勝意TMC系統(tǒng)OA對(duì)接標(biāo)準(zhǔn)方案

OA對(duì)接方案修訂記錄日期修訂

版本修改

章節(jié)修改描述作者2016-04—18V1.0新增易言業(yè)務(wù)背景當(dāng)企業(yè)的出差費(fèi)用達(dá)到一定規(guī)模時(shí)，一般都需要與差旅服務(wù)商合作實(shí)行差旅管理，起到控制成本的作用。差旅服務(wù)商能夠解決行程預(yù)訂及服務(wù)方面的問(wèn)題,但企業(yè)本身對(duì)于員工出差和報(bào)銷都有內(nèi)部流程管控，并且都有一套標(biāo)準(zhǔn)的OA系統(tǒng)來(lái)實(shí)現(xiàn)出差申請(qǐng)和審批，由于企業(yè)內(nèi)部的OA系統(tǒng)與差旅服務(wù)商的預(yù)訂系統(tǒng)分別獨(dú)立，員工出差的信息無(wú)法實(shí)時(shí)在線地通知服務(wù)商,在實(shí)施差旅服務(wù)的過(guò)程中，還需要進(jìn)行線下溝通，導(dǎo)致雙方的工作成本增加;另一方面,由于出差計(jì)劃沒(méi)有進(jìn)入到服務(wù)商的系統(tǒng)，實(shí)際的行程預(yù)訂是否按照出差申請(qǐng)的計(jì)劃來(lái)執(zhí)行，也無(wú)法管控；再者由于出差計(jì)劃與實(shí)際行程沒(méi)有關(guān)聯(lián)，員工在報(bào)銷時(shí)，財(cái)務(wù)無(wú)法判斷員工的此次報(bào)銷是否合理。如果能夠?qū)⒊霾畹挠?jì)劃（OA）與實(shí)際的行程預(yù)訂（差旅服務(wù)商）進(jìn)行無(wú)縫對(duì)接，將極大的減少雙方人工成本，并徹底解決出差計(jì)劃與實(shí)際行程脫節(jié)所帶來(lái)的各種問(wèn)題。對(duì)接的好處減少雙方線下溝通和人力成本；1。1原來(lái)員工出差申請(qǐng)審批通過(guò)之后,還需要把出差申請(qǐng)通過(guò)郵件或附件的方式傳遞給服務(wù)商，再電話通知服務(wù)商預(yù)訂.對(duì)接之后，出差審批信息直接對(duì)接到服務(wù)商的系統(tǒng)，員工也可以直接單點(diǎn)登錄到服務(wù)商的系統(tǒng)進(jìn)行預(yù)訂。1.2企業(yè)差旅相關(guān)信息的異動(dòng)，如組織架構(gòu)、人員、成本中心、項(xiàng)目等。如果不進(jìn)行系統(tǒng)對(duì)接，這些信息如果有變化,都需要線下通知服務(wù)商來(lái)進(jìn)行維護(hù)，一是不及時(shí)，二是維護(hù)成本太大。出差行為得到管控；實(shí)現(xiàn)OA對(duì)接之后,員工的預(yù)訂行為受出差計(jì)劃的控制，不會(huì)出現(xiàn)行程與計(jì)劃不符的情況。財(cái)務(wù)報(bào)銷清楚，有憑有據(jù);對(duì)接之后，員工每一次的預(yù)訂和出票信息都能夠返回到OA系統(tǒng)中，這樣可以實(shí)現(xiàn)實(shí)際的行程費(fèi)用與出差計(jì)劃進(jìn)行綁定，財(cái)務(wù)核銷時(shí)，可以結(jié)合計(jì)劃與實(shí)際行程來(lái)判斷員工報(bào)銷的真實(shí)性。4、信息實(shí)時(shí)同步，確保服務(wù)順暢。包括部門人員信息、成本中心、項(xiàng)目等信息的實(shí)時(shí)同步；4。1員工的入離職是頻繁發(fā)生的行為,這些信息需要及時(shí)地通知到服務(wù)商,否則及容易產(chǎn)生損失，比如員工已經(jīng)離職，但服務(wù)商不知道，可能還會(huì)按公司欠款進(jìn)行出票；或者是新入職的員工，服務(wù)商這邊不知道的情況下不給出票,影響到員工的出行。4。2成本中心、項(xiàng)目等其他信息也需要及時(shí)地同步，員工每筆出差費(fèi)用都能明確的歸屬，確認(rèn)財(cái)務(wù)能夠清楚地核銷.技術(shù)對(duì)接方案1、業(yè)務(wù)流程圖：組織架構(gòu)及員工信息同步方案組織架構(gòu)和員工信息需要維護(hù)到TMC系統(tǒng)中。可以按以下方案進(jìn)行實(shí)施：2.1系統(tǒng)初始化時(shí)可以將組織架構(gòu)和員工信息整理成標(biāo)準(zhǔn)的excel文檔格式，在TMC系統(tǒng)中執(zhí)行導(dǎo)入2.2上線運(yùn)行過(guò)程中員工信息可以隨時(shí)發(fā)生變動(dòng)，需要通過(guò)員工信息修改接口來(lái)實(shí)現(xiàn)員工信息的同步（需對(duì)接）出差標(biāo)準(zhǔn)方案行政需要確定公司的出差標(biāo)準(zhǔn),一般公司都有出差管理制度,服務(wù)商需要根據(jù)公司的差旅制度提煉出適用于機(jī)票和酒店的出差標(biāo)準(zhǔn),然后維護(hù)到系統(tǒng)中。這里面涉及到兩部分信息的提煉和維護(hù)，一是員工的職級(jí)，二是每一個(gè)職級(jí)對(duì)應(yīng)的出差標(biāo)準(zhǔn)。如果對(duì)出差標(biāo)準(zhǔn)提煉之后，發(fā)現(xiàn)所有員工走的都是同一標(biāo)準(zhǔn)，那么就可以不用區(qū)分員工職級(jí)，直接走公司統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn).還可能碰到的問(wèn)題是,各分子公司差旅標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，有可能總部的三級(jí)員工與子公司的三級(jí)員工的出差標(biāo)準(zhǔn)不一致,這種情況在系統(tǒng)中維護(hù)的時(shí)候，總部的三級(jí)與子公司的三級(jí)，就需要分別建立兩個(gè)職級(jí)。審批流程的確定及建立先要確定哪些環(huán)節(jié)需要走審批，如果在OA系統(tǒng)已經(jīng)做過(guò)審批，在預(yù)訂環(huán)節(jié)是否還需要走審批，需要與客戶確認(rèn)。建議的流程是,如果違背了差旅標(biāo)準(zhǔn)，需要走審批，如果未違背，不需要走審批.行政人員必須事先確定各部門人員的審批關(guān)系,然后提前在TMC系統(tǒng)中做設(shè)置。目前系統(tǒng)中支持以下兩種審批方式:a郵件回復(fù)審批給領(lǐng)導(dǎo)（審批人)郵箱發(fā)送一封員工預(yù)訂待審的郵件，例：（截圖)b短信回復(fù)審批給領(lǐng)導(dǎo)的手機(jī)上發(fā)送一條員工預(yù)訂待審的短信,可以直接回復(fù)短信進(jìn)行審批，例:（截圖）c第三種審批方案，在OA系統(tǒng)中進(jìn)行審批。（需對(duì)接），訂單信息通知回OA系統(tǒng)中后,如果是需要審批的訂單，訂單的狀態(tài)是“待審核”的狀態(tài)，調(diào)用接口文檔中提供的訂單審批接口進(jìn)行審批。成本中心同步方案需要與財(cái)務(wù)討論并確定結(jié)算單位與組織架構(gòu)（分子公司部門）的對(duì)應(yīng)關(guān)系，然后在TMC系統(tǒng)中做好設(shè)置，確保員工預(yù)訂之后的每一筆訂單都能歸屬到正常的成本中心，便于后期財(cái)務(wù)結(jié)算。由于成本中心確定好之后，不會(huì)頻繁變動(dòng)，可以不用做對(duì)接。如有變動(dòng)，可以登錄TMC系統(tǒng)維護(hù)，或者通知服務(wù)商進(jìn)行維護(hù)。另外,也可以進(jìn)行接口對(duì)接，通過(guò)接口來(lái)更新成本中心的數(shù)據(jù).項(xiàng)目同步方案有的企業(yè)需要關(guān)注項(xiàng)目的信息，有的企業(yè)不關(guān)注。如果需要訂單數(shù)據(jù)中需要關(guān)注項(xiàng)目,那么就需要跟企業(yè)收集項(xiàng)目的相關(guān)信息.項(xiàng)目的對(duì)接方案如下:一、將企業(yè)正在進(jìn)行的項(xiàng)目,手工維護(hù)到TMC系統(tǒng)。二、接口對(duì)接，項(xiàng)目如有變更或新增，通過(guò)接口實(shí)時(shí)更新到TMC系統(tǒng).訂單數(shù)據(jù)同步員工預(yù)訂產(chǎn)生的訂單數(shù)據(jù),需要同步到OA系統(tǒng)中，這樣可以實(shí)現(xiàn)OA系統(tǒng)中的出差申請(qǐng)單與實(shí)際的訂單數(shù)據(jù)進(jìn)行關(guān)聯(lián)，出差申請(qǐng)中的計(jì)劃行程與實(shí)際的預(yù)訂記錄進(jìn)行對(duì)應(yīng)。實(shí)現(xiàn)訂單數(shù)據(jù)同步有兩種方案:一、調(diào)用“獲取訂單數(shù)據(jù)接口”進(jìn)行拉取.根據(jù)申請(qǐng)單號(hào)拉取到跟此申請(qǐng)單相關(guān)的訂單記錄。二、接收“預(yù)訂通知/出票通知”,TMC系統(tǒng)中產(chǎn)生訂單后,會(huì)主動(dòng)通知回OA，OA系統(tǒng)需要對(duì)接收到的訂單信息做處理，將實(shí)現(xiàn)訂單與出差申請(qǐng)單的綁定.財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)對(duì)接方案財(cái)務(wù)核銷一般都需要按成本中心、部門、預(yù)訂人、項(xiàng)目等來(lái)篩選數(shù)據(jù)，查看數(shù)據(jù)的方案有以下三種：1、給財(cái)務(wù)開(kāi)一賬號(hào),登錄TMC系統(tǒng)查看賬單，并導(dǎo)出。數(shù)據(jù)中有財(cái)務(wù)所需要的成本中心、部門、項(xiàng)目、預(yù)訂人等信息.2、實(shí)現(xiàn)單點(diǎn)登錄，在OA系統(tǒng)中增加一操作“查看賬單”，點(diǎn)擊之后，可以直接跳轉(zhuǎn)到TMC系統(tǒng)的賬單查看模板進(jìn)行操作。（需對(duì)接）3、在OA系統(tǒng)中查看賬務(wù)數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)方案，通過(guò)接口每天定時(shí)獲取當(dāng)天產(chǎn)生的交易記錄，保存到OA系統(tǒng)中，OA系統(tǒng)中需要開(kāi)發(fā)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)查看及導(dǎo)出的功能。(需對(duì)接)開(kāi)發(fā)任務(wù)清單黃色部分為技術(shù)開(kāi)發(fā)部分。OA對(duì)接事項(xiàng)清單序號(hào)任務(wù)說(shuō)明責(zé)任部門備注1組織架構(gòu)（部門）同步按標(biāo)準(zhǔn)EXCEL格式準(zhǔn)備組織架構(gòu)（部門)，并導(dǎo)入TMC系統(tǒng)人事部人工處理對(duì)接部門維護(hù)接口，實(shí)際部門信息的實(shí)時(shí)同步技術(shù)部技術(shù)對(duì)接實(shí)現(xiàn)2員工信息同步按標(biāo)準(zhǔn)EXCEL格式準(zhǔn)備員工信息，并導(dǎo)入TMC系統(tǒng)人事部人工處理對(duì)接員工信息維護(hù)接口,實(shí)際員工信息的實(shí)時(shí)同步技術(shù)部技術(shù)對(duì)接實(shí)現(xiàn)3差旅標(biāo)準(zhǔn)的建立確定員工職級(jí)，并維護(hù)到TMC系統(tǒng)行政部人工處理確定差旅政策事項(xiàng)，并維護(hù)到TMC系統(tǒng)行政部人工處理4審批流程的建立基于已導(dǎo)入的員工信息，設(shè)定審批人。行政部人工處理確定審批流程，并維護(hù)到TMC系統(tǒng)中行政部人工處理5成本中心的建立確定財(cái)務(wù)核算的成本中心，并維護(hù)在TMC系統(tǒng)中財(cái)務(wù)部人工處理對(duì)接成本中心維護(hù)接口,實(shí)現(xiàn)成本中心的實(shí)時(shí)同步技術(shù)部技術(shù)對(duì)接實(shí)現(xiàn)6項(xiàng)目的建立確定公司目前進(jìn)行的項(xiàng)目，并維護(hù)到TMC系統(tǒng)中行政部人工處理對(duì)接項(xiàng)目維護(hù)接口,實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目的實(shí)時(shí)同步技術(shù)部技術(shù)對(duì)接實(shí)現(xiàn)7財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)對(duì)接確定財(cái)務(wù)對(duì)帳的報(bào)表具體需要哪些信息。財(cái)務(wù)部人工處理財(cái)務(wù)人員單點(diǎn)登錄，直接從OA中跳轉(zhuǎn)到指定的財(cái)務(wù)模塊技術(shù)部技術(shù)對(duì)接實(shí)現(xiàn)對(duì)接財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)接口（一天獲取一次即可）技術(shù)部技術(shù)對(duì)接實(shí)現(xiàn)8出差申請(qǐng)審批信息同步需要將員工出差申請(qǐng)單審批通過(guò)的信息傳遞到TMC，TMC根據(jù)出差申請(qǐng)來(lái)約束員工的預(yù)訂技術(shù)部技術(shù)對(duì)接實(shí)現(xiàn)9單點(diǎn)登錄出差申請(qǐng)審批通過(guò)之后，從OA系統(tǒng)中單點(diǎn)登錄到TMC系統(tǒng)中進(jìn)行預(yù)訂技術(shù)部技術(shù)對(duì)接實(shí)現(xiàn)10機(jī)票訂單數(shù)據(jù)對(duì)接TMC系統(tǒng)中生成訂單之后,將訂單信息通知回OA技術(shù)部技術(shù)對(duì)接實(shí)現(xiàn)11出票數(shù)據(jù)對(duì)接訂單出票成功后，