《ISO 41001-2018 設(shè)施管理- 管理體系 要求及使用指南》專業(yè)讀與應(yīng)用指導(dǎo)材料之3：“4 組織環(huán)境-4.3 確定設(shè)施管理體系的范圍”（雷澤佳編制-2024）

《ISO41001-2018設(shè)施管理-管理體系要求及使用指南》專業(yè)解讀與應(yīng)用指導(dǎo)材料之3：“4組織環(huán)境-4.3確定設(shè)施管理體系的范圍”《ISO41001-2018設(shè)施管理-管理體系要求及使用指南》《ISO41001-2018設(shè)施管理-管理體系要求及使用指南》4.3確定設(shè)施管理體系的范圍組織應(yīng)確定設(shè)施管理體系的邊界和適用性，以確定其范圍。在確定范圍時，組織應(yīng)考慮：——4.1中提及的各種外部和內(nèi)部因素；——4.2中提及的要求；——使用時，與其他管理體系之間的相互影響，以及滿足要求的資源。范圍應(yīng)作為成文信息可獲取。組織環(huán)境確定設(shè)施管理體系的范圍“確定設(shè)施管理體系的范圍”相關(guān)術(shù)語設(shè)施管理體系的邊界：指設(shè)施管理體系所涵蓋的具體活動、過程、資產(chǎn)、組織活動、產(chǎn)品和服務(wù)等的范圍界限。它明確了哪些活動和要素將受到設(shè)施管理體系的規(guī)范和管理，哪些則不在此范圍內(nèi)；設(shè)施管理體系的適用性：指設(shè)施管理體系對于特定組織或環(huán)境的合適程度和滿足度（是否能夠滿足組織的需求和期望，是否能夠幫助組織實現(xiàn)設(shè)施管理的目標(biāo)）。它關(guān)乎體系是否能夠有效應(yīng)對組織的內(nèi)外部因素，滿足相關(guān)方的需求和期望；設(shè)施管理體系的范圍：指設(shè)施管理體系中所覆蓋的特定領(lǐng)域、過程、資產(chǎn)、組織活動、產(chǎn)品和服務(wù)以及實體位置等的總和。它明確了體系的管理邊界和適用領(lǐng)域?！按_定設(shè)施管理體系的范圍”涉及：識別和理解體系的最大潛在范圍(全域范圍)：設(shè)施管理體系理論上可以涵蓋的所有設(shè)施管理活動、過程和要素的總和。這包括但不限于組織內(nèi)部的所有設(shè)施、設(shè)備、系統(tǒng)、服務(wù)以及相關(guān)的管理活動；識別設(shè)施管理體系所適用的過程、資產(chǎn)、組織活動、產(chǎn)品和服務(wù)、實體位置、監(jiān)視和改進；過程：包括但不限于設(shè)施的規(guī)劃、設(shè)計、采購、建設(shè)、運營、維護、更新、改造、報廢等全生命周期管理過程；資產(chǎn)：指組織擁有或管理的所有與設(shè)施相關(guān)的資產(chǎn)，包括建筑物、土地、設(shè)備、設(shè)施系統(tǒng)（如供暖、通風(fēng)、空調(diào)、電氣、給排水系統(tǒng)等）、家具、裝飾、信息技術(shù)基礎(chǔ)設(shè)施等；組織活動：指與設(shè)施管理直接或間接相關(guān)的所有組織內(nèi)部活動。這包括但不限于戰(zhàn)略規(guī)劃、預(yù)算制定、項目管理、人員配置、培訓(xùn)與發(fā)展、采購與供應(yīng)鏈管理、質(zhì)量管理、環(huán)境管理、健康安全管理；產(chǎn)品和服務(wù)：指由設(shè)施直接或間接提供的所有產(chǎn)品和服務(wù)。產(chǎn)品可以是有形的（如辦公家具、設(shè)備、設(shè)施配件等），也可以是無形的（如清潔服務(wù)、能源供應(yīng)、信息技術(shù)支持等）。服務(wù)則涵蓋了設(shè)施運營、維護、管理等方面提供的所有專業(yè)性和支持性服務(wù)；實體位置：指設(shè)施管理體系所涵蓋的具體地理位置或場所。這可以包括組織的主要辦公地點、工廠、倉庫、研發(fā)中心、銷售網(wǎng)點等所有與設(shè)施管理相關(guān)的實體位置；監(jiān)視和改進：用于監(jiān)視設(shè)施管理體系績效和識別改進機會的所有活動和過程。關(guān)于如何實現(xiàn)成果的規(guī)范不包括在范圍界定過程中：強調(diào)范圍界定的重點在于確定設(shè)施管理體系的邊界和所涵蓋的要素，而不是具體規(guī)定如何實現(xiàn)成果或目標(biāo)。實現(xiàn)成果的規(guī)范將在設(shè)施管理體系的其他部分（如目標(biāo)設(shè)定、策劃、實施和運行等）中詳細闡述。組織應(yīng)確定設(shè)施管理體系的邊界和適用性，以確定其范圍。界定設(shè)施管理體系的邊界；過程邊界：組織應(yīng)識別并確定哪些過程屬于設(shè)施管理體系的范疇。這些過程可能包括設(shè)施的規(guī)劃、設(shè)計、采購、建設(shè)、運營、維護、更新、改造、報廢等全生命周期管理過程；組織活動邊界：界定哪些組織活動與設(shè)施管理直接或間接相關(guān)，需要納入體系管理。這可能包括戰(zhàn)略規(guī)劃、預(yù)算制定、項目管理、人員配置、培訓(xùn)與發(fā)展、采購與供應(yīng)鏈管理、質(zhì)量管理、環(huán)境管理、健康安全管理等活動；資產(chǎn)邊界：明確設(shè)施管理體系所管理的資產(chǎn)類型，如建筑物、土地、設(shè)備、設(shè)施系統(tǒng)、家具、裝飾、信息技術(shù)基礎(chǔ)設(shè)施等。組織應(yīng)根據(jù)自身實際情況，確定哪些資產(chǎn)需要納入設(shè)施管理體系；產(chǎn)品和服務(wù)邊界：明確設(shè)施管理體系所關(guān)注的產(chǎn)品和服務(wù)類型，包括由設(shè)施直接或間接提供的有形產(chǎn)品和無形服務(wù)。這些產(chǎn)品和服務(wù)的質(zhì)量和效率對組織的運營效果和員工的工作效率有直接影響。實體位置邊界：確定設(shè)施管理體系所涵蓋的地理位置或場所，如組織的主要辦公地點、工廠、倉庫、研發(fā)中心、銷售網(wǎng)點等。不同實體位置可能具有不同的設(shè)施管理需求和挑戰(zhàn)。確定設(shè)施管理體系的適用性；在確定設(shè)施管理體系的范圍時，組織應(yīng)考慮體系的適用性，即確定設(shè)施管理體系對于特定組織或環(huán)境的合適程度和滿足度。這要求組織對自身的設(shè)施管理現(xiàn)狀進行全面評估，識別存在的問題和改進的機會，并據(jù)此確定設(shè)施管理體系的重點和優(yōu)先級。保范圍的清晰性和可理解性。組織應(yīng)確保所確定的設(shè)施管理體系范圍清晰明確，易于理解和溝通。在確定范圍時，組織應(yīng)考慮：“4.1理解組織及其環(huán)境”中提及的各種外部和內(nèi)部因素；組織在確定設(shè)施管理體系的范圍時，應(yīng)全面理解自身的內(nèi)部和外部環(huán)境。內(nèi)部因素可能包括組織的文化、戰(zhàn)略、目標(biāo)、治理結(jié)構(gòu)、業(yè)務(wù)模式、知識和績效等有關(guān)的因素；外部因素則可能包括法律法規(guī)、市場環(huán)境、技術(shù)發(fā)展趨勢、競爭態(tài)勢、社會文化和經(jīng)濟環(huán)境等有關(guān)的因素。這些內(nèi)外部因素將直接影響設(shè)施管理體系的設(shè)計和實施，因此必須在確定范圍時予以充分考慮?！?.2理解相關(guān)方的需要和期望”中提及的要求；按照4.1和4.2中所闡述的分析，對相關(guān)方所需成果而言重要的活動進行優(yōu)先排序；理解相關(guān)方的需要和期望（見4.2）：組織應(yīng)主動識別并確定所有與設(shè)施管理相關(guān)的方，包括但不限于上述提及的各類相關(guān)方；通過溝通、調(diào)研、問卷調(diào)查等方式，收集并理解這些相關(guān)方對設(shè)施管理的具體需要和期望。這些需要和期望可能涉及設(shè)施的安全性、舒適性、功能性、可持續(xù)性、經(jīng)濟性等多個方面；組織應(yīng)確保對收集到的信息進行整理和分析，以便在設(shè)施管理體系的策劃和實施過程中充分考慮這些需要和期望。對相關(guān)方所需成果而言重要的活動進行優(yōu)先排序：基于對組織內(nèi)外部環(huán)境（見4.1）和相關(guān)方需要和期望的理解，組織應(yīng)對設(shè)施管理活動進行重要性評估。評估應(yīng)關(guān)注哪些活動對滿足相關(guān)方需求、實現(xiàn)設(shè)施管理目標(biāo)具有關(guān)鍵作用。這些活動可能涉及設(shè)施的日常維護、定期檢修、安全管理、能源管理、環(huán)境管理等；根據(jù)評估結(jié)果，組織應(yīng)對設(shè)施管理活動進行優(yōu)先排序。優(yōu)先排序應(yīng)確保關(guān)鍵活動得到優(yōu)先處理，以確保設(shè)施管理體系的有效性和高效性；優(yōu)先排序還應(yīng)考慮活動的緊急程度、資源需求、風(fēng)險水平等因素，以確保設(shè)施管理資源的合理配置和有效利用。確保體系能解決長期(整個生命周期)的需要；設(shè)施的全生命周期管理；設(shè)施的全生命周期通常包括規(guī)劃、設(shè)計、建造、運行、維護和報廢等多個階段。每個階段都有其特定的需求和挑戰(zhàn)，需要設(shè)施管理體系提供相應(yīng)的支持和保障；設(shè)施管理體系應(yīng)當(dāng)覆蓋設(shè)施的全生命周期，確保在各個階段都能提供有效的管理策略、方法和工具，以滿足設(shè)施的功能性、安全性、經(jīng)濟性、可持續(xù)性等要求。長期需求的識別與滿足。組織在確定設(shè)施管理體系的范圍時，應(yīng)深入分析和識別設(shè)施在全生命周期內(nèi)的長期需求。這些需求可能包括設(shè)施的持續(xù)運行、能效提升、安全保障、環(huán)境友好、維修維護、更新改造等多個方面；設(shè)施管理體系應(yīng)針對這些長期需求，制定相應(yīng)的管理目標(biāo)、計劃、流程和標(biāo)準，確保設(shè)施在長期使用過程中能夠得到有效的管理和維護。確保設(shè)施管理體系能提供所需的靈活性和響應(yīng)速度；設(shè)施管理體系能提供所需的“靈活性”的涵義；設(shè)施管理體系的靈活性：指設(shè)施管理體系能夠適應(yīng)組織內(nèi)外部環(huán)境變化、業(yè)務(wù)需求調(diào)整以及設(shè)施類型和管理階段的不同，而進行相應(yīng)的調(diào)整和優(yōu)化，以保持管理體系的有效性和高效性。這種靈活性體現(xiàn)在管理流程、資源配置、決策機制等多個方面；在確定設(shè)施管理體系的范圍時，組織考慮確保設(shè)施管理體系能提供所需的靈活性；識別并評估變化因素：組織應(yīng)首先識別可能影響設(shè)施管理的內(nèi)外部變化因素，如市場需求變化、技術(shù)進步、法律法規(guī)更新、設(shè)施老化等，并評估這些因素對設(shè)施管理體系可能產(chǎn)生的影響；設(shè)計可調(diào)整的管理流程：在構(gòu)建設(shè)施管理體系時，組織應(yīng)設(shè)計具有可調(diào)整性的管理流程，確保在面臨變化時能夠快速調(diào)整和優(yōu)化流程，以適應(yīng)新的管理需求；配置可調(diào)配的資源：組織應(yīng)合理配置設(shè)施管理所需的資源，包括人力、物力、財力等，并建立資源調(diào)配機制，確保在需要時能夠迅速調(diào)配資源以應(yīng)對緊急情況或業(yè)務(wù)需求變化；建立靈活的決策機制：組織應(yīng)建立靈活的決策機制，減少決策層級和審批環(huán)節(jié)，提高決策效率，確保在面臨變化時能夠迅速做出決策并付諸實施；鼓勵創(chuàng)新與持續(xù)改進：組織應(yīng)鼓勵設(shè)施管理團隊和員工創(chuàng)新思維方式和工作方法，不斷探索新的管理技術(shù)和方法，同時建立持續(xù)改進的機制，不斷優(yōu)化設(shè)施管理體系，提高其靈活性和適應(yīng)性。設(shè)施管理體系能提供所需的“響應(yīng)速度”：指設(shè)施管理體系在面對設(shè)施故障、突發(fā)事件、業(yè)務(wù)需求變化等情況時，能夠迅速識別問題、制定解決方案并付諸實施的能力。這種響應(yīng)速度直接影響到組織的運營效率和服務(wù)質(zhì)量。在確定設(shè)施管理體系的范圍時，組織應(yīng)考慮確保設(shè)施管理體系能提供所需的響應(yīng)速度。建立快速響應(yīng)機制：組織應(yīng)建立設(shè)施管理快速響應(yīng)機制，明確響應(yīng)流程和責(zé)任人，確保在接到問題報告或發(fā)現(xiàn)異常情況時能夠迅速啟動響應(yīng)程序；采用先進的信息技術(shù)：組織應(yīng)利用現(xiàn)代信息技術(shù)手段，如物聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、人工智能等，實現(xiàn)對設(shè)施狀態(tài)的實時監(jiān)控和數(shù)據(jù)分析，以便及時發(fā)現(xiàn)問題并快速響應(yīng)；配備專業(yè)的應(yīng)急團隊：組織應(yīng)組建專業(yè)的應(yīng)急團隊，負責(zé)處理設(shè)施故障、突發(fā)事件等情況，團隊成員應(yīng)具備豐富的專業(yè)知識和實踐經(jīng)驗，能夠迅速制定有效的解決方案；加強設(shè)施維護與管理：組織應(yīng)加強對設(shè)施的日常維護與管理，通過定期巡檢、預(yù)防性維修等方式，降低設(shè)施故障率，減少應(yīng)急響應(yīng)的需求；開展應(yīng)急演練與培訓(xùn)：組織應(yīng)定期開展應(yīng)急演練和培訓(xùn)活動，提高設(shè)施管理團隊和員工的應(yīng)急響應(yīng)能力和水平，確保在真正面對問題時能夠迅速、有效地進行應(yīng)對。使用時，與其他管理體系之間的相互影響，以及滿足要求的資源。設(shè)施管理體系與其他管理體系的相互影響：設(shè)施管理體系不是孤立存在的，它與組織內(nèi)的其他管理體系（如質(zhì)量管理體系、環(huán)境管理體系、職業(yè)健康安全管理體系等）存在著相互影響和關(guān)聯(lián)；在確定設(shè)施管理體系的范圍時，組織應(yīng)通過分析這些管理體系的目標(biāo)、流程、輸出和要求，識別和理解這些相互作用，以確保設(shè)施管理體系能夠與其他體系有效地協(xié)同工作，共同支持組織的戰(zhàn)略目標(biāo)；這種相互作用可能涉及信息共享、流程對接、資源調(diào)配等多個方面，組織需確保設(shè)施管理體系的策劃和實施能夠充分考慮到這些跨體系的影響。資源需求的評估與滿足：鑒于設(shè)施管理體系與其他管理體系的相互作用，組織在確定設(shè)施管理體系范圍時，還需評估滿足這些相互作用所需的資源；這些資源可能包括人力資源（如具備多體系知識和技能的員工）、物力資源（如設(shè)施、設(shè)備、工具等）和財力資源（如預(yù)算、資金等）；組織應(yīng)確保這些資源得到合理配置和有效利用，以支持設(shè)施管理體系與其他管理體系的順暢對接和高效運行。正式管理體系的特別關(guān)注。在考慮跨體系影響時，組織應(yīng)特別關(guān)注那些具有正式標(biāo)準和要求的管理體系，如ISO9001；組織應(yīng)確保設(shè)施管理體系的策劃和實施與這些正式管理體系的要求保持一致，避免潛在的沖突和不一致；通過與這些正式管理體系的對接和整合，組織可以進一步提升其整體管理水平和競爭力。。溝通設(shè)施管理體系的范圍；在確定了設(shè)施管理體系的范圍之后，溝通這一范圍也是至關(guān)重要的，它涉及：識別所有需符合該體系的各方或?qū)嶓w；這一步驟要求組織明確哪些內(nèi)部部門、外部合作伙伴、供方、客戶或其他相關(guān)方將受到設(shè)施管理體系的影響，并需要遵守該體系的要求；通過全面識別相關(guān)方，組織可以確保設(shè)施管理體系的覆蓋范圍廣泛且準確，避免遺漏任何關(guān)鍵實體。準備適用于各方/實體的溝通信息；根據(jù)不同相關(guān)方的需求和角色，組織需要定制溝通信息，以確保信息的針對性和有效性；例如，對于內(nèi)部部門，溝通信息可能側(cè)重于體系的具體要求和操作流程；而對于外部供應(yīng)商，則可能更關(guān)注于符合性要求和期望的溝通；溝通信息應(yīng)清晰、簡潔，并包含所有必要的信息，以便相關(guān)方能夠充分理解設(shè)施管理體系的范圍和要求。使用適當(dāng)?shù)臏贤浇楹颓溃粸榱舜_保關(guān)鍵信息能夠清晰明確地傳達給所有相關(guān)方，組織需要選擇合適的溝通媒介和渠道；這可能包括書面文件（如手冊、政策文件）、電子郵件、會議、研討會、在線平臺等多種形式；選擇溝通媒介和渠道時，應(yīng)考慮相關(guān)方的偏好、可達性和信息的重要性，以確保信息的有效傳達和接收。在適當(dāng)?shù)臅r間間隔內(nèi)檢查和確認對于范圍的理解。溝通不是一次性的活動，而是一個持續(xù)的過程。組織需要定期檢查和確認相關(guān)方對設(shè)施管理體系范圍的理解；這可以通過問卷調(diào)查、面對面訪談、審核會議等方式進行。通過這些活動，組織可以及時發(fā)現(xiàn)并解決任何誤解或混淆，確保所有相關(guān)方對設(shè)施管理體系的范圍有準確和一致的理解；此外，隨著組織環(huán)境和相關(guān)方需求的變化，設(shè)施管理體系的范圍也可能需要相應(yīng)調(diào)整。因此，定期檢查和確認理解也是確保體系持續(xù)有效性和適應(yīng)性的重要手段。。范圍應(yīng)作為成文信息可獲取，以確保所有相關(guān)方都能夠清楚地了解并遵循設(shè)施管理體系的范圍。設(shè)施管理體系范圍成文信息的表述方式：范圍聲明文件：是設(shè)施管理體系范圍成文信息的主要表現(xiàn)形式，它明確界定了設(shè)施管理體系的邊界、適用性和所包含的具體內(nèi)容，包括：標(biāo)題：應(yīng)明確標(biāo)注為“設(shè)施管理體系范圍聲明”或類似名稱，以便識別；目的：簡述編制范圍聲明文件的目的，即明確設(shè)施管理體系的邊界和適用性；組織概況：簡要介紹組織的基本情況，包括名稱、類型、規(guī)模、地理位置等；范圍界定；邊界描述：清晰界定設(shè)施管理體系所覆蓋的設(shè)施、服務(wù)、活動或過程的范圍，明確哪些被納入管理體系，哪些被排除在外；適用性說明：闡述設(shè)施管理體系如何適用于組織的具體情況和需求，包括組織的類型、規(guī)模、地理位置、業(yè)務(wù)活動等?？紤]因素；外部因素：列舉并說明在確定范圍時考慮的主要外部因素，如法律法規(guī)、市場需求、技術(shù)趨勢等；內(nèi)部因素：列舉并說明在確定范圍時考慮的主要內(nèi)部因素，如組織的戰(zhàn)略目標(biāo)、核心價值觀、資源能力等。相關(guān)方要求：概述相關(guān)方（如客戶、員工、監(jiān)管機構(gòu)等）對設(shè)施管理體系的要求和期望；與其他管理體系的相互影響：說明設(shè)施管理體系與其他管理體系（如質(zhì)量管理體系、環(huán)境管理體系等）之間的相互影響和整合情況；資源需求：描述實施設(shè)施管理體系所需的資源，包括人力、物力、財力等；范圍變更管理：說明如何對設(shè)施管理體系的范圍進行變更管理和定期審查；批準與發(fā)布：明確范圍聲明文件的