大型會議會務工作流程

領導接待、會議會務工作流程清單,,,,,,

環(huán)節(jié),工作模塊,工作任務,具體內容,責任人,時間節(jié)點,是否完成

會議確認,會議事由確定,會議名稱,,,,

,,會議時間,,,,

,,會議地點,,,,

,,會議室預訂,根據(jù)會議形式及人數(shù)預訂會議室,,,

,,與會人員,確定與會人員類別及郵件發(fā)送地址,,,

,,會議議程,明確列明會議各項議題及時間、形式、發(fā)言人等,,,

會議前期工作,準備會議,明確人員分工,將具體人員分工填入此表,,,

,,確定協(xié)調部門,確定需提供協(xié)助服務的部門，明確責任人,,,

,會議通知與反饋,撰寫通知,名稱、時間、地點、人員，發(fā)文部門，回執(zhí),,,

,,確定參會人員信息,確定與會人數(shù)、姓名、性別、職務、聯(lián)絡方式,,,

,,整理通訊錄,（內容同上）,,,

,會議資料,準備與收集,電子版資料，包括會議議程、會議指引、會議使用文檔（Word/Excel/PPT等）,,,

,,儲存,確定會議用電腦，將所有需要展示的資料儲存到一定的文件夾，并告知相關人員,,,

,,打印,列出打印清單及打印份數(shù),,,

,,裝訂,將文件整理裝入資料袋,,,

,,發(fā)放,發(fā)送郵件,,,

,住宿,酒店預訂,聯(lián)系酒店，確定房間類型及個數(shù)，詢問酒店是否包括早餐,,,

,接機,接機,確定接機人員名單、聯(lián)絡方式及航班到達時間,,,

,,,預訂車輛,,,

,餐飲,就餐形式、地點確定,分行用餐：填寫用餐申請單并交食堂人員、酒水準備,,,

,,,外面餐館：餐館預訂、提前到現(xiàn)場踩點、點菜、車輛預訂、酒水準備,,,

,,,茶點：填寫用餐申請單并交食堂人員，通知匯勤人員安排茶點擺放處,,,

,文具,文具準備及領取,準備好筆、草稿紙、激光筆、錄音筆、代表證,,,

,會場,會議室預訂,投影、橫幅、背景墻、歡迎牌、指引牌、座位牌、茶水,,,

,,會場布置,桌椅擺放；文具擺放；橫幅懸掛；歡迎牌、指引牌、座位牌是否到位,,,

,攝影,攝影聯(lián)系,與分行辦公室聯(lián)系攝影事宜,,,

,,自備數(shù)碼相機,會議現(xiàn)場抓拍用,,,

,回程安排,回程機票預訂,回程人員姓名、航班；聯(lián)系航空公司確認出票,,,

,禮品,禮品預訂,提前確定贈送禮品樣式及數(shù)量，或向分行辦公室采購,,,

,會后活動安排,活動地點及人數(shù),聯(lián)系活動場所，車輛預訂,,,

領導接待工作,接送,接送領導,確定全程接送負責人，包括機場至酒店、酒店接送至分行（或會場）、分行（或會場）送回至酒店、酒店至機場等安排,,,

,住宿,酒店入住及退房,協(xié)助辦理checkin，詢問酒店是否包括早餐，通知前臺設定叫醒服務，短信通知用餐時間及地點；確定最遲退房時點，協(xié)助辦理checkout，提醒是否遺漏物品，幫助提送行李,,,

,餐飲,用餐,提前到達用餐地點，檢查是否已點菜及準備酒水，用餐結束前通知接送人員提前備好車輛，提前結賬買單,,,

會議當天工作,設備,設備就緒,檢查會議使用電腦、投影設備、音響設備、網(wǎng)線等是否就緒,,,

,會場,檢查會場情況,桌椅擺放；文具及資料擺放；橫幅懸掛；歡迎牌、指引牌、座位牌、茶水、禮品是否到位,,,

,會議指引,會議地點指引,指引與會人員到會議地點參加會議,,,

,茶水,茶水供給到位,接待人員負責現(xiàn)場倒茶,,,

,攝影,攝影把關,與分行專業(yè)攝影人員溝通場景拍攝，照片效果把關,,,

,,現(xiàn)場抓拍,用自備數(shù)碼相機抓拍會場情況,,,

,會議記錄,會議記錄,錄音筆錄音，人員現(xiàn)場記錄,,,

,麥克風,麥克風傳遞,若臺下代表需發(fā)言，明確麥克風傳遞負責人,,,

,會場收拾,清潔整理會場,恢復會場衛(wèi)生、設備設施維護、是否有物品遺漏,,,

會議后期工作,宣傳報道,宣傳資料準備,稿件撰寫及照片整理,,,

,,宣傳報道發(fā)布,將稿件及照片發(fā)送至分行辦公室，進行宣傳報道,,,

,會議紀要,紀要整理,會議后盡早整理會議紀要,,,

,,郵件發(fā)布,經(jīng)領導審閱后通過郵件發(fā)布,,,

,后續(xù)工作跟進,會務費用結賬報銷,對會務期間發(fā)生的費用進行