行政采購管理制度及流程

第7頁共7頁行政采購管理制度目錄TOC\o"1-2"\h\z\u一、總則 2二、適用范圍 2三、職責(zé) 2四、工作程序 3（一）、供方的選擇 3（二）、合格供方的控制 3五、采購 3（一）采購物資綜述 3（二）采購物資的撤銷 4（三）采購事宜處理期限 4（四）詢價、比價、議價 5六、到貨物資檢驗結(jié)果的處理 5七、領(lǐng)用物資管理辦法 5八、整理付款 6九、庫房管理制度 6十、物品采購、領(lǐng)用流程圖 7起草人審核人批準(zhǔn)人部門職務(wù)姓名簽名日期頒發(fā)部門/報告部門執(zhí)行日期/報告日期一、總則為加強(qiáng)采購工作的管理，提高采購工作的效率，嚴(yán)正采購工作流程，特制定本制度。行政類采購人員及相關(guān)人員均應(yīng)以本制度為依據(jù)開展采購工作。副總經(jīng)理對采購人員及庫管員進(jìn)行統(tǒng)一考核和管理。二、適用范圍本制度適用于武漢中有藥業(yè)有限公司人事行政部采購及與采購相關(guān)的所有事宜。三、職責(zé)1.人事行政部采購人員負(fù)責(zé)行政辦公用品采購的控制，并組織相關(guān)部門對供方進(jìn)行評價。2.其他部門負(fù)責(zé)提供其部門月度所需辦公用品的分類別采購清單，如個別用品有特殊要求，須在備注里注明。交部門負(fù)責(zé)人簽批的采購清單到人事行政部登記存檔，由人行部匯總采購清單進(jìn)行月度統(tǒng)一采購。3.總經(jīng)理及副總經(jīng)理審核并簽批人事行政部匯總的采購清單。（四）詢價、比價、議價1.采購人員接獲采購單匯總后應(yīng)依采購物資的緩急，并參考市場行情及過去采購記錄或廠商提供的資料，除經(jīng)以電話詢價之外，另需精選三家以上的供應(yīng)商辦理比價或經(jīng)分析后議價。采購人員要嚴(yán)格履行自己的職責(zé)，大件采購在訂貨、采購工作中實行“貨比三家”的原則，詢價后報領(lǐng)導(dǎo)核準(zhǔn)供應(yīng)商，不得私自訂購和盲目進(jìn)貨。在重質(zhì)量、遵合同、守信用、售后服務(wù)好的前提下，選購低價物資，做到質(zhì)優(yōu)價廉。同時要實行跟蹤辦事負(fù)責(zé)到底的責(zé)任制，不得無故積壓或拖延辦理有關(guān)采購方面的工作。2.若供方報審的規(guī)格與采購材料規(guī)格略有不同或?qū)俅闷氛?，采購人員應(yīng)在“采購單”上予以說明，經(jīng)人行經(jīng)理核發(fā)后，告知使用部門或采購部門簽批后方可通知供貨方進(jìn)行供貨。3.對于供貨方的報價有疑問時，采購人員應(yīng)深入分析后，以電話等聯(lián)絡(luò)方式向廠商議價。4.人事行政部接到采購部門以電話聯(lián)絡(luò)方式的緊急采購物資，人事行政經(jīng)理應(yīng)立即指定采購人員先行詢價、議價，待接到采購部門采購清單后，按一般采購程序優(yōu)先辦理。六、到貨物資檢驗結(jié)果的處理1.審核合格的物資，審核人員應(yīng)將物資入庫定位。2.不符合審核標(biāo)準(zhǔn)的物資，審核人員應(yīng)告知供貨方不良原因，經(jīng)使用部門經(jīng)理（或使用人員）核實后，再辦理退貨，如特殊采購時則應(yīng)據(jù)需要審核入庫。七、領(lǐng)用物資管理辦法1.物資采購入庫后，申購部門應(yīng)填寫其全部采購物品領(lǐng)用清單，并由領(lǐng)出人簽字，攜出其部門所采購物品。2.領(lǐng)用工具類材料時，領(lǐng)用人應(yīng)到倉庫辦理借用手續(xù)。3.使用部門對于領(lǐng)用的物資，在使用時如遇有物品質(zhì)量異常，物資變更或用余時，使用部門應(yīng)將用余物資繳回人事行政倉庫。4.物品質(zhì)量異常欲退回時，應(yīng)先向人事行政部說明質(zhì)量問題原因，經(jīng)人事行政部審核后，確有質(zhì)量問題的，再將物品繳回人事行政倉庫。5.對于退回的物品，人行倉庫人員應(yīng)檢查核實退回原因的具體情況，研判處理對策，如原因系由于供應(yīng)商造成，采購員應(yīng)立即協(xié)調(diào)供應(yīng)商處理（換貨或退貨）。八、整理付款1.人事行政部應(yīng)依據(jù)實際請購單及實際到貨數(shù)量并有供貨方提供總的正規(guī)發(fā)票進(jìn)行月度結(jié)賬付款。2.不在實際到貨范圍的物資財務(wù)部應(yīng)依據(jù)具體審核到貨物資清單付款。九、庫房管理制度1．庫房由專人管理，各種貨物登記，做到帳物相符，非庫房管理人員不得私自進(jìn)入庫房，拒絕任何人在庫房逗留。2．保持庫房的整潔、有序。庫區(qū)禁止吸煙，杜絕煙火隱患，如有違反罰款100元。3．所有貨物依據(jù)實際，合理存放。4．任何出入庫物品都要按規(guī)定履行手續(xù)，見單發(fā)貨，領(lǐng)用登記。5．保證貨物完整出庫，保證貨物和備品的及時、準(zhǔn)確出庫。6．庫管員每月月底對庫房進(jìn)行盤點。7．違反上述規(guī)章制度，視情節(jié)罰款20-200元。十、物品采購、領(lǐng)用流程圖◆物品采購流程：填寫《物品申購單》確認(rèn)申購數(shù)量并簽批填寫《物品申購單》確認(rèn)申購數(shù)量并簽批主管領(lǐng)導(dǎo)部門負(fù)責(zé)人需求部門主管領(lǐng)導(dǎo)部門負(fù)責(zé)人需求部門確定購買單位及價格簽批簽批確定購買單位及價格簽批簽批購買人出車流程行政部購買人出車流程行政部采購行政二人購買委派購買人采購行政二人購買委派購買人驗收入庫填寫報銷單驗收入庫填寫報銷單財務(wù)申報流程購買人財務(wù)部財務(wù)