設(shè)計院會議管理制度

設(shè)計院會議管理制度第一章總則

為確保設(shè)計院會議的高效、有序進行，提高決策效能，規(guī)范會議管理，特制定本制度。

一、本制度適用于設(shè)計院范圍內(nèi)所有會議的管理，包括但不限于院務(wù)會議、專業(yè)委員會會議、項目協(xié)調(diào)會議等。

二、會議應(yīng)遵循以下原則：

1.精簡、高效、務(wù)實原則。會議議題應(yīng)具有針對性和必要性，減少不必要會議，嚴(yán)格控制會議規(guī)模和時間。

2.預(yù)告原則。會議召開前，應(yīng)提前通知參會人員，確保參會人員有足夠時間準(zhǔn)備。

3.議題明確原則。會議議題應(yīng)具體、明確，便于會議討論和決策。

4.決策執(zhí)行原則。會議決策事項應(yīng)明確責(zé)任人和完成時限，確保決策落實。

三、會議分為定期會議和臨時會議。定期會議包括院務(wù)會議、專業(yè)委員會會議等，臨時會議根據(jù)工作需要隨時召開。

四、會議的組織、召開、紀(jì)要和落實等工作由院辦公室負責(zé)，相關(guān)職能部門協(xié)助。

五、參會人員應(yīng)嚴(yán)格遵守會議紀(jì)律，按時參加會議，積極參與討論，認(rèn)真履行職責(zé)。

六、會議記錄應(yīng)真實、完整、準(zhǔn)確，會議紀(jì)要應(yīng)及時發(fā)送給參會人員，以便跟蹤落實。

七、本制度自發(fā)布之日起實施，如有未盡事宜，可根據(jù)實際情況予以補充。

八、本制度的解釋權(quán)歸設(shè)計院院務(wù)會。

第二章會議流程

一、會議籌備

1.確定會議主題和目標(biāo)：會議召開前，應(yīng)明確會議的主題和預(yù)期目標(biāo)，確保會議的針對性和有效性。

2.制定會議議程：根據(jù)會議主題，制定詳細的會議議程，包括會議時間、地點、議題、參會人員等內(nèi)容。

3.通知參會人員：提前將會議議程、相關(guān)材料及會議時間、地點等信息通知參會人員，確保參會人員提前做好準(zhǔn)備。

4.準(zhǔn)備會議材料：收集、整理與會議議題相關(guān)的資料，制作會議材料，并在會前分發(fā)給參會人員。

二、會議召開

1.會議簽到：會議開始前，由院辦公室負責(zé)組織簽到，確保參會人員到齊。

2.會議主持人：由主持人宣布會議開始，介紹會議主題、議程和參會人員。

3.議題討論：按照會議議程，逐項進行議題討論。會議主持人應(yīng)引導(dǎo)討論，確保會議有序進行。

4.會議決策：針對議題進行充分討論后，由主持人或會議指定人員提出決策建議，參會人員進行表決或?qū)徸h。

5.會議總結(jié)：會議結(jié)束時，由主持人對會議討論情況進行總結(jié)，明確會議決策和下一步工作安排。

三、會議紀(jì)要

1.會議記錄：會議過程中，指定專人負責(zé)記錄會議內(nèi)容，確保記錄真實、完整、準(zhǔn)確。

2.紀(jì)要整理：會后，根據(jù)會議記錄整理會議紀(jì)要，包括會議時間、地點、參會人員、討論議題、決策結(jié)果等內(nèi)容。

3.紀(jì)要審批：會議紀(jì)要整理完成后，由主持人或指定人員進行審批。

4.紀(jì)要發(fā)布：審批通過后，將會議紀(jì)要發(fā)送給所有參會人員，以便跟蹤落實。

四、會議后續(xù)工作

1.任務(wù)分工：根據(jù)會議決策，明確責(zé)任人和完成時限，將工作任務(wù)分解到相關(guān)部門和人員。

2.跟蹤落實：院辦公室負責(zé)對會議決策的執(zhí)行情況進行跟蹤，確保決策落到實處。

3.反饋與匯報：責(zé)任部門定期向院務(wù)會匯報工作進展，及時反饋存在的問題，以便協(xié)調(diào)解決。

4.總結(jié)評估：會議決策事項完成后，組織總結(jié)評估，總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，為今后類似會議提供借鑒。

第三章會議紀(jì)要的跟蹤落實

一、會議紀(jì)要的發(fā)布與傳達

1.會議紀(jì)要應(yīng)在會議結(jié)束后盡快整理完成，并由主持人或指定負責(zé)人審批。

2.審批通過的會議紀(jì)要應(yīng)以書面形式發(fā)布，通過電子郵件、內(nèi)部通訊系統(tǒng)等方式傳達給所有參會人員及相關(guān)部門。

3.院辦公室應(yīng)確保會議紀(jì)要的傳達到位，并對未參會人員補充傳達會議內(nèi)容和決策事項。

二、責(zé)任分解與任務(wù)落實

1.根據(jù)會議紀(jì)要中的決策事項，明確責(zé)任人和完成時限，將任務(wù)分解到具體部門和人員。

2.責(zé)任部門應(yīng)制定詳細的工作計劃，明確工作步驟、時間節(jié)點和責(zé)任人，確保任務(wù)按期完成。

3.院辦公室應(yīng)建立會議決策事項跟蹤表，記錄任務(wù)分解、進度跟蹤和完成情況。

三、跟蹤監(jiān)控與協(xié)調(diào)

1.院辦公室負責(zé)對會議決策事項的執(zhí)行情況進行定期跟蹤，了解工作進展，協(xié)調(diào)解決執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題。

2.對于執(zhí)行難度大、進展緩慢的事項，應(yīng)及時上報院務(wù)會，尋求支持和指導(dǎo)。

3.定期召開協(xié)調(diào)會議，通報工作進展，研究解決跨部門協(xié)作中存在的問題。

四、反饋與匯報

1.責(zé)任部門應(yīng)按照約定的時間節(jié)點，向院辦公室匯報工作進展情況。

2.院辦公室匯總各部門的匯報材料，形成綜合匯報，向院務(wù)會報告會議決策的執(zhí)行情況。

3.對于重大決策事項，應(yīng)組織專項匯報，以便院務(wù)會及時了解情況，提供指導(dǎo)。

五、評估與總結(jié)

1.會議決策事項完成后，院辦公室組織相關(guān)人員對執(zhí)行情況進行評估，總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)。

2.根據(jù)評估結(jié)果，對會議管理制度和流程進行優(yōu)化，提高會議決策的執(zhí)行效率。

3.對會議決策執(zhí)行過程中表現(xiàn)突出的個人或團隊給予表彰和獎勵，激發(fā)工作積極性。

六、持續(xù)改進

1.院辦公室應(yīng)定期收集會議紀(jì)要落實情況的反饋，查找存在的問題，不斷優(yōu)化會議管理制度。

2.鼓勵各部門和員工提出改進意見和建議，共同提高會議管理的效率和效果。

第四章會議室管理規(guī)定

一、會議室預(yù)訂

1.會議室預(yù)訂采用預(yù)約制度，由院辦公室統(tǒng)一管理。

2.需要用到會議室的部門或個人，應(yīng)提前向院辦公室提交會議室申請，填寫相關(guān)信息，包括會議時間、參會人數(shù)、所需設(shè)備等。

3.院辦公室根據(jù)申請順序和會議室使用情況，統(tǒng)籌安排會議室，并在確認(rèn)后通知申請者。

二、會議室布置

1.會議室布置應(yīng)根據(jù)會議類型和參會人數(shù)進行合理配置，確保舒適、實用的會議環(huán)境。

2.會議室內(nèi)應(yīng)配備必要的教學(xué)設(shè)備、投影儀、音響、白板等設(shè)施，并保證設(shè)備正常運行。

3.會議桌椅擺放整齊，保持室內(nèi)清潔衛(wèi)生，營造良好的會議氛圍。

三、會議室使用

1.會議室內(nèi)禁止吸煙、進食，保持安靜，不得在會議室內(nèi)大聲喧嘩。

2.會議期間，參會人員應(yīng)遵守會議紀(jì)律，關(guān)閉手機或調(diào)至靜音狀態(tài)，避免影響會議進程。

3.使用會議室時，應(yīng)愛護公物，不得隨意損壞設(shè)備，如有損壞，需照價賠償。

四、會議室設(shè)備管理

1.會議室設(shè)備由院辦公室指定專人負責(zé)管理，定期進行檢查、維護和更新。

2.使用會議室設(shè)備前，應(yīng)確保已掌握設(shè)備操作方法，如有疑問，及時向管理人員咨詢。

3.會議結(jié)束后，使用人員應(yīng)將設(shè)備歸位，關(guān)閉電源，確保設(shè)備安全。

五、會議室安全與保密

1.會議室應(yīng)保持良好的消防安全，定期進行消防設(shè)施檢查，確保消防通道暢通。

2.會議室內(nèi)應(yīng)加強保密意識，嚴(yán)禁泄露會議內(nèi)容和涉及敏感信息。

3.對于涉及商業(yè)秘密或敏感議題的會議，參會人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，嚴(yán)守保密規(guī)定。

六、會議室維護與優(yōu)化

1.院辦公室應(yīng)定期收集會議室使用反饋，針對存在的問題進行改進和優(yōu)化。

2.結(jié)合工作需要，適時調(diào)整會議室布局和設(shè)備配置，提高會議室使用效率。

3.鼓勵各部門提出會議室管理意見和建議，共同提升會議室管理水平。

第五章附則

一、本制度的解釋權(quán)歸設(shè)計院院務(wù)會所有。

二、本制度