2024年公司辦公用品申領管理制度（二篇）

第7頁共7頁2024年公司辦公用品申領管理制度辦公用品管理規(guī)定辦公用品使用制度辦公用品領用表格辦公用品領用準則辦公用品采購程序辦公用品批發(fā)業(yè)務辦公用品價格表辦公用品管理規(guī)定一、辦公用品管理總則1.為確保辦公用品的有效利用和妥善保管，特制定本準則。2.本規(guī)定涵蓋的辦公用品包括：公司為員工個人配置的通訊設備（如手機、BP機）、辦公桌椅、電話機；員工日常工作所需的辦公文具；公司為部門配置的文件柜、傳真機、打印機、掃描儀；公司為滿足部門需求購置的書籍、雜志和報紙。二、個人辦公用品的管理1.公司行政部需在新員工入職前為其配備辦公桌椅及一套辦公用品。2.員工需至行政部填寫“辦公用品領用登記表”以領用辦公用品。3.公司員工應自覺愛護公司財產，節(jié)約使用辦公用品。三、部門辦公用品的管理1.除辦公文具外，所有辦公用品以部門為最小申請單位。2.部門購買辦公用品流程：部門經理填寫《辦公用品申請表》；提交給公司行政部（分公司提交給分公司行政，由其統(tǒng)一傳至公司行政部）；公司行政部審核庫存或根據(jù)業(yè)務需求統(tǒng)一審批，報董事長審批；董事長簽署批準；公司行政部將申請結果及購買方式或地點反饋給各部門經理（分公司反饋給分公司行政）。3.部門領用辦公用品后，由部門經理分發(fā)給指定使用人，如使用人變更，部門經理需在行政部更新記錄。四、公共辦公用品的管理1.公司公共辦公用品由行政部統(tǒng)一管理與維護。2.公司員工應妥善使用公共辦公用品，打印、復印時避免浪費。公司內部的文件資料，鼓勵使用二手紙張。3.使用公共辦公用品時，如發(fā)現(xiàn)設備故障，員工應及時向行政部或公司網絡管理員報修。辦公用品采購程序1.適用范圍全公司日常辦公所需的、在《辦公用品目錄》規(guī)定范圍內的各種文具、物品等低值易耗材料及器具，均納入定點采購范圍。2.職責分配采購部負責招標、評標，確定辦公用品定點供應商；督促供應商履行合同，提供《辦公用品目錄》；受理各部門《辦公用品領用單》備案，統(tǒng)一結算辦公用品費用；負責批量辦公用品采購。財務部負責統(tǒng)一支付辦公用品費用，分戶扣減各部門辦公經費。各部門填寫并由部門領導審批《辦公用品領用單》，向指定供應商提取并驗收辦公用品。供應商應按合同要求供應辦公用品，按《辦公用品領用單》提供辦公用品。紀檢部參與、監(jiān)督供應商的招標、評標工作，監(jiān)督辦公用品供應工作。3.運作規(guī)程每月所需的打印紙、復印紙、墨盒等通用物資，由各部門在前一月的第四周前報采購部匯總，由采購部按規(guī)程采購并分發(fā)。采購部組建由相關單位領導及采購部、財務部、紀檢部等部門代表組成的招標評標小組，負責每年的招標工作，評選出2-3家中標供應商。各部門需用辦公用品時，填寫《辦公用品領用單》，經部門領導審批后，由經辦人憑單向定點供應商提取。供應商按《辦公用品領用單》提供辦公用品，填寫價格、結算價等信息，經部門經辦人簽字確認后，一份留存供應商，一份交部門驗收人簽字后存采購部，作為結算和出入庫的憑證。財務部根據(jù)入庫單和供應商提供的信息付款，憑出庫單扣減各部門辦公經費。一年后，招標評標小組根據(jù)供應商的履行情況進行評審，決定是否續(xù)約。如供應商違約，按合同終止合作，重新招標確定新供應商。供應商合同期滿且無違約，可續(xù)約。供應商不愿續(xù)約時，重新招標確定新供應商。紀檢部全程監(jiān)督辦公用品定點采購，查處違規(guī)行為。4.本程序由公司采購部負責解釋。2024年公司辦公用品申領管理制度（二）為實現(xiàn)資源的高效利用，提倡節(jié)約，防止無謂的損耗，特此制定本規(guī)程。此規(guī)程適用于辦公及日常消耗品、宣傳品、設備耗材等的管理。一、辦公用品分類辦公用品依據(jù)其使用特性，劃分為固定資產、低值易耗品和低值耐用品三類。1.固定資產：包括辦公桌椅、文件柜、電腦、投影儀、電風扇、相機、空調等價值較高的物品。2.低值易耗品：如簽字筆、圓珠筆、鉛筆、膠水、膠帶、回形針、橡皮、記事本、打印紙、傳真紙、便簽紙、檔案袋(盒)、紙杯、信封等日常消耗品。3.低值耐用品：如筆筒、美工刀、直尺、訂書機、打孔器、文件夾、文件架、印泥、計算器、剪刀、電話機、鼠標等耐用度較高的物品。二、辦公用品需求計劃1.各部門需根據(jù)自身消耗和使用情況，指定一位辦公用品負責人，于每月編制下月《月份辦公用品需求申請表》，經部門主管/經理審批后，于當月指定日期前提交至行政人事部，逾期視為無需求。2.行政人事部將統(tǒng)一匯總各部門的采購申請，核查庫存，制定采購計劃。三、辦公用品費用限額1.低值易耗品、耐用品：各部門按人數(shù)計算，每人每月限額不超過特定金額。2.固定資產（單品價值超過特定金額）：申請部門填寫《辦公用品申請表》，經部門主管審核后提交行政人事部，數(shù)額較大（超過特定金額）的需提交總經理審批。3.臨時急需物品（計劃外）：申請部門填寫《月份辦公用品需求申請表》并注明緊急采購原因，經部門主管審核后提交行政人事部。四、辦公用品采購及結算1.行政人事部依據(jù)采購計劃進行定期集中采購，每月指定日期前完成。2.采購時應遵循節(jié)約成本、性價比高、急需優(yōu)先的原則，不得濫用職權或謀取私利。3.每月月底，行政人事部負責所有辦公用品費用的報銷與統(tǒng)計，完成電腦入賬，并將實際費用公布給各部門主管。五、辦公用品的入庫管理及平時保管1.辦公用品到貨后，由行政人事部前臺文員驗收，合格后簽收并進行入庫登記，錄入數(shù)據(jù)庫。2.備用辦公用品由行政人事部統(tǒng)一保管，確保防潮、防蟲蛀、防損壞，保持辦公用品的正常使用功能。3.固定資產實行保管責任制，實行使用人、領取人、保管責任人三合一，明確保管責任。對因個人疏忽或不當使用導致辦公用品重大損耗的，責任人將根據(jù)過錯程度承擔相應損失。六、辦公用品的領用1.辦公用品固定領用時間為每月指定日期（遇節(jié)假日順延），實行部門領用制，由各部門指定的負責人領取當月所需辦公用品。2.負責人在行政人事部的《辦公用品領用表》上簽字確認，涉及固定資產的，負責人需親自簽字領取，明確保管責任。3.新員工入職，按標準配備相關辦公用品，由行政人事部統(tǒng)一辦理。對于已領取的耐用品，原則上不再發(fā)放，如有重復申請，需說明原因或以舊換新，人為損壞或遺失，由個人負責賠償。七、辦公用品的報廢1.固定資產的報廢需經過審批。如設備損壞無法使用，由負責人填寫《資產報廢申請單》，說明報廢原因。2.經行政人事部確認無法修復或無條件維修的，上報總經理審批后進行報廢處理。3.報廢品由行政人事部回收，盡可能實現(xiàn)資源再利用。4.固定資產報廢后，應從固定資產登記表上注銷，并附上《辦公用品報廢申請單》。八、辦公用品的交接