學校接待流程

第1頁共10頁*＊*＊＊*接待流程一、目的為了提高外事活動接待工作的規(guī)格和效率,樹立學校品牌形象,擴大對外聯(lián)系和交流,本著“熱情禮貌、服務周到、規(guī)范接待,標準管理，成本控制”的原則,使接待工作正規(guī)化、統(tǒng)一化、標準化。二、適用范圍適用于各類對外接待任務。三、職責1、辦公室負責對重大接待活動制訂書面的接待日程安排,組織有關人員實施，做好客人的食、宿、交通等生活后勤安排工作；2、接待負責人按客戶來訪日程安排表規(guī)定的時間組織并參與接待工作.四、接待流程1、收集客戶來訪信息：辦公室人員首先確認來訪人員是否需要學校招待，包括是否用車到指定地點迎接、是否有招待用餐需求、是否有招待住宿需求、是否需要在接待結束后,安排車輛送到指定地點？如需安排用餐和住宿，到財務部填寫《宴請申請單》，并根據(jù)實際需要填寫《借款申請單》,從財務支取一定現(xiàn)金，用于接待時的機動費用，用餐和住宿盡量安排在協(xié)議單位,用簽單方式結算.2、接待方案：對重要的接待任務或大型參觀學?；顒?，辦公室須指定接待負責人,并制訂詳細的接待方案和日程時間表交給有關參加接待的人員。3、司機準備：如需車輛接送,接待負責人須提前聯(lián)系司機，告訴準確的到達時間和地點，接待人員須提前10分鐘到達接待場所等候客人,接待負責人同時須到學校門口迎接客人.客人離開學校時，接待負責人須提前10分種通知司機作好出車準備，司機須提前將車開至指定地點，如遇到嚴寒或酷暑天氣時,須提前打開車空調，如遇到雨雪天氣，則須提前為客人準備好雨傘,如客人有隨身行李或禮品時，應提前打開后備箱.4、6S準備：提前通知各班級班主任或主講老師打掃學校公共區(qū)域衛(wèi)生，并注意保持。通知各相關專業(yè)，做好實訓室和車間的6S整理與維護。同時接待過程中注意保持與維護。隨時做好參觀前的準備。5、參觀安排：參觀的現(xiàn)場解說由學校指定的專人負責。由接待負責人引導客人參觀,參觀路線為：6號車間-—5號車間——4號車間——2號醫(yī)護樓--烹飪專業(yè)教室——接待室，辦公室負責做好攝像。6、座談會準備:如參觀結束后有座談會，辦公室接待人員須向領導請示，是在接待室座談還是在會議室座談,如果在會議室座談須于客人到達前一小時前，準備好學校宣傳彩頁、桌牌、水果、茶水、餐巾紙、濕巾、桌花、紙筆等物品，如遇到嚴寒或酷暑天氣時，須提前半小時打開會議室內的空調。如遇全天接待,則接待人員須利用中午休息時間將接待場所進行一次整理。7、會談過程中工作：客人到會議室后，及時準備茶水,咖啡等；客人落座后上茶，茶水每隔15分鐘或少于一半時添水,若有需要可準備烹飪專業(yè)制作的點心。夏秋季準備瓶裝礦泉水,春冬季準備綠茶，咖啡等.會議過程辦公室做好攝像工作，重要會談可在隱蔽位置放置錄音筆，記錄會談內容.8、用餐和住宿：根據(jù)實際需要，提前為客人預定用餐和住宿，并根據(jù)需要提前準備好煙、酒、禮品等事宜。用餐時間將至（中午12：00；晚上18:30），提醒飯店提前上好冷菜.住宿和用餐根據(jù)客人重要性分為：住宿：A級－邯鄲金都酒店、新梅林用餐：A級－邯鄲金都酒店、新梅林B級－唐年商旅（商務套房）B級－廣平天鵝湖大酒店C級－唐年商旅（標準大床房）C級－廣平川府農莊9、紀念品的準備：接待全部結束后，接待負責人及時通報辦公室,辦公室負責提供相應的紀念品并與其他接待人員一起歡送客人.禮品以本地富有特色的產品為主，如老粗布、繒肘、手工粉條、富硒類農產品等；五、接待標準A級接待標準:陪同人員：常務校長、執(zhí)行校長、負責本次接待的副校長。1、迎接:常務校長、執(zhí)行校長、副校長在機場、車站、校門口迎接，注意把握迎候時間,提前等候于迎接地點。2、參觀：常務校長、執(zhí)行校長、副校長陪同,由副校長介紹學校基本情況，參觀過程由專人負責解說.3、座談：學校教職人員確保學校衛(wèi)生環(huán)境、室內、洗手間清潔、室溫適度、燈光合適，將學校簡介或相關資料、紙筆、茶水杯、水果、桌花、紙巾等擺放于接待室.根據(jù)需要制作領導席卡、橫幅、歡迎牌、指示牌,調試好音響設備、投影設備、攝影攝像設備。4、用餐標準：負責本次接待的副校長根據(jù)情況預定酒店:5、下榻賓館標準：負責本次接待的副校長根據(jù)情況預定酒店：B級標準：陪同人員：常務校長或執(zhí)行校長、負責本次接待的副校長、辦公室接待人員。1、迎接：由副校長、辦公室接待人員及相關部門人員到學校門口迎接，引導來賓。2、參觀：常務校長或執(zhí)行校長、副校長、相關部門主任陪同，由副校長介紹學?；厩闆r,參觀過程由專人負責解說.3、座談：學校教職人員確保學校環(huán)境、室內、洗手間清潔、室溫適度、燈光合適,將學校簡介或相關宣傳資料、紙筆、茶水杯、水果擺放于接待室。4、用餐標準:負責本次接待的副校長根據(jù)情況預定酒店.5、賓館標準：負責本次接待的副校長根據(jù)情況預定酒店。6、辦公室根據(jù)情況購買禮節(jié)性禮品。C級標準：陪同人員：執(zhí)行校長或負責本次接待的副校長、辦公室接待人員。1、參觀:副校長、辦公室接待人員陪同,由副校長介紹學?；厩闆r,參觀過程由專人負責解說.2、座談:學校教職人員確保學校環(huán)境、室內、洗手間清潔,將學校簡歷或相關宣傳資料、紙筆、茶水杯擺放于接待室.3、用餐標準：辦公室根據(jù)情況預定飯店.六、接待禮儀：1、迎接客戶時:要注意把握迎候時間,提前等候與學校門口,接待人員引見介紹主賓時，要注意順序（遵守介紹時的先后次序。正規(guī)的做法，是要先介紹主人，后介紹客人;先介紹職務低者，后介紹職務高者；先介紹男士、后介紹女士；先介紹晚輩、后介紹長輩；先介紹個人，后介紹集體。在接待外國來訪者時，若賓主雙方皆不止一個，則為其雙方進行介紹時，要先介紹主人一方，后介紹來賓一方。不過在介紹各方人士時,通常應當由尊而卑,按照其職務的高低，依次而行。來訪時主人先伸手表示歡迎.告辭時，待客人先伸手后，主人再相握。握手的力度以不握疼對方的手為限度，初次見面時,時間一般控制在3秒內。介紹時就把身份、地位低的一方介紹給相對而言身份、地位較為尊貴的一方。）2、接受名片時：要以恭敬的態(tài)度雙手接受,默讀一下后鄭重收入口袋中。3、過走廊時:通常走在客人的右前方，不時左側回身,配合客人腳步,轉彎處伸右手示意，并說“這邊請"。4、進電梯時：要告訴客人上幾樓，讓客人先進、先出。5、座談時:客人落座后，要以雙手奉茶，先客人,后主人，先領導,后同事。6、送客時：根據(jù)身份確定規(guī)格，若送至學校門口、汽車旁，招手待客人遠去，方可離開。七、商務接待中的座次安排1、關于會議主席臺座次的安排（1）主席臺必須排座次、放名簽,以便領導同志對號入座，避免上臺之后互相謙讓。

（2)主席臺座次排列,領導為單數(shù)時，主要領導居中，2號領導在1號領導左手位置,3號領導在1號領導右手位置;領導為偶數(shù)時，1、2號領導同時居中，2號領導依然在1號領導左手位置，3號領導依然在1號領導右手位置。(3)幾個單位的領導人同時上主席臺，通常按單位排列次序排列?？伸`活掌握，不生搬硬套。如對一些德高望重的老同志，也可適當往前排，而對一些較年輕的領導同志，可適當往后排.另外，對邀請的上級單位或兄弟單位的客戶，也不一定非得按職務高低來排，通常掌握的原則是:上級單位或同級單位的客戶,其實際職務略低于主人一方領導的,可安排在主席臺適當位置就座。這樣，既體現(xiàn)出對客人的尊重，又使主客都感到較為得體。（4）對上主席臺的領導同志能否屆時出席會議，在開會前務必逐一落實。領導同志到會場后,要安排在休息室稍候，再逐一核實，并告之上臺后所坐方位。如主席臺人數(shù)很多，還應準備座位圖。如有臨時變化，應及時調整座次、名簽，防止主席臺上出現(xiàn)名簽差錯或領導空缺。還要注意認真填寫名簽,謹防錯別字出現(xiàn)。主席臺人數(shù)為奇數(shù)時

主席臺人數(shù)為偶數(shù)時2、關于宴席座次的安排宴請客人，一般主陪在面對房門的位置,副主陪在主陪的對面，1號客人在主陪的右手，2號客人在主陪的左手，3號客人在副主陪的右手，4號客人在副主陪的左手,其他可以隨意。以上主陪的位置是按普通宴席掌握，如果場景有特殊因素，應視情而定.中餐桌西餐桌

3、儀式的座次安排簽字雙方主人在左邊,客人在主人的右邊。雙方其他人數(shù)一般對等,按主客左右排列。4、關于乘車的座次安排

小轎車1號座位在司機的右后邊，2號座位在司機的正后邊，3號座位在司機的旁