【淺談辦公信息化對現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展的影響探究（論文）6900字】

淺談辦公信息化對現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展的影響研究目錄TOC\o"1-2"\h\u3525摘要 110810關(guān)鍵字：信息技術(shù)；辦公信息化；發(fā)展；現(xiàn)代企業(yè) 1412一、引言 228650二、對在線辦公的理解認識 36037(一)在線辦公的定義 36400（二）在線辦公的特征 331466（三）現(xiàn)代企業(yè)工作方式將辦公走向分散化 429794三、在線辦公的優(yōu)勢與現(xiàn)存問題 530024第一，企業(yè)的價值觀沒有變。 52523第二，辦公追求的是工作效率。 510430第三，企業(yè)的工作流程成沒有變化。 53819第四，企業(yè)的決策關(guān)系沒有變化。 518904第五，企業(yè)里人與人之間的溝通能力需求沒有變化。 528395第三，線上辦公在頭腦方風暴上面，增加了難度。 625489四、針對上述問題提出的參考性解決方法 6270541、劃出一個物理空間專門用來辦公。 6153862、穿你上班穿的服裝。 791523、選擇平時高效的時間段來工作。 7267495、自我管理技能 776581、企業(yè)應(yīng)做好應(yīng)對挑戰(zhàn)和障礙的準備 820129四、結(jié)論 9摘要隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的高飛猛進發(fā)展，信息技術(shù)在企業(yè)管理中發(fā)揮的作用，已經(jīng)被人們逐漸重視。企業(yè)現(xiàn)代化之路的衡量標準在于是否選擇了信息化辦公道路。當前，網(wǎng)絡(luò)科技的發(fā)展已經(jīng)到了相當高的階段，并推動著各行各業(yè)朝著高效率、高水平方向發(fā)展。企業(yè)走辦公信息化道路，能夠顯著提高生存、競爭能力，對生產(chǎn)。運營效率的提升也有很大幫助。如果企業(yè)依然選擇傳統(tǒng)的辦公模式，這不僅意味著思想意識上的落后，更會將企業(yè)引向不可翻身的懸崖。第三次科技革命以來，信息技術(shù)發(fā)展迅猛，對社會進步起到根本性作用。企業(yè)是市場經(jīng)濟的主體，要想在競爭中處于不敗之地，就應(yīng)當想方設(shè)法增強自身實力。信息化在加強人員管理、優(yōu)化業(yè)務(wù)流程、加強行業(yè)交流方面有巨大的功效，是企業(yè)未來發(fā)展的首選道路。關(guān)鍵字：信息技術(shù)；辦公信息化；發(fā)展；現(xiàn)代企業(yè)一、引言一場戰(zhàn)役在2020年的春節(jié)來臨之際，一場人類的家園保衛(wèi)戰(zhàn)悄然無聲地打響，冠狀病毒引起的肺炎疫情肆虐，攪亂了中國人原有的生活秩序。在那個人心惶惶的時期，伴隨著武漢宣布封城，馬路上不再有上下班高峰的車水馬龍。每天的疫情分析仿佛過山車似的忽上忽下，于是開始有不少的企業(yè)陸陸續(xù)續(xù)都在鼓勵員工在家遠程辦公，以攜手共度難關(guān)。而對于常年在格子間工作的人來說，在家辦公聽著就挺新鮮，開始還會比較興奮，有著一股擼起袖子加油干的勁頭，甚至覺得沒有了通勤時間，不會那么疲憊，吃飽喝足，休息充分，不用打卡……想想似乎找不到一個不會讓工作效率不更高的原因……但，事實真是這樣的嗎？最初開始在家辦公，對員工自己的影響是最大的。剛開始的時候，很多人都表示怎么都感到一種不熟悉的感覺。盡管用的都是各自家里熟悉的電腦和鍵盤,但是畢竟平時辦公所用的是公司的電腦，這樣突然的改變，給每個人的影響卻是最大的，好像怎么都不習慣用自家的電腦辦公，甚至怎么調(diào)整都感到別扭。其次是對工作的影響。因為是各自家中的電腦，很多的資料也都不在手邊，很多的工作展開都感到困難，好在不幸中的萬幸是很多人在經(jīng)過各方面的收集后，這些問題在基本上也得到了解決，可是時不時的仍有不方便的地方。最突出體現(xiàn)的一點就是在家中辦公和在工作崗位辦公，因為當時疫情四處傳播的問題，各家的親人都必須待在家里，這就導(dǎo)致了對工作的影響因素的大大增加，尤其是家中的小孩喧鬧，這實在是讓許多人感到棘手和無奈。再后來疫情稍微好一些了，人們也都是帶著電腦隨時在線辦公。雖然工作時間相對自由，但卻必須時刻在線，隨時響應(yīng)，出門買菜也得隨時關(guān)注工作群的動態(tài)，原本的8小時工作制也瞬間毫無感覺……說到這里，我不禁聯(lián)想起了2020年6月23日，在線上舉行的2020英諾創(chuàng)新者大會上，金沙江創(chuàng)投主管合伙人朱嘯虎說過疫情過后會有20%-30%的人繼續(xù)選擇在家里辦公。那么綜上所述，隨著疫情的持續(xù)存在，預(yù)示著會不斷推進遠程會議、遠程辦公領(lǐng)域的發(fā)展，這是未來非常重要的趨勢，這種遠程辦公模式趨勢對職場辦公的傳統(tǒng)需求產(chǎn)生了巨大的影響。在線辦公，這個當下社會的必然又突發(fā)的產(chǎn)物，真的會代替?zhèn)鹘y(tǒng)職場辦公嗎？二、對在線辦公的理解認識(一)在線辦公的定義在線辦公是指個人和組織所使用的辦公類應(yīng)用的計算和儲存兩個部分功能，不通過安裝在客戶端本地的軟件提供，而是由位于網(wǎng)絡(luò)上的應(yīng)用服務(wù)予以交付，用戶只通過本地設(shè)備實現(xiàn)與應(yīng)用的交互功能。功能全面且實用。辦公自動化系統(tǒng)的設(shè)計使企業(yè)辦公的多種功能都得以實現(xiàn)，它幾乎把辦公的各個部門和各個環(huán)節(jié)都包含在內(nèi)，而且，這些功能之間是有機結(jié)合起來的。不過，就目前而言，網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)在功能上是不可能完全自成體系的，要對它進行深刻的認識，并融入到自己的體系中，才能把它的最大的能力發(fā)揮出來。信息能夠進行高度共享。不管在什么地方，都能夠通過Web和服務(wù)器進行連接，從而實現(xiàn)辦公，并能夠為決策提供準確且及時的數(shù)據(jù)，在辦公的時間和空間上進行了突破。個性化設(shè)置。在服務(wù)器安裝好之后，可以按照實際的需要，來設(shè)置企業(yè)的標志以及機構(gòu)組織等，并能夠?qū)嵭腥藛T的注冊，為其設(shè)置口令、權(quán)限以及角色等等，從而使其具有鮮明的企業(yè)特色。擴展并且易于維護。這一軟件對固有的簡易和方便的可擴展性能進行了繼承，有利于用戶實行后期的維護和擴展。對互聯(lián)網(wǎng)的信息資源進行了充分的利用。這一軟件系統(tǒng)能夠提供知識庫，可以對大量的Internet網(wǎng)站的信息進行自動的收集，并把其保存和發(fā)布于系統(tǒng)知識庫中，這些資料中和企業(yè)有關(guān)的資料可以為企業(yè)對市場需求和市場競爭的了解和分析提供參考。（二）在線辦公的特征1、網(wǎng)絡(luò)提供在線辦公強調(diào)的是軟件應(yīng)用在計算和儲存能力方面完全由網(wǎng)絡(luò)提供，而并非約束于某個終端設(shè)備上，對于用戶來說終端設(shè)備只是一個實現(xiàn)與應(yīng)用進行交互的載體，這也就意味著在任何時間，只要在有網(wǎng)絡(luò)的地方，就可以無差別的使用軟件應(yīng)用的一切功能，包括所有的數(shù)據(jù)的訪問、管理和分享。通過在線辦公，組織成員和個人用戶都能夠完全實現(xiàn)基于瀏覽器進行工作，用戶電腦內(nèi)不用再安裝各種客戶端軟件，更不用不斷的升級這些軟件應(yīng)用就能使用到最新的功能。由網(wǎng)絡(luò)提供辦公應(yīng)用的另外一個巨大優(yōu)勢，就是讓跨地域進行實時的協(xié)同工作成為可能，在任何地方連上網(wǎng)絡(luò)，面對著同樣的工作環(huán)境，將如同在同一間辦公室里一樣。2、時間管理全天候運轉(zhuǎn)是互聯(lián)網(wǎng)的基礎(chǔ)特征，更是在線辦公的基本實現(xiàn)模式，基于云端服務(wù)器提供的軟件應(yīng)用保持著全天候的運轉(zhuǎn)狀態(tài)，能夠隨時響應(yīng)來自于不同位址、不同終端的訪問需求。各種通過云計算方式實現(xiàn)的在線辦公系統(tǒng)保障組織能夠隨時處于運轉(zhuǎn)狀態(tài)，支持組織經(jīng)營和管理人員第一時間根據(jù)各種變化情況隨時作出決策。3、跨終端使用在線辦公的實現(xiàn)以新媒體網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)為基礎(chǔ)，將軟件應(yīng)用的計算和儲存交由網(wǎng)絡(luò)服務(wù)實現(xiàn)，真正實現(xiàn)了終端的解放。用戶不必再為滿足各種強大功能的軟件應(yīng)用而不斷提升終端設(shè)備的性能，無論是臺式機、筆記本還是手機、移動互聯(lián)網(wǎng)設(shè)備，都可以無差別的使用辦公應(yīng)用。隨著移動互聯(lián)網(wǎng)的興起，在線辦公完全實現(xiàn)了移動辦公所需的基本要素，亦即通過不同的終端設(shè)備，訪問同一數(shù)據(jù)來源，并且無差異地響應(yīng)計算能力需求。4、協(xié)同方面基于云端的服務(wù)器讓用戶的數(shù)據(jù)信息變得無處不在，而不再受限于某一個終端設(shè)備，數(shù)據(jù)直接進行共享以及多人同時由不同終端訪問和控制同一數(shù)據(jù)源真正成為了可能，在線辦公與互聯(lián)網(wǎng)一樣，天生就具備共享與協(xié)同的特質(zhì)。（三）現(xiàn)代企業(yè)工作方式將辦公走向分散化當前，疫情的出現(xiàn)改變了企業(yè)辦公方式，企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營再也不用依附于某空間集中辦公。例如，在控制技術(shù)、信息技術(shù)發(fā)展環(huán)境下，制造業(yè)朝著集成制造方向邁進，某些生產(chǎn)環(huán)節(jié)早已經(jīng)解放了人力。所以，許多工作者其實并沒有在現(xiàn)場辦公，而是進行信息工作，他們利用PC，連接網(wǎng)絡(luò)，就行在家里或者分散型的辦公力。通信技術(shù)、信息處理技術(shù)的不斷進步，讓原來有大型辦公室轉(zhuǎn)變成了小型、分散辦公室。比如，在1995年，美國國內(nèi)在家上班人員達到1200萬人，部分在家上班的人員達到5400萬。在信息化環(huán)境下工作，工作人員的創(chuàng)新性、主動性會被調(diào)動起來，因為他們能夠按照自己的生理、心理需求選擇辦公時間，這當然以完成工作任務(wù)來決定的。家庭辦公可能會造成人與人間的隔離，不能交流。但是，幾乎不用擔心這一問題，因為工作人員可以通過視頻聊天工具進行溝通，并發(fā)送文件。還應(yīng)注意到的是，信息化環(huán)境下的分散型、家庭式辦公也解決了部分企業(yè)的困難。如惠普企業(yè)因辦公空間限制，約有8萬員工在家辦公。三、在線辦公的優(yōu)勢與現(xiàn)存問題線上辦公雖然地點、模式、甚至有些單位工作內(nèi)容突發(fā)變化，但是也有很多并沒有改變。第一，企業(yè)的價值觀沒有變。企業(yè)價值觀是企業(yè)的靈魂，是樹立一個企業(yè)長遠發(fā)展的意義。無論是線上辦公還是線下辦公，都要遵循企業(yè)的文化。純線上辦公，不回實體公司，不代表你就可以違背公司的原則上。所以，線上辦公沒有改變企業(yè)價值觀以及企業(yè)的文化。第二，辦公追求的是工作效率。無論是線上辦公還是線下辦公。對企業(yè)工作效率有幫助的，就擁抱。對企業(yè)效率沒有幫助的，就淘汰。第三，企業(yè)的工作流程成沒有變化。企業(yè)經(jīng)營需要各種流程。線上辦公不改變原來的操作順序。第四，企業(yè)的決策關(guān)系沒有變化。誰來做決定，誰擁有相對應(yīng)的權(quán)利，關(guān)系沒有變化。第五，企業(yè)里人與人之間的溝通能力需求沒有變化。無論是線上還是線下，都需要團隊合作，團隊之間都需要進行溝通。以上針對線上辦公說了五條沒變的，那么再來談?wù)勛兞说?。自疫情以來，在線辦公以及自己給自己安排工作，已是一種常態(tài)。在家辦公的效率，可能比想象的要低得多。第一，人是一個場景化的物種，我們會根據(jù)場景下意識的做出一些“合適的”行為。時間久了，這種行為會有明顯的慣性，或者稱之為習慣。比如有個朋友，他在很安靜的環(huán)境下反而無法專心看書，而在星巴克這種有一定的“雜音”的環(huán)境下才能專注閱讀。有時會把這種效應(yīng)稱之為場景依賴，從生物進化的角度來說，人會盡量不消耗腦力做出習慣性動作，就像一個自動的開關(guān)，進入某個特定場景，這個開關(guān)就被“啪嗒”啟動，然后我們就會做出相應(yīng)的行為。線上辦公的工作很可能在家里或者能讓自己個人舒服的地方。但是，集體線下辦公的優(yōu)勢是形成一種團隊氛圍。這種團隊氛圍，線下互相協(xié)助的表現(xiàn)，是非常有利于大家的專注力的。線上辦公會在團隊協(xié)助、團隊氛圍上，會有相對的減弱。線上辦公不代表可以取代團隊協(xié)助。高效團隊協(xié)作需要在一個共有氛圍內(nèi)進行，所以，線上辦公的一大問題就是工作氛圍的減弱，也可以稱之為場景錨定效應(yīng)。第二，在家辦公嘛，單身自己一個人住還好說，分散你注意力或者說是意志力的可能也就是玩游戲、刷劇、個人娛樂啥的，這些稍微有點責任心，忍忍嘛也就挺過去了。我想說的是還有一些你可能不太可控的因素，最典型的就是還沒上學的孩子。特別是遇到個“高需求寶寶”，你會疲于應(yīng)對。哪怕有人幫你帶娃，你也會被孩子的哭鬧所干擾，特別是你以前都不在家，而最近天天在家，孩子可能會如獲至寶，一直要你陪TA玩……這點，也就是我想說的區(qū)分角色要求要更高。線下辦公的好處是更好的區(qū)分個人、家庭、企業(yè)以及社群。但是由于線上辦公可以更自由的支配自己的空間，所以需要在個人、家庭、企業(yè)、社群中找到一種心理上的平衡，需要在心理上更好的調(diào)整好自己。在不同場景下的角色切換，對心理能量要求更高。第三，線上辦公在頭腦方風暴上面，增加了難度。目前視頻線上辦公，還不足以把所有人與人之間的靈感細節(jié)呈現(xiàn)在面前。所以，當需要去做一些團隊創(chuàng)意的頭腦風暴，線上辦公會降低效率。因為團隊在同一個空間，會形成一個創(chuàng)造的磁場，這種磁場更容易去激發(fā)靈感。線上辦公，會把這種磁場給減弱。所以線上集體頭腦風暴是一個弱項。四、針對上述問題提出的參考性解決方法1、首先，在家辦公要高效，你需要創(chuàng)造一個“辦公環(huán)境”，當你進入這個“環(huán)境”時，大腦會給你個指令，工作時間到了！說得直白點，就是你要創(chuàng)造一個環(huán)境來“欺騙”你的大腦。具體怎么做呢？可以參考以下一些做法。1、劃出一個物理空間專門用來辦公。之前看到有大咖建議，在書房辦公以提高在家辦公的工作效率。嗯，這個建議很棒，如果你有一間書房的話。那，對于沒有這樣一個獨立空間的人來說，怎么辦？《西游記》里孫悟空畫個圈，把師傅和師弟們框進去的場景還有印象嗎？其實這個手法就類似在某個空間內(nèi)再劃出一個小的空間，用來專門辦公。臥室也好，客廳也好，哪怕是陽臺的一角（之前5個人蝸居在40平的房子里，就是把內(nèi)陽臺的一角作為辦公區(qū)）也罷，你都可以劃出一個小空間，專門用來辦公。但是這個工作空間，要絕對禁止在床上。床，是用來睡覺和做愛做的事情的。這也是很多睡眠專家為了提升你的睡眠質(zhì)量，會建議你不要躺在床上看手機、閱讀和用電腦的原因，因為大腦會迷糊，搞不清，床這個空間到底是用來干嘛的。2、穿你上班穿的服裝。欺騙大腦嘛，做得到位點，不要穿著睡衣睡褲辦公，除非你在公司也是這樣，有點像古人要做大事前，齋戒沐浴，焚香更衣。你可以理解為一種儀式感。你平時上班怎么著裝，在家要辦公的時候也這樣著裝。這樣，你比較容易進入工作的狀態(tài)。3、選擇平時高效的時間段來工作。如果你在上午10-12點精力充沛，效能很高，那么就把這2個小時定為核心工作時間，處理比較棘手或腦力消耗比較大的事情。下午你也可以找?guī)讉€小時，作為固定的工作時間段?？臻g布置好，時間固定好，狀態(tài)調(diào)整好，對于家里有孩子，甚至是有兩個孩子的人來說，這對于工作效率的影響，是空前的。所以，就引出來下面一個問題，就是角色的問題。4、對于這種情況，可以根據(jù)自家孩子的作息，結(jié)合自己的精力分布，重新調(diào)整工作時間，比如孩子13:30左右會開始午睡，一般要睡3小時左右，那這三小時可能是你的黃金三小時。結(jié)合一天的時間安排，自己需要和家人溝通和商量，因為需要得到他們的支持和配合，才能把角色要求區(qū)分得很高。每個人面對的環(huán)境問題不盡相同，基本原則是有其他成員的（不管是家人還是合租伙伴），多溝通和協(xié)商，獲得他們的支持和幫助，攘外必先安內(nèi)嘛；如果是一個人在家辦公的，需要更多的自我管理，也就是下面要說的第五點：自我管理技能。5、自我管理技能這個技能并不是說只適用于那些獨自一人在家的朋友。自我管理對于任何一個想要在家高效辦公的人來說，都是必不可少的關(guān)鍵技能。一是精力管理；二是項目管理；三是利用清單。自我管理首先了解自己的生物節(jié)奏，什么時候精力最旺盛，按7Habits的第七個習慣，從身體、智力、心靈和情感四個維度進行自我修煉。把比較難和比較費神的工作任務(wù)放在精力最旺盛的時間段。項目管理技能是一個非常有用的通用技能，就算你不是項目經(jīng)理，你每天也會用到大量項目管理的技能，只要是一個需要在特定時間內(nèi)完成并達成結(jié)果的任務(wù)，都可以使用項目管理的手法來推進。把一個任務(wù)切割成可執(zhí)行的ToDoList非常重要，在家辦公的干擾因素較多，雖然做好了各種準備，但還是有可能被一些意外因素打斷你的工作，這時，有一張待辦清單就顯得特別重要。當然，員工通過自我的改變來適應(yīng)這種線上辦公，居家辦公的工作方式之外，我們的企業(yè)也應(yīng)當來盡可能的配備軟件和硬件來增強公司的產(chǎn)能。下面這些也是針對于企業(yè)的職場變化提出的一些參考性建議。1、企業(yè)應(yīng)做好應(yīng)對挑戰(zhàn)和障礙的準備建立分布式團隊會遇到一些困難。招聘必須按不同的方式開展，確保人才庫不會過于龐大，確保加入機構(gòu)的人員能夠適應(yīng)遠程辦公。不過，越來越多企業(yè)希望員工能夠培養(yǎng)遠程工作所需的技能和自律能力，有時甚至需要長時間工作。如果遠程辦公將會成為機構(gòu)的一部分，那么企業(yè)也應(yīng)該采取更多措施來鼓勵遠程辦公。一些地理位置分散的企業(yè)希望不同地區(qū)的員工在不同的工作時間，從而改善溝通，但作為回報，企業(yè)支持員工在任何地方工作。線上遠程辦公幫助員工看到福利并享受結(jié)果，企業(yè)和員工開始看到遠程辦公的好處，變得更加適應(yīng)這種模式