第二章、秘書職業(yè)角色

第二章、秘書職業(yè)角色第一節(jié)、秘書的角色定位曉峰是某重點大學(xué)哲學(xué)系的高材生，一直對管理工作有著強(qiáng)烈的興趣，于是決定，畢業(yè)后先從一份辦公室行政管理工作開始。經(jīng)過一番挑選，他的目標(biāo)職位是一家知名合資企業(yè)的銷售部經(jīng)理秘書，簡歷投出沒幾天，他就接到了面試通知。面試官是一個四十多歲的中年婦女，模樣十分平凡，她問曉峰的第一個問題，是：“你認(rèn)為你最突出的特長是什么？”曉峰立刻滔滔不絕地說開了：“我的領(lǐng)導(dǎo)能力很強(qiáng)，組織過不少大型社團(tuán)活動。我的公關(guān)能力也很強(qiáng)，成功為社團(tuán)拉來不少贊助，我擁有鮮明的個人性格和魅力，同學(xué)們都很服我，老師也欣賞我……”那名婦女耐心地聽完，說：“我知道了，如果本公司有意愿，會通知你復(fù)試。”然而，自信滿滿的曉峰，卻沒有等來他志在必得的復(fù)試。問題出在哪里？1編輯版pppt一、角色定位概述：（一）社會角色：一定的社會關(guān)系中，擁有某一社會地位，或具有某種身份，并遵守相應(yīng)行為規(guī)范的一類人物。

如：教師、學(xué)生、領(lǐng)導(dǎo)、秘書、領(lǐng)導(dǎo)等。（二）角色行為：擔(dān)任某一社會角色的人，根據(jù)社會成員或者組織內(nèi)部其他成員的期望，按照角色的特定要求，所以表現(xiàn)出來的實際行為。

如：教師的教學(xué)工作，秘書的輔助管理工作等。2編輯版pppt（三）角色扮演：

個人在角色知覺的基礎(chǔ)上，按照社會和他人的期望，所完成的角色行為。

如：教師的“園丁”角色，秘書的“總管”角色，領(lǐng)導(dǎo)“決策者”的角色。（四）角色規(guī)范：

組織上期望其成員應(yīng)該在工作中，所達(dá)到的行為模式，是對成員行為的規(guī)定?？煞譃槊魑囊?guī)定的、客觀存在或約定俗成的。

如：各種職業(yè)規(guī)范、法規(guī)等。3編輯版pppt三、秘書角色定位：（一）什么是秘書角色定位：秘書對自己所擔(dān)任角色的社會地位、行為模式、所遵規(guī)范的認(rèn)識、衡量和確定。（二）秘書工作的特征：1、從屬性和主動性的統(tǒng)一2、獨立性和集體性的統(tǒng)一3、綜合性與專業(yè)性的統(tǒng)一4、原則性與靈活性的統(tǒng)一5、常規(guī)性與超前性的統(tǒng)一4編輯版pppt（三）秘書角色定位的環(huán)節(jié)：動態(tài)、往復(fù)的過程1、角色知覺：秘書對所擔(dān)任角色職責(zé)，以及社會、組織、他人對自己期望的認(rèn)識和判斷。2、角色初始定位：秘書在角色知覺的基礎(chǔ)上，結(jié)合自身和組織的實際情況，初步明確職能，對自己在組織中的角色進(jìn)行定位，并據(jù)此展開工作。3、角色期望：組織、他人對秘書提出符合其角色的期望，以及秘書自身對他人期望的領(lǐng)會與理解，具有一定的導(dǎo)向性和約束力。如：教師要“為人師表”，秘書要“忠誠”于領(lǐng)導(dǎo)和組織等。對不起，暫時我無可奉告。5編輯版pppt4、角色沖突：

秘書的自我角色定位，與各種角色期望之間產(chǎn)生的反差和矛盾。□自我角色定位與所面對的角色期望發(fā)生沖突?！踝晕医巧ㄎ慌c自身能力發(fā)生沖突?！醵喾N身份關(guān)系失調(diào)引起角色沖突。姐夫，我今晚約會，要先走半小時。知道了，走吧，沒問題。6編輯版pppt5、角色互動與調(diào)整：角色沖突發(fā)生后，在角色期望的壓力下，秘書與期望發(fā)出者之間，通過各種方式交流，進(jìn)行必要的角色定位與角色期望的相互調(diào)整和適應(yīng)?！跗谕l(fā)出者對秘書（期望對象）形成壓力。□秘書（期望對象）的反應(yīng)，又影響到期望發(fā)出者的期望值（包括最初的和未來的）。6、角色再定位：

秘書重新找準(zhǔn)自己在組織中合適的位置，并被組織和其他期望者認(rèn)可。□秘書調(diào)整角色定位。如工作目標(biāo)、工作能力、工作方式、工作態(tài)度等。

□期望者發(fā)出者調(diào)整對秘書的期望。如工作崗位、工作內(nèi)容、工作效果等。7編輯版pppt第二節(jié)、秘書的角色條件和角色意識一、秘書的角色條件：

勝任秘書這一社會條角色，所應(yīng)具備的條件。（一）生理條件：1、年齡條件：

梯形的結(jié)構(gòu)，趨勢是年輕化，一般秘書比領(lǐng)導(dǎo)年輕，但不應(yīng)對年齡硬性規(guī)定。2、性別條件：

秘書職業(yè)呈女性化趨勢，但男女各有所長，應(yīng)優(yōu)勢互補(bǔ)。8編輯版pppt□男性：生理結(jié)構(gòu)和體能優(yōu)勢；條理縝密的邏輯思維；剛強(qiáng)、果斷，富于全局觀念；好勝心和進(jìn)取心；社會資源分配的傳統(tǒng)優(yōu)勢?！跖裕狠^強(qiáng)的形象記憶和機(jī)械記憶能力；富于形象思維和想象力；注重人的情感；善于言辭，溝通能力強(qiáng)、較強(qiáng)；認(rèn)真、謹(jǐn)慎、關(guān)注細(xì)節(jié)；柔性美、親和力、善于尋求合作與支持。9編輯版pppt3、健康條件：

應(yīng)同時具備生理健康和心理健康?！躞w質(zhì)、生理健康：身體發(fā)育正常，體質(zhì)強(qiáng)健，沒有疾病，精力旺盛，頭腦靈活。□心理健康：智力水平正常，情緒穩(wěn)定，心態(tài)平和，具有較強(qiáng)的適應(yīng)能力，具有良好的人際關(guān)系。10編輯版pppt（二）社會條件：1、知識結(jié)構(gòu)：秘書合理的知識結(jié)構(gòu)包括基礎(chǔ)知識（自然科學(xué)和社會科學(xué)

）、專業(yè)知識（通用的秘書行業(yè)知識）和輔助知識（相關(guān)學(xué)科知識、所屬行業(yè)、部門相關(guān)知識）三部分。2、文化程度：雖無硬性規(guī)定，卻是秘書行業(yè)的充分條件。通常秘書學(xué)歷與所任職位的職級成正比。3、能力結(jié)構(gòu)：秘書合理的能力結(jié)構(gòu)包括基礎(chǔ)能力（生活能力、智力）、專業(yè)能力（閱讀能力、表達(dá)能力、辦事能力、協(xié)調(diào)能力等）和操作技能（文字處理、設(shè)備使用、速錄、駕駛等）。11編輯版pppt二、秘書的角色意識：（一）什么是秘書的角色意識：秘書對所擔(dān)任角色的社會地位，以及由地位規(guī)定的職責(zé)與權(quán)利的知覺、理解和體驗等。（二）秘書角色錯位的表現(xiàn)：1、關(guān)系越位：秘書是領(lǐng)導(dǎo)的助手，但不等于領(lǐng)導(dǎo)，不能假借領(lǐng)導(dǎo)名義發(fā)號施令，自抬身份，甚至以領(lǐng)導(dǎo)自居。案例一2、工作越位：秘書可以為領(lǐng)導(dǎo)工作，提供輔助和參謀，但是不能代替領(lǐng)導(dǎo)出面和處理事情。案例二3、表態(tài)越位：秘書不應(yīng)未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意或授權(quán)，就對某些問題做決定性表態(tài)。案例三4、社交越位：秘書在社交場合，應(yīng)該自覺充當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)的配角，突出領(lǐng)導(dǎo)的身份和重要性。案例四12編輯版pppt案例一：

縣委于書記的秘書小陶，受于書記委派，到本縣所轄的A鎮(zhèn)去檢查河道污水處理工作。A鎮(zhèn)派縣政府辦公室主任陪同，司機(jī)李師傅駕駛政府公務(wù)用面包車全程接送，并安排小陶住在縣政府招待所，在招待所餐廳用餐。小陶感到不高興，因為上一回他陪同于書記來A鎮(zhèn)視察，是由該鎮(zhèn)書記、鎮(zhèn)長親自陪同，在鎮(zhèn)上最大的三星級酒店住宿和用餐，用鎮(zhèn)長的座駕，紅旗轎車接送。小陶認(rèn)為，他此行是代表于書記前來視察工作，A鎮(zhèn)降低接待標(biāo)準(zhǔn)，是對他，對于書記，對縣委的不注重，所以非常不滿。返回13編輯版pppt案例二某公司王總經(jīng)理，因為一個下屬的辦事不力，非常生氣，就對新來的的助理李秘書抱怨了一通，說這個下屬辦事能力差，好幾次都出紕漏，真該給她調(diào)到一個閑散部門。李秘書就找到了那個下屬，當(dāng)著整個辦公室員工的面，批評說如果她再不提高辦事能力，不能勝任本職工作的話，就會被調(diào)走，甚至被清退。那個員工當(dāng)場就哭了，感到很委屈，而且覺得與其等著被處理，不如先辭職，還能保全幾分面子。于是一封辭職信就被遞到了王總的辦公桌上。王總覺得很詫異，等他弄清了來龍去脈之后，把李秘書叫來嚴(yán)厲的訓(xùn)斥了一頓。李秘書也覺得很委屈，她認(rèn)為自己就是轉(zhuǎn)述了王總的意見而已，并沒有什么不妥當(dāng)。返回14編輯版pppt案例三：榮成貿(mào)易有限公司楊珊瑚小姐是位剛畢業(yè)的涉外秘書專業(yè)的本科生，總經(jīng)理安排楊小姐跟隨秘書吳小姐學(xué)習(xí)，有意讓其接任將要升職的吳小姐的職務(wù)。有一天，總經(jīng)理正好有事出差，吳小姐代表公司外出協(xié)商一件事,楊珊瑚坐鎮(zhèn)辦公室，電話響了，下面是楊小姐與對方的一段談話：

來電者:是榮成貿(mào)易有限公司嗎？楊小姐:是。

來電者:你們老板在嗎？楊小姐:不在，我是他的秘書，有什么事請跟我講。

來電者:你們的乳膠手套多少錢一打？楊小姐:1.8美元。

來電者:1.6美元賣不賣？楊小姐:不行的，這個是最低價，對不起。

楊小姐說完，“啪”掛上了電話。返回15編輯版pppt案例四：上海昌隆進(jìn)出口貿(mào)易公司，宴請來訪的英國合作伙伴，ABC公司副總經(jīng)理一行。昌隆公司總經(jīng)理助理肖雪接到接待任務(wù)后，安排接機(jī)、安排住宿，并在本市最好的酒店預(yù)定酒席，親自指定富有英倫風(fēng)味的菜色，準(zhǔn)備給訪客接風(fēng)。肖雪忙前忙后，李總經(jīng)理對此感到很滿意。當(dāng)晚，等客人入席后，賓主寒暄，氣氛十分友好。肖雪知道李總是民營企業(yè)家，白手起家，文化水平不高，見他話不多，心想李總的英文水平應(yīng)該應(yīng)付不了這個場面。于是肖雪就端起面前的酒杯，站起來向大家祝酒，用流利的英文說道：“歡迎尊貴的客人來到中國上海，我代表昌隆公司，代表李總祝各位此行順利、愉快……”而她卻沒有發(fā)現(xiàn)，李總的臉上，已經(jīng)露出了不悅的神色。返回16編輯版pppt（三）秘書角色意識的培養(yǎng)：1、不同層級秘書的共性角色意識：□服務(wù)意識；服從意識；責(zé)任意識；溝通意識2、高級秘書應(yīng)特別注重的角色意識：□積極的參與意識和參謀意識；強(qiáng)烈的法制意識和自律意識；較強(qiáng)的公關(guān)意識和形象意識。17編輯版pppt★中國高教秘書學(xué)會會長、北京高等秘書學(xué)院董事長王世紅關(guān)于“秘書應(yīng)具備的角色意識”的闡釋：1、秘書不是領(lǐng)導(dǎo)，只是領(lǐng)導(dǎo)的助手；2、秘書職位的重要程度與領(lǐng)導(dǎo)的職位成正比；3、秘書要求“能上得廳堂，下得廚房”；4、秘書的一個主要作業(yè)就是研究領(lǐng)導(dǎo)；5、秘書不用給領(lǐng)導(dǎo)表白，只要做就行；6、秘書工作的起步是認(rèn)可你的領(lǐng)導(dǎo)；7、秘書工作的最大失敗是得不到領(lǐng)導(dǎo)的認(rèn)可；8、懶惰者不要誤入此行；9、自我意識太強(qiáng)者莫入；10、秘書要多動腦、善用眼、勤動手、少動口；18編輯版pppt11、要理解“伴君如伴虎”的含義；12、要站得和領(lǐng)導(dǎo)一樣高，具有相同的視野；13、要清楚領(lǐng)導(dǎo)的盲點、缺點和弱點；14、要熟悉你所在行業(yè)、全面了解你的企業(yè)；15、要全面了解領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系網(wǎng)；16、要建立自己的關(guān)系網(wǎng)，但主要是為領(lǐng)導(dǎo)和公司服務(wù)；17、要善于利用職位的優(yōu)勢幫助別人；18、要慎用職位優(yōu)勢謀取私人利益；19、要了解公司政治，但不要卷入；20、要知道領(lǐng)導(dǎo)今天的工作重心、更要知道他明天想干什么。21、我今天從領(lǐng)導(dǎo)那里學(xué)到了什么？22、要把老板的企業(yè)當(dāng)成是自己的。19編輯版pppt23、領(lǐng)導(dǎo)不在時也不懈怠；24、我今天看書學(xué)習(xí)了嗎？25、我能不能理解領(lǐng)導(dǎo)的“善