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文檔簡(jiǎn)介
黨校會(huì)議室管理制度”
黨校會(huì)議室管理制度
第一章總則
第一條目的與依據(jù):為確保黨校會(huì)議室的高效利用與管理,提高會(huì)議質(zhì)量,根據(jù)《機(jī)關(guān)事務(wù)管理?xiàng)l例》及黨校相關(guān)管理規(guī)定,特制定本制度。
第二條適用范圍:本制度適用于黨校內(nèi)所有會(huì)議室的預(yù)約、使用、管理及維護(hù)。
第三條基本原則:
-統(tǒng)一管理:黨校會(huì)議室實(shí)行統(tǒng)一管理與調(diào)度,確保資源合理分配,提高使用效率。
-預(yù)約使用:會(huì)議室使用采取預(yù)約制度,按照“先預(yù)約、先使用”的原則進(jìn)行安排。
-高效利用:鼓勵(lì)精簡(jiǎn)、高效的會(huì)議形式,減少無(wú)效與冗長(zhǎng)的會(huì)議。
第四條責(zé)任主體:
-管理部門:黨校辦公室為會(huì)議室管理的責(zé)任部門,負(fù)責(zé)日常管理與維護(hù)工作。
-使用單位:各使用單位應(yīng)遵守本制度,合理使用會(huì)議室資源,確保會(huì)議的順利進(jìn)行。
第五條制度修訂:本制度根據(jù)實(shí)際情況適時(shí)修訂,以適應(yīng)黨校會(huì)議室管理工作的需要。
第二章會(huì)議流程
第六條會(huì)議預(yù)約:
-會(huì)議組織者應(yīng)至少提前三個(gè)工作日向黨校辦公室提交會(huì)議室預(yù)約申請(qǐng),填寫《會(huì)議室預(yù)約申請(qǐng)表》,明確會(huì)議時(shí)間、預(yù)計(jì)參會(huì)人數(shù)、會(huì)議主題及所需設(shè)備等。
-黨校辦公室收到申請(qǐng)后,根據(jù)會(huì)議室使用情況在兩個(gè)工作日內(nèi)回復(fù)預(yù)約結(jié)果。
-特殊情況下,會(huì)議組織者可向黨校辦公室申請(qǐng)加急處理。
第七條會(huì)議準(zhǔn)備:
-會(huì)議組織者應(yīng)根據(jù)會(huì)議性質(zhì)和內(nèi)容,提前準(zhǔn)備會(huì)議資料,并在會(huì)議開始前至少30分鐘到達(dá)會(huì)議室進(jìn)行布置。
-若需使用多媒體設(shè)備,會(huì)議組織者應(yīng)提前與技術(shù)人員聯(lián)系,確保設(shè)備正常運(yùn)行。
-會(huì)議組織者應(yīng)確保會(huì)議室整潔,座位牌、水杯等擺放整齊。
第八條會(huì)議簽到:
-參會(huì)人員應(yīng)在會(huì)議開始前15分鐘到達(dá)會(huì)議室進(jìn)行簽到,會(huì)議組織者負(fù)責(zé)記錄參會(huì)人員出勤情況。
-未能按時(shí)簽到的人員,會(huì)議組織者應(yīng)記錄原因,并根據(jù)實(shí)際情況決定是否通知其盡快參加會(huì)議。
第九條會(huì)議議程:
-會(huì)議應(yīng)嚴(yán)格按照預(yù)定議程進(jìn)行,主持人負(fù)責(zé)掌握會(huì)議進(jìn)度,確保會(huì)議內(nèi)容全面、深入討論。
-會(huì)議期間,主持人應(yīng)引導(dǎo)參會(huì)人員遵守會(huì)議紀(jì)律,保持會(huì)場(chǎng)秩序。
第十條會(huì)議記錄:
-會(huì)議組織者應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)會(huì)議記錄,記錄會(huì)議討論要點(diǎn)、結(jié)論、待辦事項(xiàng)等內(nèi)容。
-會(huì)議記錄應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后及時(shí)整理,并于24小時(shí)內(nèi)將會(huì)議紀(jì)要發(fā)送給參會(huì)人員。
第十一條會(huì)議結(jié)束:
-會(huì)議結(jié)束后,會(huì)議組織者應(yīng)負(fù)責(zé)組織參會(huì)人員迅速離場(chǎng),確保會(huì)議室整潔。
-會(huì)議組織者應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后48小時(shí)內(nèi),向黨校辦公室提交會(huì)議評(píng)估表,對(duì)會(huì)議質(zhì)量、會(huì)議室設(shè)施等進(jìn)行評(píng)價(jià)。
第十二條特殊會(huì)議流程:
-對(duì)于緊急召開的大型會(huì)議或重要會(huì)議,會(huì)議組織者應(yīng)按照實(shí)際情況調(diào)整會(huì)議預(yù)約、準(zhǔn)備等流程,并報(bào)請(qǐng)黨校辦公室批準(zhǔn)。
-特殊情況下,黨校辦公室可根據(jù)實(shí)際情況調(diào)整會(huì)議流程,確保會(huì)議的順利進(jìn)行。
第三章會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)
第十三條會(huì)議紀(jì)要的編制與分發(fā):
-會(huì)議紀(jì)要應(yīng)由專人負(fù)責(zé)編制,內(nèi)容應(yīng)包括會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、討論的主要議題、形成的決議、待辦事項(xiàng)及負(fù)責(zé)人等。
-會(huì)議紀(jì)要應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后24小時(shí)內(nèi)完成初稿,并由會(huì)議組織者審核確認(rèn)。
-審核通過(guò)的會(huì)議紀(jì)要應(yīng)在48小時(shí)內(nèi)分發(fā)給所有參會(huì)人員及相關(guān)執(zhí)行部門。
第十四條待辦事項(xiàng)的責(zé)任分配與跟蹤:
-會(huì)議紀(jì)要中明確的待辦事項(xiàng)應(yīng)明確責(zé)任人和完成時(shí)限。
-責(zé)任部門或責(zé)任人應(yīng)在接到會(huì)議紀(jì)要后立即開始執(zhí)行待辦事項(xiàng),并定期向會(huì)議組織者匯報(bào)進(jìn)展情況。
-會(huì)議組織者應(yīng)建立跟蹤機(jī)制,定期檢查待辦事項(xiàng)的完成情況,并在后續(xù)會(huì)議中通報(bào)進(jìn)展。
第十五條會(huì)議紀(jì)要的執(zhí)行監(jiān)督:
-黨校辦公室應(yīng)對(duì)會(huì)議紀(jì)要的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督,確保各項(xiàng)決議和待辦事項(xiàng)得到有效落實(shí)。
-對(duì)于執(zhí)行過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題,責(zé)任部門應(yīng)及時(shí)反饋給黨校辦公室,共同尋求解決方案。
-對(duì)于未按期完成的待辦事項(xiàng),黨校辦公室應(yīng)查明原因,并提出改進(jìn)措施。
第十六條會(huì)議紀(jì)要的歸檔與查閱:
-會(huì)議紀(jì)要應(yīng)作為正式文件歸檔,保存期限按照黨校檔案管理規(guī)定執(zhí)行。
-會(huì)議紀(jì)要的電子版應(yīng)在黨校內(nèi)網(wǎng)或指定的信息平臺(tái)上公布,以便相關(guān)人員查閱。
-查閱會(huì)議紀(jì)要應(yīng)遵循保密原則,未經(jīng)允許不得泄露會(huì)議內(nèi)容。
第十七條會(huì)議紀(jì)要的更新與反饋:
-若會(huì)議紀(jì)要中的信息發(fā)生變化,如待辦事項(xiàng)完成情況、決議內(nèi)容的調(diào)整等,會(huì)議組織者應(yīng)及時(shí)更新會(huì)議紀(jì)要,并重新分發(fā)。
-任何關(guān)于會(huì)議紀(jì)要的疑問(wèn)或建議,均可以向會(huì)議組織者或黨校辦公室反饋,以確保會(huì)議紀(jì)要的準(zhǔn)確性和實(shí)用性。
第四章會(huì)議室管理規(guī)定
第十八條會(huì)議室使用規(guī)定:
-會(huì)議室使用應(yīng)嚴(yán)格按照預(yù)約時(shí)間進(jìn)行,不得提前占用或延遲使用。
-使用會(huì)議室時(shí),應(yīng)愛護(hù)公物,保持室內(nèi)整潔,嚴(yán)禁吸煙、飲食或其他影響會(huì)議室衛(wèi)生和設(shè)施的行為。
-若需調(diào)整預(yù)約時(shí)間或取消會(huì)議,會(huì)議組織者應(yīng)至少提前一個(gè)工作日通知黨校辦公室。
第十九條會(huì)議室設(shè)施管理:
-會(huì)議室內(nèi)的設(shè)施設(shè)備,如音響、投影儀、電腦等,由黨校辦公室負(fù)責(zé)維護(hù)管理。
-使用會(huì)議室時(shí),若需操作設(shè)施設(shè)備,應(yīng)由經(jīng)過(guò)培訓(xùn)的專業(yè)人員執(zhí)行,嚴(yán)禁未經(jīng)授權(quán)的人員隨意操作。
-如發(fā)現(xiàn)設(shè)施設(shè)備損壞或故障,應(yīng)立即報(bào)告給黨校辦公室,由辦公室負(fù)責(zé)聯(lián)系維修。
第二十條會(huì)議室安全與保密:
-會(huì)議室使用期間,應(yīng)確保門窗關(guān)閉,重要會(huì)議應(yīng)采取保密措施,防止會(huì)議內(nèi)容泄露。
-會(huì)議室內(nèi)不得存放涉密文件和資料,會(huì)議結(jié)束后,應(yīng)將所有文件和資料帶走。
-會(huì)議室鑰匙由黨校辦公室統(tǒng)一管理,借用鑰匙需登記并按時(shí)歸還。
第二十一條會(huì)議室清潔與維護(hù):
-會(huì)議室的日常清潔工作由黨校辦公室負(fù)責(zé),確保會(huì)議室的衛(wèi)生狀況。
-會(huì)議結(jié)束后,會(huì)議組織者應(yīng)負(fù)責(zé)檢查會(huì)議室,確保無(wú)遺留物品,并通知清潔人員進(jìn)行清理。
-定期對(duì)會(huì)議室進(jìn)行維護(hù)保養(yǎng),確保設(shè)施設(shè)備正常運(yùn)行,提高使用壽命。
第二十二條違規(guī)處理:
-對(duì)違反會(huì)議室管理規(guī)定的單位和個(gè)人,黨校辦公室有權(quán)進(jìn)行制止,并視情節(jié)輕重給予通報(bào)批評(píng)或其他紀(jì)律處分。
-因個(gè)人原因造成會(huì)議室設(shè)施損壞的,責(zé)任人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。
-對(duì)于嚴(yán)重違反規(guī)定,影響黨校正常工作秩序的,將按照相關(guān)規(guī)定追究責(zé)
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