局會議預約管理制度怎么寫

局會議預約管理制度怎么寫第一章總則

為確保局會議的有序、高效進行，提高決策質(zhì)量和執(zhí)行力度，制定本會議預約管理制度。本制度適用于局內(nèi)各類會議的預約、組織、召開及管理，旨在規(guī)范會議流程，明確責任分工，保障會議資源合理利用，加強會議紀要的跟蹤落實，提升會議效率。

一、會議目的

1.提出問題、分析問題、解決問題，為決策提供依據(jù)；

2.傳達上級指示，部署工作，推動工作落實；

3.交流經(jīng)驗，協(xié)調(diào)各方，提高團隊協(xié)作能力；

4.培訓員工，提升素質(zhì)，增強企業(yè)核心競爭力。

二、會議類型

1.定期會議：按照規(guī)定的時間、周期召開的會議，如周例會、月度總結會等；

2.臨時會議：根據(jù)工作需要臨時召開的會議，如專題研討會、緊急協(xié)調(diào)會等；

3.內(nèi)部會議：局內(nèi)部各部門、團隊之間召開的會議；

4.外部會議：與局外單位或個人召開的會議。

三、會議組織

1.會議的召開應由相關負責人提出申請，報請局長批準；

2.會議的組織工作由會議申請人負責，包括會議通知、會議資料準備、會場布置等；

3.會議主持人由會議申請人或局長指定，負責主持會議、引導討論、總結發(fā)言等；

4.會議記錄人由會議申請人指定，負責記錄會議內(nèi)容、整理會議紀要。

四、會議紀律

1.與會人員應按時參加會議，不得遲到、早退、無故缺席；

2.會議期間，與會人員應關閉手機或調(diào)至靜音狀態(tài)，保持會場秩序；

3.與會人員應遵守會議紀律，積極參與討論，不得交頭接耳、隨意離場；

4.會議內(nèi)容涉及敏感信息時，與會人員應遵守保密規(guī)定，不得泄露。

五、本制度的解釋權歸局辦公室所有，自發(fā)布之日起執(zhí)行。如有未盡事宜，可根據(jù)實際情況予以調(diào)整。各部門應嚴格遵守本制度，共同維護會議秩序，提高會議效果。

第二章會議流程

為確保會議的順利進行，提高會議效率，明確會議各環(huán)節(jié)的操作步驟，制定以下會議流程。

一、會議申請

1.會議申請人應根據(jù)工作需要，提前向局長提出會議申請，填寫《會議申請表》，明確會議主題、時間、地點、參會人員、議程等內(nèi)容；

2.局長審批會議申請，同意后，會議申請人負責組織會議；

3.會議申請人應在會議召開前至少3個工作日將會議通知發(fā)送至參會人員，確保參會人員提前做好準備。

二、會議準備

1.會議申請人負責安排會場，確保會場設施齊全，環(huán)境整潔；

2.準備會議資料，包括會議議程、相關文件、報告等，并于會前至少1個工作日送達參會人員；

3.會議主持人應提前熟悉會議議程，與會議記錄人、相關部門溝通，確保會議內(nèi)容充實、有序；

4.會議申請人負責通知相關部門做好會議服務保障工作，如會場布置、設備檢查等。

三、會議召開

1.會議主持人宣布會議開始，并介紹會議主題、議程；

2.各部門負責人或相關人員按照議程發(fā)言，匯報工作、提出建議等；

3.會議主持人引導參會人員進行討論，確保會議氛圍活躍、有序；

4.會議期間，會議記錄人應詳細記錄會議內(nèi)容，包括討論重點、決策結果等；

5.會議主持人根據(jù)議程安排，確保會議按計劃進行，并在規(guī)定時間內(nèi)結束。

四、會議紀要

1.會議結束后，會議記錄人應在2個工作日內(nèi)整理出會議紀要，明確會議成果、決策事項、責任人和完成時限；

2.會議紀要經(jīng)會議主持人審核后，發(fā)送至參會人員及相關部門；

3.與會人員應對會議紀要內(nèi)容進行確認，如有異議，應在收到會議紀要后1個工作日內(nèi)提出；

4.會議紀要確認無誤后，由會議主持人簽發(fā)，并作為工作依據(jù)。

五、會議后續(xù)

1.相關部門應根據(jù)會議紀要中確定的決策事項和責任人，制定具體實施方案，確保工作落實；

2.會議申請人應跟蹤會議決策的執(zhí)行情況，及時向局長匯報；

3.局長對會議決策的執(zhí)行情況進行督促，確保工作推進。

本章節(jié)詳細闡述了會議流程的各個環(huán)節(jié)，旨在規(guī)范操作，提高會議效率。各部門應嚴格按照會議流程執(zhí)行，共同推動會議目標的實現(xiàn)。

第三章會議紀要的跟蹤落實

為確保會議決策的有效執(zhí)行，強化責任落實，特制定會議紀要的跟蹤落實制度，具體內(nèi)容如下：

一、會議紀要的整理與發(fā)布

1.會議紀要應由會議記錄人根據(jù)會議內(nèi)容及時整理，準確記錄會議討論的重點、決策事項及責任人；

2.會議紀要應簡潔明了，條理清晰，便于理解和執(zhí)行；

3.會議紀要整理完成后，需經(jīng)會議主持人審核確認無誤后，及時發(fā)布給所有參會人員及相關部門；

4.會議紀要的發(fā)布應確保時效性，以便責任人迅速展開工作。

二、會議紀要的確認與反饋

1.收到會議紀要的相關部門和責任人應仔細閱讀，并在規(guī)定時間內(nèi)確認；

2.如對會議紀要內(nèi)容有異議或疑問，應在規(guī)定時間內(nèi)提出，由會議記錄人負責解釋或調(diào)整；

3.會議紀要的確認過程應留有書面記錄，以備后續(xù)跟蹤和查證。

三、會議決策的執(zhí)行與監(jiān)督

1.各責任部門應根據(jù)會議紀要中的決策事項制定具體的執(zhí)行計劃，明確時間表和責任人；

2.會議申請人或指定專人負責對會議決策的執(zhí)行情況進行定期檢查和督促；

3.對于執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題和困難，責任人應及時上報，尋求解決方案，確保決策的順利實施。

四、會議決策的匯報與評估

1.定期召開會議，對會議決策的執(zhí)行情況進行匯報，總結經(jīng)驗教訓，提出改進措施；

2.局長或相關部門負責人應定期評估會議決策的執(zhí)行效果，對責任人的工作績效進行評價；

3.根據(jù)會議決策執(zhí)行情況和評估結果，對相關工作進行調(diào)整和優(yōu)化，以提高決策質(zhì)量和執(zhí)行效率。

五、跟蹤落實的記錄與歸檔

1.會議紀要的跟蹤落實情況應形成書面記錄，由會議申請人負責歸檔保存；

2.跟蹤落實記錄應包括執(zhí)行過程、遇到的問題、解決方案、執(zhí)行結果等；

3.定期對會議紀要的跟蹤落實情況進行匯總分析，為未來會議的召開和決策提供參考。

第四章會議室管理規(guī)定

為提高會議室使用效率，保障會議的順利進行，特制定以下會議室管理規(guī)定：

一、會議室預訂

1.會議室預訂采用預約制度，各部門或個人需提前向行政管理部提交《會議室預約申請表》，明確會議時間、參會人數(shù)、所需設備等；

2.行政管理部根據(jù)預訂申請統(tǒng)籌安排會議室，并在會議前做好相應準備工作；

3.會議室預訂應遵循先到先得原則，緊急或重要會議可優(yōu)先安排。

二、會議室使用

1.會議召開前，預訂人應提前到達會議室，檢查設施設備是否齊全、正常運行；

2.會議期間，參會人員應保持會議室整潔，愛護設施設備，不得隨意搬動或損壞；

3.會議室使用完畢后，預訂人負責監(jiān)督清理現(xiàn)場，確保會議室恢復原狀，并關閉電源、水源等設施。

三、會議室設施設備管理

1.行政管理部負責定期檢查會議室設施設備，確保其處于良好狀態(tài)；

2.如發(fā)現(xiàn)設施設備損壞，應及時報修，并做好維修記錄；

3.會議室應配置必要的會議設備，如投影儀、音響、白板等，并提供充足的文具；

4.會議室內(nèi)的設備使用說明書應統(tǒng)一放置，方便用戶查閱。

四、會議室安全保障

1.會議室使用期間，預訂人應確保參會人員的人身安全，遵守消防安全規(guī)定；

2.會議室應定期進行安全檢查，排除安全隱患；

3.遇緊急情況，如火災、地震等，應按照應急預案有序疏散人員。

五、會議室衛(wèi)生與環(huán)保

1.行政管理部負責安排會議室的日常清潔工作，確保衛(wèi)生狀況良好；

2.會議期間產(chǎn)生的廢棄物應按照垃圾分類規(guī)定進行處理；

3.提倡綠色環(huán)保，減少一次性用品的使用，鼓勵使用可重復利用的會議材料。

本章節(jié)對會議室的管理進行了詳細規(guī)定，旨在提高會議室的使用效率，為各類會議提供良好的環(huán)境。各部門應嚴格遵守會議室管理規(guī)定，共同維護會議室的秩序與設施。

第五章附則

為確保本會議管理制度的有效實施