勝意TMC系統(tǒng)OA對接標(biāo)準(zhǔn)方案

OA對接方案修訂記錄日期修訂

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章節(jié)修改描述作者2016-04—18V1.0新增易言業(yè)務(wù)背景當(dāng)企業(yè)的出差費(fèi)用達(dá)到一定規(guī)模時(shí)，一般都需要與差旅服務(wù)商合作實(shí)行差旅管理，起到控制成本的作用。差旅服務(wù)商能夠解決行程預(yù)訂及服務(wù)方面的問題,但企業(yè)本身對于員工出差和報(bào)銷都有內(nèi)部流程管控，并且都有一套標(biāo)準(zhǔn)的OA系統(tǒng)來實(shí)現(xiàn)出差申請和審批，由于企業(yè)內(nèi)部的OA系統(tǒng)與差旅服務(wù)商的預(yù)訂系統(tǒng)分別獨(dú)立，員工出差的信息無法實(shí)時(shí)在線地通知服務(wù)商,在實(shí)施差旅服務(wù)的過程中，還需要進(jìn)行線下溝通，導(dǎo)致雙方的工作成本增加;另一方面,由于出差計(jì)劃沒有進(jìn)入到服務(wù)商的系統(tǒng)，實(shí)際的行程預(yù)訂是否按照出差申請的計(jì)劃來執(zhí)行，也無法管控；再者由于出差計(jì)劃與實(shí)際行程沒有關(guān)聯(lián)，員工在報(bào)銷時(shí)，財(cái)務(wù)無法判斷員工的此次報(bào)銷是否合理。如果能夠?qū)⒊霾畹挠?jì)劃（OA）與實(shí)際的行程預(yù)訂（差旅服務(wù)商）進(jìn)行無縫對接，將極大的減少雙方人工成本，并徹底解決出差計(jì)劃與實(shí)際行程脫節(jié)所帶來的各種問題。對接的好處減少雙方線下溝通和人力成本；1。1原來員工出差申請審批通過之后,還需要把出差申請通過郵件或附件的方式傳遞給服務(wù)商，再電話通知服務(wù)商預(yù)訂.對接之后，出差審批信息直接對接到服務(wù)商的系統(tǒng)，員工也可以直接單點(diǎn)登錄到服務(wù)商的系統(tǒng)進(jìn)行預(yù)訂。1.2企業(yè)差旅相關(guān)信息的異動(dòng)，如組織架構(gòu)、人員、成本中心、項(xiàng)目等。如果不進(jìn)行系統(tǒng)對接，這些信息如果有變化,都需要線下通知服務(wù)商來進(jìn)行維護(hù)，一是不及時(shí)，二是維護(hù)成本太大。出差行為得到管控；實(shí)現(xiàn)OA對接之后,員工的預(yù)訂行為受出差計(jì)劃的控制，不會(huì)出現(xiàn)行程與計(jì)劃不符的情況。財(cái)務(wù)報(bào)銷清楚，有憑有據(jù);對接之后，員工每一次的預(yù)訂和出票信息都能夠返回到OA系統(tǒng)中，這樣可以實(shí)現(xiàn)實(shí)際的行程費(fèi)用與出差計(jì)劃進(jìn)行綁定，財(cái)務(wù)核銷時(shí)，可以結(jié)合計(jì)劃與實(shí)際行程來判斷員工報(bào)銷的真實(shí)性。4、信息實(shí)時(shí)同步，確保服務(wù)順暢。包括部門人員信息、成本中心、項(xiàng)目等信息的實(shí)時(shí)同步；4。1員工的入離職是頻繁發(fā)生的行為,這些信息需要及時(shí)地通知到服務(wù)商,否則及容易產(chǎn)生損失，比如員工已經(jīng)離職，但服務(wù)商不知道，可能還會(huì)按公司欠款進(jìn)行出票；或者是新入職的員工，服務(wù)商這邊不知道的情況下不給出票,影響到員工的出行。4。2成本中心、項(xiàng)目等其他信息也需要及時(shí)地同步，員工每筆出差費(fèi)用都能明確的歸屬，確認(rèn)財(cái)務(wù)能夠清楚地核銷.技術(shù)對接方案1、業(yè)務(wù)流程圖：組織架構(gòu)及員工信息同步方案組織架構(gòu)和員工信息需要維護(hù)到TMC系統(tǒng)中?？梢园匆韵路桨高M(jìn)行實(shí)施：2.1系統(tǒng)初始化時(shí)可以將組織架構(gòu)和員工信息整理成標(biāo)準(zhǔn)的excel文檔格式，在TMC系統(tǒng)中執(zhí)行導(dǎo)入2.2上線運(yùn)行過程中員工信息可以隨時(shí)發(fā)生變動(dòng)，需要通過員工信息修改接口來實(shí)現(xiàn)員工信息的同步（需對接）出差標(biāo)準(zhǔn)方案行政需要確定公司的出差標(biāo)準(zhǔn),一般公司都有出差管理制度,服務(wù)商需要根據(jù)公司的差旅制度提煉出適用于機(jī)票和酒店的出差標(biāo)準(zhǔn),然后維護(hù)到系統(tǒng)中。這里面涉及到兩部分信息的提煉和維護(hù)，一是員工的職級(jí)，二是每一個(gè)職級(jí)對應(yīng)的出差標(biāo)準(zhǔn)。如果對出差標(biāo)準(zhǔn)提煉之后，發(fā)現(xiàn)所有員工走的都是同一標(biāo)準(zhǔn)，那么就可以不用區(qū)分員工職級(jí)，直接走公司統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn).還可能碰到的問題是,各分子公司差旅標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，有可能總部的三級(jí)員工與子公司的三級(jí)員工的出差標(biāo)準(zhǔn)不一致,這種情況在系統(tǒng)中維護(hù)的時(shí)候，總部的三級(jí)與子公司的三級(jí)，就需要分別建立兩個(gè)職級(jí)。審批流程的確定及建立先要確定哪些環(huán)節(jié)需要走審批，如果在OA系統(tǒng)已經(jīng)做過審批，在預(yù)訂環(huán)節(jié)是否還需要走審批，需要與客戶確認(rèn)。建議的流程是,如果違背了差旅標(biāo)準(zhǔn)，需要走審批，如果未違背，不需要走審批.行政人員必須事先確定各部門人員的審批關(guān)系,然后提前在TMC系統(tǒng)中做設(shè)置。目前系統(tǒng)中支持以下兩種審批方式:a郵件回復(fù)審批給領(lǐng)導(dǎo)（審批人)郵箱發(fā)送一封員工預(yù)訂待審的郵件，例：（截圖)b短信回復(fù)審批給領(lǐng)導(dǎo)的手機(jī)上發(fā)送一條員工預(yù)訂待審的短信,可以直接回復(fù)短信進(jìn)行審批，例:（截圖）c第三種審批方案，在OA系統(tǒng)中進(jìn)行審批。（需對接），訂單信息通知回OA系統(tǒng)中后,如果是需要審批的訂單，訂單的狀態(tài)是“待審核”的狀態(tài)，調(diào)用接口文檔中提供的訂單審批接口進(jìn)行審批。成本中心同步方案需要與財(cái)務(wù)討論并確定結(jié)算單位與組織架構(gòu)（分子公司部門）的對應(yīng)關(guān)系，然后在TMC系統(tǒng)中做好設(shè)置，確保員工預(yù)訂之后的每一筆訂單都能歸屬到正常的成本中心，便于后期財(cái)務(wù)結(jié)算。由于成本中心確定好之后，不會(huì)頻繁變動(dòng)，可以不用做對接。如有變動(dòng)，可以登錄TMC系統(tǒng)維護(hù)，或者通知服務(wù)商進(jìn)行維護(hù)。另外,也可以進(jìn)行接口對接，通過接口來更新成本中心的數(shù)據(jù).項(xiàng)目同步方案有的企業(yè)需要關(guān)注項(xiàng)目的信息，有的企業(yè)不關(guān)注。如果需要訂單數(shù)據(jù)中需要關(guān)注項(xiàng)目,那么就需要跟企業(yè)收集項(xiàng)目的相關(guān)信息.項(xiàng)目的對接方案如下:一、將企業(yè)正在進(jìn)行的項(xiàng)目,手工維護(hù)到TMC系統(tǒng)。二、接口對接，項(xiàng)目如有變更或新增，通過接口實(shí)時(shí)更新到TMC系統(tǒng).訂單數(shù)據(jù)同步員工預(yù)訂產(chǎn)生的訂單數(shù)據(jù),需要同步到OA系統(tǒng)中，這樣可以實(shí)現(xiàn)OA系統(tǒng)中的出差申請單與實(shí)際的訂單數(shù)據(jù)進(jìn)行關(guān)聯(lián)，出差申請中的計(jì)劃行程與實(shí)際的預(yù)訂記錄進(jìn)行對應(yīng)。實(shí)現(xiàn)訂單數(shù)據(jù)同步有兩種方案:一、調(diào)用“獲取訂單數(shù)據(jù)接口”進(jìn)行拉取.根據(jù)申請單號(hào)拉取到跟此申請單相關(guān)的訂單記錄。二、接收“預(yù)訂通知/出票通知”,TMC系統(tǒng)中產(chǎn)生訂單后,會(huì)主動(dòng)通知回OA，OA系統(tǒng)需要對接收到的訂單信息做處理，將實(shí)現(xiàn)訂單與出差申請單的綁定.財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)對接方案財(cái)務(wù)核銷一般都需要按成本中心、部門、預(yù)訂人、項(xiàng)目等來篩選數(shù)據(jù)，查看數(shù)據(jù)的方案有以下三種：1、給財(cái)務(wù)開一賬號(hào),登錄TMC系統(tǒng)查看賬單，并導(dǎo)出。數(shù)據(jù)中有財(cái)務(wù)所需要的成本中心、部門、項(xiàng)目、預(yù)訂人等信息.2、實(shí)現(xiàn)單點(diǎn)登錄，在OA系統(tǒng)中增加一操作“查看賬單”，點(diǎn)擊之后，可以直接跳轉(zhuǎn)到TMC系統(tǒng)的賬單查看模板進(jìn)行操作。（需對接）3、在OA系統(tǒng)中查看賬務(wù)數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)方案，通過接口每天定時(shí)獲取當(dāng)天產(chǎn)生的交易記錄，保存到OA系統(tǒng)中，OA系統(tǒng)中需要開發(fā)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)查看及導(dǎo)出的功能。(需對接)開發(fā)任務(wù)清單黃色部分為技術(shù)開發(fā)部分。OA對接事項(xiàng)清單序號(hào)任務(wù)說明責(zé)任部門備注1組織架構(gòu)（部門）同步按標(biāo)準(zhǔn)EXCEL格式準(zhǔn)備組織架構(gòu)（部門)，并導(dǎo)入TMC系統(tǒng)人事部人工處理對接部門維護(hù)接口，實(shí)際部門信息的實(shí)時(shí)同步技術(shù)部技術(shù)對接實(shí)現(xiàn)2員工信息同步按標(biāo)準(zhǔn)EXCEL格式準(zhǔn)備員工信息，并導(dǎo)入TMC系統(tǒng)人事部人工處理對接員工信息維護(hù)接口,實(shí)際員工信息的實(shí)時(shí)同步技術(shù)部技術(shù)對接實(shí)現(xiàn)3差旅標(biāo)準(zhǔn)的建立確定員工職級(jí)，并維護(hù)到TMC系統(tǒng)行政部人工處理確定差旅政策事項(xiàng)，并維護(hù)到TMC系統(tǒng)行政部人工處理4審批流程的建立基于已導(dǎo)入的員工信息，設(shè)定審批人。行政部人工處理確定審批流程，并維護(hù)到TMC系統(tǒng)中行政部人工處理5成本中心的建立確定財(cái)務(wù)核算的成本中心，并維護(hù)在TMC系統(tǒng)中財(cái)務(wù)部人工處理對接成本中心維護(hù)接口,實(shí)現(xiàn)成本中心的實(shí)時(shí)同步技術(shù)部技術(shù)對接實(shí)現(xiàn)6項(xiàng)目的建立確定公司目前進(jìn)行的項(xiàng)目，并維護(hù)到TMC系統(tǒng)中行政部人工處理對接項(xiàng)目維護(hù)接口,實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目的實(shí)時(shí)同步技術(shù)部技術(shù)對接實(shí)現(xiàn)7財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)對接確定財(cái)務(wù)對帳的報(bào)表具體需要哪些信息。財(cái)務(wù)部人工處理財(cái)務(wù)人員單點(diǎn)登錄，直接從OA中跳轉(zhuǎn)到指定的財(cái)務(wù)模塊技術(shù)部技術(shù)對接實(shí)現(xiàn)對接財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)接口（一天獲取一次即可）技術(shù)部技術(shù)對接實(shí)現(xiàn)8出差申請審批信息同步需要將員工出差申請單審批通過的信息傳遞到TMC，TMC根據(jù)出差申請來約束員工的預(yù)訂技術(shù)部技術(shù)對接實(shí)現(xiàn)9單點(diǎn)登錄出差申請審批通過之后，從OA系統(tǒng)中單點(diǎn)登錄到TMC系統(tǒng)中進(jìn)行預(yù)訂技術(shù)部技術(shù)對接實(shí)現(xiàn)10機(jī)票訂單數(shù)據(jù)對接TMC系統(tǒng)中生成訂單之后,將訂單信息通知回OA技術(shù)部技術(shù)對接實(shí)現(xiàn)11出票數(shù)據(jù)對接訂單出票成功后，