2024年辦公室文員職責(zé)（二篇）

第4頁(yè)共4頁(yè)2024年辦公室文員職責(zé)行政助理的職責(zé)涵蓋了一系列嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓芾砉ぷ鳎ǖ幌抻冢?.執(zhí)行電話轉(zhuǎn)接和接待訪客的日常任務(wù)。2.確保辦公室的行政、機(jī)密和保密工作有序進(jìn)行，同時(shí)整理辦公室檔案。3.維護(hù)總經(jīng)理辦公室的清潔和整潔環(huán)境。4.撰寫和整理會(huì)議紀(jì)要。5.管理公司的公文、信件、郵件、報(bào)刊雜志的分發(fā)工作。6.負(fù)責(zé)傳真件的收發(fā)和處理。7.管理辦公室倉(cāng)庫(kù)，記錄并管理所有物品的進(jìn)出。8.負(fù)責(zé)公司宣傳欄的稿件編寫。9.按照規(guī)定妥善保管和使用公章。10.管理食堂費(fèi)用，登記餐費(fèi)流水，并進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和保管。11.完成每月環(huán)保報(bào)表的郵寄和社保的報(bào)表制作。12.嚴(yán)格管理員工人事檔案，確保檔案管理的完整性和規(guī)范性，同時(shí)嚴(yán)格遵守借閱手續(xù)。13.組織和處理社會(huì)保險(xiǎn)的投保和申領(lǐng)事宜。14.統(tǒng)計(jì)每月考勤，為財(cái)務(wù)部門提供數(shù)據(jù)，并保留備份。15.確保辦公資產(chǎn)的有效管理，提高使用效率，倡導(dǎo)節(jié)約文化。16.承擔(dān)其他臨時(shí)性的行政任務(wù)。作為行政助理，還需要協(xié)助行政部經(jīng)理：1.協(xié)助處理公司的行政事務(wù)和部門內(nèi)部的日常運(yùn)作。2.協(xié)助修訂和執(zhí)行公司的各項(xiàng)管理規(guī)定。3.參與績(jī)效管理、考勤監(jiān)督等任務(wù)。4.確保公司規(guī)章制度的執(zhí)行。5.協(xié)助進(jìn)行內(nèi)部管理和安全管理，為其他部門提供支持。6.安排和組織會(huì)議，準(zhǔn)備相關(guān)材料，處理會(huì)議后的信息整理。7.負(fù)責(zé)公司快件和傳真收發(fā)，確保信息傳遞的準(zhǔn)確和及時(shí)。8.參與行政和采購(gòu)事務(wù)的管理工作。9.負(fù)責(zé)辦公用品的發(fā)放和管理工作。10.收集資料，管理檔案，起草公文，處理文件收發(fā)等事務(wù)。11.負(fù)責(zé)接待外部來(lái)訪，接聽(tīng)電話，解答咨詢，傳遞信息。12.協(xié)助組織面試、會(huì)議、培訓(xùn)、公司活動(dòng)，以及節(jié)假日的慰問(wèn)活動(dòng)。13.協(xié)助行政部經(jīng)理協(xié)調(diào)各部門之間的溝通和協(xié)作。行政專員(助理)的工作內(nèi)容涵蓋廣泛，涉及基礎(chǔ)性工作，如：1.人事檔案的管理和維護(hù)。2.參與人事考核和員工培訓(xùn)工作。3.負(fù)責(zé)作息考勤的管理。4.執(zhí)行獎(jiǎng)懲制度。5.負(fù)責(zé)內(nèi)部公告的發(fā)布。6.處理員工的招聘、錄用、升遷、離職等手續(xù)。7.監(jiān)督和執(zhí)行各項(xiàng)規(guī)章制度。8.協(xié)助制定公司管理制度和業(yè)務(wù)計(jì)劃。9.組織和指導(dǎo)店員的銷售活動(dòng)。10.負(fù)責(zé)辦公用品的預(yù)算和采購(gòu)。應(yīng)具備的素質(zhì)包括：1.工作態(tài)度：對(duì)公司的背景、行業(yè)定位、行政系統(tǒng)和企業(yè)文化有深入理解。2.工作技能：具備計(jì)算機(jī)操作、外語(yǔ)溝通、寫作能力、時(shí)間管理等多方面技能。3.工作業(yè)績(jī)：能準(zhǔn)確理解上級(jí)意圖，高效工作，提供高質(zhì)量服務(wù)，確保工作流程無(wú)誤。2024年辦公室文員職責(zé)（二）一、負(fù)責(zé)公司各類檔案的全面管理，包括整理、歸檔、安全保管、規(guī)范借閱流程等，確保檔案資料的完整性和安全性。二、負(fù)責(zé)公司證照及印章的嚴(yán)格管理，遵循相關(guān)使用規(guī)定，詳細(xì)記錄使用情況，并承擔(dān)相應(yīng)的管理責(zé)任。三、負(fù)責(zé)起草、修訂及存檔以公司名義發(fā)布的各類公文、函件、請(qǐng)示、報(bào)告、通知等文件，并協(xié)助各部門完成文件資料的打印、登記、分發(fā)、復(fù)印、裝訂等工作。四、負(fù)責(zé)接收、分發(fā)報(bào)刊、信件、電子文件及傳真，確保信息傳遞的及時(shí)性和準(zhǔn)確性。五、積極參與公司各項(xiàng)活動(dòng)，并在緊急情況下協(xié)助辦公室主任處理相關(guān)事務(wù)。六、負(fù)責(zé)辦公設(shè)備與固定資產(chǎn)的登記、日常管理、維護(hù)以及定期盤點(diǎn)，確保資產(chǎn)的有效利用和安全性。七、管理辦公室倉(cāng)庫(kù)物品，詳細(xì)記錄物品出入庫(kù)情況，并定期進(jìn)行盤點(diǎn)，每月向公司領(lǐng)導(dǎo)提交固定資產(chǎn)盤點(diǎn)報(bào)告。八、負(fù)責(zé)會(huì)議通知的發(fā)送，確保參會(huì)人員準(zhǔn)時(shí)參加，并做好會(huì)議記錄工作。九、妥善保管公司的重要文件、合同、證書(shū)等證件，并對(duì)其進(jìn)行分類管理、存放及備份存檔。同時(shí)，負(fù)責(zé)辦公室的信息安全、機(jī)要管理及保密工作。十、完成上級(jí)交辦的其他工作任務(wù)，包括但不限于文書(shū)、聲像檔案的收集、整理、鑒定、統(tǒng)計(jì)、借閱等工作，以及檔案的修復(fù)、復(fù)制、交接等。十一、定期維護(hù)檔案庫(kù)房，采取防鼠、防蟲(chóng)、防潮、防水、防盜等措施，確保檔案的安全。同時(shí)，每日記錄庫(kù)房濕度情況，并遵守保密制度。十二、在文印室負(fù)責(zé)日常事務(wù)性工作，包括學(xué)院文稿的打印、復(fù)印等，并管理和維護(hù)辦公設(shè)備，如計(jì)算機(jī)、傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)、打印機(jī)等。十三、負(fù)責(zé)辦理各類文件、函件的收發(fā)、登記、閱簽、清退、整理、歸檔及保密工作，確保文件流轉(zhuǎn)的規(guī)范性和保密性。十四、管理辦公低值易耗品的領(lǐng)用、發(fā)放、登記工作，并合理申購(gòu)辦公用品，避免脫檔或長(zhǎng)期積存。十五、負(fù)責(zé)辦公室人員的考勤管理，每月匯總并及時(shí)上報(bào)考勤情況。十六、按照公司印信管理規(guī)定，妥善保管并使用公章，對(duì)其使用負(fù)責(zé)。十七、負(fù)責(zé)酒店公文、信件、郵件、報(bào)刊雜志的分送工作，以及接待、復(fù)印、打印、傳真等業(yè)務(wù)的處理。十八、管理辦公財(cái)產(chǎn)，提高使用效率，倡導(dǎo)節(jié)儉精神。十九、及時(shí)收取公司電子郵箱的電子信件，并有效處理客戶投訴問(wèn)題。