酒店會(huì)議制度管理制度

酒店會(huì)議制度管理制度第一章總則

一、目的

為確保酒店會(huì)議的規(guī)范化、高效化，提高會(huì)議質(zhì)量，明確會(huì)議流程及相關(guān)責(zé)任，制定本會(huì)議管理制度。

二、適用范圍

本制度適用于酒店內(nèi)部各類會(huì)議，包括但不限于總經(jīng)理辦公會(huì)議、部門(mén)例會(huì)、專題協(xié)調(diào)會(huì)、培訓(xùn)會(huì)等。

三、基本原則

1.會(huì)議應(yīng)遵循務(wù)實(shí)、高效、節(jié)約的原則，嚴(yán)格控制會(huì)議規(guī)模、時(shí)間和頻率。

2.會(huì)議組織者應(yīng)明確會(huì)議目的、議程和參會(huì)人員，確保會(huì)議有序進(jìn)行。

3.會(huì)議參與者應(yīng)積極參與、充分準(zhǔn)備、按時(shí)出席，遵守會(huì)議紀(jì)律。

4.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整地記錄會(huì)議內(nèi)容，及時(shí)跟蹤落實(shí)會(huì)議決策。

四、會(huì)議分類

1.總經(jīng)理辦公會(huì)議：由總經(jīng)理主持，各部門(mén)負(fù)責(zé)人參加，研究決策酒店重大事項(xiàng)。

2.部門(mén)例會(huì)：由各部門(mén)負(fù)責(zé)人主持，本部門(mén)員工參加，總結(jié)工作、布置任務(wù)、溝通交流。

3.專題協(xié)調(diào)會(huì)：針對(duì)特定事項(xiàng)或項(xiàng)目，由相關(guān)部門(mén)組織，相關(guān)人員參加。

4.培訓(xùn)會(huì)：以提高員工業(yè)務(wù)技能和綜合素質(zhì)為目的，由人力資源部門(mén)或相關(guān)部門(mén)組織。

五、會(huì)議組織與管理

1.會(huì)議組織者應(yīng)提前制定會(huì)議計(jì)劃，明確會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、議程、參會(huì)人員等。

2.會(huì)議組織者應(yīng)負(fù)責(zé)會(huì)議通知、會(huì)場(chǎng)布置、會(huì)議材料準(zhǔn)備等工作。

3.會(huì)議組織者應(yīng)確保會(huì)議嚴(yán)格按照議程進(jìn)行，控制會(huì)議時(shí)間，避免偏離主題。

4.會(huì)議組織者應(yīng)對(duì)會(huì)議紀(jì)要進(jìn)行整理、歸檔，并跟蹤落實(shí)會(huì)議決策。

六、參會(huì)人員職責(zé)

1.參會(huì)人員應(yīng)按時(shí)參加各類會(huì)議，如有特殊情況不能參加，需提前向會(huì)議組織者請(qǐng)假。

2.參會(huì)人員應(yīng)認(rèn)真聽(tīng)取會(huì)議內(nèi)容，積極參與討論，提出建設(shè)性意見(jiàn)和建議。

3.參會(huì)人員應(yīng)遵守會(huì)議紀(jì)律，保持會(huì)場(chǎng)秩序，不得隨意離場(chǎng)或接打電話。

4.參會(huì)人員應(yīng)按照會(huì)議決策，認(rèn)真履行職責(zé)，確保會(huì)議決策的落實(shí)。

七、本制度的解釋權(quán)歸酒店總經(jīng)理辦公會(huì)議所有。

八、本制度自發(fā)布之日起實(shí)施，如有未盡事宜，可根據(jù)實(shí)際情況予以修訂。

第二章會(huì)議流程

一、會(huì)議籌備

1.會(huì)議組織者根據(jù)工作需要，確定會(huì)議主題、議程、參會(huì)人員、會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)等，并提前至少一周制定會(huì)議通知。

2.會(huì)議通知應(yīng)包括會(huì)議名稱、時(shí)間、地點(diǎn)、議程、參會(huì)人員、會(huì)議準(zhǔn)備要求等內(nèi)容，并通過(guò)郵件、短信或紙質(zhì)通知等形式發(fā)送給相關(guān)人員。

3.會(huì)議組織者應(yīng)根據(jù)會(huì)議性質(zhì)，提前準(zhǔn)備會(huì)議材料，包括但不限于會(huì)議議程、相關(guān)報(bào)告、數(shù)據(jù)報(bào)表、案例分享等，并確保材料準(zhǔn)確、完整。

二、會(huì)議召開(kāi)

1.會(huì)議開(kāi)始前，會(huì)議組織者應(yīng)提前到場(chǎng)，檢查會(huì)場(chǎng)設(shè)施、設(shè)備是否齊全、正常，并做好會(huì)場(chǎng)布置。

2.會(huì)議主持人應(yīng)嚴(yán)格按議程進(jìn)行，控制會(huì)議節(jié)奏，確保會(huì)議主題鮮明、重點(diǎn)突出。

3.會(huì)議期間，參會(huì)人員應(yīng)遵守會(huì)議紀(jì)律，不隨意離場(chǎng)、打斷他人發(fā)言，積極參與討論，提出意見(jiàn)和建議。

4.會(huì)議主持人應(yīng)充分調(diào)動(dòng)參會(huì)人員的積極性，鼓勵(lì)大家發(fā)表看法，并對(duì)會(huì)議討論進(jìn)行總結(jié)。

三、會(huì)議決策

1.會(huì)議決策應(yīng)遵循民主集中制原則，充分聽(tīng)取各方意見(jiàn)，形成共識(shí)。

2.會(huì)議決策事項(xiàng)應(yīng)明確責(zé)任人、完成時(shí)限、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)等，確保決策具有可操作性。

3.會(huì)議決策結(jié)果應(yīng)由會(huì)議紀(jì)要記錄，并由會(huì)議組織者及時(shí)向下傳達(dá)。

四、會(huì)議紀(jì)要

1.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整地記錄會(huì)議內(nèi)容，包括會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、議程、討論情況、決策結(jié)果等。

2.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)由會(huì)議組織者或指定人員在會(huì)議結(jié)束后盡快整理完成，并在最遲2個(gè)工作日內(nèi)發(fā)送給參會(huì)人員。

3.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)作為工作依據(jù)，相關(guān)責(zé)任人應(yīng)按照紀(jì)要內(nèi)容認(rèn)真執(zhí)行，確保會(huì)議決策的落實(shí)。

五、會(huì)議總結(jié)與反饋

1.會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議組織者應(yīng)收集參會(huì)人員的意見(jiàn)和建議，對(duì)會(huì)議效果進(jìn)行評(píng)估，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，不斷提升會(huì)議質(zhì)量。

2.會(huì)議組織者應(yīng)根據(jù)會(huì)議決策和紀(jì)要，對(duì)相關(guān)工作進(jìn)行跟蹤落實(shí)，并及時(shí)向總經(jīng)理匯報(bào)進(jìn)度。

3.對(duì)于未能按時(shí)完成決策事項(xiàng)的責(zé)任人，會(huì)議組織者應(yīng)督促其加快進(jìn)度，確保會(huì)議決策的落地。

六、會(huì)議資料的歸檔與管理

1.會(huì)議組織者應(yīng)對(duì)會(huì)議通知、會(huì)議材料、會(huì)議紀(jì)要等相關(guān)資料進(jìn)行整理、歸檔，以備查閱。

2.會(huì)議資料的保存期限應(yīng)根據(jù)酒店檔案管理規(guī)定執(zhí)行，確保資料的完整性和安全性。

第三章會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

一、會(huì)議紀(jì)要的發(fā)布與確認(rèn)

1.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后盡快整理完成，并由會(huì)議組織者進(jìn)行審核。

2.審核通過(guò)的會(huì)議紀(jì)要應(yīng)通過(guò)郵件、內(nèi)部通訊系統(tǒng)等方式發(fā)送給所有參會(huì)人員及相關(guān)部門(mén)，確保相關(guān)人員了解會(huì)議決策內(nèi)容。

3.收到會(huì)議紀(jì)要的人員應(yīng)認(rèn)真閱讀，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)確認(rèn)接收，如有異議或疑問(wèn)，應(yīng)及時(shí)向會(huì)議組織者反饋。

二、會(huì)議決策任務(wù)的分解與分配

1.會(huì)議組織者應(yīng)根據(jù)會(huì)議紀(jì)要中的決策內(nèi)容，將任務(wù)分解為具體的行動(dòng)項(xiàng)，并明確每項(xiàng)任務(wù)的責(zé)任人、協(xié)助人、完成時(shí)限等。

2.責(zé)任人接到任務(wù)后，應(yīng)立即制定工作計(jì)劃，明確工作步驟和資源需求，確保任務(wù)按時(shí)完成。

3.會(huì)議組織者應(yīng)對(duì)任務(wù)執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤，必要時(shí)提供支持和協(xié)調(diào)，確保各項(xiàng)決策任務(wù)順利進(jìn)行。

三、會(huì)議決策執(zhí)行情況的監(jiān)控

1.會(huì)議組織者應(yīng)建立會(huì)議決策跟蹤表，記錄每項(xiàng)決策任務(wù)的執(zhí)行狀態(tài)、完成情況、遇到的問(wèn)題及解決措施。

2.定期召開(kāi)會(huì)議，對(duì)決策任務(wù)的執(zhí)行情況進(jìn)行匯報(bào)和評(píng)估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決問(wèn)題。

3.對(duì)于未能按期完成的任務(wù)，應(yīng)分析原因，制定補(bǔ)救措施，并重新設(shè)定完成時(shí)限。

四、會(huì)議決策結(jié)果的驗(yàn)收與反饋

1.任務(wù)完成后，責(zé)任人應(yīng)向會(huì)議組織者提交工作總結(jié)和成果報(bào)告。

2.會(huì)議組織者應(yīng)組織相關(guān)人員對(duì)完成情況進(jìn)行驗(yàn)收，確保決策結(jié)果達(dá)到預(yù)期效果。

3.根據(jù)驗(yàn)收結(jié)果，對(duì)責(zé)任人進(jìn)行評(píng)價(jià)和反饋，對(duì)優(yōu)秀表現(xiàn)給予表彰，對(duì)不足之處提出改進(jìn)建議。

五、會(huì)議紀(jì)要的更新與歸檔

1.會(huì)議組織者應(yīng)根據(jù)任務(wù)執(zhí)行情況，及時(shí)更新會(huì)議紀(jì)要，記錄任務(wù)完成情況及后續(xù)改進(jìn)措施。

2.更新后的會(huì)議紀(jì)要應(yīng)再次發(fā)送給相關(guān)人員，以便于大家對(duì)會(huì)議決策的執(zhí)行情況有清晰的認(rèn)識(shí)。

3.會(huì)議紀(jì)要及其更新稿應(yīng)按照酒店檔案管理規(guī)定進(jìn)行歸檔，以備日后查詢和審計(jì)。

六、持續(xù)改進(jìn)與優(yōu)化

1.會(huì)議組織者應(yīng)定期對(duì)會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)情況進(jìn)行總結(jié)，分析存在的問(wèn)題，并提出改進(jìn)措施。

2.通過(guò)不斷優(yōu)化會(huì)議管理制度和流程，提高會(huì)議決策的執(zhí)行效率，確保酒店各項(xiàng)工作有序推進(jìn)。

第四章會(huì)議室管理規(guī)定

一、會(huì)議室預(yù)訂

1.會(huì)議室預(yù)訂采用預(yù)約制度，由會(huì)議組織者或部門(mén)秘書(shū)提前向行政部門(mén)提交會(huì)議室申請(qǐng)。

2.預(yù)訂時(shí)應(yīng)提供會(huì)議名稱、時(shí)間、參會(huì)人數(shù)、所需設(shè)備等信息，以便行政部門(mén)統(tǒng)籌安排。

3.行政部門(mén)收到申請(qǐng)后，應(yīng)及時(shí)回復(fù)確認(rèn)，并在會(huì)議室使用時(shí)間臨近時(shí)進(jìn)行提醒。

二、會(huì)議室布置與設(shè)施

1.行政部門(mén)應(yīng)根據(jù)會(huì)議性質(zhì)和參會(huì)人數(shù)，提前布置會(huì)議室，確保座位充足、布局合理。

2.會(huì)議室應(yīng)配備必要的設(shè)施，如投影儀、音響、白板、無(wú)線網(wǎng)絡(luò)等，并保證設(shè)備正常運(yùn)行。

3.會(huì)議組織者如有特殊需求，應(yīng)提前通知行政部門(mén)，行政部門(mén)應(yīng)盡量滿足合理要求。

三、會(huì)議室使用規(guī)范

1.會(huì)議室內(nèi)應(yīng)保持安靜、整潔，參會(huì)人員應(yīng)遵守會(huì)議室紀(jì)律，不在室內(nèi)吸煙、進(jìn)食。

2.會(huì)議期間，不得隨意調(diào)整室內(nèi)設(shè)施，如需使用設(shè)備，應(yīng)提前熟悉操作方法或?qū)で笮姓块T(mén)協(xié)助。

3.會(huì)議結(jié)束后，參會(huì)人員應(yīng)將個(gè)人物品帶走，不得在會(huì)議室遺留垃圾。

四、會(huì)議室設(shè)備維護(hù)

1.行政部門(mén)應(yīng)定期檢查會(huì)議室設(shè)備，確保設(shè)備狀態(tài)良好，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)報(bào)修。

2.會(huì)議組織者和使用者在發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障時(shí)，應(yīng)立即向行政部門(mén)報(bào)告，行政部門(mén)應(yīng)及時(shí)處理。

3.對(duì)于因使用不當(dāng)導(dǎo)致的設(shè)備損壞，責(zé)任人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。

五、會(huì)議室安全與保密

1.會(huì)議室應(yīng)設(shè)置適當(dāng)?shù)陌踩胧绶阑?、防盜等，確保會(huì)議安全進(jìn)行。

2.會(huì)議期間，未經(jīng)允許，嚴(yán)禁無(wú)關(guān)人員進(jìn)入會(huì)議室。

3.對(duì)于涉及敏感信息或商業(yè)秘密的會(huì)議，會(huì)議組織者應(yīng)提醒參會(huì)人員注意保密，并在會(huì)議結(jié)束后及時(shí)清理會(huì)議資料，防止泄露。

六、會(huì)議室使用效率提升

1.行政部門(mén)應(yīng)定期收集會(huì)議室使用情況，分析使用效率，對(duì)空閑時(shí)段進(jìn)行合理調(diào)配。

2.鼓勵(lì)跨部門(mén)共享會(huì)議室資源，提高會(huì)議室利用率，減少資源浪費(fèi)。

3.通過(guò)優(yōu)化會(huì)議室預(yù)訂流程和規(guī)范使用行為，不斷提升會(huì)議室