2024年人事檔案管理制度樣本（五篇）

第5頁(yè)共5頁(yè)2024年人事檔案管理制度樣本保管與利用密不可分，科學(xué)有序的保管是高效利用檔案材料的重要前提和堅(jiān)實(shí)保障。第二條人事檔案管理制度的核心要素該制度旨在全面構(gòu)建人事檔案管理的規(guī)范體系，其核心內(nèi)容包括五個(gè)關(guān)鍵部分：材料歸檔、檢查核對(duì)、轉(zhuǎn)遞流程、保衛(wèi)保密措施及統(tǒng)計(jì)管理。第三條材料歸檔流程新生成的檔案材料需即時(shí)歸檔，具體流程如下：對(duì)材料進(jìn)行嚴(yán)格鑒別，確保其符合歸檔標(biāo)準(zhǔn)；依據(jù)材料的性質(zhì)與內(nèi)容，明確其歸檔的具體位置；隨后，在檔案目錄中補(bǔ)充登記材料名稱及相關(guān)信息；最后，將新材料妥善置入檔案之中。第四條檢查核對(duì)機(jī)制檢查與核對(duì)是維護(hù)人事檔案完整性與安全性的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。此過(guò)程不僅涉及對(duì)檔案材料本身的細(xì)致檢查，如霉變、蟲(chóng)蛀等情況，還涵蓋對(duì)檔案保管環(huán)境的全面審視，如庫(kù)房門窗的完好程度及存放秩序等。此類檢查應(yīng)定期執(zhí)行，并在突發(fā)事件、檔案疑問(wèn)或發(fā)現(xiàn)損害等特定情況下進(jìn)行即時(shí)核查。第五條轉(zhuǎn)遞制度規(guī)范轉(zhuǎn)遞制度專注于檔案轉(zhuǎn)移投遞的規(guī)范化管理。通常，檔案轉(zhuǎn)遞源于工作調(diào)動(dòng)等原因，其程序包括：取出待轉(zhuǎn)檔案、在目錄上注明注銷原因、按發(fā)文要求完成包裝與密封。在轉(zhuǎn)遞過(guò)程中，必須嚴(yán)格遵守保密原則，通過(guò)機(jī)要渠道進(jìn)行轉(zhuǎn)遞，嚴(yán)禁個(gè)人攜帶。收檔單位在核對(duì)無(wú)誤后，應(yīng)簽署回執(zhí)并及時(shí)退回。第六條保衛(wèi)保密措施為確保人事檔案的安全與保密，特制定以下措施：一、設(shè)立專人負(fù)責(zé)檔案保管，并配備必要的存檔設(shè)備；二、庫(kù)房?jī)?nèi)配備防火、防潮器材，確保環(huán)境安全；三、保持庫(kù)房與檔案柜的整潔，嚴(yán)禁存放無(wú)關(guān)物品；四、禁止擅自將檔案材料帶至公共場(chǎng)合；五、限制無(wú)關(guān)人員進(jìn)入庫(kù)房，并嚴(yán)禁吸煙；六、離開(kāi)庫(kù)房時(shí)，確保關(guān)燈、關(guān)窗、鎖門。第七條統(tǒng)計(jì)制度概覽統(tǒng)計(jì)制度旨在全面掌握人事檔案的各項(xiàng)情況，其統(tǒng)計(jì)內(nèi)容涵蓋檔案數(shù)量、材料收集補(bǔ)充情況、整理狀況、保管情況、利用情況、庫(kù)房設(shè)備狀況以及檔案工作人員信息等多個(gè)方面。注：本制度所提及的“檔案”特指員工入職后建立的個(gè)人檔案。公司僅對(duì)此類檔案負(fù)責(zé)，員工的其他人事檔案需由個(gè)人自行管理。對(duì)于需公司代管檔案的員工，其檔案資料將統(tǒng)一報(bào)送至大慶市人才中心進(jìn)行保管，相關(guān)費(fèi)用由員工自行承擔(dān)。第八條人事檔案管理的基本分類與內(nèi)容一、一級(jí)檔案（原始材料）：包括求職登記表、面試評(píng)價(jià)表、員工錄用審批單、錄用通知書(shū)、薪酬說(shuō)明書(shū)、個(gè)人簡(jiǎn)歷、身份證明文件及照片、無(wú)違紀(jì)證明等，以及學(xué)歷、學(xué)位、技術(shù)職稱、榮譽(yù)證書(shū)等復(fù)印件。二、二級(jí)檔案（在職材料）：涵蓋員工基本檔案、勞動(dòng)合同、保險(xiǎn)材料、崗位異動(dòng)申請(qǐng)書(shū)、薪酬調(diào)整審批表及獎(jiǎng)罰記錄等。三、三級(jí)檔案（離職資料）：主要包括辭職申請(qǐng)表/辭退通知書(shū)及工作交接結(jié)算單等。第九條人事檔案管理辦法一、設(shè)立檔案柜：以便于檔案的調(diào)取、管理、查閱指導(dǎo)及監(jiān)督，同時(shí)防范泄密與丟失風(fēng)險(xiǎn)。二、借出使用：借出庫(kù)房需滿足特定條件，如公司領(lǐng)導(dǎo)查閱需求或公安、其他部門的特殊借用需求。外借期限有明確限制，逾期未還者將依據(jù)《保密制度》相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處罰。三、出具證明材料：根據(jù)實(shí)際需求，可提供由人事檔案部門出具的證明材料或復(fù)制件，通常用于入黨、入團(tuán)、晉升、招工、出國(guó)等場(chǎng)合。四、查閱手續(xù)：查閱者需提交查檔報(bào)告，并經(jīng)申請(qǐng)單位蓋章、負(fù)責(zé)人簽字后，由總經(jīng)辦審核、董事長(zhǎng)批準(zhǔn)后方可查閱。五、外借手續(xù)：包括借檔報(bào)告的撰寫(xiě)與審批、借檔登記及歸還注銷等環(huán)節(jié)。未經(jīng)授權(quán)，任何組織和個(gè)人均不得擅自查閱、復(fù)印或帶出員工人事檔案，違者將承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。2024年人事檔案管理制度樣本（二）檔案保管必須嚴(yán)格遵守保密原則。第十七條人事檔案管理應(yīng)由專人負(fù)責(zé)，實(shí)施定期檢查核對(duì)機(jī)制，以確保檔案的完整性與準(zhǔn)確性。第十八條人事檔案的存放需配置專用設(shè)備，嚴(yán)禁與其他檔案混合存放，以保障其獨(dú)立性。第十九條人事檔案的存放環(huán)境應(yīng)滿足安全、保密、防火、防潮、防盜等多重要求，確保檔案的安全無(wú)虞。第二十條嚴(yán)禁任何個(gè)人擅自將人事檔案材料攜帶至公共場(chǎng)合，以維護(hù)檔案信息的私密性。六、考核辦法第二十一條針對(duì)以下情形，將依據(jù)情節(jié)輕重，對(duì)所在公司、部門的人事負(fù)責(zé)人進(jìn)行績(jī)效獎(jiǎng)金的扣減，具體金額為_(kāi)___元/次：（一）人事檔案不完整；（二）檔案交接不清晰導(dǎo)致員工檔案遺失；（三）違反人事檔案保密制度；（四）未經(jīng)正當(dāng)手續(xù)擅自將人事檔案帶出保管場(chǎng)所；（五）不按規(guī)定程序銷毀人事檔案。公司人事檔案管理辦法規(guī)章制度一、目的為實(shí)現(xiàn)對(duì)員工人事檔案的有效管理，保守機(jī)密，維護(hù)檔案完整性，防止材料損壞，并確保檔案資料的高效、有序利用，特制定本管理辦法。二、檔案管理內(nèi)容1.員工入職檔案：包括個(gè)人簡(jiǎn)歷、入職登記表、應(yīng)聘人員登記表、面試記錄及待遇核定審批、筆試試題、身份證復(fù)印件、學(xué)歷學(xué)位證復(fù)印件、離職證明、各類合同及協(xié)議等。2.員工培訓(xùn)檔案：涵蓋培訓(xùn)通知、總結(jié)報(bào)告或考評(píng)結(jié)果、審批表、外派培訓(xùn)合同、外出培訓(xùn)反饋表（證書(shū)原件）、培訓(xùn)統(tǒng)計(jì)表等。3.績(jī)效管理檔案：按月整理員工績(jī)效考核相關(guān)資料。4.員工離職檔案：涉及員工與公司解除（終止）勞動(dòng)關(guān)系、死亡等情形的相關(guān)資料。三、檔案相關(guān)規(guī)定1.基礎(chǔ)管理原則：分類明確、歸檔及時(shí)、排列有序、層次清晰、整理規(guī)范。真實(shí)性核查：?jiǎn)T工入職前，人力資源部需對(duì)人事檔案的真實(shí)性、有效性進(jìn)行核查，發(fā)現(xiàn)虛假可不予錄用或解聘。歸檔與編號(hào)：按入職時(shí)間分類歸檔，區(qū)分在職與離職人員，及時(shí)登記于《入職/離職員工人事檔案登記》，并編號(hào)保存，原則上永久保存。資料更新：?jiǎn)T工基本信息變動(dòng)時(shí)，應(yīng)及時(shí)提交相關(guān)復(fù)印件歸檔，原件需現(xiàn)場(chǎng)查驗(yàn)。檔案調(diào)閱：?jiǎn)T工調(diào)動(dòng)或錄用前需調(diào)閱檔案，并在報(bào)到前完成檔案登記。材料收集與整理：及時(shí)收集、整理員工考察、考核、培訓(xùn)、獎(jiǎng)懲等材料，確保檔案完整。歸檔材料需真實(shí)、文字清晰、手續(xù)完備，并經(jīng)審批蓋章及本人簽字后歸檔。離職檔案管理：每月清查離職檔案，另行存檔，保存期限原則上為三年（高管及核心人員延長(zhǎng)至____年）。環(huán)境管理：保持檔案管理環(huán)境清潔、整潔。編號(hào)與電子目錄：檔案應(yīng)分類編號(hào)存放，防止重名重姓交叉，并制作電子目錄便于查閱。2.檔案的查、借閱保密與非保密檔案：保密檔案僅限檔案室閱覽，非保密檔案因工作需要可申請(qǐng)查、借閱，需填寫(xiě)《查、借閱人事檔案單》并經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理批準(zhǔn)?？绮块T與級(jí)別限制：一般不得垮部門查、借閱，下級(jí)員工不得查、借閱上級(jí)員工檔案。公司級(jí)領(lǐng)導(dǎo)及行政人力資源部可直接查、借閱。歸還與登記：借閱檔案需在三天內(nèi)歸還（特殊情況可延長(zhǎng)），逾期、損壞、私自復(fù)印、遺失者將依規(guī)處理。人力資源部需做好查、借閱登記。3.查、借閱檔案注意事項(xiàng)嚴(yán)禁涂改、圈劃、抽取、撤換、損壞檔案材料。未經(jīng)允許，不得擅自復(fù)印、拍攝檔案內(nèi)容，工作需要取證須經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理同意。查、借閱者需保守檔案內(nèi)容秘密，違規(guī)者將視情節(jié)輕重予以懲處。4.檔案的銷毀未經(jīng)同意，任何個(gè)人和部門不得銷毀員工檔案資料。到期檔案由人力資源部填寫(xiě)《公司員工人事檔案銷毀審批登記》，經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理批準(zhǔn)后銷毀，并做好登記歸檔工作，登記表永久保存。四、制定、修訂、廢除與實(shí)施本管理辦法經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理批準(zhǔn)后，由人力資源部負(fù)責(zé)實(shí)施，其修訂與廢止亦遵循相同程序。2024年人事檔案管理制度樣本（三）關(guān)于人事檔案管理制度的嚴(yán)謹(jǐn)表述一、引言檔案的使用、保管與利用三者緊密相連，其中，科學(xué)有序的保管是確保檔案材料高效利用的前提與保障。二、人事檔案管理制度的基本框架本制度旨在全面規(guī)范人事檔案的建立健全與管理工作，具體涵蓋以下五大部分：材料歸檔、檢查核對(duì)、轉(zhuǎn)遞、保衛(wèi)保密及統(tǒng)計(jì)。三、材料歸檔新形成的檔案材料需及時(shí)歸檔，流程如下：對(duì)材料進(jìn)行嚴(yán)格鑒別，確保其符合歸檔標(biāo)準(zhǔn)；依據(jù)材料的屬性與內(nèi)容，確定其歸檔位置；再次，在檔案目錄中補(bǔ)充新材料的相關(guān)信息；最后，將新材料妥善放置于檔案之中。四、檢查核對(duì)為確保人事檔案的完整性與安全性，需定期進(jìn)行檢查核對(duì)工作。在以下特殊情況下亦需進(jìn)行檢查：突發(fā)事件后（如被盜、遺失或遭遇水災(zāi)火災(zāi)）；對(duì)特定檔案產(chǎn)生疑問(wèn)時(shí)；發(fā)現(xiàn)檔案材料受損時(shí)（如霉變、蟲(chóng)蛀等）。檢查內(nèi)容不僅限于檔案材料本身，還包括檔案保管環(huán)境的評(píng)估。五、轉(zhuǎn)遞制度檔案的轉(zhuǎn)遞通常因工作調(diào)動(dòng)等原因而觸發(fā)，具體流程包括：取出待轉(zhuǎn)檔案，在檔案目錄中注明注銷原因，按照發(fā)文要求進(jìn)行包裝與密封。轉(zhuǎn)遞過(guò)程中需嚴(yán)格遵守保密原則，通過(guò)機(jī)要渠道進(jìn)行，嚴(yán)禁個(gè)人攜帶。收檔單位在收到檔案并核對(duì)無(wú)誤后，應(yīng)在回執(zhí)上簽字蓋章并及時(shí)退回。六、保衛(wèi)與保密1.設(shè)立專人負(fù)責(zé)檔案保管工作，并配備必要的存檔設(shè)備。2.庫(kù)房?jī)?nèi)應(yīng)備有防火、防潮器材，確保檔案安全。3.保持庫(kù)房與檔案柜的清潔，嚴(yán)禁存放無(wú)關(guān)物品。4.嚴(yán)禁將人事檔案材料帶至公共場(chǎng)合。5.無(wú)關(guān)人員不得進(jìn)入庫(kù)房，庫(kù)房?jī)?nèi)嚴(yán)禁吸煙。6.離開(kāi)庫(kù)房時(shí)，需確保關(guān)燈關(guān)窗并鎖門。七、統(tǒng)計(jì)制度統(tǒng)計(jì)內(nèi)容涵蓋人事檔案的數(shù)量、材料收集補(bǔ)充情況、檔案整理情況、保管情況、利用情況、庫(kù)房設(shè)備狀況及人事檔案工作人員情況等，以全面掌握檔案管理動(dòng)態(tài)。八、人事檔案管理的基本內(nèi)容根據(jù)檔案性質(zhì)的不同，將其分為一級(jí)檔案（原始材料）、二級(jí)檔案（在職材料）及三級(jí)檔案（離職資料）三大類，并詳細(xì)列出了各類檔案所包含的具體內(nèi)容。九、人事檔案管理辦法1.設(shè)立檔案柜以便于檔案的調(diào)閱、管理與監(jiān)督，防止泄密與丟失。2.嚴(yán)格限制檔案的借出使用，滿足特定條件后方可借出，并設(shè)定最長(zhǎng)借出期限及逾期不還的處罰措施。3.規(guī)范出具證明材料的流程與要求，確保材料的真實(shí)性與合法性。4.明確查閱手續(xù)的流程與要求，確保查閱行為的合規(guī)性。5.嚴(yán)格外借手續(xù)的管理，未經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自查閱、復(fù)印或帶出檔案，違者將按泄露公司機(jī)密論處。2024年人事檔案管理制度樣本（四）一、公司內(nèi)部的人事檔案管理涵蓋公司內(nèi)部員工的相關(guān)文件，具體包括：1.個(gè)人履歷表；2.身份證與戶口本的復(fù)印件；3.學(xué)歷證明及職稱證書(shū)的復(fù)印件；4.非本地戶籍員工需提供在工作地的暫住證；5.員工入職及轉(zhuǎn)正審批表；6.公司對(duì)員工的考核、獎(jiǎng)懲及任免情況的相關(guān)文件；7.公司認(rèn)為必要的其他存檔材料。二、對(duì)于正式員工，其個(gè)人的國(guó)家公職檔案需存入公司設(shè)立的集體存檔賬戶，需提交的資料如下：1.行政關(guān)系介紹信；2.工資轉(zhuǎn)移介紹信；3.完整的履歷表；4.鑒定材料；5.已婚員工需提供婚姻證明；6.轉(zhuǎn)正及定級(jí)審批表；7.職稱審批表；8.干部錄用表；9.招工審批表；10.非本地戶籍員工的工作地暫住證。三、檔案管理遵循以下規(guī)定：1.公司內(nèi)部人事檔案由人力資源部專職人員負(fù)責(zé)保管；2.檔案管理人員需確保檔案的完整性和安全性，對(duì)檔案進(jìn)行及時(shí)編號(hào)，并遵守保密原則，不得擅自處理檔案；3.檔案管理人員應(yīng)不斷優(yōu)化管理方法，以實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化和規(guī)范化；4.查閱人事檔案需獲得人力資源部負(fù)責(zé)人的許可。四、若員工的個(gè)人信息發(fā)生變更，如地址、婚姻狀況、子女出生情況或銀行賬戶名稱等，員工需在變更發(fā)生后的____個(gè)工作日內(nèi)以書(shū)面形式通知人力資源部進(jìn)行更新。五、所有需要公司出具的人事證明，如工作證明、收入證明等，員工需先向人力資源部申請(qǐng)，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可辦理。2024年人事檔案管理制度樣本（五）為有效強(qiáng)化我局信訪工作的責(zé)任意識(shí)，確?！胺旨?jí)負(fù)責(zé)，歸口辦理”及“誰(shuí)主管、誰(shuí)負(fù)責(zé)”的信訪工作原則得到切實(shí)貫徹，將越級(jí)上訪行為降至最低水平，維護(hù)全局職工隊(duì)伍的穩(wěn)定，特制定本制度。第一條：關(guān)于信訪處理程序的規(guī)定。職工若遇問(wèn)題，應(yīng)首先向所在部門負(fù)責(zé)人（或班長(zhǎng)）直接反映；若部門負(fù)責(zé)人無(wú)法解決，則逐級(jí)上報(bào)至主管局領(lǐng)導(dǎo)，直至局長(zhǎng)；若局長(zhǎng)亦無(wú)法解決，則由局黨組作出決策。若當(dāng)事人對(duì)處理結(jié)果有異議，可提交至職工代表大會(huì)進(jìn)行審議決定。第二條：明確問(wèn)題解決層級(jí)原則。原則上，職工反映的問(wèn)題應(yīng)在本級(jí)范圍內(nèi)盡力解決，不得無(wú)故推諉至上一級(jí)。若本級(jí)確實(shí)無(wú)法解決，方可逐級(jí)向上反映。第三條：規(guī)定答復(fù)與解決時(shí)限。對(duì)于職工反映的問(wèn)題，各級(jí)負(fù)責(zé)人需在一周內(nèi)給予明確答復(fù)或解決，特殊問(wèn)題最長(zhǎng)不得超過(guò)一個(gè)月。第四條：越級(jí)上訪的前置條件。職工若需越級(jí)上訪，必須持有下一級(jí)部門（或單位）出具的同意證明。第五條：明確越級(jí)上訪的特殊情況。若職工反映的問(wèn)題在某一層級(jí)未得到答復(fù)或解決，且未獲得相關(guān)證明，則有權(quán)越級(jí)上訪。第六條：界定不合規(guī)越級(jí)上訪行為。職工未按規(guī)定程序，擅自向市局、省局、黃委等上級(jí)部門反映問(wèn)題，均視為不合規(guī)越級(jí)上訪。第七條：紀(jì)檢監(jiān)督與調(diào)查報(bào)告。對(duì)于不合規(guī)越級(jí)上訪行為，紀(jì)檢人員需在規(guī)定時(shí)間內(nèi)進(jìn)行調(diào)查，并向局黨組提交調(diào)查報(bào)告。對(duì)于匿名信越級(jí)上訪者，原則上不予受理。第八條：越級(jí)上訪的處罰措施。首次發(fā)現(xiàn)越級(jí)上訪者，給予本人通報(bào)批評(píng)，部門主管負(fù)責(zé)人則受口頭批評(píng)；再次發(fā)現(xiàn)，對(duì)本人實(shí)施停職檢查，扣發(fā)檢查期間工資及全年獎(jiǎng)金，并對(duì)部門主要負(fù)責(zé)人及主管負(fù)責(zé)人進(jìn)行通報(bào)批評(píng)，主管局領(lǐng)導(dǎo)需提交檢查報(bào)告；若第三次發(fā)現(xiàn)，則責(zé)令本人待崗，部門主要負(fù)責(zé)人及主管負(fù)責(zé)人需提交辭職報(bào)告，扣發(fā)全年獎(jiǎng)金，并對(duì)主管局領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行通報(bào)批評(píng)。第九條：嚴(yán)厲打擊匿名誣告行為。對(duì)于