高效清單工作法（無(wú)壓時(shí)間管理手冊(cè)）

高效清單工作法無(wú)壓時(shí)間管理手冊(cè)目錄\h第1章待辦事項(xiàng)清單：你需要用它做什么\h第2章生產(chǎn)率悖論：待辦事項(xiàng)清單如何阻礙你的成功\h第3章為什么你沒(méi)能完成待辦事項(xiàng)清單\h1.你誤解了待辦事項(xiàng)清單的目的\h2.你忽略了設(shè)定截止日期\h3.你的清單太長(zhǎng)了\h4.你的清單充滿了變數(shù)\h5.你給自己留了太多選擇\h6.你未曾意識(shí)到為任務(wù)添加場(chǎng)景\h7.你的任務(wù)被定義得過(guò)于寬泛\h8.你的任務(wù)不符合特定目標(biāo)\h待辦事項(xiàng)清單掌握程度：自我測(cè)評(píng)\h消極情緒如何影響你的工作效率\h第4章10種最常用的待辦事項(xiàng)清單法\h1.“事無(wú)巨細(xì)”清單\h2.“任務(wù)+開(kāi)始日期+截止日期”清單\h3.待辦事項(xiàng)清單“兩人組”：主任務(wù)清單+每日任務(wù)清單\h4.“3+2”法\h5.“1-3-5”法\h6.基于項(xiàng)目的清單法\h7.3-MIT法\h8.“便利貼”法\h9.“四象限”法\h10.GTD法\h第5章如何創(chuàng)建完美的待辦事項(xiàng)清單\h第1步：從任務(wù)中分離出當(dāng)前任務(wù)\h第2步：根據(jù)期望的結(jié)果確定任務(wù)\h第3步：將項(xiàng)目分解為單個(gè)任務(wù)\h第4步：設(shè)定每個(gè)任務(wù)的截止日期\h第5步：將當(dāng)前任務(wù)的數(shù)量限制為7個(gè)\h第6步：按項(xiàng)目、類(lèi)型和地點(diǎn)組織任務(wù)\h第7步：“修剪”多余的任務(wù)清單\h第8步：估算完成每項(xiàng)任務(wù)所需的時(shí)間\h第9步：使用主動(dòng)動(dòng)詞引導(dǎo)每項(xiàng)任務(wù)\h第10步：注意哪些任務(wù)會(huì)受到他人的影響\h第6章如何維護(hù)待辦事項(xiàng)清單系統(tǒng)\h技巧1：建立“微任務(wù)”批處理清單\h技巧2：保持警覺(jué)，不被任務(wù)壓垮\h技巧3：按場(chǎng)景定義待辦事項(xiàng)清單\h技巧4：進(jìn)行每周回顧\h技巧5：更新你的目標(biāo)清單\h技巧6：避免在方法論上猶豫不決\h技巧7：構(gòu)建適合你的系統(tǒng)\h技巧8：保持一致\h從“高效”軌道上掉下來(lái)怎么辦\h第7章計(jì)算機(jī)還是紙和筆：你應(yīng)該哪種工具創(chuàng)建清單\h使用紙和筆的情況\h在線存儲(chǔ)待辦事項(xiàng)清單的情況\h第8章如何將日歷整合到待辦事項(xiàng)清單中\(zhòng)h第9章什么是“已完成清單”（以及你需要保留它嗎）\h如何創(chuàng)建已完成清單\h第10章關(guān)于有效待辦事項(xiàng)清單的一點(diǎn)看法第1章待辦事項(xiàng)清單：你需要用它做什么一份高效的待辦事項(xiàng)清單將協(xié)助你完成以下事情。第一，它可以幫你掌控工作進(jìn)程——它會(huì)告訴你需要做什么，以及什么可以放在后面做。一種好的任務(wù)管理法會(huì)使工作進(jìn)程不那么混亂。第二，你不至于錯(cuò)過(guò)任務(wù)的截止日期。一份合適的待辦事項(xiàng)清單，將幫助你根據(jù)任務(wù)的重要性和緊迫性設(shè)定當(dāng)天必須完成的事。你能依照清單把時(shí)間和精力都投入到最有價(jià)值的地方。第三，待辦事項(xiàng)清單將確保你在正確的時(shí)間處理正確的任務(wù)。你能篩選出緊急任務(wù)，并在時(shí)間允許的情況下完成那些不太緊急的任務(wù)。你不至于感到不知所措，而是感覺(jué)自己能夠掌控生活，從而避免焦慮。第四，你將避免浪費(fèi)寶貴的時(shí)間去處理“看上去的危機(jī)”。清單將使你根據(jù)項(xiàng)目的緊急程度來(lái)明確目前需要處理的工作是什么。在清單協(xié)助你的同時(shí)，你也將學(xué)會(huì)依靠它來(lái)管理自己的時(shí)間。一份好的清單將防止你對(duì)看起來(lái)像危機(jī)事件的項(xiàng)目做出過(guò)度反應(yīng)。你會(huì)根據(jù)當(dāng)前的工作量評(píng)估每種情況，做出“應(yīng)該做什么”的合理決定。值得注意的是，只有少數(shù)“危機(jī)事件”屬于真正的緊急情況，它們中的大多數(shù)來(lái)源于我們情緒上的過(guò)度反應(yīng)。如果清單有效地消除了這種情緒，你便可以做出最佳決策，從而最大限度地提高自己的效率。第五，一份合理的待辦事項(xiàng)清單將幫助你在更短的時(shí)間內(nèi)完成盡可能多的工作。更重要的是，你將完成那些真正要做的事。提高工作效率不僅僅意味著一長(zhǎng)串任務(wù)的完成，而且有更高的使命：它將幫助你專(zhuān)注于實(shí)現(xiàn)高價(jià)值目標(biāo)的任務(wù)，而不是讓你一直處于忙碌的狀態(tài)。第六，待辦事項(xiàng)清單將大大減輕你的壓力。正如第二點(diǎn)講到的，你不至于錯(cuò)過(guò)任務(wù)的截止日期，也就不會(huì)因此經(jīng)歷持續(xù)的、令人不快的壓力。你也將避免因?yàn)樗^的“危機(jī)”而分心，也就能夠感到對(duì)任務(wù)的控制在不斷增強(qiáng)。你將專(zhuān)注于那些高價(jià)值任務(wù)，確保以最有效的方式度過(guò)每一天。第七，一份設(shè)計(jì)合理的待辦事項(xiàng)清單將提高你的注意力。當(dāng)我們談到完成任務(wù)時(shí)，需要關(guān)注“我們是如何完成的”。如上所述，清單將展示你在哪里無(wú)意義地消磨了時(shí)間。你將知道哪些任務(wù)優(yōu)先于其他任務(wù)，哪些任務(wù)值得你立即投入時(shí)間和精力。在這樣持續(xù)的訓(xùn)練之中，你可以專(zhuān)注于完成重要的工作，而不是將時(shí)間浪費(fèi)在微不足道的活動(dòng)上。第八，一份好的待辦事項(xiàng)清單將消除拖延任務(wù)造成的挫敗感和內(nèi)疚感。它將幫助你更聰明地工作，并讓你設(shè)立更長(zhǎng)期和宏大的目標(biāo)。你將專(zhuān)注于更有意義的項(xiàng)目，在每天結(jié)束時(shí)獲得真正的成就感。在下一章中，我們將討論“生產(chǎn)率悖論”：當(dāng)前的清單會(huì)如何阻礙你更好地完成任務(wù)。第2章生產(chǎn)率悖論：待辦事項(xiàng)清單如何阻礙你的成功讓我們一起來(lái)看看以下這四個(gè)數(shù)字（這些數(shù)據(jù)來(lái)自任務(wù)管理App——iDoneThis）。·41％：有41%的待辦事項(xiàng)永遠(yuǎn)不會(huì)完成?！?0％：已完成的待辦事項(xiàng)有50%是在一天內(nèi)完成的?！?8％：已完成的待辦事項(xiàng)有18%是在一小時(shí)內(nèi)完成的。·10％：已完成的待辦事項(xiàng)有10%是在一分鐘內(nèi)完成的。這些數(shù)字告訴我們什么？第一，這表明許多待辦事項(xiàng)清單是無(wú)效的。超過(guò)40％的任務(wù)從未完成，這意味著將近一半的任務(wù)被轉(zhuǎn)移到了第二天，無(wú)限期推遲或完全丟棄——這顯然不是有效的任務(wù)管理應(yīng)有的樣子。第二，我們可以看到絕大部分事項(xiàng)很快就完成了，有些甚至在幾分鐘內(nèi)就完成了。這表明許多人的清單未能指定單項(xiàng)任務(wù)完成所需的時(shí)間，或者傾向于選擇看起來(lái)容易做的任務(wù)。待辦事項(xiàng)清單最根本的用途是規(guī)劃我們的時(shí)間，為我們的任務(wù)排出優(yōu)先級(jí)，但許多人在使用的時(shí)候并沒(méi)有解決這方面的問(wèn)題。大量的待辦事項(xiàng)在幾分鐘后就被我們從清單中劃掉，在這些待辦事項(xiàng)中少有正確或是重要的工作。除了給我們帶來(lái)虛假的成就感以外，很難看到這樣的任務(wù)安排有什么額外的價(jià)值。第三，這些數(shù)據(jù)告訴我們，許多清單都太長(zhǎng)了。任務(wù)負(fù)擔(dān)過(guò)重會(huì)帶給我們過(guò)多的壓力，連我們自己也清楚地意識(shí)到，完成清單中的每個(gè)項(xiàng)目是近乎不可能的——于是最終被迫放棄它們。數(shù)據(jù)表明，大多數(shù)人都無(wú)法完成自己待辦事項(xiàng)清單中的每個(gè)項(xiàng)目。根據(jù)iDoneThis的數(shù)據(jù)，41％的待辦事項(xiàng)永遠(yuǎn)不會(huì)完成；另一項(xiàng)領(lǐng)英的調(diào)查則顯示，近90％的專(zhuān)業(yè)人士承認(rèn)他們沒(méi)有定期完成任務(wù)清單。第四，上述數(shù)據(jù)表明，許多人是在沒(méi)有清楚掌握自己的日程安排和時(shí)間可用性的情況下處理任務(wù)的。41％的任務(wù)未完成，這意味著如果通過(guò)任務(wù)完成率來(lái)衡量我們的效率，那么許多人使用待辦事項(xiàng)清單并沒(méi)有太多有意義的收獲。讓我們總結(jié)一下這個(gè)“生產(chǎn)率悖論”究竟是什么。我們期待創(chuàng)建待辦事項(xiàng)清單以幫助我們組織任務(wù)、管理時(shí)間并完成工作。但如果我們錯(cuò)誤地理解了待辦事項(xiàng)清單的內(nèi)涵，依賴(lài)于錯(cuò)誤構(gòu)思的任務(wù)管理法，便會(huì)在無(wú)意中破壞創(chuàng)建的清單，最終要么繼續(xù)掙扎著列出所有的待辦事項(xiàng)，要么徹底放棄使用這種方法。這樣做無(wú)疑會(huì)損害我們的效率。我們最終獲得的成就將會(huì)更少而不是更多。在下一章中，我們將一起仔細(xì)研究待辦事項(xiàng)清單為什么會(huì)失效。如果你沒(méi)有接受過(guò)正式的任務(wù)管理培訓(xùn)，那么你所列的清單很可能會(huì)阻礙你成為高效率的人。第3章為什么你沒(méi)能完成待辦事項(xiàng)清單在理想的情況下，你應(yīng)該在每天結(jié)束時(shí)完成出現(xiàn)在清單中的所有項(xiàng)目。如果你遇到了困難，請(qǐng)仔細(xì)閱讀本章。在這一章里，我將說(shuō)明大部分人未能完成待辦事項(xiàng)清單的8個(gè)常見(jiàn)癥結(jié)。這之中任何一個(gè)都可能破壞你的工作效率并阻礙你按時(shí)完成任務(wù)。1.你誤解了待辦事項(xiàng)清單的目的讓我們來(lái)思考這個(gè)問(wèn)題：為什么要?jiǎng)?chuàng)建待辦事項(xiàng)清單？或者說(shuō)，你希望用它們完成什么？大多數(shù)人會(huì)回答：“我想把事情做好。”但遺憾的是，這不是設(shè)計(jì)合理的待辦事項(xiàng)清單的用途。待辦事項(xiàng)清單主要是幫助你組織任務(wù)和項(xiàng)目，并突出最重要的內(nèi)容。它可以讓你把腦海中所有可能被忽視的任務(wù)提取出來(lái)。通過(guò)將它們一一寫(xiě)下、羅列起來(lái)，你可以得到一張“我要做什么”的藏寶手冊(cè)：你將獲得關(guān)于優(yōu)先級(jí)最靠前的那些任務(wù)的概覽。當(dāng)你在清單中列出任務(wù)后，管理清單上的任務(wù)比從你腦海里任意提取沒(méi)有章法的任務(wù)要更容易和高效。你可以根據(jù)“我需要完成什么”來(lái)輕松組織自己要做的任務(wù)，并相應(yīng)地計(jì)劃自己的一天。僅此一項(xiàng)就能夠大幅提升你對(duì)于重要事項(xiàng)的專(zhuān)注能力。大多數(shù)人都誤解了清單的功能。他們認(rèn)為清單就是幫助他們一一列出每項(xiàng)任務(wù)的一種工具。其實(shí)不然。一份可靠的清單會(huì)將你的注意力吸引到真正要做的工作上，防止你轉(zhuǎn)向那些不太重要的項(xiàng)目。待辦事項(xiàng)清單不應(yīng)該成為確保你完成所有工作（尤其是那些瑣碎不重要的事）的工具，它需要做的是確保你完成那些真正要做的事情。理解待辦事項(xiàng)清單能幫你做什么很重要。如果你誤解了它，那么你將無(wú)效而且過(guò)度地創(chuàng)建和使用它們，而最終清單也會(huì)阻礙你的效率提升。在本書(shū)后面的章節(jié)中，我將向你詳細(xì)介紹如何創(chuàng)建符合自己需求的清單。當(dāng)然，你需要修改我給出的方法以適應(yīng)個(gè)人獨(dú)特的工作流程和偏好。但是你會(huì)發(fā)現(xiàn)，構(gòu)建高效清單的基本原則是普遍適用的。2.你忽略了設(shè)定截止日期沒(méi)有截止日期的待辦事項(xiàng)清單只能被稱(chēng)為愿望清單。沒(méi)有最后期限，我們就會(huì)無(wú)所作為。截止日期不只是強(qiáng)加緊迫感，它能幫助我們根據(jù)完成任務(wù)和項(xiàng)目所需的時(shí)間來(lái)確定任務(wù)和項(xiàng)目的優(yōu)先級(jí)。另外，它也會(huì)刺激我們?nèi)バ袆?dòng)。請(qǐng)考慮一下：如果沒(méi)有還款日，你會(huì)多快還清信用卡的賬單？你會(huì)多快支付汽車(chē)牌照費(fèi)？像大多數(shù)人一樣，你多半會(huì)無(wú)限期地推遲這兩項(xiàng)任務(wù)。當(dāng)人們創(chuàng)建清單并忽略為每項(xiàng)任務(wù)設(shè)定截止日期時(shí)，會(huì)出現(xiàn)同樣的結(jié)果。面對(duì)沒(méi)有最后期限的任何規(guī)劃時(shí)，我們的動(dòng)力很小。沒(méi)有動(dòng)力，我們便什么都做不到。隨著時(shí)間的推移，未完成的任務(wù)越來(lái)越多，長(zhǎng)此以往，清單將變得無(wú)法掌控。大多數(shù)人都在拖延中掙扎。即使你是那種會(huì)設(shè)法遏制拖延的人，也必須時(shí)時(shí)保持警惕，以免這種習(xí)慣重新回到你的生活中。設(shè)定截止日期是戰(zhàn)勝拖延的關(guān)鍵。它激勵(lì)我們采取行動(dòng)并完成任務(wù)。它們還有助于我們衡量時(shí)間管理工作的有效性。如果我們一直按時(shí)完成重要的事情，我們就“被迫”去做了該做的事情。另外很重要的一點(diǎn)是，截止日期還有助于我們決定在何時(shí)花費(fèi)有限的時(shí)間和精力。我們總會(huì)在不同的任務(wù)中選擇，無(wú)論手里的任務(wù)是什么，總是會(huì)有比完成它們所需時(shí)間更多的任務(wù)在排隊(duì)。截止日期有助于我們?nèi)ニ伎己鸵?guī)劃，根據(jù)需要完成的目標(biāo)，在任務(wù)之間進(jìn)行選擇?；叵胍幌屡两鹕桑骸肮ぷ骺偸菚?huì)令你忙到你的時(shí)間不夠用為止。”如果你主動(dòng)不為自己的待辦事項(xiàng)設(shè)定一個(gè)截止日期，那么這些事就必定一直留在你的清單上。3.你的清單太長(zhǎng)了我說(shuō)的太長(zhǎng)的清單，是指那些似乎永遠(yuǎn)不會(huì)結(jié)束的日常任務(wù)清單。它們一直在繼續(xù)，包含許多日常的事務(wù)。這些清單在許多方面都適得其反。第一，它們分散注意力。因?yàn)樗鼈兘o出了太多選擇，而每個(gè)選項(xiàng)都會(huì)把你的注意力從最重要的工作上移開(kāi)。第二，它們是不現(xiàn)實(shí)的。太長(zhǎng)的清單最終會(huì)達(dá)到無(wú)法管理的程度。你無(wú)法做完所有瑣碎的事情，因?yàn)樗鼈儗?shí)在是太多了。第三，它們令人沮喪。如果你列出的清單幾乎等于一份“今日無(wú)法完成的任務(wù)清單”，那么一次又一次這樣的經(jīng)歷，可能會(huì)破壞你的動(dòng)力。第四，它們變相地鼓勵(lì)你拖延。由于未能日復(fù)一日地完成你的待辦事項(xiàng)，隨著時(shí)間的推移，你將失去驅(qū)動(dòng)力或推動(dòng)力，慢慢忘掉及時(shí)完成任務(wù)才是最根本的目的。一天中，你能用來(lái)處理所列工作的時(shí)間是有限的。因此，你應(yīng)該設(shè)定待辦事項(xiàng)清單的范圍以適應(yīng)這些限制條件。如果你只有四個(gè)小時(shí)的時(shí)間，那么請(qǐng)確保清單中的項(xiàng)目可以在四個(gè)小時(shí)內(nèi)完成。否則，列出太長(zhǎng)的清單讓自己品嘗失敗的滋味，這并不能產(chǎn)生什么價(jià)值。許多人把想要完成的每項(xiàng)任務(wù)都儲(chǔ)存在大腦中，大腦中就像有一份可以持續(xù)變長(zhǎng)的清單，所有任務(wù)都被記錄在其中?？蓡?wèn)題在于，他們忽略了對(duì)這些任務(wù)進(jìn)行分類(lèi)，例如根據(jù)背景、優(yōu)先級(jí)和緊迫性的不同將它們放在不同的清單中。這些任務(wù)會(huì)保留在“大腦寄存器”上，每天都向你發(fā)出滾動(dòng)提醒，告知你需要完成的所有工作。這是一種糟糕的任務(wù)管理方法。它只會(huì)隨著你每天添加越來(lái)越多的新任務(wù)，變成一份超長(zhǎng)而冗余的清單。4.你的清單充滿了變數(shù)如果你只是把大腦中儲(chǔ)存的待辦事項(xiàng)寫(xiě)進(jìn)清單，那么你將一直在收集超大范圍中的各種任務(wù)：需要3分鐘就可以完成的任務(wù)和需要3周才能完成的任務(wù)被列在一起；高優(yōu)先級(jí)任務(wù)被列在低優(yōu)先級(jí)任務(wù)的旁邊（而且可能無(wú)限期地被放在后面）。你還可能在清單中找到大量毫無(wú)關(guān)聯(lián)的任務(wù)。換句話說(shuō)，在這樣的清單中，各種任務(wù)之間沒(méi)有聯(lián)系。這種方法會(huì)產(chǎn)生嚴(yán)重的后果。第一，面對(duì)一長(zhǎng)串可能的選擇，你可能會(huì)因?yàn)椴徊扇⌒袆?dòng)而陷入“癱瘓”的狀態(tài)，或者被迫做一些低性?xún)r(jià)比的活動(dòng)，例如查看Facebook消息。這就是心理學(xué)家巴里·施瓦茨（BarrySchwartz）所說(shuō)的“選擇的困惑”：如果我們擁有的選擇越多，那么在這些選擇之間做出決定的能力就越差，我們所面臨的焦慮就越多。任務(wù)清單中存在太多變數(shù)的第二個(gè)后果是，你需要更長(zhǎng)時(shí)間才能完成任務(wù)。無(wú)論你是因猶豫不決而“癱瘓”，還是將Facebook視為避免在多種選擇之間做出選擇的方式，最終都會(huì)浪費(fèi)寶貴的時(shí)間——而這顯然會(huì)降低效率。第三，待辦事項(xiàng)清單中的過(guò)多變數(shù)會(huì)增加你的壓力水平。你更容易分心，而這意味著你的工作效率也會(huì)隨之降低。你無(wú)法選擇應(yīng)該處理哪項(xiàng)任務(wù)，進(jìn)而你的時(shí)間管理能力也遭到了破壞。因此，你沒(méi)有多少時(shí)間來(lái)完成重要項(xiàng)目，這迫使你更加努力地在截止日期前完成工作。由于可用時(shí)間較短，你更有可能錯(cuò)過(guò)最后期限，而這可能會(huì)引發(fā)你的內(nèi)疚、羞恥和沮喪感。以上這些情況會(huì)導(dǎo)致你的壓力飆升。反過(guò)來(lái)，這將使你更難有精力去做那些真正值得驕傲的高質(zhì)量工作，并且更難以按時(shí)完成這類(lèi)高消耗的工作。但好消息是，一旦你知道如何創(chuàng)建有效的清單，就可以輕松避免上述問(wèn)題。我將在本書(shū)的后面章節(jié)向你展示這些步驟。5.你給自己留了太多選擇這種情況與任務(wù)的變數(shù)過(guò)多密切相關(guān)。由于太多的選擇潛在地影響了大腦如何做出決定，所以這一點(diǎn)還是值得單獨(dú)一提的。每天早上醒來(lái)時(shí)，和我們一起蘇醒的還有一定量的認(rèn)知資源。在我們做決定時(shí)，這些認(rèn)知資源就會(huì)被快速地消耗掉，所有簡(jiǎn)單或復(fù)雜的決定都會(huì)造成一定的認(rèn)知損耗。這也是我們能在早晨多種選擇之間輕松選擇的原因。例如，你應(yīng)該在早餐時(shí)吃華夫餅、雞蛋還是麥片？在這個(gè)決定中，你通常可以隨意使用完整的認(rèn)知資源。然而，在一天結(jié)束時(shí)，即使是最簡(jiǎn)單的選擇也似乎變得很難。你應(yīng)該去健身房、看電視，還是和你的伴侶進(jìn)行有意義的交談？你可能很累，對(duì)應(yīng)的認(rèn)知資源也很少。因此，你做出理性決策的能力就會(huì)被削弱。這被稱(chēng)為決策疲勞。在這種狀態(tài)下，你無(wú)法做出正確的決策，因?yàn)樽隽艘惶斓臎Q策后，你的頭腦已經(jīng)疲憊不堪了。換句話說(shuō)，你的認(rèn)知資源已經(jīng)耗盡，大腦的任務(wù)處理器燒得冒煙了。理解“決策疲勞”對(duì)我們來(lái)說(shuō)很重要，因?yàn)樗鼪Q定了我們?cè)诓煌蝿?wù)之間分配時(shí)間的能力。認(rèn)知資源耗盡的時(shí)候，我們會(huì)變得不那么理性、不那么專(zhuān)注，也不太能控制自己的沖動(dòng)。因此，我們更傾向于選擇能夠提供即時(shí)滿足的活動(dòng)，而不是那些對(duì)我們來(lái)說(shuō)更有價(jià)值的活動(dòng)（當(dāng)然，更有價(jià)值的活動(dòng)也需要更多的認(rèn)知努力）。在一天結(jié)束時(shí)，出現(xiàn)決策疲勞的我們更有可能選擇看電視，而不是選擇健身房。我們更有可能拿起一袋薯片而不是自己準(zhǔn)備沙拉或煎牛排。我們傾向于選擇最輕松的道路。存在太多選項(xiàng)的清單會(huì)加劇這種情況。它們迫使你做出關(guān)于需要處理哪些任務(wù)的非必要決定。如上所述，每個(gè)決定都會(huì)侵蝕你的認(rèn)知資源，并增加你的決策疲勞。這最終導(dǎo)致了一種被稱(chēng)為“決策逃避”的困境。面對(duì)太多選擇，你會(huì)避免從中挑選，因?yàn)檫@樣做需要太多心理上的努力。相反，你會(huì)花費(fèi)寶貴的時(shí)間查看電子郵件，訪問(wèn)Facebook或看新聞，所有這些都是在試圖逃避一件事——決定真正應(yīng)該做的事。陷入“決策逃避”的結(jié)果可想而知：你的工作效率將直線下降，待辦事項(xiàng)（包括那些重要事項(xiàng)）也未能完成。6.你未曾意識(shí)到為任務(wù)添加場(chǎng)景大多數(shù)清單最大的劣勢(shì)之一就是缺乏任務(wù)的背景。任務(wù)被寫(xiě)下來(lái)，但是關(guān)于完成它所需的時(shí)間、優(yōu)先級(jí)以及它在完成某件事的過(guò)程中所起的作用，你未做任何標(biāo)示。沒(méi)有這樣的背景信息，你自然很難知道哪些任務(wù)需要立即關(guān)注。事實(shí)上，你都沒(méi)法根據(jù)自己的實(shí)際情況判斷能否完成特定任務(wù)。如果你不知道需要多長(zhǎng)時(shí)間才能完成這項(xiàng)任務(wù)、它有多重要，以及它如何與某個(gè)大目標(biāo)相關(guān)聯(lián)，你又怎么知道是否應(yīng)該繼續(xù)努力呢？如果你不知道是否需要獲取某些資源來(lái)處理該任務(wù)，你又怎么能知道是否可以在某個(gè)特定時(shí)間去完成它呢？你無(wú)法知道。因此，沒(méi)有提供任務(wù)場(chǎng)景的清單常常是無(wú)效的。它們總是弊大于利——它們不會(huì)促使你處理最重要的任務(wù)，而是會(huì)讓你浪費(fèi)時(shí)間在并不適合當(dāng)前情況的任務(wù)上。假設(shè)你的清單包含“給我的會(huì)計(jì)師打電話”這樣一項(xiàng)任務(wù)，而它并沒(méi)有提供相關(guān)的優(yōu)先級(jí)信息，那么你是需要今天打電話給會(huì)計(jì)師還是等到下周？同樣，它也沒(méi)有提供關(guān)于電話可能持續(xù)多長(zhǎng)時(shí)間的信息。那么，你是需要幾分鐘的時(shí)間還是要聊上一個(gè)小時(shí)？另外，你是要詢(xún)問(wèn)會(huì)計(jì)師有關(guān)資產(chǎn)注銷(xiāo)的潛在問(wèn)題，還是想探討建立殼公司的利弊？在不知道其細(xì)節(jié)的情況下，我們難以決定是否處理待辦事項(xiàng)，這就是問(wèn)題的關(guān)鍵所在。創(chuàng)建缺乏場(chǎng)景的任務(wù)清單，你最終會(huì)得到難以選擇的選項(xiàng)。結(jié)果是什么呢？你的清單變成了對(duì)未解決和未完成事件的持續(xù)記錄，而不是對(duì)你需要完成的事件的記錄。7.你的任務(wù)被定義得過(guò)于寬泛之所以出現(xiàn)被寬泛定義的任務(wù)，問(wèn)題在于它們的范圍太大了。因?yàn)槿狈γ鞔_的起點(diǎn)和終點(diǎn)，所以我們根本沒(méi)有辦法衡量任務(wù)做得究竟成不成功。假設(shè)清單中的一項(xiàng)任務(wù)是“構(gòu)建網(wǎng)站”。這一任務(wù)就被定義得過(guò)于寬泛了：建立一個(gè)網(wǎng)站涉及幾個(gè)步驟，后面的步驟在其他步驟完成之前無(wú)法執(zhí)行。你需要保留域名、查找Web主機(jī)、創(chuàng)建主機(jī)賬戶(hù)、將域名服務(wù)器指向主機(jī)服務(wù)器、安裝Wordpress、安裝主題、安裝Wordpress插件……換句話說(shuō)，這個(gè)寬泛意義的待辦事項(xiàng)實(shí)際上是一個(gè)由眾多任務(wù)組成的完整項(xiàng)目。如果這個(gè)項(xiàng)目出現(xiàn)在我的清單上，那么因?yàn)闆](méi)有列出各項(xiàng)任務(wù)，所以我會(huì)不知道如何開(kāi)始，也就自然會(huì)傾向于拖延。在這種情況下，這個(gè)項(xiàng)目會(huì)一直待在我的清單中，而我的焦慮與日俱增，因?yàn)槲以谶@件事上沒(méi)有取得任何進(jìn)展。相反，被狹義定義的任務(wù)包含明確的起點(diǎn)和終點(diǎn)。例如，你知道任務(wù)“保留域名”何時(shí)完成，你也知道“查找Web主機(jī)”的任務(wù)應(yīng)該怎么做。這些待辦事項(xiàng)具有單一目標(biāo)，并且你很容易知道是否已達(dá)到該目標(biāo)。當(dāng)項(xiàng)目沒(méi)有被分解為各個(gè)組成部分時(shí)，它會(huì)被打包、佯裝成一項(xiàng)任務(wù)。因?yàn)榇k事項(xiàng)未被詳細(xì)說(shuō)明，所以我們很難知道何時(shí)完成它。這是待辦事項(xiàng)清單中常見(jiàn)的失敗。例如，一個(gè)打算寫(xiě)一本新小說(shuō)的作者，如果將待辦事項(xiàng)列為“開(kāi)始寫(xiě)小說(shuō)”就太模糊了。因?yàn)殚_(kāi)始寫(xiě)小說(shuō)涉及的任務(wù)太多而并未詳細(xì)說(shuō)明。相比起來(lái)，“編寫(xiě)第1章初稿”這樣的任務(wù)會(huì)更有效。任務(wù)的具體和細(xì)化能鼓勵(lì)你去行動(dòng)，并且很容易讓你知道項(xiàng)目何時(shí)被達(dá)成。一名需要準(zhǔn)備考試的大學(xué)生，將待學(xué)習(xí)的項(xiàng)目定義為“考試內(nèi)容”就是非常不精確的?！巴瓿傻?71～175頁(yè)的全部練習(xí)題”這樣的任務(wù)設(shè)定會(huì)更有效，因?yàn)樗梢詾閷W(xué)生提供一項(xiàng)具體的任務(wù)來(lái)完成。一位希望改善部門(mén)工作流程的公司經(jīng)理，將待辦事項(xiàng)描述為“提高部門(mén)生產(chǎn)效率”就是模棱兩可的。而“安排與團(tuán)隊(duì)負(fù)責(zé)人會(huì)面，討論新的工作流程計(jì)劃”會(huì)更有效，因?yàn)樗岢隽艘粋€(gè)單一的目標(biāo)，而且執(zhí)行者也很容易知道何時(shí)達(dá)到了這個(gè)目標(biāo)。這些例子的關(guān)鍵點(diǎn)就在于，過(guò)于寬泛地定義任務(wù)，很不利于任務(wù)的完成。模糊性使得它們極容易在清單上滯留。如果你在完成待辦事項(xiàng)時(shí)遇到問(wèn)題，請(qǐng)檢查它們是否可以被分解為較小的任務(wù)。8.你的任務(wù)不符合特定目標(biāo)你所做的一切都是有目的的。例如，你會(huì)更換汽車(chē)中的機(jī)油，讓發(fā)動(dòng)機(jī)保持良好的狀態(tài)；你會(huì)按時(shí)提交所得稅單，以避免罰款和罰款；你會(huì)預(yù)訂自己喜歡的餐廳，以避免45分鐘的等待時(shí)間。我們?cè)O(shè)定目標(biāo)是為了促使自己采取行動(dòng)。當(dāng)我們能夠預(yù)測(cè)完成特定任務(wù)的積極結(jié)果時(shí)，我們不太傾向于拖延。在不考慮其他變量的情況下，對(duì)結(jié)果越確定，我們就越可能采取果斷的行動(dòng)?？蓡?wèn)題在于，很多人在創(chuàng)建清單時(shí)都忘記了這個(gè)原則。他們寫(xiě)下（或在線記錄）每一項(xiàng)想到的任務(wù)，但未能將這些任務(wù)與具體目標(biāo)聯(lián)系起來(lái)。因此，他們最終要花費(fèi)大量的時(shí)間來(lái)處理長(zhǎng)遠(yuǎn)來(lái)看對(duì)他們來(lái)說(shuō)不重要的待辦事項(xiàng)。例如，假設(shè)你在明天的清單中寫(xiě)出維護(hù)博客并“寫(xiě)一篇新博文”，這是你認(rèn)為需要做的任務(wù)。但是你知道你需要做的具體原因以及你在用博客有針對(duì)性地發(fā)布什么內(nèi)容嗎？也許你希望新帖子能夠在Facebook和Twitter上曝光，吸引大量流量涌入你的博客網(wǎng)站；也許你想讓自己的博客顯示在谷歌熱門(mén)搜索查詢(xún)的首頁(yè)上；也許你希望博客文章能夠吸引業(yè)內(nèi)有影響力人士的關(guān)注。這些可以促成你與他人建立有價(jià)值的聯(lián)系，激勵(lì)你做得更好。關(guān)鍵是，你必須知道每個(gè)項(xiàng)目需要完成的原因，并將特定目標(biāo)附加到清單的每項(xiàng)任務(wù)上。忽略了這一步，你就不會(huì)有動(dòng)力去完成這個(gè)項(xiàng)目?；蛟S你已經(jīng)從過(guò)去的經(jīng)歷中意識(shí)到了這一點(diǎn)。如果是這樣，請(qǐng)不要感到氣餒。我將向你展示如何創(chuàng)建真正有價(jià)值的清單來(lái)刺激你采取行動(dòng)，這會(huì)幫助你更有效地工作，進(jìn)而提高你的工作效率。然而，在這部分內(nèi)容開(kāi)始之前，讓我們先快速評(píng)估一下自己對(duì)待辦事項(xiàng)清單的掌握程度。待辦事項(xiàng)清單掌握程度：自我測(cè)評(píng)在我向你展示如何創(chuàng)建有效的清單之前，我們有必要先評(píng)估你的目前清單的有效性。僅僅知道自己“不善于使用清單”是不夠的，你應(yīng)該思考“為什么會(huì)出現(xiàn)這樣的問(wèn)題”。為此，我設(shè)計(jì)了以下調(diào)查問(wèn)卷來(lái)幫助你評(píng)估對(duì)待辦事項(xiàng)清單的掌握程度。它將指出你的優(yōu)勢(shì)，以及你需要重點(diǎn)關(guān)注任務(wù)管理的哪些方面。這是一個(gè)快速而簡(jiǎn)單的測(cè)評(píng)。你只需回答以下8個(gè)問(wèn)題，每個(gè)問(wèn)題給自己打1～5分。得分為1表示亟須改進(jìn)，得分為5表示已精通。（你會(huì)注意到，以下8個(gè)問(wèn)題中的每一個(gè)都與我們剛剛介紹的8個(gè)常見(jiàn)癥結(jié)相對(duì)應(yīng)，而這些涉及的正是我們未能完成清單的原因。）在回答問(wèn)題并了解你在創(chuàng)建有效清單方面的真正掌握程度之后，請(qǐng)記下自己的得分。1.你是否了解待辦事項(xiàng)清單在任務(wù)管理方法中的主要用途？2.你是否為每個(gè)待辦事項(xiàng)設(shè)定了一個(gè)截止日期（某個(gè)具體的日期，而不是“月末”）？3.你是否將待辦事項(xiàng)清單中的項(xiàng)目數(shù)限制為10個(gè)？（如果是這樣，給自己3分。）你是否將數(shù)量限制為7個(gè)？（如果是這樣，給自己5分。）4.你是否在創(chuàng)建待辦事項(xiàng)清單時(shí)盡可能減少未知變數(shù)，并關(guān)注完成每項(xiàng)任務(wù)所需的時(shí)間以及每項(xiàng)任務(wù)的優(yōu)先級(jí)？例如，你是否列出了一項(xiàng)3分鐘的任務(wù)，而其他任務(wù)需要3個(gè)小時(shí)？你是否給任務(wù)標(biāo)注了“A”優(yōu)先級(jí)和“C”優(yōu)先級(jí)？5.你的待辦事項(xiàng)清單是否限定了那些要耗費(fèi)精力進(jìn)行選擇的任務(wù)的范圍？6.你是否給出每個(gè)待辦事項(xiàng)的具體情況，來(lái)判斷它是高價(jià)值還是低價(jià)值的任務(wù)，以及相關(guān)時(shí)間規(guī)劃？7.你是否具體地定義任務(wù)而非寬泛地描述，以便快速確定何時(shí)能完成它？8.你是否將每項(xiàng)任務(wù)與特定目標(biāo)相關(guān)聯(lián)？接下來(lái)，你可以計(jì)算一下自己的得分。請(qǐng)記住，你需要根據(jù)處理問(wèn)題的程度，給自己1～5分。根據(jù)得分情況，你就能判斷自己對(duì)清單的掌握程度了。32～40分：你可以算是清單的熟練使用者了。你很擅長(zhǎng)任務(wù)管理并能夠真正掌控它。你會(huì)經(jīng)常瀏覽每日任務(wù)清單，并完成那些真正重要的工作。本書(shū)作為一種經(jīng)常性的提醒，仍然可以幫助你。19～31分：你的表現(xiàn)相當(dāng)不錯(cuò)，但你可以改進(jìn)設(shè)定任務(wù)的方式?；蛟S你會(huì)對(duì)自己在工作和家庭生活之間的選擇感到不知所措；或許隨著任務(wù)清單日益變長(zhǎng)，你會(huì)感到持續(xù)的壓力。學(xué)習(xí)如何創(chuàng)建有效的清單，可以顯著提升你的工作效率和時(shí)間管理能力。低于18分：你需要重新考慮如何創(chuàng)建清單。在工作中，你應(yīng)該能感到明顯的壓力，覺(jué)得每一天都不在自己的控制范圍之內(nèi)。你很少（如果有的話）能真正完成清單上的任務(wù)，這會(huì)使你感到沮喪、內(nèi)疚，甚至認(rèn)為自己很無(wú)能。但不要因此而自暴自棄，好消息是，你在向著正確的方向努力。閱讀完本書(shū)后，你將知道如何創(chuàng)建可幫助你完成重要工作的任務(wù)清單。在下一節(jié)中我們將探討，即使你使用的是有效的清單，情緒也會(huì)妨礙你的工作效率。消極情緒如何影響你的工作效率認(rèn)識(shí)到情緒會(huì)對(duì)工作效率產(chǎn)生巨大的影響，這是相當(dāng)重要的一步。當(dāng)不快樂(lè)、壓力或恐懼的情緒襲來(lái)時(shí)，我們的工作效率就會(huì)受到影響。無(wú)論在實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的過(guò)程中，這些情緒扮演了什么樣的具體角色，我們都會(huì)感到脫離了目標(biāo)本身。我們沒(méi)有那么富有創(chuàng)意，也難以做出決定；我們?nèi)菀鬃⒁饬Ψ稚?，被其他事情分心。因此，我們完成的任?wù)也將更少。我們都體驗(yàn)過(guò)消極情緒，這是人性的一部分。重要的是，我們要意識(shí)到這些時(shí)刻只是暫時(shí)的。我們終將重新拾回積極的狀態(tài)，擺脫困境并完成任務(wù)。不幸的是，許多人長(zhǎng)時(shí)間處于消極情緒中。這些情緒帶來(lái)的焦慮、挫折和不安全感，總是能夠抓住他們的意識(shí)、理性，不難想象這會(huì)對(duì)他們的工作效率產(chǎn)生多么可怕的影響。研究表明，慢性壓力和恐懼會(huì)改變大腦的功能狀態(tài)。我們進(jìn)行思考和做出理性決定的能力會(huì)受到應(yīng)激激素（如皮質(zhì)醇）積累的影響。神經(jīng)科學(xué)家發(fā)現(xiàn)，隨著時(shí)間的推移，這種狀態(tài)會(huì)損害大腦，妨礙我們的決策能力。讓我們想想從創(chuàng)建有效清單到完成它的過(guò)程：即使你的清單不長(zhǎng)，包含了截止日期，也提供了任務(wù)場(chǎng)景，并保證任務(wù)與特定目標(biāo)相關(guān)聯(lián)，你最終完成的效果仍然可能不好。恐懼、憤怒和內(nèi)疚等消極情緒會(huì)使我們幾乎無(wú)法集中注意力并完成任務(wù)。因此，如果你在工作期間難以保持高效，請(qǐng)?jiān)u估一下自己的情緒狀態(tài)。你是否在那些破壞你積極性的情緒中掙扎？你在平復(fù)對(duì)意志力造成損害的情緒嗎？持續(xù)的消極情緒會(huì)侵蝕你的注意力并導(dǎo)致你更容易分心嗎？如果是這樣，請(qǐng)查明你產(chǎn)生這些感受的原因。例如，你是否因?yàn)殄e(cuò)過(guò)了工作中的重要截止日期而感到愧疚和沮喪？你是否因?yàn)槌袚?dān)了太多相互沖突的責(zé)任而感到壓力過(guò)大和憤怒？一旦確定了引發(fā)消極情緒的事情，你就可以采取措施改變自身情況來(lái)減輕壓力。這聽(tīng)上去似乎與你的清單無(wú)關(guān)，但實(shí)際上，情緒狀態(tài)對(duì)于依照清單工作而言至關(guān)重要。清單會(huì)幫助你根據(jù)重要性和優(yōu)先級(jí)組織任務(wù)，并確定你要在有限的時(shí)間內(nèi)完成哪些任務(wù)，而如果你一直在消極情緒中掙扎，就不可能有效地做到這一點(diǎn)。在討論了“什么導(dǎo)致待辦事項(xiàng)清單失效”這個(gè)話題之后，讓我們一起來(lái)看看那些如今被使用得最多的待辦事項(xiàng)清單制作法。第4章10種最常用的待辦事項(xiàng)清單法創(chuàng)建有效待辦事項(xiàng)清單的方法不止一種，我將在本章中向你介紹目前最常被用到的10種方法。你可能已經(jīng)熟悉了其中一些，但沒(méi)有對(duì)每一種方法都了如指掌?？傊?，這一章的目的不是尋找“最佳”的清單制作法。相反，它會(huì)為你提供多種方法的簡(jiǎn)介，以便你可以識(shí)別出能與你產(chǎn)生共鳴的特定方法。當(dāng)你設(shè)計(jì)待辦事項(xiàng)清單來(lái)梳理自己的工作流程時(shí)，就可以合理運(yùn)用這一章的知識(shí)：你可以將不同方法中你喜愛(ài)的元素集合到一起，構(gòu)建一個(gè)非常適合自己的待辦事項(xiàng)清單。1.“事無(wú)巨細(xì)”清單這種方法沒(méi)什么優(yōu)雅性可言。它本質(zhì)上是“好記性不如爛筆頭”——將你能想到的每項(xiàng)任務(wù)都寫(xiě)到清單中。你可能已經(jīng)注意到了此方法固有的問(wèn)題。第一，清單會(huì)不斷增長(zhǎng)，如果你每天都不斷把任務(wù)添加進(jìn)去，幾乎就不會(huì)有將這份清單清空的那天。第二，你會(huì)面臨太多的選擇，而這會(huì)削弱你的決策能力。清單為你提供了一長(zhǎng)串的選擇，你更傾向于猶豫不決，而不是采取行動(dòng)。第三，你的清單會(huì)有太多變數(shù)。需要3分鐘完成的任務(wù)被列在需要3個(gè)小時(shí)完成的任務(wù)旁邊，低優(yōu)先級(jí)任務(wù)被列在高優(yōu)先級(jí)任務(wù)旁邊，而你最終會(huì)花時(shí)間去處理那些不值得現(xiàn)在就去完成的任務(wù)。任務(wù)管理的“事無(wú)巨細(xì)”清單法還存在其他問(wèn)題?？傊?，你意識(shí)到這種方法有很多不足之處就足夠了。需要指出的是，進(jìn)行大腦轉(zhuǎn)儲(chǔ)（也就是把腦海中的任務(wù)寫(xiě)下來(lái)）是創(chuàng)建有效待辦事項(xiàng)清單的重要一步。但這只是第一步。在記下了你可以想到的所有任務(wù)之后，你需要做的是根據(jù)重要性、優(yōu)先級(jí)、具體情況和其他特征來(lái)組織它們。我們稍后將更詳細(xì)地討論這方面的清單管理。但現(xiàn)在我們已經(jīng)知道的是，依賴(lài)事無(wú)巨細(xì)的單一清單來(lái)安排工作是一個(gè)糟糕的主意。你可能會(huì)完成一些任務(wù)并將其從清單中刪除，從而感到有效率甚至富有成就感。但實(shí)際上，你會(huì)傾向于選擇那些簡(jiǎn)單、低優(yōu)先級(jí)的任務(wù)，因?yàn)檫@些任務(wù)總是在最短時(shí)間內(nèi)就可以完成的，但你無(wú)法解決那些高價(jià)值的問(wèn)題。這種方法很受歡迎，但并不是因?yàn)樗母咝А喾矗汀案咝А边€差得很遠(yuǎn)。這是由于大多數(shù)人在如何正確設(shè)計(jì)一種可靠的任務(wù)管理方法方面缺乏訓(xùn)練。我想先聊聊這種方法的缺陷，其他9種清單制作法也存在各式各樣的缺陷，但從長(zhǎng)遠(yuǎn)看，它們對(duì)你的成功沒(méi)有太多負(fù)面影響。2.“任務(wù)+開(kāi)始日期+截止日期”清單“任務(wù)+開(kāi)始日期+截止日期”這種格式的吸引力就在于它的形式簡(jiǎn)單。另外，它還引入了任務(wù)管理方法中最重要的要素之一：截止日期。正如我們前面所討論的那樣，大多數(shù)待辦事項(xiàng)清單缺乏具體的截止日期。你可能對(duì)必須完成特定任務(wù)的最遲開(kāi)工日期有個(gè)模糊的印象，卻忽略了為其設(shè)定一個(gè)正式的截止日期。這是相當(dāng)嚴(yán)重的錯(cuò)誤。截止日期很重要，因?yàn)樗芗ぐl(fā)我們行動(dòng)起來(lái)。它能幫助我們?cè)跊_突的項(xiàng)目和任務(wù)之間正確分配有限的時(shí)間。假設(shè)我們的截止日期是切合實(shí)際的，并把待辦事項(xiàng)的比較優(yōu)先級(jí)考慮進(jìn)去，那么設(shè)定截止日期的做法就可以提高工作效率。我們不僅能完成更多的事情，而且能完成更多該做的事。這種創(chuàng)建清單的方法還引入了第二個(gè)關(guān)鍵特征：開(kāi)始日期。也就是說(shuō)，它不僅為你提供一長(zhǎng)串任務(wù)的截止日期，還提供了你應(yīng)該開(kāi)始處理任務(wù)的日期?！伴_(kāi)始日期”似乎并不重要，但它的用處實(shí)際上比你想象的要大很多。它提供了以下兩重優(yōu)勢(shì)。首先，它迫使你專(zhuān)注于少量的待辦事項(xiàng)。你可以將注意力集中在當(dāng)天正在做或需要開(kāi)始去做的任務(wù)上。你可以忽略那些開(kāi)始日期在將來(lái)的任務(wù)。其次，你不太可能在最后一刻才完成任務(wù)。任務(wù)的開(kāi)始日期將提示你盡早處理，以趕上截止日期。相反，想一下大多數(shù)人如何根據(jù)他們的待辦事項(xiàng)清單處理工作：他們隨意選擇一項(xiàng)任務(wù)而不在意哪些任務(wù)可以等待，而哪些需要立即完成。如果沒(méi)有開(kāi)始日期和截止日期來(lái)提醒他們做出決定，他們會(huì)以隨意的方式處理待辦事項(xiàng)。隨意的處理可能會(huì)抹殺掉我們的工作效率，因?yàn)槲覀兒苡锌赡茉阱e(cuò)誤的時(shí)間完成錯(cuò)誤的任務(wù)。當(dāng)然，這個(gè)待辦事項(xiàng)清單方法在很多方面也不完美。事實(shí)上，它有很多缺陷，但仍比上一節(jié)中提到的“事無(wú)巨細(xì)”清單更好。3.待辦事項(xiàng)清單“兩人組”：主任務(wù)清單+每日任務(wù)清單“主任務(wù)清單+每日任務(wù)清單”法是創(chuàng)建清單的進(jìn)階操作。它涉及兩份不同的清單：主任務(wù)清單（簡(jiǎn)稱(chēng)“主清單”）和每日任務(wù)清單（簡(jiǎn)稱(chēng)“每日清單”）。與前面介紹的兩種方法一樣，它還有很多不足之處。但值得一提的是，它將你的“大腦轉(zhuǎn)儲(chǔ)清單”與每日清單區(qū)分開(kāi)了。以下是該方法的簡(jiǎn)介。主清單是你想到的每項(xiàng)任務(wù)的滾動(dòng)存儲(chǔ)庫(kù)。它是你記錄每個(gè)項(xiàng)目的地方，無(wú)須考慮優(yōu)先級(jí)、截止日期、完成項(xiàng)目所需的時(shí)間以及與之關(guān)聯(lián)的項(xiàng)目。例如，你是否打算給屋面承包商打電話來(lái)估算你家新屋頂?shù)幕ㄤN(xiāo)？將其寫(xiě)在主清單中。你需要更換卡車(chē)的變速箱嗎？也請(qǐng)把它寫(xiě)在主清單中。你是否計(jì)劃研究投資顧問(wèn)提到的熱門(mén)股票？同樣，把它寫(xiě)進(jìn)主清單。你永遠(yuǎn)不會(huì)完成主清單中的所有任務(wù)。它可能會(huì)隨著時(shí)間的推移而增長(zhǎng)。在使用這種方法的人看來(lái)，這份清單的好處在于它能捕捉在你頭腦中游蕩的無(wú)數(shù)任務(wù)，從而節(jié)省你必須記住它們的努力。而每日清單是什么樣的呢？顧名思義，這就是你全天工作的清單。這是你需要每日使用并定期審查以衡量進(jìn)度的清單——它的適用范圍僅限于你打算在一天內(nèi)完成的任務(wù)。兩份清單如何協(xié)同工作呢？按照這種方法，每天晚上你都要查看主清單；你要尋找在不久后要到期的任務(wù)或需要完成的任務(wù)，以便推進(jìn)其他任務(wù)。一旦你確定了這些待辦事項(xiàng)，就要選擇幾個(gè)，將它們轉(zhuǎn)移到第二天的每日清單中，并估算你是否有足夠的時(shí)間來(lái)完成它們?；蛘?，你也可以每隔幾天而不是每晚都查看主清單，而這也意味著你需要提前幾天規(guī)劃每日清單。這種任務(wù)管理方法可以被運(yùn)用得很有效。但關(guān)鍵在于，你仍然需要給每項(xiàng)任務(wù)設(shè)定一個(gè)截止日期，并明確其優(yōu)先級(jí)、場(chǎng)景和完成任務(wù)所需的時(shí)間。不幸的是，很少有人使用這種方法。它過(guò)于簡(jiǎn)陋，最終你需要面對(duì)與其他方法類(lèi)似的問(wèn)題：清單總在不斷增長(zhǎng)；待辦事項(xiàng)日復(fù)一日地結(jié)轉(zhuǎn)；寶貴的時(shí)間都浪費(fèi)在了低優(yōu)先級(jí)任務(wù)上……4.“3+2”法這種待辦事項(xiàng)清單方法遵循一個(gè)簡(jiǎn)單的公式：三項(xiàng)大任務(wù)+兩項(xiàng)小任務(wù)。每天，你需選出要處理的5項(xiàng)任務(wù)（或者更好的方法是，你在前一天晚上選擇它們）。大任務(wù)通常設(shè)定為一兩個(gè)小時(shí)才能完成，小任務(wù)則是用30分鐘或更短時(shí)間就能完成的。你可能已經(jīng)注意到“3+2”法的主要優(yōu)勢(shì)：它限制了每日清單中的任務(wù)數(shù)量——5個(gè)。不要過(guò)多，也不能過(guò)少。另外一個(gè)優(yōu)勢(shì)是，“3+2”法會(huì)根據(jù)任務(wù)完成所需的時(shí)間來(lái)定義每項(xiàng)任務(wù)。大任務(wù)可以在兩個(gè)小時(shí)內(nèi)完成，小任務(wù)則可以在30分鐘內(nèi)完成（那些超過(guò)兩個(gè)小時(shí)才能完成的任務(wù)，通常可以被分解成更小的任務(wù)）?！?+2”法的這一特性使其可以與番茄工作法和時(shí)間盒（time-box）等常用的時(shí)間管理法兼容。例如，你可以安排四個(gè)番茄鐘（每個(gè)番茄鐘包含25分鐘的工作時(shí)間和5分鐘的休息時(shí)間）來(lái)完成你的一項(xiàng)大任務(wù)。分配好時(shí)間盒能使你有時(shí)間完成較小的任務(wù)?！?+2”法通過(guò)限制任務(wù)清單的范圍來(lái)提高你的注意力。因?yàn)橹恍枰幚?項(xiàng)任務(wù)，你就會(huì)受到較少的干擾。你不再糾結(jié)要去做什么，因?yàn)槟悴恍枰獜谋姸噙x項(xiàng)中做出決定。這種方法還可以減少不必要的任務(wù)切換。它減少了需要關(guān)注的任務(wù)數(shù)量，來(lái)回切換的可能性也就因此降低了許多。你將專(zhuān)注于一項(xiàng)任務(wù)，直到完成它或無(wú)法進(jìn)一步完成。這降低了切換成本，以及在無(wú)關(guān)任務(wù)之間跳躍而造成的效率損失?！?+2”法并非沒(méi)有缺點(diǎn)。例如，它沒(méi)有提到為每個(gè)待辦事項(xiàng)提供具體的說(shuō)明。鑒于你的待辦事項(xiàng)清單只有如此少的選項(xiàng)，這些具體說(shuō)明似乎并不重要，但是具體說(shuō)明仍然有助于確保你盡可能早地完成最重要的工作。此外，“3+2”法沒(méi)有提到每天的5項(xiàng)任務(wù)究竟是如何被選出來(lái)的：它們?cè)趺瓷傻模质侨绾伪惶暨x的？它們是被從主清單中選出來(lái)的，還是在每天開(kāi)始時(shí)被思考得出的？這些問(wèn)題沒(méi)有具體的答案。該方法的另一個(gè)缺點(diǎn)是缺乏靈活性，相對(duì)死板而不能適應(yīng)每日復(fù)雜的情況。假設(shè)明天是完成一長(zhǎng)串小任務(wù)的完美日子，每項(xiàng)小任務(wù)只需幾分鐘即可完成：你要支付賬單、郵寄Netflix（一個(gè)視頻網(wǎng)站）DVD、安排牙醫(yī)預(yù)約、給朋友發(fā)電子郵件、清理主衛(wèi)等。但“3+2”法不允許這種類(lèi)型的安排；按照這種方法，你只能選擇兩項(xiàng)小任務(wù)來(lái)處理。就個(gè)人而言，如果使用“3+2”法，我會(huì)這樣做：把想到的每個(gè)項(xiàng)目寫(xiě)到主清單中。我會(huì)具體確定每個(gè)項(xiàng)目的范圍，并設(shè)定具體目標(biāo)。我將設(shè)定截止日期并添加任務(wù)的詳細(xì)信息。每天晚上，我會(huì)為第二天選擇三項(xiàng)大任務(wù)和兩項(xiàng)小任務(wù)。這種方法遠(yuǎn)不夠完美，但以上是我使它盡量?jī)?yōu)化的方式。5.“1-3-5”法“1-3-5”法是上文描述的“3+2”法的擴(kuò)展。在這里，你可以選擇1項(xiàng)大任務(wù)、3項(xiàng)中型任務(wù)和5項(xiàng)小任務(wù)，以便在白天完成。雖然“3+2”法將你的注意力限制在5項(xiàng)任務(wù)上，但“1-3-5”法的好處是將任務(wù)的數(shù)量擴(kuò)大到9。這種方法的第一個(gè)優(yōu)點(diǎn)是，它提供了比“3+2”法更多的靈活性。它不僅允許你選擇每天完成更多的項(xiàng)目（9個(gè)VS.5個(gè)），還提供了3個(gè)類(lèi)別，而不僅僅是兩個(gè)。含有“中型”任務(wù)非常有用，因?yàn)樗梢詭椭愀玫毓芾砣粘Ａ鞒?。例如，假設(shè)你有一項(xiàng)任務(wù)，需要45分鐘才能完成。使用“3+2”法時(shí)，它不屬于大任務(wù)的定義（需要一兩個(gè)小時(shí)），也不屬于小任務(wù)的定義（需要30分鐘或更短的時(shí)間），而“1-3-5”法能將這些任務(wù)也安排起來(lái)。這種方法的第二個(gè)優(yōu)點(diǎn)是，它鼓勵(lì)你專(zhuān)注于高價(jià)值的任務(wù)。在這方面，它與“3+2”法有許多共同之處。因?yàn)榍鍐沃邪捻?xiàng)目數(shù)量有限，所以你會(huì)更傾向于列出那些具有高優(yōu)先級(jí)的項(xiàng)目。第三個(gè)優(yōu)點(diǎn)是，你不會(huì)因過(guò)度樂(lè)觀而陷入困境。我們普遍認(rèn)為自己可以在一天內(nèi)完成比實(shí)際更多的事情。因此，我們會(huì)將大量任務(wù)塞進(jìn)清單中，其中的許多任務(wù)卻總是無(wú)法完成。通過(guò)將任務(wù)數(shù)限制為9，“1-3-5”法解決了這個(gè)問(wèn)題。正如你可能已經(jīng)猜到的那樣，“1-3-5”法與“3+2”法一樣存在缺陷。①它沒(méi)有提到為待辦事項(xiàng)提供更詳細(xì)的背景信息。②它沒(méi)有提到從中選擇9項(xiàng)日常任務(wù)的主清單。③這種方法不允許使用批處理任務(wù)清單。我們將在下文中討論更多關(guān)于批處理任務(wù)清單的信息。現(xiàn)在，你只需知道它是優(yōu)質(zhì)的任務(wù)管理法的重要組成部分就足夠了。進(jìn)行一些修改，“1-3-5”法可以成為一種有效的制作清單法。我將在本書(shū)后面的部分向你展示更高效的方法?，F(xiàn)在，請(qǐng)記住此方法的基礎(chǔ)知識(shí)，你可能打算把其中一些元素加入自己的任務(wù)管理法中。6.基于項(xiàng)目的清單法這種方法需要將待辦事項(xiàng)清單進(jìn)行分類(lèi)，依據(jù)的是項(xiàng)目之間的相關(guān)性。你將設(shè)計(jì)出多份清單，每個(gè)項(xiàng)目對(duì)應(yīng)于一份清單。例如，假設(shè)你想要改造廚房。你將使用以下任務(wù)為此特定項(xiàng)目創(chuàng)建清單?！ひ?guī)劃新廚房的布局·選擇你想要的櫥柜類(lèi)型·選擇你首選的臺(tái)面材料·選擇燈具·選擇防濺墻·列出要替換的設(shè)備·尋找符合新廚房設(shè)計(jì)的新冰箱·致電三名承包商，確定意向你也可以為其他要做的項(xiàng)目創(chuàng)建單獨(dú)的清單，例如購(gòu)買(mǎi)新車(chē)?！ご_定你的預(yù)算花銷(xiāo)·鎖定你喜歡的品牌和型號(hào)清單·縮小到三個(gè)品牌選項(xiàng)·咨詢(xún)汽車(chē)經(jīng)銷(xiāo)商·試駕汽車(chē)·協(xié)商價(jià)格·找到最佳付款方式·獲得貸款審批·簽署合同最終取得車(chē)輛的所有權(quán)任務(wù)場(chǎng)景和詳細(xì)說(shuō)明是這種方法中固有的，因?yàn)槟愕那鍐伪揪褪歉鶕?jù)項(xiàng)目組織的。一份特定清單中顯示的所有任務(wù)，都與你的目標(biāo)直接相關(guān)。該方法的一個(gè)優(yōu)點(diǎn)是，它可以讓你直觀地了解正在進(jìn)行的多個(gè)項(xiàng)目。如何選擇待處理任務(wù)，取決于你選擇繼續(xù)推進(jìn)哪個(gè)項(xiàng)目。但基于項(xiàng)目的清單有一個(gè)缺點(diǎn)是，它很少涉及與“你如何度過(guò)一天”有關(guān)的內(nèi)容。你可能會(huì)從多份清單中選擇任務(wù)，而不是選擇使用已創(chuàng)建的單一清單來(lái)最大限度地提高工作效率。這樣會(huì)產(chǎn)生太多的選擇和可變性。有太多選項(xiàng)時(shí)，任務(wù)切換及其伴隨成本也會(huì)隨之而至。另一個(gè)缺點(diǎn)是每項(xiàng)任務(wù)的有限背景。在上面我們提到過(guò)，任務(wù)場(chǎng)景是該方法中固有的，但它完全由項(xiàng)目定義，而任務(wù)本身沒(méi)有給出相關(guān)場(chǎng)景，如完成它們所需的時(shí)間、它們各自的優(yōu)先級(jí)或處理它們所需的資源等。你可能還注意到了，該方法也沒(méi)有提到批處理清單（我們將在后文討論批量處理清單）。與我們迄今為止所討論的其他制作待辦事項(xiàng)清單方法一樣，該方法可以有效，但它也有一些重大缺陷。在任務(wù)管理方面，我們可以做得更好。7.3-MIT法你可能對(duì)這種方法很熟悉。它由里奧·巴伯塔（LeoBabauta）在ZenH上推廣而出名（他坦言，這種方法也并非自己的原創(chuàng)）。MIT是MostImportantTask的首字母縮寫(xiě)，意即“最重要的任務(wù)”。這是你待辦事項(xiàng)清單中最高優(yōu)先級(jí)的項(xiàng)目，是在特定日期內(nèi)必須完成的事。最初的方法要求確定一項(xiàng)重要任務(wù)，以排除其他一切干擾，專(zhuān)注于完成此任務(wù)。只有在完成后，你才能將注意力轉(zhuǎn)向其他項(xiàng)目?！?-MIT”法是一種常見(jiàn)的變體。事實(shí)上，它可能比單一MIT更常見(jiàn)，因?yàn)樗鼘?duì)更多人來(lái)說(shuō)更實(shí)用。顧名思義，你可以在一天中選擇并集中于3個(gè)高優(yōu)先級(jí)的任務(wù)。無(wú)論發(fā)生什么，你必須完成這三件事。完成3個(gè)MIT所需的時(shí)間并不固定，你可能會(huì)提前完成——這樣你將有足夠時(shí)間來(lái)完成其他任務(wù)。當(dāng)然也有可能為了完成3個(gè)MIT，有幾天你必須工作到很晚。與其他任務(wù)管理方法一樣，“3-MIT”法的有效性在于其執(zhí)行——它將所需要的詳細(xì)信息留給用戶(hù)去定義。例如，你如何選擇3個(gè)MIT？你是否將它們與特定目標(biāo)聯(lián)系起來(lái)并提供相應(yīng)的任務(wù)場(chǎng)景？你是否提前估計(jì)每項(xiàng)任務(wù)需要花費(fèi)的時(shí)間，以便根據(jù)自己的日程安排來(lái)避免安排過(guò)量的任務(wù)？如何將MIT與日歷整合，以確保任務(wù)獲得所需的時(shí)間和關(guān)注？你如何及時(shí)完成某些小而重要的任務(wù)？你可以看到，這種方法是開(kāi)放式的。它定義了一些指導(dǎo)原則，在應(yīng)用方面又提供了相當(dāng)大的靈活性。不幸的是，如果你目前正在努力處理待辦事項(xiàng)清單，那么這種自由度可能是一種負(fù)擔(dān)——它帶來(lái)了太多的自由。如果你正在拖延癥中掙扎，經(jīng)常被分心所困擾并且缺乏動(dòng)力，那么開(kāi)放式的任務(wù)管理方法并不是好的解決方案。規(guī)則明確且自由度較低的結(jié)構(gòu)化方法可能更有用。但值得一說(shuō)的是，每天只關(guān)注少量幾個(gè)MIT是一種實(shí)用的想法。你可以把這個(gè)想法融合進(jìn)自己的任務(wù)管理法中，作為設(shè)計(jì)清單的一部分。所以，在你探索如何創(chuàng)建完美的待辦事項(xiàng)清單時(shí)，請(qǐng)記住這種方法！讓我們快速介紹目前常用的最后三種任務(wù)管理方法：“便利貼”法、“四象限”法和“搞定”法。8.“便利貼”法與我們迄今為止講過(guò)的方法相比，“便利貼”法是一種更直觀的任務(wù)管理方法。如果你喜歡直觀看到處在各階段的項(xiàng)目和任務(wù)，那么這是一種很棒的待辦事項(xiàng)清單法。以下是它的工作原理。拿一塊軟木板和一堆便利貼，將木板分成三列：左欄為“待辦”，中間欄為“進(jìn)行中”，右欄為“已完成”。通過(guò)“便利貼”法，你能直觀看到一個(gè)任務(wù)的發(fā)展方向。“便利貼”法包括以下幾個(gè)步驟：在便利貼上寫(xiě)下每項(xiàng)新任務(wù)（一項(xiàng)任務(wù)使用一張便利貼），并將其粘貼在“待辦”列中。它會(huì)一直在那里，直到你準(zhǔn)備著手解決它；當(dāng)你開(kāi)始處理任務(wù)，便將這張便利貼移到“進(jìn)行中”列；完成任務(wù)后，將便利貼移至“已完成”列。相比其他方法，這種方法具有一些明顯的優(yōu)勢(shì)。第一，它直觀顯示了項(xiàng)目和任務(wù)。你可以從中輕松識(shí)別需要立即關(guān)注的高價(jià)值任務(wù)，也可以根據(jù)截止日期輕松確定任務(wù)的優(yōu)先級(jí)。第二，“便利貼”法允許你跟蹤單個(gè)任務(wù)的進(jìn)度。你可以一眼就看出任務(wù)是待辦、進(jìn)行中還是已完成?！氨憷N”法的第三個(gè)優(yōu)點(diǎn)是，任務(wù)之間可以輕松建立關(guān)聯(lián)。便利貼可以被隨意挪動(dòng)，放在適當(dāng)?shù)奈恢?，從而你很容易看清楚某個(gè)任務(wù)在整個(gè)任務(wù)流中處于何種地位。第四，你可以使用不同顏色的便利貼來(lái)表示不同的優(yōu)先級(jí)。例如，高優(yōu)先級(jí)項(xiàng)目使用紅色，中優(yōu)先級(jí)項(xiàng)目使用黃色，低優(yōu)先級(jí)項(xiàng)目則使用藍(lán)色。“便利貼”法最大的優(yōu)勢(shì)就在于其視覺(jué)呈現(xiàn)。你當(dāng)然不必限于軟木板和便利貼這兩種材料，在白板或者黑板上安排任務(wù)也可以達(dá)到同樣的效果。但請(qǐng)記住，白板將限制你根據(jù)不斷變化的優(yōu)先級(jí)和自己的時(shí)間重新安排任務(wù)的能力（因?yàn)槟阈枰匦聲?shū)寫(xiě)任務(wù)，而不是將便利貼撕下再粘上）。在過(guò)去幾年中，出現(xiàn)了許多可以在線使用的“便利貼”法。你不再需要將軟木板掛在墻上或立一塊白板。你可以使用Trello、KanbanFlow、LeanKit和Kanbanote等應(yīng)用。（這些應(yīng)用程序有各自的優(yōu)點(diǎn)和缺點(diǎn)。如果你有興趣在線使用“便利貼”法，我推薦Trello，它免費(fèi)且易用。）使用“便利貼”法的一個(gè)缺點(diǎn)是很容易丟失小任務(wù)。例如，假設(shè)你的主清單包含超過(guò)100個(gè)尚未處理的項(xiàng)目，那么在單一線性格式組織的“便利貼”法中，這些項(xiàng)目將無(wú)規(guī)律地呈現(xiàn)（它們可能統(tǒng)統(tǒng)被放在“待辦”欄中），以至于你很可能忽視其中一些高價(jià)值的任務(wù)。顏色編碼是一種有效的解決方案，不同的顏色可用于顯示任務(wù)的優(yōu)先級(jí)。但即便如此，你監(jiān)控大量待辦事項(xiàng)的能力也會(huì)受到限制?！氨憷N”法有很多值得關(guān)注的地方，但它并不完美。請(qǐng)注意其基本功能和特征，并考慮如何將其中一些功能整合到你自己的待辦事項(xiàng)清單方法中。9.“四象限”法“四象限”法由暢銷(xiāo)書(shū)《高效能人士的七個(gè)習(xí)慣》（TheSevenHabitsofHighlyEffectivePeople）的作者史蒂芬·科維（StephenCovey）推廣，這種方式也被稱(chēng)為“艾森豪威爾盒子”。無(wú)論是“四象限”法還是“艾森豪威爾盒子”，它們的原則和本質(zhì)都是一樣的。這是一種用于在沖突性的任務(wù)間分配時(shí)間的工具。矩陣由四個(gè)象限組成，如下所示。任務(wù)根據(jù)各自的優(yōu)先級(jí)被分配到不同的象限。放置在第一象限的那些任務(wù)應(yīng)立即處理；第二象限中的那些任務(wù)則不那么可怕，但應(yīng)該安排在不久的將來(lái)完成；第三象限中的任務(wù)可以委派給其他人；第四象限中的任務(wù)可以放棄。這種方法提供了一種簡(jiǎn)便的方式來(lái)查看哪些待辦事項(xiàng)值得關(guān)注，而哪些是可以忽略的。通過(guò)這種方法，你能夠便捷地識(shí)別出與你有關(guān)的最重要的項(xiàng)目，這些項(xiàng)目將出現(xiàn)在第一象限和第二象限中；你同時(shí)也能夠排除那些影響微乎其微的項(xiàng)目，這些項(xiàng)目將出現(xiàn)在第四象限中。例如，一個(gè)即將到期的項(xiàng)目（例如今天16：00）被放在了第一象限中，那么它需要你立即注意。你的每周復(fù)盤(pán)可以放在第二象限中：這很重要，但可以等一等再來(lái)做。那么現(xiàn)在可以先將這項(xiàng)任務(wù)安排一下，以防之后便忘記了。參加會(huì)議可能非常適合放在第三象限。這是緊急的，因?yàn)樗鼤?huì)在預(yù)定的時(shí)間發(fā)生，但它對(duì)你的價(jià)值可能只有很小的一點(diǎn)點(diǎn)。你可以嘗試讓別人來(lái)你的所在地參加會(huì)議，以減少不必要的時(shí)間浪費(fèi)。回復(fù)銷(xiāo)售人員的電話或短信應(yīng)該降級(jí)到第四象限。這項(xiàng)活動(dòng)既不緊急也不重要，就算你沒(méi)有解決它，不會(huì)因此遭受什么重大損失?！八南笙蕖狈ǖ膬?yōu)勢(shì)在于它鼓勵(lì)你專(zhuān)注于與自己目標(biāo)一致的任務(wù)。當(dāng)你查看四象限時(shí)，你會(huì)發(fā)現(xiàn)自己經(jīng)常問(wèn)“這項(xiàng)任務(wù)是否必要”，不會(huì)因放棄那些不必要的任務(wù)而感到自責(zé)。你最終會(huì)花更多時(shí)間在高價(jià)值任務(wù)上，而相應(yīng)浪費(fèi)在低價(jià)值任務(wù)上的時(shí)間也就更少了。當(dāng)然，這種方法也有缺點(diǎn)，其中一個(gè)缺點(diǎn)就是它不要求你為四個(gè)象限中的任務(wù)提供具體細(xì)節(jié)，不會(huì)提到每項(xiàng)任務(wù)需要多長(zhǎng)時(shí)間才能完成，也不會(huì)提到它與其他任務(wù)和項(xiàng)目的關(guān)系。另一個(gè)問(wèn)題是，四象限中的任務(wù)可能會(huì)不斷增加，而出現(xiàn)過(guò)多選項(xiàng)。也就是說(shuō)，你可能會(huì)在第二象限中找到大量任務(wù)，并且由于時(shí)間有限，你很難選擇要處理哪些任務(wù)。與“便利貼”法一樣，盡管“四象限”法存在缺陷，但許多人仍然喜歡用。你可能也會(huì)發(fā)現(xiàn)它某方面的功能非常適合自己的工作方式。在下一章中我們將創(chuàng)建個(gè)性化的待辦事項(xiàng)清單，來(lái)幫助你完成重要的事情。但在這之前，讓我們來(lái)看看最后一個(gè)，也可以說(shuō)是最受歡迎的任務(wù)管理法——“搞定”法（GettingThingsDone，GTD）。10.GTD法戴維·艾倫（DavidAllen）的GTD是當(dāng)今最著名的任務(wù)管理法之一。有趣的是，它廣受歡迎，但批評(píng)者也不比擁護(hù)者少（我們馬上就會(huì)知道為什么）。以下是關(guān)于GTD的簡(jiǎn)單介紹。你有很多任務(wù)被存放在大腦的倉(cāng)庫(kù)里，其中大部分任務(wù)在任務(wù)背景、優(yōu)先級(jí)和預(yù)期結(jié)果方面仍未分類(lèi)。例如，你可能會(huì)想到哥哥的生日、廚房里的紙巾短缺，以及你女兒即將舉行的鋼琴演奏會(huì)。你可能會(huì)花費(fèi)精力來(lái)研究給汽車(chē)加油、修剪草坪、購(gòu)買(mǎi)噴霧劑來(lái)處理浴室里的螞蟻等。同時(shí)，你的牙也很疼，這意味著你要去看牙醫(yī)了。你也感到背部酸痛，因此就連去看醫(yī)生（先去看牙科還是骨科）也要有個(gè)先后順序。你的腦海里還有一個(gè)聲音小聲地說(shuō)，日常鍛煉應(yīng)該被放在更重要的位置。這些思緒飄浮在你的腦海里。因?yàn)闆](méi)有采取行動(dòng)的具體計(jì)劃，所以這些思緒會(huì)一直留在那里。我們希望完成這些工作，但根本無(wú)法讓自己集中精力去完成它們——這些思緒會(huì)不斷造成壓力。GTD試圖將這些思緒從大腦中趕出去，放進(jìn)清單里面，它讓每個(gè)項(xiàng)目都變成可操作的。當(dāng)我們把項(xiàng)目寫(xiě)進(jìn)主清單中時(shí)，要花時(shí)間根據(jù)項(xiàng)目的具體場(chǎng)景組織它們。我們需要做的是創(chuàng)建多份清單并將項(xiàng)目放在它們所屬的位置，同時(shí)每周進(jìn)行一次回顧，以保持我們處理的是那些最重要的事。這是對(duì)GTD的簡(jiǎn)化版解釋?zhuān)ê?jiǎn)化的版本已經(jīng)足以說(shuō)明我的目的了）。該方法顯示了幾個(gè)重要特征。第一，它強(qiáng)制你為每項(xiàng)任務(wù)添加情景。這是將所有內(nèi)容“轉(zhuǎn)儲(chǔ)”到主清單，然后將任務(wù)移到其他更精確清單的過(guò)程中所必需的。第二，它根據(jù)重要性將任務(wù)分離。GTD的一部分涉及創(chuàng)建“下一步行動(dòng)”（nextaction）清單和“以后再說(shuō)”（someday/maybe）清單。這兩者都很有用：前者鼓勵(lì)你繼續(xù)推進(jìn)重要工作，后者允許你捕捉可能具有價(jià)值的想法（當(dāng)然，在確定這個(gè)想法的價(jià)值之前，你需要更仔細(xì)地進(jìn)行考慮）。第三，GTD建議每周進(jìn)行一次回顧。這樣的回顧不是讓你做事后諸葛亮，而是復(fù)盤(pán)上一周的具體工作，并從中總結(jié)經(jīng)驗(yàn)。艾倫認(rèn)為這是通過(guò)使用GTD獲得成功的關(guān)鍵之一。第四，GTD十分靈活。GTD只提供了制作待辦事項(xiàng)清單的結(jié)構(gòu)，但它并不強(qiáng)迫你遵守特定的策略。它提供了一個(gè)框架，這就為你創(chuàng)建個(gè)性化的清單提供了足夠的靈活性。從GTD的特點(diǎn)和功能來(lái)看，使用時(shí)也會(huì)遇見(jiàn)一些挑戰(zhàn)。第一，它更專(zhuān)注于處理你頭腦中的想法，而不是真正意義上的完成它們。第二，它沒(méi)有充分注意到大腦中的項(xiàng)目是怎樣和真正需要完成的目標(biāo)發(fā)生關(guān)聯(lián)的。雖然為項(xiàng)目提供了情景并將它們放在清單之中，但你并沒(méi)能將它們與特定目標(biāo)聯(lián)系起來(lái)。第三，GTD固有的靈活性對(duì)某些用戶(hù)不利。通常，用任務(wù)管理來(lái)與惰性斗爭(zhēng)的人需要更多的限制選擇條件，而不是高自由度。這些限制可以幫助他們控制壞習(xí)慣并改善注意力（很遺憾，GTD沒(méi)有做到這點(diǎn)）。第四，使用GTD時(shí)很容易被“反噬”。GTD可以有效地把任務(wù)從你的腦海中提出來(lái)并寫(xiě)到紙上（或者放到在線應(yīng)用程序中）；但問(wèn)題是，并非你頭腦中的所有東西都值得在清單上占有一席之地。其中大部分內(nèi)容實(shí)際上與你的目標(biāo)無(wú)關(guān)，還會(huì)浪費(fèi)你的時(shí)間。記錄下每項(xiàng)任務(wù)可能會(huì)讓你感覺(jué)被瑣碎的小事所吞沒(méi)。GTD作為組織任務(wù)和創(chuàng)建清單的方法很受歡迎，這是毫無(wú)疑問(wèn)的。但你研究得越多，就越可能發(fā)現(xiàn)許多人嘗試并放棄它的次數(shù)也相當(dāng)多。那么，我們自然想知道：“GTD真的有效嗎？”下面就是對(duì)這個(gè)問(wèn)題的仔細(xì)研究。GTD法是否有效GTD是在你第一次采用時(shí)看似非常有效的方法。你花了很多時(shí)間從頭腦中獲取信息并根據(jù)任務(wù)場(chǎng)景組織它們。這是確定重要工作的關(guān)鍵步驟。事實(shí)上，這減輕了你的壓力（顯然，要記住所有的任務(wù)會(huì)令人精神緊繃），說(shuō)明GTD法是有效的。然而，隨著時(shí)間的推移，你可能會(huì)對(duì)GTD失去興趣。很多人都是這樣。GTD把關(guān)注點(diǎn)放在“下一步行動(dòng)”上，卻因此使得我們?cè)陧?xiàng)目層面不知道何去何從。你會(huì)覺(jué)得自己像一個(gè)總是做快餐的廚師，不斷考慮“下一步行動(dòng)”，而沒(méi)有機(jī)會(huì)停下來(lái)思考關(guān)于未來(lái)目標(biāo)的更大圖景。另一個(gè)問(wèn)題是，GTD沒(méi)能提供如何在沖突任務(wù)中進(jìn)行選擇的方法。GTD中沒(méi)有合適的任務(wù)管理法確保我們完成重要工作，并把不重要的工作放到一邊。GTD在將任務(wù)附加到特定目標(biāo)方面也很薄弱。由于該方法努力關(guān)注“下一步行動(dòng)”而不是整個(gè)項(xiàng)目，因此一個(gè)目標(biāo)和其他目標(biāo)的聯(lián)系一開(kāi)始就被切斷了。由于缺少對(duì)項(xiàng)目?jī)?nèi)容和過(guò)程的強(qiáng)調(diào)，GTD在目標(biāo)設(shè)定和目標(biāo)實(shí)現(xiàn)上也缺少有意義的準(zhǔn)則。有些人認(rèn)為，設(shè)定目標(biāo)不僅是不必要的，也是無(wú)用的，從長(zhǎng)遠(yuǎn)來(lái)看甚至有害。我不同意這種觀點(diǎn)，我相信目標(biāo)能夠?yàn)槲覀兊男袆?dòng)提供愿景、焦點(diǎn)和動(dòng)力，同時(shí)它們也是衡量我們進(jìn)步的標(biāo)準(zhǔn)。在我看來(lái)，GTD最大的缺點(diǎn)就是它沒(méi)有區(qū)分高價(jià)值任務(wù)和低價(jià)值任務(wù)。GTD優(yōu)先考慮的是完成工作，而很少關(guān)注完成的事情是否正確。人們是否有效地使用GTD創(chuàng)建清單并成功地管理了任務(wù)工作的流程呢？顯然是的。但正如許多人意識(shí)到的那樣，GTD在很多方面都不夠好（例如我上面描述的那些方面）。GTD并非沒(méi)有實(shí)用或?qū)δ阌袔椭墓δ?。我鼓?lì)你從中尋找那些可能對(duì)自己的清單有用的東西。在下一章中，我將向你展示如何創(chuàng)建有效的待辦事項(xiàng)清單。讓我們一起從頭開(kāi)始構(gòu)建它吧！第5章如何創(chuàng)建完美的待辦事項(xiàng)清單我們學(xué)到的東西現(xiàn)在派上用場(chǎng)了。在這一章中，我們將運(yùn)用前面提到過(guò)的所有知識(shí)一起來(lái)構(gòu)建一套有效的待辦事項(xiàng)清單系統(tǒng)。在這套任務(wù)管理系統(tǒng)下，你將更輕松地按時(shí)完成最重要的工作。它將幫助你減輕壓力和挫敗感，并使你集中注意力，而且能夠防止在工作中分心。大多數(shù)人都低估了清單的重要性，低估了它可能給工作效率帶來(lái)的提升空間。在閱讀這章內(nèi)容時(shí)，我鼓勵(lì)你去“重新發(fā)現(xiàn)”清單，仔細(xì)體會(huì)在日常工作進(jìn)程中，它有多么重要。有效的任務(wù)管理方法不僅可以幫助你推進(jìn)工作流程，還可以幫你協(xié)調(diào)日常生活。現(xiàn)在就讓我們開(kāi)始吧！第1步：從任務(wù)中分離出當(dāng)前任務(wù)在第4章第10小節(jié)中，我們談到戴維·艾倫的GTD法的優(yōu)勢(shì)之一是它使用了多個(gè)清單。它主張使用兩份清單：一份是“下一步行動(dòng)”清單，另一份是“以后再說(shuō)”清單。我們可以改進(jìn)這種做法來(lái)進(jìn)一步提升工作的效率和價(jià)值。首先，使用“當(dāng)前任務(wù)”（currenttask）清單來(lái)決定如何分配每天的時(shí)間和注意力。此清單記錄的必須是當(dāng)天要完成的待辦事項(xiàng)。其次，使用“未來(lái)任務(wù)”（futuretask）清單來(lái)跟蹤需要你關(guān)注的所有項(xiàng)目。在工作時(shí)間內(nèi)，你不會(huì)使用此清單，但在一天結(jié)束時(shí)，你可以參考它來(lái)創(chuàng)建第二天的清單。將當(dāng)前任務(wù)與未來(lái)任務(wù)分離的這一簡(jiǎn)單步驟至關(guān)重要。它可以幫助你實(shí)現(xiàn)顯著的跨越——從被大量任務(wù)（包含不同優(yōu)先級(jí)和最后期限）壓到不堪重負(fù)轉(zhuǎn)變?yōu)槟軌虬磿r(shí)完成高價(jià)值工作。許多人依據(jù)單一、內(nèi)容龐雜的清單處理工作，這些清單則會(huì)隨著新項(xiàng)目的添加而逐漸變長(zhǎng)。這樣下來(lái)常常會(huì)讓人陷入沮喪之中，因?yàn)槿蝿?wù)似乎看不到盡頭。那些以這種方式工作的人從來(lái)沒(méi)有設(shè)法完成過(guò)他們的清單，所以他們總會(huì)覺(jué)得工作毫無(wú)進(jìn)展。分離當(dāng)前任務(wù)和未來(lái)任務(wù)則繞開(kāi)了這種感覺(jué)：大量的未來(lái)任務(wù)被剝離出來(lái)，因?yàn)槟惚揪蜎](méi)有必要在當(dāng)前一天的工作時(shí)間內(nèi)注意它們。作為替代，當(dāng)前任務(wù)清單將成為你的關(guān)注焦點(diǎn)。它的范圍有限——只攜帶那天要完成的物品——這將減輕你的壓力并消除強(qiáng)烈的焦慮感。與GTD中使用的“下一步行動(dòng)”清單相比，這里提到的“當(dāng)前任務(wù)”清單略有不同。GTD所用的“下一步行動(dòng)”清單不會(huì)將你的注意力限制在當(dāng)天。正如GTD的創(chuàng)建者戴維·艾倫指出的那樣，它旨在列出“下一個(gè)需要參與的有形活動(dòng)，使之離最終完成更進(jìn)一步”。因此，“下一步行動(dòng)”清單可能仍然有好幾頁(yè)。這個(gè)區(qū)別很重要。你會(huì)發(fā)現(xiàn)，完成每日清單是可實(shí)現(xiàn)的，它將激勵(lì)你不斷把任務(wù)從清單中刪除，直到工作一天之后清空所有任務(wù)。你會(huì)感到度過(guò)的一天是成功且高效的。你將不斷體驗(yàn)到完成任務(wù)后的積極情緒反饋。第2步：根據(jù)期望的結(jié)果確定任務(wù)我們努力的唯一理由是，這樣做會(huì)讓某個(gè)目標(biāo)更可能實(shí)現(xiàn)。例如，很少有人在空閑時(shí)間學(xué)習(xí)微積分。大多數(shù)人這樣做是為了完成學(xué)業(yè)、準(zhǔn)備考試或拓展技能。同樣，很少有人清理屋頂?shù)挠晁垡垣@得樂(lè)趣——他們這樣做只是為了防止雨水損壞屋頂。我們會(huì)采取行動(dòng)以產(chǎn)生具體成果。否則，為什么我們會(huì)花時(shí)間和精力去做這些枯燥的事，而不去尋找更有樂(lè)趣的事情（例如，刷我們最喜歡的電視?。?？在運(yùn)用待辦事項(xiàng)清單的時(shí)候，讓我們想想“內(nèi)在動(dòng)機(jī)”會(huì)帶來(lái)什么影響。你長(zhǎng)久沒(méi)有完成某項(xiàng)任務(wù)（甚至沒(méi)有任何一點(diǎn)進(jìn)展），是不是因?yàn)槿蝿?wù)對(duì)你來(lái)說(shuō)不重要？更可能的情形是，這項(xiàng)任務(wù)沒(méi)有被附加到你想要實(shí)現(xiàn)的特定目標(biāo)中。完成每日清單的最簡(jiǎn)單方法是為清單上的每個(gè)項(xiàng)目指定“原因”。你要知道該項(xiàng)目存在于清單中的原因，確定為什么要完成它，然后在任務(wù)旁邊寫(xiě)下原因。例如，假設(shè)你的待辦事項(xiàng)清單中包含“給父母打電話”這一項(xiàng)目。你可能給他們打電話只是想問(wèn)問(wèn)他們最近過(guò)得怎么樣?；蛘?，你可能想請(qǐng)他們一起吃飯或問(wèn)問(wèn)他們與家里有關(guān)的一些事。關(guān)鍵是，給父母打電話是為了實(shí)現(xiàn)某個(gè)特定的目標(biāo)。請(qǐng)寫(xiě)下那個(gè)目標(biāo)或你期望的結(jié)果。如果你認(rèn)識(shí)到任務(wù)存在的原因，將更有可能完成它。僅僅在腦子里記住要做某件事的原因是不夠的，你必須寫(xiě)下來(lái)，這樣做會(huì)使任務(wù)具體化。寫(xiě)下來(lái)的理由比在腦子里忽隱忽現(xiàn)的理由更可靠。當(dāng)你將任務(wù)與特定結(jié)果聯(lián)系到一起時(shí)，會(huì)感到更有必要完成這項(xiàng)任務(wù)。采取行動(dòng)將意味著你希望實(shí)現(xiàn)自己的目標(biāo)（而它對(duì)你來(lái)說(shuō)是重要的）。這是有效待辦事項(xiàng)清單的特征之一。第3步：將項(xiàng)目分解為單個(gè)任務(wù)你可能聽(tīng)過(guò)這個(gè)笑話：如何把大象放進(jìn)冰箱？答案是分三步：打開(kāi)冰箱、放入大象、關(guān)上冰箱。它說(shuō)明了與任務(wù)管理相關(guān)的重要概念。完成任何項(xiàng)目的方法都是先將其分解為各個(gè)組成任務(wù)。完成了項(xiàng)目所需的各項(xiàng)子任務(wù)，這個(gè)項(xiàng)目自然就向前推進(jìn)了。你可能在直覺(jué)上已經(jīng)知道了這一點(diǎn)，但問(wèn)題是，如何將該原則應(yīng)用在自己的日常清單中？當(dāng)我們面對(duì)一個(gè)大型項(xiàng)目時(shí)，我們很難知道從哪里開(kāi)始。因此，我們更容易分心。當(dāng)我們?nèi)狈Ψ较蚝蛣?dòng)力時(shí)，我們很難專(zhuān)注于某個(gè)領(lǐng)域并去努力，這時(shí)分心自然就占了主導(dǎo)地位。這就是許多待辦任務(wù)在一天結(jié)束時(shí)仍未完成的原因。它們是真正意義上的“大”項(xiàng)目。它們的范圍太大，看起來(lái)會(huì)壓垮我們，這就導(dǎo)致了我們的持續(xù)拖延。我們最終會(huì)將它們放到第二天的待辦清單中，讓它們繼續(xù)擾亂我們的思緒。如果我們不花時(shí)間將項(xiàng)目分解為更小、更易于管理的部分，那么這種“驅(qū)動(dòng)力喪失”將日復(fù)一日地上演。我們來(lái)看一個(gè)例子。假設(shè)主清單中的一個(gè)項(xiàng)目是“打掃房屋”。這個(gè)項(xiàng)目可能需要數(shù)小時(shí)才能完成。作為單個(gè)項(xiàng)目列出，它的難度是巨大的，我們很難知道從哪里開(kāi)始。因此，讓我們將項(xiàng)目細(xì)分為較小的任務(wù)。每項(xiàng)任務(wù)都有重點(diǎn)，并且可以在更短的時(shí)間內(nèi)完成。下面的清單是一個(gè)簡(jiǎn)易的版本?！は赐搿で鍧崗N房臺(tái)面·用拖把清理廚房地板·清理樓下的浴室·清理樓上的浴室·吸地板的塵土·打掃其他地方的灰塵請(qǐng)注意，上述每項(xiàng)任務(wù)都是可操作的。而且重要的是，任務(wù)之間也是相互獨(dú)立的，你無(wú)須按任何特定順序處理它們。這使你可以靈活安排完成任務(wù)的時(shí)間，而不是留出4個(gè)小時(shí)來(lái)“打掃房屋”。你可以留出10分鐘洗碗，15分鐘用拖把清理廚房地板，30分鐘清潔樓下的浴室。將項(xiàng)目分解為更小的任務(wù)，使它們看起來(lái)更可行。它還允許你根據(jù)優(yōu)先級(jí)和價(jià)值將有限的時(shí)間和注意力集中在特定任務(wù)上。例如，洗碗可能是一項(xiàng)高優(yōu)先級(jí)的任務(wù)，需要你立即關(guān)注。同時(shí)，吸地板的塵土推遲到明天也沒(méi)有問(wèn)題。分解任務(wù)是很重要的。你應(yīng)該確保清單中僅有可操作的任務(wù)，而不是大型項(xiàng)目。如果一個(gè)項(xiàng)目需要多個(gè)動(dòng)作，那么這個(gè)項(xiàng)目自然可以（而且也應(yīng)該）被分解成小任務(wù)。把任務(wù)揉碎，你才能更好地關(guān)注并完成重要的工作。第4步：設(shè)定每個(gè)任務(wù)的截止日期我想你應(yīng)該已經(jīng)知道了截止日期的重要性：它幫助我們將時(shí)間和精力集中在重要任務(wù)上，同時(shí)幫助我們組織日程，還鼓勵(lì)我們采取行動(dòng)。有研究結(jié)果顯示，截止日期可以提升我們的表現(xiàn)。最終，設(shè)定每項(xiàng)任務(wù)的截止日期提高了我們的工作效率，促使我們完成重要的工作。因此，主清單中的每項(xiàng)任務(wù)都應(yīng)該有一個(gè)與之相關(guān)的截止日期。這個(gè)日期不一定是一成不變的，它可以隨著附加任務(wù)的優(yōu)先級(jí)和緊迫性而改變。日期也不一定要十分精確。你的任務(wù)清單可能包含需要在未來(lái)某個(gè)時(shí)候解決的待辦事項(xiàng)，但現(xiàn)在我們可以先把它放一放。如果任務(wù)在幾個(gè)月內(nèi)未到期，則“8月中旬”的到期日可能就足夠了，而不一定需要是“8月14日”。為主清單中的每個(gè)項(xiàng)目附加截止日期，可以讓你更輕松地了解要為每日清單選擇的任務(wù)。你可以一眼就看出哪些任務(wù)明天需要你注意，哪些任務(wù)可以擱置到很久以后。話雖如此，但僅設(shè)定每項(xiàng)任務(wù)的截止日期是不夠的。設(shè)定截止日期的方式同樣重要。它會(huì)影響你的情緒、動(dòng)力和專(zhuān)注能力。你的設(shè)定策略將決定它是否有效。這里有一些小提示。第一，確保每個(gè)截止日期都是可實(shí)現(xiàn)的。為任務(wù)設(shè)定不可能的截止日期沒(méi)有任何好處。這樣做只會(huì)給你帶來(lái)壓力、沮喪和挫敗感。第二，思考每個(gè)截止日期被這樣安排的理由。例如，假設(shè)現(xiàn)在是夏季，你的孩子需要進(jìn)行牙科檢查。你可能希望在8月31日之前預(yù)約牙醫(yī)，以確保在孩子返回學(xué)校之前完成檢查。這就是你采取行動(dòng)的理由，而這個(gè)理由使截止日期變得真實(shí)而有意義。如果沒(méi)有設(shè)定截止日期的具體事由（也就是說(shuō)，日期是任意選擇的），那么你采取行動(dòng)的驅(qū)動(dòng)力也就會(huì)減少。緊迫感需要人為制造。第三，給自己預(yù)留的時(shí)間應(yīng)少于你認(rèn)為需要的時(shí)間。我在第3章中提到了帕金森定律，這個(gè)定律告訴我們：“如果留給任務(wù)的時(shí)間變得充裕，我們會(huì)主動(dòng)降低工作效率，一直磨蹭到截止日期為止?！蔽覀儍A向于預(yù)留過(guò)多時(shí)間來(lái)完成工作。你會(huì)發(fā)現(xiàn)，縮小時(shí)間區(qū)間可以提高注意力，從而提高工作效率。你沒(méi)有理由害怕截止日期。相反，你應(yīng)該期待將它應(yīng)用于主清單的每個(gè)項(xiàng)目中。它會(huì)幫助你避免分心，并為你提供推進(jìn)重要工作所需的動(dòng)力、靈感和精力。第5步：將當(dāng)前任務(wù)的數(shù)量限制為7個(gè)待辦事項(xiàng)清單最常見(jiàn)的問(wèn)題之一是它們太長(zhǎng)了。使用者從少數(shù)任務(wù)開(kāi)始，最后總是增加到幾十個(gè)。這也難怪大部分人無(wú)法通過(guò)待辦事項(xiàng)清單知道自己想要做什么——從如此龐大的清單中發(fā)現(xiàn)應(yīng)該做什么，幾乎是不可能的！這種情況也尚可理解。在任何一天中，我們都會(huì)構(gòu)思新的項(xiàng)目，并從中產(chǎn)生新的任務(wù)。但這并不意味著你應(yīng)該將這些任務(wù)添加到你的日常任務(wù)清單中。事實(shí)上，這樣做會(huì)讓自己陷入失敗之中。我強(qiáng)烈建議將每日清單中的任務(wù)數(shù)限制為7個(gè)——這是一個(gè)可管理的數(shù)字。假設(shè)所有任務(wù)都用不了幾個(gè)小時(shí)就能完成，那么你可以在一天結(jié)束時(shí)再瀏覽整個(gè)清單。我們?cè)诘?章中討論了“3+2”法和“1-3-5”法。這兩種方法都限制了每日清單中顯示的任務(wù)數(shù)量。兩種形式的限制都使任務(wù)管理變得更精簡(jiǎn)。它們使清單變得簡(jiǎn)短，所以你可以每天完整地過(guò)一遍任務(wù)清單，而避免了那種令人喘不過(guò)氣的失敗感和自我負(fù)責(zé)感。讓我再解釋一下“限制任務(wù)數(shù)量”可能帶來(lái)的問(wèn)題。我們說(shuō)到將每日清單上的任務(wù)限制為7個(gè)，但你可能想知道，按照這個(gè)速度，你將如何完成主清單中的數(shù)百項(xiàng)任務(wù)（而且這個(gè)數(shù)字每天都在增長(zhǎng)）?！跋拗茷?”的建議僅涉及至少需要15分鐘才能完成的任務(wù)。你會(huì)發(fā)現(xiàn)主清單上的許多任務(wù)都可以在一兩分鐘內(nèi)完成。以下是幾個(gè)例子。·整理床鋪·檢查語(yǔ)音信箱·整理郵件·開(kāi)始洗衣服·預(yù)訂晚餐·訂閱時(shí)事資訊·給某人回電話·在Wordpress博客中添加插件·整理桌面這些是“微任務(wù)”，不屬于你的日常待辦事項(xiàng)清單。為什么？因?yàn)樗鼈兛赡軐?dǎo)致清單增長(zhǎng)到幾十項(xiàng)任務(wù)。在關(guān)鍵任務(wù)之外，我建議保留一個(gè)“批處理清單”。我們將在下一章中更詳細(xì)地討論相關(guān)做法?，F(xiàn)在，你需要認(rèn)識(shí)到的是，“整理郵件”這樣的微任務(wù)不應(yīng)該是日常待辦事項(xiàng)清單中的7項(xiàng)關(guān)鍵任務(wù)。第6步：按項(xiàng)目、類(lèi)型和地點(diǎn)組織任務(wù)很多人將主清單視為什么都能裝的“任務(wù)倉(cāng)庫(kù)”，想到了什么新任務(wù)都可以添加到清單的末端。問(wèn)題是，如果你總是這樣處理待任務(wù)清單，最終會(huì)幾乎不可能完成。即使你設(shè)定了每個(gè)項(xiàng)目的截止日期并提供了各種類(lèi)型的背景說(shuō)明，清單上的任務(wù)也會(huì)隨著時(shí)間的推移而變成你的負(fù)擔(dān)。你會(huì)發(fā)現(xiàn)管理任務(wù)變得越來(lái)越困難，最終大多數(shù)任務(wù)只能在清單上沉寂。想象一下，如果你需要檢查20頁(yè)的待辦事項(xiàng)，那將是多么艱巨的任務(wù)。學(xué)會(huì)如何創(chuàng)建有效清單之前，我在查找特定任務(wù)和管理與之相關(guān)的項(xiàng)目上花費(fèi)了太多時(shí)間。而現(xiàn)在，我不再被這種情況所困擾。我會(huì)根據(jù)各種情況組織任務(wù)：項(xiàng)目、類(lèi)型和地點(diǎn)。我相應(yīng)地保留了多份清單（請(qǐng)注意，這些清單與我的日常待辦事項(xiàng)清單是分開(kāi)的）。任務(wù)的具體說(shuō)明是待辦事項(xiàng)清單的重要組成部分。它確定了完成項(xiàng)目所需的時(shí)間，提醒你完成它們的原因，鼓勵(lì)你專(zhuān)注完成根據(jù)自己目標(biāo)設(shè)定的具有最高優(yōu)先級(jí)的任務(wù)。出于這些原因，我們從以下三個(gè)方面對(duì)主清單中的每項(xiàng)任務(wù)進(jìn)行分類(lèi)。1.項(xiàng)目2.類(lèi)型3.地點(diǎn)我建議為每個(gè)項(xiàng)目、每種類(lèi)型和每個(gè)地點(diǎn)創(chuàng)建一份單獨(dú)的清單。例如，以下項(xiàng)目將各自有一份清單（按項(xiàng)目分）：·寫(xiě)一本書(shū)·廚房改造計(jì)劃·買(mǎi)一輛車(chē)以下類(lèi)型的任務(wù)也應(yīng)各自有一份清單（按類(lèi)型分）：·分析工作·創(chuàng)造性工作·無(wú)意識(shí)的重復(fù)工作同樣，可以按照處理任務(wù)的地點(diǎn)分類(lèi)：·在辦公室·在家·在路上按項(xiàng)目、類(lèi)型和地點(diǎn)對(duì)待辦事項(xiàng)進(jìn)行分類(lèi)將使你保持井井有條。它還可以幫助你選擇日常清單中的任務(wù)，以補(bǔ)充你的具體情況。例如，“收拾起居室”顯然是基于地點(diǎn)的任務(wù)——你必須在家做這件事；如果你計(jì)劃全天在辦公室，則不能將此項(xiàng)添加到每日清單中。某些任務(wù)可以分配到多份清單中，而且這樣做常常會(huì)有好處。讓我們?cè)O(shè)想有“寫(xiě)一本書(shū)”這樣一個(gè)項(xiàng)目。這個(gè)項(xiàng)目最初部分的任務(wù)之一是“編寫(xiě)第1章的初稿”，這便是按照項(xiàng)目分類(lèi)的。但是，如果你只能在家里進(jìn)行寫(xiě)作，那么它應(yīng)該按地點(diǎn)分類(lèi)。此外，寫(xiě)作是需要精神能量的創(chuàng)造性工作。因此，按活動(dòng)類(lèi)型對(duì)其進(jìn)行分類(lèi)可能是有用的——等到精力水平很高時(shí)，你才在日歷上安排它。如果你在紙上創(chuàng)建待辦事項(xiàng)清單，將任務(wù)分配到多份清單中可能會(huì)有問(wèn)題。一種解決方案是用顏色來(lái)“編碼”任務(wù)。例如，“編寫(xiě)第1章的初稿”任務(wù)可以在“寫(xiě)一本書(shū)”項(xiàng)目下找到，那么你就沒(méi)必要再針對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行顏色編碼了。但你可以使用彩色筆分配地點(diǎn)和活動(dòng)類(lèi)型：紅色可以表示“在家”，藍(lán)色可以表示“創(chuàng)造性工作”。當(dāng)然，這是一個(gè)不完美的解決方案，更好的方法是使用在線工具，例如Todoist。它提供了標(biāo)注和標(biāo)記功能以及多種顏色，可以輕松地按多個(gè)情景組織待辦事項(xiàng)。另外還要提到的一點(diǎn)是，你可能會(huì)發(fā)現(xiàn)為高優(yōu)先級(jí)、高價(jià)值的待辦事項(xiàng)保留單獨(dú)的清單很有用。有些人將此稱(chēng)為HIT（high-impacttask）清單或高影響力任務(wù)清單。就個(gè)人而言，我認(rèn)為HIT清單是沒(méi)必要的，因?yàn)槲乙呀?jīng)為各清單中的每個(gè)項(xiàng)目分配優(yōu)先級(jí)，那么就無(wú)須再為高影響力項(xiàng)目創(chuàng)建其他清單。這會(huì)阻礙我的工作而不是提高效率。但如果你發(fā)現(xiàn)HIT清單有助于工作流程，你也可以嘗試這種做法。請(qǐng)記住，我們的目標(biāo)是創(chuàng)建一個(gè)適合你的任務(wù)管理方法。第7步：“修剪”多余的任務(wù)清單你需要保持主清單整潔（這也是清單管理中最重要的事情之一），比如定期“修剪”清單，刪除不再需要或重復(fù)的任務(wù)。否則，在你每天向清單中添加新任務(wù)之后，它很快就會(huì)變得難以管理。修剪清單可以幫助你控制它。你將能夠更輕松地識(shí)別重要項(xiàng)目及與其相關(guān)的任務(wù)。當(dāng)不相關(guān)的項(xiàng)目被刪除或從清單中劃掉時(shí)，任務(wù)管理也就變得更簡(jiǎn)單了。修剪也可以提高效率。它將主清單的內(nèi)容限制為推進(jìn)你最重要工作的任務(wù)，因此你不會(huì)浪費(fèi)寶貴的時(shí)間和精力去做非必要的工作。什么類(lèi)型的任務(wù)應(yīng)該作為“待刪除”的備選項(xiàng)呢？你可以找找以下這四類(lèi)項(xiàng)目。1.愿望2.含義不明確的任務(wù)3.瑣碎的任務(wù)4.承諾和決心愿望通常被表述為項(xiàng)目，而不是可操作的任務(wù)。例如，你可能希望“改造廚房”，也可能希望“明年夏天帶家人去考艾島（Kauai）”。愿望的表述常常過(guò)于寬泛，而且通常對(duì)于實(shí)現(xiàn)明確的目標(biāo)沒(méi)什么幫助。因此，應(yīng)將這類(lèi)任務(wù)從主清單中刪除（把它們移到愿望清單中吧）。含義不明確的任務(wù)是指缺乏細(xì)節(jié)和背景的任務(wù)。它們放在那里時(shí)，不會(huì)引起你注意，而你注意到它們的時(shí)候，事情就已經(jīng)變得糟糕了。一個(gè)例子是“給約翰打電話”。但為什么需要給約翰打電話？這樣做將如何推動(dòng)你的工作向前發(fā)展？沒(méi)打電話會(huì)有后果嗎？如果有，后果是什么？如果主清單中的任務(wù)不清楚，那么請(qǐng)根據(jù)自己的目標(biāo)重新評(píng)估任務(wù)價(jià)值——總之，它很有可能是可刪除的任務(wù)。再看瑣碎的任務(wù)，刪除這類(lèi)任務(wù)不會(huì)對(duì)你的計(jì)劃產(chǎn)生影響。它們更像是隨機(jī)出現(xiàn)的事件，突然從腦海中浮出來(lái)并在遺忘前被及時(shí)記錄了下來(lái)。你的主清單會(huì)累積很多這類(lèi)任務(wù)。主清單的用途就是從你的頭腦中提取出那些難以記憶和組織的任務(wù)。但是如果仔細(xì)研究，你一定會(huì)發(fā)現(xiàn)許多這樣的任務(wù)，也應(yīng)該把它們從清單中刪除。下定決心去做什么，這只是一種承諾。它與平常的待辦事項(xiàng)不同，因?yàn)檫@通常需要習(xí)慣的改變。例如，你可能會(huì)下定決心去“運(yùn)動(dòng)”“減肥”或“學(xué)習(xí)西班牙語(yǔ)”——有這樣的目標(biāo)很正常，但不要將它們與可操作的任務(wù)混淆。請(qǐng)從主清單中刪除所有這類(lèi)表達(dá)承諾或決心的任務(wù)，因?yàn)樗鼈儾粚儆谀抢铩Ｏ喾?，?yīng)該把它們放在單獨(dú)的“生活方式目標(biāo)”清單中，并視為獨(dú)立的項(xiàng)目；等到你準(zhǔn)備好認(rèn)真對(duì)待其中一個(gè)時(shí)，再