學(xué)校檔案歸檔管理制度

學(xué)校檔案歸檔管理制度第一章總則為加強(qiáng)學(xué)校檔案的管理，確保檔案的安全、完整、有效利用，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及教育部的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合我校實(shí)際情況，特制定本檔案歸檔管理制度。學(xué)校檔案是記錄學(xué)生、教職工及學(xué)校各項(xiàng)活動(dòng)的重要資料，是學(xué)校管理、決策和發(fā)展的重要依據(jù)。第二章目的與適用范圍第一節(jié)目的1.規(guī)范學(xué)校檔案的收集、整理、保管、利用和銷毀流程，提高檔案管理的科學(xué)性和有效性。2.確保檔案的完整性和保密性，維護(hù)師生的合法權(quán)益。3.促進(jìn)學(xué)校信息化建設(shè)，提升檔案管理的現(xiàn)代化水平。第二節(jié)適用范圍本制度適用于學(xué)校內(nèi)所有檔案的管理工作，包括但不限于學(xué)生檔案、教職工檔案、教學(xué)檔案、行政檔案及其他各類資料。第三章管理規(guī)范第一節(jié)檔案的分類與歸檔1.檔案分類檔案應(yīng)根據(jù)其性質(zhì)和用途進(jìn)行分類，主要分為以下幾類：-學(xué)生檔案：包括入學(xué)登記表、成績單、獎(jiǎng)懲記錄、畢業(yè)證書等。-教職工檔案：包括個(gè)人簡(jiǎn)歷、聘用合同、考核材料、培訓(xùn)記錄等。-教學(xué)檔案：包括課程大綱、教案、教學(xué)評(píng)價(jià)等。-行政檔案：包括會(huì)議記錄、通知、文件等。2.歸檔要求-檔案材料必須真實(shí)、完整、準(zhǔn)確，內(nèi)容應(yīng)符合相關(guān)規(guī)定。-歸檔材料應(yīng)按年度、類別進(jìn)行整理，并逐項(xiàng)編號(hào)登記。第二節(jié)檔案的保管1.保管責(zé)任檔案由學(xué)校檔案管理部專人負(fù)責(zé)保管，確保檔案存放在專用檔案室內(nèi)。2.安全措施-檔案室應(yīng)配備防火、防潮、防盜等設(shè)施，定期檢查維護(hù)。-檔案應(yīng)按照一定的順序排列，保持整齊，方便查閱。3.交接管理檔案交接需填寫交接清單，由交接雙方簽字確認(rèn)，并定期進(jìn)行檔案清查。第三節(jié)檔案的查閱與借用1.查閱程序?qū)W校教職工及外部人員如需查閱檔案，需向檔案管理部提出書面申請(qǐng)，填寫查閱登記表，并經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。2.借用規(guī)定-檔案原則上不外借，特殊情況需外借時(shí)，須經(jīng)校長批準(zhǔn)，填寫借用登記表。-借用人員應(yīng)遵守檔案保密規(guī)定，嚴(yán)禁對(duì)檔案進(jìn)行涂改、圈劃、拆換。第四節(jié)檔案的轉(zhuǎn)遞與銷毀1.檔案轉(zhuǎn)遞-檔案轉(zhuǎn)遞需由檔案管理部負(fù)責(zé)人審批，并填寫轉(zhuǎn)遞通知單。-轉(zhuǎn)遞的檔案采用密封包裝，確保安全。2.檔案銷毀-超過保存期限的檔案可依法進(jìn)行銷毀，銷毀前需經(jīng)相關(guān)部門審核，并填寫銷毀登記表。-銷毀過程中應(yīng)確保檔案不可恢復(fù)，保護(hù)個(gè)人隱私與信息安全。第四章操作流程第一節(jié)檔案收集與整理1.檔案收集各部門應(yīng)定期向檔案管理部報(bào)送所需歸檔材料，確保及時(shí)收集。2.檔案整理檔案管理部負(fù)責(zé)對(duì)收集到的檔案進(jìn)行整理，確保材料完整、準(zhǔn)確，按類別歸檔。第二節(jié)檔案保管與維護(hù)1.檔案存放檔案應(yīng)存放在專用檔案室，分類存放，保持整齊。2.定期檢查每年定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，確保檔案的完整性與安全性。第三節(jié)檔案利用與反饋1.查閱與借用教職工和外部人員需要查閱或借用檔案時(shí)，按照規(guī)定流程進(jìn)行申請(qǐng)與審批。2.反饋機(jī)制定期收集使用檔案人員的反饋意見，不斷改進(jìn)檔案管理工作。第五章監(jiān)督機(jī)制第一節(jié)監(jiān)督責(zé)任1.學(xué)校檔案管理部負(fù)責(zé)監(jiān)督檔案管理工作的落實(shí)，確保各項(xiàng)規(guī)定的執(zhí)行。2.學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)定期組織檔案管理工作檢查，確保檔案的安全與完整。第二節(jié)記錄與匯報(bào)1.檔案管理部需定期記錄檔案管理的各項(xiàng)工作，并形成書面報(bào)告。2.每學(xué)期末向?qū)W校領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)檔案管理工作情況，提出改進(jìn)建議。第六章附則1.本制度由學(xué)校檔案管理部負(fù)責(zé)解釋，自頒布之日起實(shí)施。2.本制度如需修訂，需經(jīng)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)審批，并向全校公布。結(jié)語通過制定和實(shí)施學(xué)校檔案歸檔管理制度，旨在提升