會議籌備方案流程

5/5會議籌備方案流程會議籌備方案流程

一、會議時(shí)間：2015年7月15日10:00-11:00

二、會議地點(diǎn)：二樓辦公室

三、參會人員：張經(jīng)理、王經(jīng)理、朱適、段玉紅、張帥、李

琴、邱偉恒、劉珍娣、譚玲。

四、會議主持：張經(jīng)理、王經(jīng)理

五、會前準(zhǔn)備工作：

1、根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的會議要求，確定出會議議題。

2、利用電話、郵件等通訊工具通知參會人員參會時(shí)間，地點(diǎn)，同時(shí)告知參會人員會議的名稱及內(nèi)容，以便參會人員整理好相關(guān)資料，做好充足的準(zhǔn)備工作。

3、組織各參會人員按時(shí)到場，明確自己所在職位的工作職責(zé)范圍。

4、制作出會議的各項(xiàng)日程，編排好會議的相關(guān)程序，制定出一系列的注意事項(xiàng)，根據(jù)這些注意事項(xiàng)作出相對應(yīng)的應(yīng)急方案。

5、會場的布置要充分反映會議主旨，簡明扼要，突出重點(diǎn)。

（1）會場要懸掛橫幅，橫幅上的字要直擊中心議題。

（2）會場要安放一臺投影儀，以便更好的反映出會議的核心問題，同時(shí)用數(shù)據(jù)的形式更能直觀展現(xiàn)出該問題的

實(shí)質(zhì)，有針對性的想出一整套的解決方案來解決目前存在的問題。

（3）確定好明確的會場區(qū)域后，再對會議桌的擺放形式進(jìn)行調(diào)整。

（4）會場還要對主席臺位置做一個(gè)明確的設(shè)定，在設(shè)定好位置后，落實(shí)主席臺的領(lǐng)導(dǎo)人，再進(jìn)行一一安排座次，并告知參會人員所在座次的編號，根據(jù)編號設(shè)置發(fā)言席，再設(shè)定的發(fā)言席上擺放席簽、話筒，在開會前期要對話筒進(jìn)行試音，確保話筒的音質(zhì)。

（5）還要注意的是會場的環(huán)境對會議的開展也起著至關(guān)重要的作用。會場的燈光照明設(shè)施，通風(fēng)效果，錄音、錄像的好壞直接決定了本次會議的成功與否，因此要對這些設(shè)施設(shè)備進(jìn)行細(xì)致的檢查。

（6）為了讓會議的氣氛不會顯得那么緊張，可以在會場內(nèi)擺放少量的花，既緩減壓力，又烘托氣氛。

6、后勤部門要對參會人員提供一些輔助性的幫助。比如：水、食宿、用車、醫(yī)療保健、安全保衛(wèi)等。

7、開展此次會議還要考慮對會議做好會議發(fā)言、投票、發(fā)獎、集體照相等一系列的準(zhǔn)備工作，以確保會議不會因?yàn)槟承┉h(huán)節(jié)而影響會議的正常舉行。

8、把所有會前準(zhǔn)備工作做好后再對其進(jìn)行重新檢查一遍，最后向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)工作。

六、會中的服務(wù)與組織

1、工作人員要提前1小時(shí)到會場，仔細(xì)檢查會場前期的準(zhǔn)備情況，確保沒有遺漏的環(huán)節(jié)。

2、完善簽到工作，準(zhǔn)確了解參會人員的到場情況，尤其是主席臺領(lǐng)導(dǎo)人及發(fā)言人是否到齊，對還沒有到的參會人員進(jìn)行二次通知，詢問原因，對已到場的參會人員發(fā)礦泉水，并進(jìn)行材料的.分發(fā)工作。

3、按照原計(jì)劃的編排方式讓參會人員從前往后依次就座。

4、后勤部門維持好會場秩序，參會人員提前5分鐘進(jìn)會場就座，與會議無關(guān)的人員及時(shí)離開會場，并關(guān)閉會場大門，在開會期間手機(jī)調(diào)成震動或靜音，不準(zhǔn)擅自離開會場，不準(zhǔn)接電話，保持會場的安靜。

5、行政人員在開會期間要做好會議記錄，寫好會議簡報(bào)。

6、為了弘揚(yáng)公司文化，在開會過程中安排專門人員進(jìn)行現(xiàn)

場拍照，會后可將這些圖片放至網(wǎng)上，做后期公司文化的宣傳，同時(shí)為了加深參會人員之間的友誼，對參會人員組織照相。

7、行政接待人員為參會人員提前預(yù)定返程車票、火車票、

飛機(jī)票等。

七、會后會場的收尾工作

1、會議結(jié)束后，檢查所帶工作資料和物品（包括會簽）是否全部帶齊。

2、根據(jù)參會人員離開的時(shí)間，安排工作人員對參會人員進(jìn)行護(hù)送。

3、回公司后及時(shí)對此次會議做好文件的清退、收集和歸檔等工作。

4、為了讓此次會議開展的更有意義，可以安排新聞媒體對此次會議進(jìn)行全方位的報(bào)道。

經(jīng)銷商會議流程策劃方案_(格式)2016-12-1616:12|#2樓

1、準(zhǔn)備周期：

周密的會議籌備要用5~7天

成立會務(wù)組、作出會議費(fèi)用預(yù)算，擬定會議議題。

準(zhǔn)備會議用品：禮品、獎品、橫幅、背景、展覽道具……

選擇合適的會場及會議時(shí)間，統(tǒng)籌食、宿、行問題。

作好會議幻光片并以傳真形式下發(fā)會議通知。

2、會議籌備

會場布置及最后與會名單確認(rèn)及跟催。

3、會議正式召開。

會后政策執(zhí)行、效果跟蹤等善后事宜處理。

4、經(jīng)銷商會議費(fèi)用預(yù)算。

5、會議備品準(zhǔn)備：做到事事有人負(fù)責(zé)，件件有人準(zhǔn)備。

6需要準(zhǔn)備的文件類：

《文件通知》、《經(jīng)銷商意見反饋表》、《產(chǎn)品報(bào)價(jià)單》、《經(jīng)銷商獎勵(lì)制度》、《促銷活動方案》、《會議簽到表》、《訂貨單》、《會議議程》、紙、筆、文件袋、宣傳用印刷品。其他會議備品準(zhǔn)備。

7、會場布置類：橫幅、口語標(biāo)語、會議室指示牌、展臺、樣品、托架、彩盒堆頭、海報(bào)、燈箱、廣告碟、促銷品、宣傳單、新產(chǎn)品、電視機(jī)、VCD機(jī)。

8、會議備品準(zhǔn)備

演講用品類：話筒、功放、筆記本電腦一臺、投影儀一臺、白板一塊、油筆二支、板擦一塊、講臺、激光筆。攝影人員2名、攝像人員1名。

人員用品：工作證、促銷服、飲品、紀(jì)念品、對講機(jī)。

9、會議通知：

盡可能讓客戶全部參加以正式文件下發(fā)通知，并寫明議程，申明與會的必要性和文件的嚴(yán)謹(jǐn)性。發(fā)文后10分鐘電話跟催，進(jìn)一步明確人員、地點(diǎn)、時(shí)間及會議參加的不可推拖性。在會議開始前一個(gè)小時(shí)再作一次跟催和確認(rèn)?？h區(qū)的客戶要提前通知和報(bào)到，一般是路遠(yuǎn)的

先到。

10、會議時(shí)間：

一般是選擇下午，按經(jīng)驗(yàn)來講，上午客戶一般起床晚，會議開始時(shí)間遲，較為被動，但下午時(shí)間與會人員容易困倦，所以開頭必須精彩而緊張，建議會議時(shí)間是2：00報(bào)到，2：30~5：30會議進(jìn)程，6：00結(jié)束用餐。

11、會前事宜

我們不要讓業(yè)務(wù)員錯(cuò)過任何與客戶溝通的機(jī)會。一般來講，先