jiàn)，形成會(huì)議決策。

三、會(huì)議記錄

1.會(huì)議記錄人員：由會(huì)議主辦部門(mén)指定，負(fù)責(zé)記錄會(huì)議過(guò)程、發(fā)言和決策等內(nèi)容。

2.會(huì)議記錄要求：記錄要真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，方便后續(xù)查閱。

3.會(huì)議記錄整理：會(huì)后，會(huì)議記錄人員需對(duì)會(huì)議記錄進(jìn)行整理，形成會(huì)議紀(jì)要。

四、會(huì)議總結(jié)

1.會(huì)議主持人對(duì)本次會(huì)議的成果進(jìn)行總結(jié)，強(qiáng)調(diào)會(huì)議決策的執(zhí)行和落實(shí)。

2.會(huì)議主辦部門(mén)對(duì)會(huì)議情況進(jìn)行總結(jié)，分析會(huì)議效果，為今后會(huì)議提供改進(jìn)方向。

五、會(huì)議結(jié)束

1.會(huì)議結(jié)束后，主持人宣布散會(huì)。

2.會(huì)議記錄人員將會(huì)議紀(jì)要發(fā)送給參會(huì)人員，以便了解會(huì)議內(nèi)容和決策。

3.會(huì)議主辦部門(mén)對(duì)會(huì)議紀(jì)要進(jìn)行歸檔，以便日后查閱。

第三章會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

一、會(huì)議紀(jì)要的編制與發(fā)布

1.會(huì)議紀(jì)要由會(huì)議記錄人員在會(huì)后及時(shí)整理，確保內(nèi)容準(zhǔn)確、完整。

2.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)包括會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、討論議題、主要發(fā)言、形成的決策及分工等。

3.會(huì)議紀(jì)要由會(huì)議主辦部門(mén)負(fù)責(zé)人審核后，及時(shí)發(fā)布給所有參會(huì)人員及相關(guān)執(zhí)行部門(mén)。

二、會(huì)議決策的分解與責(zé)任落實(shí)

1.會(huì)議決策應(yīng)根據(jù)事項(xiàng)的性質(zhì)和涉及部門(mén)進(jìn)行分解，明確責(zé)任人和完成時(shí)限。

2.會(huì)議主辦部門(mén)應(yīng)將會(huì)議決策分解為具體的行動(dòng)計(jì)劃，明確各部門(mén)和人員的職責(zé)。

3.各責(zé)任部門(mén)和個(gè)人應(yīng)按照行動(dòng)計(jì)劃認(rèn)真執(zhí)行，并及時(shí)向會(huì)議主辦部門(mén)反饋進(jìn)展情況。

三、會(huì)議紀(jì)要的跟蹤與監(jiān)督

1.會(huì)議主辦部門(mén)應(yīng)對(duì)會(huì)議決策的執(zhí)行情況進(jìn)行定期跟蹤，確保各項(xiàng)任務(wù)按期完成。

2.對(duì)于執(zhí)行過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題和困難，應(yīng)及時(shí)協(xié)調(diào)相關(guān)部門(mén)解決，確保決策落實(shí)到位。

3.建立會(huì)議紀(jì)要執(zhí)行情況的監(jiān)督機(jī)制，對(duì)未按期完成的任務(wù)進(jìn)行催辦，對(duì)執(zhí)行不力的部門(mén)和個(gè)人進(jìn)行通報(bào)。

四、會(huì)議紀(jì)要的評(píng)估與反饋

1.會(huì)議決策執(zhí)行完畢后，會(huì)議主辦部門(mén)應(yīng)組織對(duì)執(zhí)行情況進(jìn)行評(píng)估，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)。

2.評(píng)估結(jié)果作為改進(jìn)會(huì)議管理、提高決策執(zhí)行力的依據(jù)，并向相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部門(mén)報(bào)告。

3.對(duì)于會(huì)議決策執(zhí)行中的優(yōu)秀表現(xiàn)和個(gè)人，給予適當(dāng)?shù)谋碚煤酮?jiǎng)勵(lì)。

五、會(huì)議紀(jì)要的歸檔與管理

1.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)作為學(xué)校重要文件進(jìn)行歸檔，便于日后查詢和審計(jì)。

2.會(huì)議主辦部門(mén)應(yīng)建立健全會(huì)議紀(jì)要的管理制度，確保會(huì)議紀(jì)要的保存完整、安全。

3.會(huì)議紀(jì)要的歸檔和管理應(yīng)符合學(xué)校檔案管理的規(guī)定，確保信息安全。

第四章會(huì)議室管理規(guī)定

一、會(huì)議室預(yù)訂

1.會(huì)議室預(yù)訂采用預(yù)約制度，各部門(mén)需提前向會(huì)議室管理部門(mén)提交會(huì)議室申請(qǐng)，明確會(huì)議時(shí)間、參會(huì)人數(shù)等信息。

2.會(huì)議室管理部門(mén)根據(jù)預(yù)訂申請(qǐng)進(jìn)行統(tǒng)籌安排，確保會(huì)議室合理使用。

3.若會(huì)議室需求沖突，按照申請(qǐng)?zhí)峤坏南群箜樞蜻M(jìn)行安排。

二、會(huì)議室配置

1.會(huì)議室管理部門(mén)應(yīng)確保會(huì)議室設(shè)施設(shè)備齊全、功能正常，包括但不限于投影儀、音響設(shè)備、白板等。

2.會(huì)議室應(yīng)保持整潔，提供必要的會(huì)議用品，如筆、紙、飲用水等。

3.會(huì)議室管理部門(mén)定期對(duì)會(huì)議室進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保會(huì)議順利進(jìn)行。

三、會(huì)議室使用

1.會(huì)議召開(kāi)前，會(huì)議室管理部門(mén)應(yīng)協(xié)助主辦部門(mén)做好會(huì)議準(zhǔn)備工作，包括布置會(huì)場(chǎng)、調(diào)試設(shè)備等。

2.參會(huì)人員應(yīng)愛(ài)護(hù)會(huì)議室設(shè)施，遵守會(huì)議室管理規(guī)定，保持會(huì)場(chǎng)秩序。

3.會(huì)議結(jié)束后，主辦部門(mén)應(yīng)負(fù)責(zé)清理會(huì)場(chǎng)，將會(huì)議室恢復(fù)原狀，并告知會(huì)議室管理部門(mén)。

四、會(huì)議室安全

1.會(huì)議室管理部門(mén)負(fù)責(zé)制定會(huì)議室安全措施，確保會(huì)議期間人員安全。

2.會(huì)議期間，應(yīng)確保消防通道暢通，消防設(shè)施正常，參會(huì)人員掌握消防知識(shí)和應(yīng)急逃生路線。

3.保密會(huì)議需采取相應(yīng)的保密措施，防止會(huì)議內(nèi)容泄露。

五、會(huì)議室維護(hù)與優(yōu)化

1.會(huì)議室管理部門(mén)定期對(duì)會(huì)議室設(shè)施進(jìn)行維護(hù)保養(yǎng)，確保設(shè)備正常運(yùn)行。

2.根據(jù)會(huì)議需求和使用反饋，會(huì)議室管理部門(mén)不斷優(yōu)化會(huì)議室配置，提升會(huì)議室使用效果。

3.鼓勵(lì)各部門(mén)提出會(huì)議室改進(jìn)建議，共同提高會(huì)議室管理水平。

六、違規(guī)處理

1.對(duì)于違反會(huì)議室管理規(guī)定的部門(mén)和個(gè)人，會(huì)議室管理部門(mén)有權(quán)進(jìn)行制止，并視情節(jié)嚴(yán)重程度給予通報(bào)批評(píng)、罰款等處罰。

2.會(huì)議室管理部門(mén)建立健全投訴舉報(bào)渠道，接受全校師生的監(jiān)督。

第五章附則

1.本制度解釋權(quán)歸中北大