DB11T 038-1994 企業(yè)檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)

北京市地方標(biāo)準(zhǔn)

DB11/T038—1994

北京市企業(yè)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)

1994-01-25發(fā)布1994-03-01實(shí)施

北京市技術(shù)監(jiān)督局發(fā)布

DB11/T038—1994

北京市地方標(biāo)準(zhǔn)

北京市企業(yè)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)

1主題內(nèi)容與適用范圍

1.1主題內(nèi)容

本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了企業(yè)檔案管理工作的基本要求。

1.2適用范圍

本標(biāo)準(zhǔn)適用于企業(yè)檔案管理工作。

2術(shù)語(yǔ)

2.1企業(yè)檔案

企業(yè)在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的全部檔案的總和。

2.2企業(yè)檔案室

指企業(yè)內(nèi)部設(shè)置的集中管理本企業(yè)檔案的組織形式的統(tǒng)稱。

2.3全宗卷

反映本企業(yè)全宗檔案有關(guān)情況材料的案卷。

2.4案卷合格率

指達(dá)到國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)要求的案卷合格數(shù)量占案卷總數(shù)量的百分比。

2.5歸檔

指辦理完畢的文件經(jīng)系統(tǒng)整理交檔案室保存的過(guò)程。

2.6歸檔率

指實(shí)際歸檔文件材料項(xiàng)目總數(shù)占應(yīng)歸檔文件材料項(xiàng)目總數(shù)的百分比。

2.7歸檔信息開(kāi)發(fā)

指將檔案中蘊(yùn)藏的信息開(kāi)采、發(fā)掘出來(lái)、及時(shí)傳輸給檔案用戶使用的工作。

2.8檔案檢索工具體系

指檔案館(室)編制的多種不同的在功能上互聯(lián)系、相互補(bǔ)充的檢索工具的有機(jī)整體。

2.9案卷文件目錄

指卷內(nèi)文件目錄匯集，是將全宗內(nèi)的某一部分案卷的卷內(nèi)文件目錄匯編而成的一種檢索工具。

2.10檔案信息加工

指對(duì)檔案原件儲(chǔ)存的信息加以選擇、編輯、轉(zhuǎn)換為另一種文獻(xiàn)形式的工作。

3檔案業(yè)務(wù)建設(shè)

3.1檔案管理制度建設(shè)

3.1.1建立文件材料的形成、積累、收集和歸檔等制度。

3.1.2建立各類檔案的整理、保管、保密、鑒定、銷毀、統(tǒng)計(jì)、利用、復(fù)制等工作制度。

3.1.3建立科技檔案的修改、補(bǔ)充等工作制度。

3.1.4建立檔案工作崗位責(zé)任制。

3.2企業(yè)檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理

3.3企業(yè)檔案的基本范圍

3.3.1黨群工作、行政管理、經(jīng)濟(jì)管理、生產(chǎn)技術(shù)管理檔案。

3.3.2產(chǎn)品、科研、基建工程檔案，以及重要的、大型的、精密的設(shè)備儀器檔案。

3.3.3企業(yè)會(huì)計(jì)檔案。

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3.3.4企業(yè)職工檔案。

3.3.5商品收購(gòu)、銷售、調(diào)運(yùn)、儲(chǔ)存方面的檔案。

3.3.6具有歷史紀(jì)念意義的證章、獎(jiǎng)旗、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)杯等。

3.4立卷

3.4.1立卷的基本要求

文件材料由其形成部門(mén)立卷。

按照文件材料的形成規(guī)律和特征，保持文件材料的有機(jī)聯(lián)系，便于保管和利用。

3.4.2立卷的基本方法

黨群工作、行政管理、經(jīng)營(yíng)管理、生產(chǎn)技術(shù)管理、購(gòu)銷、調(diào)運(yùn)、儲(chǔ)存方面的文件材料，按年度結(jié)合問(wèn)題、作者、文件名稱、時(shí)間等文件主要特征立卷。

3.4.2.2產(chǎn)品、科研課題、基建項(xiàng)目、設(shè)備儀器文件按部件、結(jié)構(gòu)、專業(yè)、階段等分別立卷。

與產(chǎn)品、科研課題、科研課題、基建項(xiàng)目、設(shè)備儀器關(guān)系密切的管理性文件，應(yīng)列入產(chǎn)品、科研課題、基建項(xiàng)目、設(shè)備儀器類中組卷。

會(huì)計(jì)文件材料由會(huì)計(jì)人員根據(jù)會(huì)計(jì)管理的有關(guān)要求立卷。

職工文件材料以職工個(gè)人為單位立卷。

照片、錄音、錄像帶等非紙質(zhì)載體的檔案，一般按大類、分時(shí)間、分專題立卷。

3.4.3案卷合格率

案卷合格率做為考核企業(yè)檔案案卷質(zhì)量的年度指標(biāo)。

企業(yè)的案卷合格率應(yīng)達(dá)到90%以上。

3.5歸檔

3.5.1企業(yè)檔案歸檔率應(yīng)達(dá)到98%以上，完整率應(yīng)達(dá)到95%以上，準(zhǔn)確率應(yīng)達(dá)到100%。

3.5.2歸檔時(shí)間

3.5.2.1黨群工作、行政管理、經(jīng)營(yíng)管理、生產(chǎn)技術(shù)管理方面的文件材料，在文件材料形成后次年的上半年骨向檔案室歸檔。

產(chǎn)品、科研、基建工程、設(shè)備儀器或其它技術(shù)項(xiàng)目，在任務(wù)完成后或告一段落時(shí)，向檔案室歸檔。

會(huì)計(jì)檔案在會(huì)計(jì)年度終了后，在財(cái)會(huì)部門(mén)保管一至五年，期滿后半年內(nèi)向檔案室歸檔。

干部檔案在年終集中整理后歸檔。

3.5.3歸檔份數(shù)

企業(yè)各類文件材料一般歸檔一份，重要的和利用頻繁的文件材料可根據(jù)企業(yè)實(shí)際需要增加歸檔份數(shù)。

3.5.4歸檔手續(xù)

歸檔者填制移交清單一式若干份，歸檔時(shí)交接雙方按清單核查清楚，雙方簽字，各留一份備查。

3.6檔案的整理

3.6.1企業(yè)檔案的分類、編號(hào)、案卷排列可參照《北京市工業(yè)企業(yè)檔案分類試行辦法》,或按企業(yè)實(shí)際，編制本企業(yè)檔案分類編號(hào)辦法。

3.6.2建立全宗卷

將立卷說(shuō)明、分類方案、鑒定報(bào)告、銷毀清冊(cè)、交接憑證、檢查記錄、全宗介紹等材料放入全宗卷。

3.7檔案的保管

3.7.1企業(yè)檔案的保管和庫(kù)房管理達(dá)到國(guó)檔發(fā)(1987)19號(hào)《檔案庫(kù)房技術(shù)管理暫行規(guī)定》的要求，大型企業(yè)的檔案館庫(kù)房要基本符合JGJ25-1986《檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范》(試行)的要求。

3.7.2企業(yè)應(yīng)配備必要的管理檔案的設(shè)備。

3.7.3檔案工作用房應(yīng)做到庫(kù)房、辦公、閱覽三分開(kāi)，至少要有專用檔案庫(kù)房。

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3.7.4底圖保管采取平放或卷放，不允許折疊保管；其它檔案組卷保管；與檔案有關(guān)的實(shí)物檔案按編號(hào)順序分類集中保管。

3.8檔案的統(tǒng)計(jì)

3.8.1按照檔案統(tǒng)計(jì)工作規(guī)定，進(jìn)行企業(yè)檔案的統(tǒng)計(jì)工作，及時(shí)、準(zhǔn)確填報(bào)檔案工作基本情況統(tǒng)計(jì)年報(bào)。

3.8.2根據(jù)各項(xiàng)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析。

3.9檔案的鑒定

3.9.1成立由企業(yè)有關(guān)人員組成的檔案鑒定小組，負(fù)責(zé)檔案的鑒定工作。

3.9.2根據(jù)有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，制定本企業(yè)檔案保管期限表。

3.9.3經(jīng)鑒定對(duì)需銷毀的檔案，編制銷毀清冊(cè)，經(jīng)批準(zhǔn)后，指派專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，監(jiān)銷人員在銷毀清冊(cè)上簽字。

3.10檔案現(xiàn)代化管理手段應(yīng)用

3.10.1企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化要列入企業(yè)管理現(xiàn)代化的事整體規(guī)劃，并與辦公自動(dòng)化和企業(yè)管理信息系統(tǒng)同步建設(shè)。

3.10.2完善和優(yōu)化企業(yè)檔案部門(mén)的內(nèi)部管理工作，作到分工科學(xué)、職責(zé)明確，并有明確的方針目標(biāo)、工作程序。

3.10.3企業(yè)檔案工作應(yīng)用“目標(biāo)管理”、“全面質(zhì)量管理”、“系統(tǒng)工程”等現(xiàn)代化管理方法。

3.10.4企業(yè)應(yīng)逐步采用電子計(jì)算機(jī)等技術(shù)手段管理檔案。

4檔案信息利用

4.1建立檔案檢索工具體系。

4.2進(jìn)行檔案信息加工，按照一定選題，將檔案信息濃縮、提煉、歸納、分析、編寫(xiě)各種檔案參考資料。

4.3交流檔案信息，在企業(yè)內(nèi)部交流檔案目錄、索引和對(duì)外部出版或交流檔案參考資料。

4.4企業(yè)檔案著錄工作

4.4.1根據(jù)檔案著錄工作的規(guī)定，編制企業(yè)檔案著錄細(xì)則。

4.4.2檔案著錄項(xiàng)目可選擇簡(jiǎn)要級(jí)次或詳細(xì)級(jí)次，即：簡(jiǎn)要級(jí)次只著錄檔案內(nèi)容的必要項(xiàng)目；詳細(xì)級(jí)次除著錄必要項(xiàng)目外，還著錄部分或全部選擇項(xiàng)目。

4.4.3檔案著錄格式可選擇文件級(jí)或案卷級(jí)條目著錄；載體形式可分為卡片式和書(shū)本式。

4.5檔案利用工作形式

4.5.1檔案借閱

按照有關(guān)借閱規(guī)定，進(jìn)行檔案內(nèi)部借閱和外部借閱工作。

4.5.2開(kāi)架閱覽

在閱覽室開(kāi)辟檔案閱覽架、柜、櫥窗，將檔案和檔案參考資料與利用者見(jiàn)面。

4.5.3可為檔案利用者提供檔案復(fù)印件、復(fù)制品。

4.5.4可為利用者出具檔案證明或檔案內(nèi)容的摘抄、節(jié)錄材料。

4.5.5開(kāi)展檔案咨詢服務(wù)

為利用者提供電話咨詢、函文咨詢、直接咨詢等服務(wù)。

4.6檔案利用要求

4.6.1企業(yè)檔案查全率達(dá)到95%以上。

4.6.2企業(yè)檔案查準(zhǔn)率達(dá)到98%以上。

4.6.3進(jìn)行檔案利用效果和