大型會(huì)議會(huì)務(wù)工作流程

領(lǐng)導(dǎo)接待、會(huì)議會(huì)務(wù)工作流程清單,,,,,,

環(huán)節(jié),工作模塊,工作任務(wù),具體內(nèi)容,責(zé)任人,時(shí)間節(jié)點(diǎn),是否完成

會(huì)議確認(rèn),會(huì)議事由確定,會(huì)議名稱,,,,

,,會(huì)議時(shí)間,,,,

,,會(huì)議地點(diǎn),,,,

,,會(huì)議室預(yù)訂,根據(jù)會(huì)議形式及人數(shù)預(yù)訂會(huì)議室,,,

,,與會(huì)人員,確定與會(huì)人員類別及郵件發(fā)送地址,,,

,,會(huì)議議程,明確列明會(huì)議各項(xiàng)議題及時(shí)間、形式、發(fā)言人等,,,

會(huì)議前期工作,準(zhǔn)備會(huì)議,明確人員分工,將具體人員分工填入此表,,,

,,確定協(xié)調(diào)部門(mén),確定需提供協(xié)助服務(wù)的部門(mén)，明確責(zé)任人,,,

,會(huì)議通知與反饋,撰寫(xiě)通知,名稱、時(shí)間、地點(diǎn)、人員，發(fā)文部門(mén)，回執(zhí),,,

,,確定參會(huì)人員信息,確定與會(huì)人數(shù)、姓名、性別、職務(wù)、聯(lián)絡(luò)方式,,,

,,整理通訊錄,（內(nèi)容同上）,,,

,會(huì)議資料,準(zhǔn)備與收集,電子版資料，包括會(huì)議議程、會(huì)議指引、會(huì)議使用文檔（Word/Excel/PPT等）,,,

,,儲(chǔ)存,確定會(huì)議用電腦，將所有需要展示的資料儲(chǔ)存到一定的文件夾，并告知相關(guān)人員,,,

,,打印,列出打印清單及打印份數(shù),,,

,,裝訂,將文件整理裝入資料袋,,,

,,發(fā)放,發(fā)送郵件,,,

,住宿,酒店預(yù)訂,聯(lián)系酒店，確定房間類型及個(gè)數(shù)，詢問(wèn)酒店是否包括早餐,,,

,接機(jī),接機(jī),確定接機(jī)人員名單、聯(lián)絡(luò)方式及航班到達(dá)時(shí)間,,,

,,,預(yù)訂車(chē)輛,,,

,餐飲,就餐形式、地點(diǎn)確定,分行用餐：填寫(xiě)用餐申請(qǐng)單并交食堂人員、酒水準(zhǔn)備,,,

,,,外面餐館：餐館預(yù)訂、提前到現(xiàn)場(chǎng)踩點(diǎn)、點(diǎn)菜、車(chē)輛預(yù)訂、酒水準(zhǔn)備,,,

,,,茶點(diǎn)：填寫(xiě)用餐申請(qǐng)單并交食堂人員，通知匯勤人員安排茶點(diǎn)擺放處,,,

,文具,文具準(zhǔn)備及領(lǐng)取,準(zhǔn)備好筆、草稿紙、激光筆、錄音筆、代表證,,,

,會(huì)場(chǎng),會(huì)議室預(yù)訂,投影、橫幅、背景墻、歡迎牌、指引牌、座位牌、茶水,,,

,,會(huì)場(chǎng)布置,桌椅擺放；文具擺放；橫幅懸掛；歡迎牌、指引牌、座位牌是否到位,,,

,攝影,攝影聯(lián)系,與分行辦公室聯(lián)系攝影事宜,,,

,,自備數(shù)碼相機(jī),會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)抓拍用,,,

,回程安排,回程機(jī)票預(yù)訂,回程人員姓名、航班；聯(lián)系航空公司確認(rèn)出票,,,

,禮品,禮品預(yù)訂,提前確定贈(zèng)送禮品樣式及數(shù)量，或向分行辦公室采購(gòu),,,

,會(huì)后活動(dòng)安排,活動(dòng)地點(diǎn)及人數(shù),聯(lián)系活動(dòng)場(chǎng)所，車(chē)輛預(yù)訂,,,

領(lǐng)導(dǎo)接待工作,接送,接送領(lǐng)導(dǎo),確定全程接送負(fù)責(zé)人，包括機(jī)場(chǎng)至酒店、酒店接送至分行（或會(huì)場(chǎng)）、分行（或會(huì)場(chǎng)）送回至酒店、酒店至機(jī)場(chǎng)等安排,,,

,住宿,酒店入住及退房,協(xié)助辦理checkin，詢問(wèn)酒店是否包括早餐，通知前臺(tái)設(shè)定叫醒服務(wù)，短信通知用餐時(shí)間及地點(diǎn)；確定最遲退房時(shí)點(diǎn)，協(xié)助辦理checkout，提醒是否遺漏物品，幫助提送行李,,,

,餐飲,用餐,提前到達(dá)用餐地點(diǎn)，檢查是否已點(diǎn)菜及準(zhǔn)備酒水，用餐結(jié)束前通知接送人員提前備好車(chē)輛，提前結(jié)賬買(mǎi)單,,,

會(huì)議當(dāng)天工作,設(shè)備,設(shè)備就緒,檢查會(huì)議使用電腦、投影設(shè)備、音響設(shè)備、網(wǎng)線等是否就緒,,,

,會(huì)場(chǎng),檢查會(huì)場(chǎng)情況,桌椅擺放；文具及資料擺放；橫幅懸掛；歡迎牌、指引牌、座位牌、茶水、禮品是否到位,,,

,會(huì)議指引,會(huì)議地點(diǎn)指引,指引與會(huì)人員到會(huì)議地點(diǎn)參加會(huì)議,,,

,茶水,茶水供給到位,接待人員負(fù)責(zé)現(xiàn)場(chǎng)倒茶,,,

,攝影,攝影把關(guān),與分行專業(yè)攝影人員溝通場(chǎng)景拍攝，照片效果把關(guān),,,

,,現(xiàn)場(chǎng)抓拍,用自備數(shù)碼相機(jī)抓拍會(huì)場(chǎng)情況,,,

,會(huì)議記錄,會(huì)議記錄,錄音筆錄音，人員現(xiàn)場(chǎng)記錄,,,

,麥克風(fēng),麥克風(fēng)傳遞,若臺(tái)下代表需發(fā)言，明確麥克風(fēng)傳遞負(fù)責(zé)人,,,

,會(huì)場(chǎng)收拾,清潔整理會(huì)場(chǎng),恢復(fù)會(huì)場(chǎng)衛(wèi)生、設(shè)備設(shè)施維護(hù)、是否有物品遺漏,,,

會(huì)議后期工作,宣傳報(bào)道,宣傳資料準(zhǔn)備,稿件撰寫(xiě)及照片整理,,,

,,宣傳報(bào)道發(fā)布,將稿件及照片發(fā)送至分行辦公室，進(jìn)行宣傳報(bào)道,,,

,會(huì)議紀(jì)要,紀(jì)要整理,會(huì)議后盡早整理會(huì)議紀(jì)要,,,

,,郵件發(fā)布,經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審閱后通過(guò)郵件發(fā)布,,,

,后續(xù)工作跟進(jìn),會(huì)務(wù)費(fèi)用結(jié)賬報(bào)銷(xiāo),對(duì)會(huì)務(wù)期間發(fā)生的費(fèi)用進(jìn)行