局會(huì)議預(yù)約管理制度怎么寫

局會(huì)議預(yù)約管理制度怎么寫第一章總則

為確保局會(huì)議的有序、高效進(jìn)行，提高決策質(zhì)量和執(zhí)行力度，制定本會(huì)議預(yù)約管理制度。本制度適用于局內(nèi)各類會(huì)議的預(yù)約、組織、召開及管理，旨在規(guī)范會(huì)議流程，明確責(zé)任分工，保障會(huì)議資源合理利用，加強(qiáng)會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)，提升會(huì)議效率。

一、會(huì)議目的

1.提出問題、分析問題、解決問題，為決策提供依據(jù)；

2.傳達(dá)上級(jí)指示，部署工作，推動(dòng)工作落實(shí)；

3.交流經(jīng)驗(yàn)，協(xié)調(diào)各方，提高團(tuán)隊(duì)協(xié)作能力；

4.培訓(xùn)員工，提升素質(zhì)，增強(qiáng)企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力。

二、會(huì)議類型

1.定期會(huì)議：按照規(guī)定的時(shí)間、周期召開的會(huì)議，如周例會(huì)、月度總結(jié)會(huì)等；

2.臨時(shí)會(huì)議：根據(jù)工作需要臨時(shí)召開的會(huì)議，如專題研討會(huì)、緊急協(xié)調(diào)會(huì)等；

3.內(nèi)部會(huì)議：局內(nèi)部各部門、團(tuán)隊(duì)之間召開的會(huì)議；

4.外部會(huì)議：與局外單位或個(gè)人召開的會(huì)議。

三、會(huì)議組織

1.會(huì)議的召開應(yīng)由相關(guān)負(fù)責(zé)人提出申請(qǐng)，報(bào)請(qǐng)局長(zhǎng)批準(zhǔn)；

2.會(huì)議的組織工作由會(huì)議申請(qǐng)人負(fù)責(zé)，包括會(huì)議通知、會(huì)議資料準(zhǔn)備、會(huì)場(chǎng)布置等；

3.會(huì)議主持人由會(huì)議申請(qǐng)人或局長(zhǎng)指定，負(fù)責(zé)主持會(huì)議、引導(dǎo)討論、總結(jié)發(fā)言等；

4.會(huì)議記錄人由會(huì)議申請(qǐng)人指定，負(fù)責(zé)記錄會(huì)議內(nèi)容、整理會(huì)議紀(jì)要。

四、會(huì)議紀(jì)律

1.與會(huì)人員應(yīng)按時(shí)參加會(huì)議，不得遲到、早退、無(wú)故缺席；

2.會(huì)議期間，與會(huì)人員應(yīng)關(guān)閉手機(jī)或調(diào)至靜音狀態(tài)，保持會(huì)場(chǎng)秩序；

3.與會(huì)人員應(yīng)遵守會(huì)議紀(jì)律，積極參與討論，不得交頭接耳、隨意離場(chǎng)；

4.會(huì)議內(nèi)容涉及敏感信息時(shí)，與會(huì)人員應(yīng)遵守保密規(guī)定，不得泄露。

五、本制度的解釋權(quán)歸局辦公室所有，自發(fā)布之日起執(zhí)行。如有未盡事宜，可根據(jù)實(shí)際情況予以調(diào)整。各部門應(yīng)嚴(yán)格遵守本制度，共同維護(hù)會(huì)議秩序，提高會(huì)議效果。

第二章會(huì)議流程

為確保會(huì)議的順利進(jìn)行，提高會(huì)議效率，明確會(huì)議各環(huán)節(jié)的操作步驟，制定以下會(huì)議流程。

一、會(huì)議申請(qǐng)

1.會(huì)議申請(qǐng)人應(yīng)根據(jù)工作需要，提前向局長(zhǎng)提出會(huì)議申請(qǐng)，填寫《會(huì)議申請(qǐng)表》，明確會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、議程等內(nèi)容；

2.局長(zhǎng)審批會(huì)議申請(qǐng)，同意后，會(huì)議申請(qǐng)人負(fù)責(zé)組織會(huì)議；

3.會(huì)議申請(qǐng)人應(yīng)在會(huì)議召開前至少3個(gè)工作日將會(huì)議通知發(fā)送至參會(huì)人員，確保參會(huì)人員提前做好準(zhǔn)備。

二、會(huì)議準(zhǔn)備

1.會(huì)議申請(qǐng)人負(fù)責(zé)安排會(huì)場(chǎng)，確保會(huì)場(chǎng)設(shè)施齊全，環(huán)境整潔；

2.準(zhǔn)備會(huì)議資料，包括會(huì)議議程、相關(guān)文件、報(bào)告等，并于會(huì)前至少1個(gè)工作日送達(dá)參會(huì)人員；

3.會(huì)議主持人應(yīng)提前熟悉會(huì)議議程，與會(huì)議記錄人、相關(guān)部門溝通，確保會(huì)議內(nèi)容充實(shí)、有序；

4.會(huì)議申請(qǐng)人負(fù)責(zé)通知相關(guān)部門做好會(huì)議服務(wù)保障工作，如會(huì)場(chǎng)布置、設(shè)備檢查等。

三、會(huì)議召開

1.會(huì)議主持人宣布會(huì)議開始，并介紹會(huì)議主題、議程；

2.各部門負(fù)責(zé)人或相關(guān)人員按照議程發(fā)言，匯報(bào)工作、提出建議等；

3.會(huì)議主持人引導(dǎo)參會(huì)人員進(jìn)行討論，確保會(huì)議氛圍活躍、有序；

4.會(huì)議期間，會(huì)議記錄人應(yīng)詳細(xì)記錄會(huì)議內(nèi)容，包括討論重點(diǎn)、決策結(jié)果等；

5.會(huì)議主持人根據(jù)議程安排，確保會(huì)議按計(jì)劃進(jìn)行，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)結(jié)束。

四、會(huì)議紀(jì)要

1.會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議記錄人應(yīng)在2個(gè)工作日內(nèi)整理出會(huì)議紀(jì)要，明確會(huì)議成果、決策事項(xiàng)、責(zé)任人和完成時(shí)限；

2.會(huì)議紀(jì)要經(jīng)會(huì)議主持人審核后，發(fā)送至參會(huì)人員及相關(guān)部門；

3.與會(huì)人員應(yīng)對(duì)會(huì)議紀(jì)要內(nèi)容進(jìn)行確認(rèn)，如有異議，應(yīng)在收到會(huì)議紀(jì)要后1個(gè)工作日內(nèi)提出；

4.會(huì)議紀(jì)要確認(rèn)無(wú)誤后，由會(huì)議主持人簽發(fā)，并作為工作依據(jù)。

五、會(huì)議后續(xù)

1.相關(guān)部門應(yīng)根據(jù)會(huì)議紀(jì)要中確定的決策事項(xiàng)和責(zé)任人，制定具體實(shí)施方案，確保工作落實(shí)；

2.會(huì)議申請(qǐng)人應(yīng)跟蹤會(huì)議決策的執(zhí)行情況，及時(shí)向局長(zhǎng)匯報(bào)；

3.局長(zhǎng)對(duì)會(huì)議決策的執(zhí)行情況進(jìn)行督促，確保工作推進(jìn)。

本章節(jié)詳細(xì)闡述了會(huì)議流程的各個(gè)環(huán)節(jié)，旨在規(guī)范操作，提高會(huì)議效率。各部門應(yīng)嚴(yán)格按照會(huì)議流程執(zhí)行，共同推動(dòng)會(huì)議目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

第三章會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

為確保會(huì)議決策的有效執(zhí)行，強(qiáng)化責(zé)任落實(shí)，特制定會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)制度，具體內(nèi)容如下：

一、會(huì)議紀(jì)要的整理與發(fā)布

1.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)由會(huì)議記錄人根據(jù)會(huì)議內(nèi)容及時(shí)整理，準(zhǔn)確記錄會(huì)議討論的重點(diǎn)、決策事項(xiàng)及責(zé)任人；

2.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)簡(jiǎn)潔明了，條理清晰，便于理解和執(zhí)行；

3.會(huì)議紀(jì)要整理完成后，需經(jīng)會(huì)議主持人審核確認(rèn)無(wú)誤后，及時(shí)發(fā)布給所有參會(huì)人員及相關(guān)部門；

4.會(huì)議紀(jì)要的發(fā)布應(yīng)確保時(shí)效性，以便責(zé)任人迅速展開工作。

二、會(huì)議紀(jì)要的確認(rèn)與反饋

1.收到會(huì)議紀(jì)要的相關(guān)部門和責(zé)任人應(yīng)仔細(xì)閱讀，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)確認(rèn)；

2.如對(duì)會(huì)議紀(jì)要內(nèi)容有異議或疑問，應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)提出，由會(huì)議記錄人負(fù)責(zé)解釋或調(diào)整；

3.會(huì)議紀(jì)要的確認(rèn)過程應(yīng)留有書面記錄，以備后續(xù)跟蹤和查證。

三、會(huì)議決策的執(zhí)行與監(jiān)督

1.各責(zé)任部門應(yīng)根據(jù)會(huì)議紀(jì)要中的決策事項(xiàng)制定具體的執(zhí)行計(jì)劃，明確時(shí)間表和責(zé)任人；

2.會(huì)議申請(qǐng)人或指定專人負(fù)責(zé)對(duì)會(huì)議決策的執(zhí)行情況進(jìn)行定期檢查和督促；

3.對(duì)于執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題和困難，責(zé)任人應(yīng)及時(shí)上報(bào)，尋求解決方案，確保決策的順利實(shí)施。

四、會(huì)議決策的匯報(bào)與評(píng)估

1.定期召開會(huì)議，對(duì)會(huì)議決策的執(zhí)行情況進(jìn)行匯報(bào)，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，提出改進(jìn)措施；

2.局長(zhǎng)或相關(guān)部門負(fù)責(zé)人應(yīng)定期評(píng)估會(huì)議決策的執(zhí)行效果，對(duì)責(zé)任人的工作績(jī)效進(jìn)行評(píng)價(jià)；

3.根據(jù)會(huì)議決策執(zhí)行情況和評(píng)估結(jié)果，對(duì)相關(guān)工作進(jìn)行調(diào)整和優(yōu)化，以提高決策質(zhì)量和執(zhí)行效率。

五、跟蹤落實(shí)的記錄與歸檔

1.會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)情況應(yīng)形成書面記錄，由會(huì)議申請(qǐng)人負(fù)責(zé)歸檔保存；

2.跟蹤落實(shí)記錄應(yīng)包括執(zhí)行過程、遇到的問題、解決方案、執(zhí)行結(jié)果等；

3.定期對(duì)會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)情況進(jìn)行匯總分析，為未來(lái)會(huì)議的召開和決策提供參考。

第四章會(huì)議室管理規(guī)定

為提高會(huì)議室使用效率，保障會(huì)議的順利進(jìn)行，特制定以下會(huì)議室管理規(guī)定：

一、會(huì)議室預(yù)訂

1.會(huì)議室預(yù)訂采用預(yù)約制度，各部門或個(gè)人需提前向行政管理部提交《會(huì)議室預(yù)約申請(qǐng)表》，明確會(huì)議時(shí)間、參會(huì)人數(shù)、所需設(shè)備等；

2.行政管理部根據(jù)預(yù)訂申請(qǐng)統(tǒng)籌安排會(huì)議室，并在會(huì)議前做好相應(yīng)準(zhǔn)備工作；

3.會(huì)議室預(yù)訂應(yīng)遵循先到先得原則，緊急或重要會(huì)議可優(yōu)先安排。

二、會(huì)議室使用

1.會(huì)議召開前，預(yù)訂人應(yīng)提前到達(dá)會(huì)議室，檢查設(shè)施設(shè)備是否齊全、正常運(yùn)行；

2.會(huì)議期間，參會(huì)人員應(yīng)保持會(huì)議室整潔，愛護(hù)設(shè)施設(shè)備，不得隨意搬動(dòng)或損壞；

3.會(huì)議室使用完畢后，預(yù)訂人負(fù)責(zé)監(jiān)督清理現(xiàn)場(chǎng)，確保會(huì)議室恢復(fù)原狀，并關(guān)閉電源、水源等設(shè)施。

三、會(huì)議室設(shè)施設(shè)備管理

1.行政管理部負(fù)責(zé)定期檢查會(huì)議室設(shè)施設(shè)備，確保其處于良好狀態(tài)；

2.如發(fā)現(xiàn)設(shè)施設(shè)備損壞，應(yīng)及時(shí)報(bào)修，并做好維修記錄；

3.會(huì)議室應(yīng)配置必要的會(huì)議設(shè)備，如投影儀、音響、白板等，并提供充足的文具；

4.會(huì)議室內(nèi)的設(shè)備使用說(shuō)明書應(yīng)統(tǒng)一放置，方便用戶查閱。

四、會(huì)議室安全保障

1.會(huì)議室使用期間，預(yù)訂人應(yīng)確保參會(huì)人員的人身安全，遵守消防安全規(guī)定；

2.會(huì)議室應(yīng)定期進(jìn)行安全檢查，排除安全隱患；

3.遇緊急情況，如火災(zāi)、地震等，應(yīng)按照應(yīng)急預(yù)案有序疏散人員。

五、會(huì)議室衛(wèi)生與環(huán)保

1.行政管理部負(fù)責(zé)安排會(huì)議室的日常清潔工作，確保衛(wèi)生狀況良好；

2.會(huì)議期間產(chǎn)生的廢棄物應(yīng)按照垃圾分類規(guī)定進(jìn)行處理；

3.提倡綠色環(huán)保，減少一次性用品的使用，鼓勵(lì)使用可重復(fù)利用的會(huì)議材料。

本章節(jié)對(duì)會(huì)議室的管理進(jìn)行了詳細(xì)規(guī)定，旨在提高會(huì)議室的使用效率，為各類會(huì)議提供良好的環(huán)境。各部門應(yīng)嚴(yán)格遵守會(huì)議室管理規(guī)定，共同維護(hù)會(huì)議室的秩序與設(shè)施。

第五章附則

為確保本會(huì)議管理制度的有效實(shí)施