公司采購管理手冊2

商品部管理手冊

目的

為加強公司商品選購管理，規(guī)范選購工作，保障經(jīng)營活動的正常持續(xù)

供應(yīng)，加速資金周轉(zhuǎn)，降低選購成本，特制定此手冊。

適用范圍

本手冊適用于公司經(jīng)營所需各種材料、設(shè)備及公司辦公用品、勞保用品的選

購（以下除非特別說明，以上所列物資統(tǒng)稱為選購物品），以及需通過協(xié)作廠商

完成的各種成品、半成品、材料的加工。除非特別說明，選購物品與外協(xié)加工

產(chǎn)品統(tǒng)稱為選購物品。

手冊適用人員：商品部、營運部、門店、中心廚房、財務(wù)部、綜合辦、督查等涉及

公司選購業(yè)務(wù)的全部員工。

手冊管理方法

由商品部負(fù).責(zé)組織每年一次的手冊修訂工作.并由商品部簽訂發(fā)行。商品部擁有對

手冊的說明權(quán)。

由綜合辦負(fù)費手冊的發(fā)放、更換和回收管理工作，并制作手冊領(lǐng)用記錄。

保密要求

留意作好手冊保密工作。應(yīng)按適用范圍發(fā)放，商品部、中心廚房、財務(wù)部、綜合辦、

督查、店經(jīng)理可領(lǐng)用完整手冊，其他人員只領(lǐng)用與其相關(guān)作業(yè)的部分。應(yīng)與領(lǐng)用者簽訂

保密協(xié)議。

商品選購組織

公司商品選購管理實行集中統(tǒng)一選購，除單店的零星選購?fù)?，任何部門

和人員不得單獨進行選購。

各部門主要職責(zé)：（需依據(jù)重新確定的組織結(jié)構(gòu)調(diào)整）

（-）需求單位：負(fù)責(zé)依據(jù)經(jīng)營需求填寫需求支配或選購申清和

相應(yīng)的價格建議；參加供應(yīng)商的甄選；負(fù)責(zé)質(zhì)量不合格選購物品及

外協(xié)產(chǎn)品的評審并提出處理方案，負(fù)責(zé)將選購物品及外協(xié)產(chǎn)品在運用

過程中發(fā)生的其它問題及有關(guān)信息剛好反饋給商品部。

（二）營運部：負(fù)責(zé)依據(jù)各店的需求支配、庫存狀況等填寫物品選購

申請；負(fù)責(zé)選購物品及外協(xié)產(chǎn)品的驗收、存儲與發(fā)放；負(fù)責(zé)對選購

物品及外協(xié)產(chǎn)品的質(zhì)量檢測，負(fù)責(zé)對供應(yīng)商生產(chǎn)工藝和產(chǎn)品質(zhì)量的評估

以及對供應(yīng)商質(zhì)量保證體系的考核，參加選購物品及外協(xié)產(chǎn)品運用過

程的質(zhì)量監(jiān)督和質(zhì)量問題的處理；參加對供應(yīng)商的甄選；參加對選購

價格的審核。

（三）商品部：負(fù)責(zé)制定選購支配及選購活動的詳細實施；對所選

購物品及外協(xié)產(chǎn)品的市場行情、供應(yīng)商狀況進行跟蹤調(diào)查，建立選

購物品及外協(xié)產(chǎn)品價格信息庫；建立選購物品及外協(xié)產(chǎn)品的質(zhì)量

記錄；負(fù)責(zé)對供應(yīng)商的管理.；負(fù)責(zé)選購物品及外協(xié)產(chǎn)品的交貨與協(xié)

調(diào)；負(fù)責(zé)選購物品及外協(xié)產(chǎn)品質(zhì)量問題的解決、退貨與索賠；負(fù)責(zé)選購

款項的結(jié)算支付。

（四）督查：負(fù)責(zé)對選購全過程的監(jiān)督審察，包括對選購支

配、簽訂選購合同、質(zhì)量驗收和結(jié)帳付款等選購過程每一環(huán)節(jié)的監(jiān)

控。

（五）財務(wù)部：負(fù)責(zé)對選購支配及選購預(yù)算的審核；選購物品

及外協(xié)產(chǎn)品付款憑證的審核。

選購支配

第一條選購支配制訂的依據(jù)

選購支配應(yīng)依據(jù)經(jīng)營支配、由營運部匯總的各店日常經(jīng)營需求支配、各部

門的選購申請、年度預(yù)算、庫存狀況、公司資金供應(yīng)狀況等確定，對經(jīng)營急需

物品，應(yīng)優(yōu)先考慮。

第二條選購支配種類

依據(jù)選購物品的不同應(yīng)分別制訂年度選購支配、月度選購支配及

日選購支配。

（一）年度選購支配依據(jù)公司年度經(jīng)營支配，在對市場信息和需求信

息進行充分的分析和收集的基礎(chǔ)上，并依據(jù)往年歷史數(shù)據(jù)對比預(yù)料制訂，該支配

也是制訂年度財務(wù)預(yù)算的主要依據(jù)之一。

（二）月度選購支配是在對年度選購支配進行分解基礎(chǔ)上，依據(jù)上

月實際選購狀況、庫存狀況、下月度需求預(yù)料、市場行情制訂當(dāng)月的選購

支配，該支配也是制訂月度資金支配的主要依據(jù)之一。

（三）日選購支配是在對月度選購支配進行分解基礎(chǔ)上，依據(jù)店管

部對各單店每日經(jīng)營所需物品的匯總審核后制訂。

第三條各店日常經(jīng)營需求支配

各店依據(jù)每天的經(jīng)營狀況、物品日常消耗狀況、庫存狀況向店管部報送每天

的需求支配，主要包括每天的銷售主產(chǎn)品及各種配料、一次性消耗物品等。

第四條選購申請的提出及審批權(quán)限

選購申請應(yīng)注明物品的名稱、數(shù)量、需求日期、參考價格、用途、技術(shù)要

求、供應(yīng)廠商（參考）、交貨期、送貨方式等。各種物品的選購申請應(yīng)由以下各

部門提出：

（一）工程項目所需公司選購的材料、設(shè)備等，由項目負(fù)責(zé)人依據(jù)合同

及設(shè)計任務(wù)書所作的預(yù)算，結(jié)合工程進度編制材料、設(shè)備選購

清單（又稱“材料表”）作為選購申請；經(jīng)部門負(fù)責(zé)人或授

權(quán)人審核后，報開發(fā)副總審批；

（二）日常經(jīng)營所需的原材料、幫助材料、產(chǎn)成品（包括外協(xié)產(chǎn)品）、包

裝材料、低值易耗品等，由店管部依據(jù)經(jīng)營需求及加工要求提出

選購申請，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人或授權(quán)人審核后，報經(jīng)營副總審批；

（三）工具及配件、落皿、勞保用品、量檢具等由運用部門在月初提出

選購申請；經(jīng)部門負(fù)責(zé)人或授權(quán)人審核后，由公司主管領(lǐng)導(dǎo)審

批；

（四）經(jīng)營、辦公等須要的大件設(shè)備和工具（屬于固定資產(chǎn)投資類）由

運用部門在年初編制固定資產(chǎn)選購申請；由公司總經(jīng)理審批；

（五）一般辦公用品、勞保用品等由綜合辦依據(jù)運用部門需求統(tǒng)一提出

年度或月度選購申請，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人或授權(quán)人審核后，由總經(jīng)

理審批；

（六）庫房管理員可依據(jù)日常領(lǐng)料狀況知庫存狀況提出常備用料的選購

申請，由店管部經(jīng)理審批；

（七）探討開發(fā)所須要的原料、幫助材料、工具、器皿、設(shè)備等，由技

術(shù)中心依據(jù)需求時間提出月度或日選購申請，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人或授

權(quán)人審核后，報營運副總審批。

（A）以上各類物品如在年度預(yù)算外或超過年度預(yù)算，應(yīng)經(jīng)公司總經(jīng)理

審批。

（九）部門負(fù)責(zé)人/授權(quán)人審核本部門的選購申請時應(yīng)檢查請購單的

內(nèi)容是否精確、完整，若不完整或有錯誤則應(yīng)予以訂正。

（+）經(jīng)審批后的選購申請表由選購部審核匯總。審核內(nèi)容包括選

購申請各欄填寫是否清楚，是否符合項目合同內(nèi)容、是否在預(yù)算

范圍內(nèi)、是否有相關(guān)負(fù)責(zé)人的審批簽字、是否在審批范圍內(nèi)等。

第五條選購支配的管理

（一）選購支配由選購部依據(jù)經(jīng)審批后的選購申請制訂，日選購支配

由選購部經(jīng)理批準(zhǔn)執(zhí)行，月度選購支配報請營運副總批準(zhǔn)執(zhí)行，年度選購

支配需報請公司總經(jīng)理審批。

（-）選購支配應(yīng)同時報送財務(wù)部審核，以利于公司資金的支配。

（三）商品部經(jīng)理應(yīng)審查各部門的申請選購物品是否能由現(xiàn)有庫存滿足

或有無可替代的物品。只有現(xiàn)有庫存不能滿足的申請選購物品才能列入選購

支配中。

（四）對于在選購支配內(nèi)無法于需用日期辦妥的選購申請單，必需剛好通

知請購部門。

（五）物品需求單位對于申請選購物品若須要變更或撤銷時，必需立刻通知

選購部，剛好依據(jù)實際狀況更改選購支配。

（六）未列入選購支配內(nèi)的物品不能進行選購。如確屬急需物品，應(yīng)填寫緊

急選購申請表，由部門負(fù)責(zé)人審批后，由公司營運副總核準(zhǔn)后才能列入選購

范圍。

第六條選購作業(yè)的執(zhí)行

選購作業(yè)由商品部依據(jù)經(jīng)批準(zhǔn)的選購支配組織實施。選購應(yīng)依據(jù)

“擇優(yōu)、擇廉、擇近”的原則并嚴(yán)格依據(jù)選購支配按質(zhì)、按量、按時進行選購

O

第七條選購方式的選擇

選購人員應(yīng)依據(jù)選購物品及外協(xié)產(chǎn)品的不同，分別實行以下幾種方式

進行選購：定點供應(yīng)商長期議價選購、比價選購和招標(biāo)選購。

屬于定點供應(yīng)商供貨范圍內(nèi)的物品，不管價值多少，可以干脆從定點供應(yīng)商

處選購。不在定點供應(yīng)商供貨范圍內(nèi)的物品，需接受招標(biāo)選購或比價選購。

（一）定點供應(yīng)商長期供貨的物品范疇：

為有效降低選購成本，達到規(guī)模選購，并保證選購物品質(zhì)量的穩(wěn)定

性與標(biāo)準(zhǔn)，以下消耗較大且常用物品應(yīng)盡量接受定點供應(yīng)商長期議價供貨的方式:

令生鮮類：包括豬、牛、羊肉、雞、鴨、魚、海鮮、蛋、常用蔬菜等；

。干貨類：各種肉食、海鮮、木耳、廄菇等；

令糧油、各種調(diào)料等；

令飲料類；

。經(jīng)營加工用器材類、包裝用材料、其它消耗品；

令熟食、涼菜類托付對外加工產(chǎn)品。

（二）招標(biāo)選購的物品范疇：

1.一次選購金額超過以下金額的大宗材料與設(shè)備：

令進口材料和設(shè)備2x萬元；

令國產(chǎn)檢測儀表萬元；

令計算機、顯示器以及附件2x萬元；

。電子類產(chǎn)品萬元；

。常用工具、辦公用品、勞保用品、耗材等2x萬元。

2.工程裝修項目中需公司選購的材料、關(guān)鍵設(shè)備等；

3.一年內(nèi)可在同一供應(yīng)商處累計選購金額超過x萬元的某類物品。

（三）比價選購的物品范疇：

除定點供應(yīng)商供貨范圍內(nèi)以及符合招標(biāo)選購條件的物品外的選購，以

三家（包括三家）以上供應(yīng)商的報價加以比較，最終選擇性價比最優(yōu)者予以訂購。

第八條選購詢價的發(fā)出

商品部人員依據(jù)選購支配所列材料清單，參考選購物品及外協(xié)產(chǎn)品的市

場行情、公司相關(guān)人員的信息供應(yīng)、選購歷史記錄、廠商供應(yīng)的價格資料等各

種渠道的價格信息，對選購物品及外協(xié)產(chǎn)品的供應(yīng)商進行充分的詢價、議價。

（一）選購人員在詢價、議價過程中必需向供應(yīng)商供應(yīng)足夠的信息以使供應(yīng)商

能順當(dāng)報價，這些信息包括選購物品或外協(xié)產(chǎn)品的品名、質(zhì)量要求、數(shù)量、服

務(wù)、交貨期、交貨方式、地點、付款方法等因素。

（二）詢價方式應(yīng)接受書面詢價，要求供應(yīng)商供應(yīng)簽字或蓋章的報價單，如只能

接受電話詢價方式，應(yīng)獲得選購部經(jīng)理批準(zhǔn)。

（三）選購人員應(yīng)要求供應(yīng)商在接到詢價資料后至少7天內(nèi)以書信、電子郵件

或傳真形式反饋其報價意向（若供應(yīng)商拒絕報價，則應(yīng)將詢價資料退還給公司），

若詢價資料寄出后供應(yīng)商沒有任何答復(fù)，選購人員應(yīng)打電話或電子郵件與供應(yīng)

商聯(lián)系，問清狀況（如收到詢價資料與否？）。

（四）在詢價過程中供應(yīng)商如要求對選購物品及外協(xié)產(chǎn)品內(nèi)容、技術(shù)要求、規(guī)

范等作進一步澄清，選購員應(yīng)當(dāng)協(xié)調(diào)相關(guān)人員盡快作出答復(fù)，以使供應(yīng)商有條

件作出適當(dāng)報價。

（五）同類、同規(guī)格產(chǎn)品的詢價應(yīng)有三家以上供應(yīng)商的價格資料，同時應(yīng)建立選

購詢價比價臺帳。臺帳內(nèi)容要包括：物品名稱、型號、規(guī)格、主要技術(shù)參數(shù)、

分承包方的單位名稱、企業(yè)性質(zhì)、質(zhì)量保證體系、價格和運雜費用，并有綜合分

析說明和比價依據(jù)。

第九條詢價資料的整理

（一）選購員接到供應(yīng)商的報價后，要評審報價的完整性和精確性，并了解報

價的詳細構(gòu)成，須要時應(yīng)通過會議或電話溝通以弄清供應(yīng)商的報價。同時應(yīng)整理

收到的詢價資料備查。

（二）若供應(yīng)商報價的物品與請購物品略有不同或?qū)俅闷氛撸x購人員應(yīng)

在請購單上詳細注明相關(guān)信息，并報經(jīng)選購部經(jīng)理、運用部門或請購部門同意并

備案。

（三）選購員應(yīng)確定一個初始目標(biāo)價，以利于在隨后進行的多輪談判（34輪）

及每輪談判后目標(biāo)價格的重新確定。多輪談判的過程中假如須要，可要求供應(yīng)商

用以成本細分的方式再次報價。

第十條選購價格平臺的建立

商品部信息管理員應(yīng)依照以往的選購資料和平常收集的數(shù)據(jù)，分門別類地

整理出一套完整的價格平臺（選購價格平臺），并依據(jù)狀況隨時更新，充溢，以

備相關(guān)人員選用。

價格平臺應(yīng)包含以下內(nèi)容：

（一）材料（設(shè)備）名稱；

（二）規(guī)格型號；

（三）主要技術(shù)指標(biāo)；

（四）價格區(qū)間；

（五）廠家（或供應(yīng)商）;

（六）索引。

第十一條選購價格核準(zhǔn)：

（一）招標(biāo)選購物品的價格由評標(biāo)小組確定。在質(zhì)量、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、付

款方式、送貨方式等相同的狀況下，價格最低者中標(biāo)。如分歧較大，由公司主管

領(lǐng)導(dǎo)或公司總經(jīng)理確定，

（二）供應(yīng)商長期報價選購物品及外協(xié)產(chǎn)品，在事先議定的價格范圍內(nèi)，

由選購部經(jīng)理核準(zhǔn)；超出議定價格范圍外的，依據(jù)超出價格的多少，分別報公司

主管領(lǐng)導(dǎo)或公司總經(jīng)理審批。

（三）比價選購物品，一次選購金額小于5000元的，由選購

部經(jīng)理審批；一次選購金額大于5000元的，由選購部經(jīng)理審核后，

呈公司主管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理批準(zhǔn)。

第十二條訂購

（-）供應(yīng)商及選購價格確定后，由選購部統(tǒng)一向供應(yīng)商訂購，發(fā)

出訂購單或簽訂選購合同。

（二）訂購過程中實行執(zhí)行的選購價格與經(jīng)核準(zhǔn)的選購價格有差異

時，選購人員應(yīng)按選購價格核準(zhǔn)的審批程序進行重新審批，緊急狀況下

可干脆報請營業(yè)副總審批。

（三）屬于下列特別狀況的，可實行托付選購。

1.特別材料與物品，選購部無法進行選購時，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，

可托付業(yè)務(wù)部門進行選購，但應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行本方法的相關(guān)規(guī)定。

2.屬于單店的零星選購物品范圍，且月度選購金額累計在300元以內(nèi)

的，可托付單店自行選購，店管部負(fù)責(zé)監(jiān)督單店的選購是否嚴(yán)格執(zhí)行本方法

的相關(guān)規(guī)定。

（四）需預(yù)付定金、長期需用的原材料、經(jīng)營用物品等、選購金額

（）元以上或有附帶條件的選購活動應(yīng)與供應(yīng)商簽訂選購合同。

1.由選購員代表公司簽訂選購合同的，必需有公司總經(jīng)理的授權(quán)；

2.選購員負(fù)責(zé)依據(jù)規(guī)范的合同范本起草合同文本，報選購部經(jīng)理審批

并簽署看法，必要時，監(jiān)察部應(yīng)參加合同文本的起草；

3.督查負(fù)責(zé)對合同的法律條款進行審查，并簽署看法；

4.在完成以上審查修改后，選購合同應(yīng)報營運副總審核并簽署看法后

呈公司總經(jīng)理批準(zhǔn)加蓋公司合同專用章。

5.簽字蓋章生效的選購合同應(yīng)分送財務(wù)部、驗收單位、監(jiān)事處等存檔備

查。

第十三條交貨及驗收

（一）訂購后選購人員應(yīng)按選購合同及公司的經(jīng)營支配對供應(yīng)商的交貨

進行稽催與協(xié)調(diào)，確保能如期交貨。無法于約定交貨期內(nèi)交貨時，應(yīng)剛好通知請

購部門并列入重點催辦項目。

（二）交貨時一般物品由庫管員負(fù)責(zé)驗收，包括品質(zhì)與數(shù)量的驗收。特別物

品由運用單位、質(zhì)檢員負(fù)責(zé)品質(zhì)驗收，庫管員僅負(fù)責(zé)數(shù)量驗收。品質(zhì)如有不符，

應(yīng)立刻予以退回。數(shù)量不符，應(yīng)在驗收報告中注明，要求限期補足或退款。庫管

員驗貨后方可辦理入庫手續(xù)。

（三）供應(yīng)商干脆配送到單店或加工現(xiàn)場的物品，由供應(yīng)商依據(jù)選購部發(fā)

出的配送指令干脆向指定的地點送貨，收貨人負(fù)責(zé)物品的驗收，確認(rèn)是否與訂購

單或選購申請單所列內(nèi)容一樣，并剛好將驗收單送交選購部、財務(wù)部辦理

記帳付款手續(xù)。

第十四條進度限制與事務(wù)聯(lián)系

（一）選購執(zhí)行過程中，商品部應(yīng)按詢價、匯購、交貨三個階段負(fù)責(zé)對選購

作業(yè)制定進度支配并進行進度限制。如未能按進度完成選購作業(yè)時，

應(yīng)撰寫異樣緣由及預(yù)定完成日期，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批后轉(zhuǎn)送請購或運用部門，以便

實行應(yīng)對措施。

（二）選購物品及外協(xié)產(chǎn)品在運用中出現(xiàn)問題，選購員應(yīng)負(fù)責(zé)聯(lián)系供貨

商，處理有關(guān)質(zhì)量問題的解決、退換貨、索賠等事宜。

（三）外協(xié)產(chǎn)品生產(chǎn)加工過程中，相關(guān)業(yè)務(wù)部門應(yīng)負(fù)責(zé)供應(yīng)外協(xié)產(chǎn)品的品

質(zhì)要求并負(fù)責(zé)對加工單位的技術(shù)支持與質(zhì)量監(jiān)督。

第十五條選購付款

（-）選購款項須按選購合同規(guī)定或訂購單所約定的時間由選購部統(tǒng)

一支付。

（二）庫房、單店等收貨單位在接收貨物入庫后，應(yīng)剛好依據(jù)入庫單填寫入

庫清單報送選購部和財務(wù)部，選購部和財務(wù)部應(yīng)依據(jù)每天的入庫清單分別

建立應(yīng)付帳款臺帳。供應(yīng)商或配送方應(yīng)定期（依據(jù)合同確定的結(jié)算期，在每月或每

周）憑收貨清單與選購部核對應(yīng)付帳款帳目，雙方核對無誤后向選購部申請

付款。

（三）選購部依據(jù)收貨單位遞交的收貨清單、結(jié)算單與訂貨合同核對無誤

后，統(tǒng)一制訂結(jié)算支配，結(jié)算支配由選購部核算員依據(jù)訂購合同的時間要求、

供應(yīng)商的重要性、選購物資的時間、公司現(xiàn)有資金狀況等制訂，分清輕重緩急，

結(jié)算支配經(jīng)選購部經(jīng)理審核后，由營運副總審批。

（四）選購部依據(jù)結(jié)算支配依據(jù)資金運用申請程序（見財務(wù)管理手冊）向財

務(wù)部申請借款，由財務(wù)部負(fù)責(zé)人依據(jù)資金支配審批后借出款項。借款只能用于支

付貨款，不得挪為它用，選購部不得自行保存資金，應(yīng)于支付款項時向財務(wù)部

支取借款，即借即付。

（五）在向供應(yīng)商或配送方支付貨款時，選購部核算員應(yīng)比照合同、收貨清

單等細致復(fù)核，并同預(yù)付貨款及應(yīng)收帳款等全部債權(quán)一起清理結(jié)算，防止重復(fù)付

款。

第十六條報銷

選購人員支付選購貨款后應(yīng)依據(jù)財務(wù)規(guī)定的報銷程序剛好辦理報銷手

續(xù)，報銷單據(jù)應(yīng)附上購貨發(fā)票、選購支配單、驗收入庫單，并由商品部經(jīng)理審

批。

第十七條應(yīng)付帳款的管理

商品部核算員負(fù)責(zé)選購應(yīng)付帳款的管理，設(shè)立應(yīng)付帳款臺帳，定期編制

客戶往來對帳單發(fā)送對方單位，每月核對一次并妥當(dāng)保存對帳記錄。對長期客戶

或重點客戶，以及金額在確定起點以上的往來客戶，應(yīng)視狀況按客戶名稱設(shè)置專

宗，保管好相關(guān)的業(yè)務(wù)合同、提貨憑證、收付款憑據(jù)，并設(shè)置備查登記簿，逐筆

記錄預(yù)付款、已付款、余款等狀況。

第十八條公司與單店的往來結(jié)算

（一）供應(yīng)商或配送方干脆向單店送貨后，單店應(yīng)剛好將已簽字的發(fā)貨清

單分別報送選購部和財務(wù)部，選購部據(jù)此與供應(yīng)商結(jié)算，財務(wù)部

據(jù)此登記應(yīng)付帳款，同時在該單店的帳戶上登記該項應(yīng)收帳款（公司

對單店的應(yīng)收款）。

（二）公司向各單店配送貨物后，配送單位應(yīng)剛好將配送清單報送財務(wù)

部，財務(wù)部依據(jù)該貨物的成本（包括選購貨物本身的價格、稅金、

運費和加工損耗成本等）在各單店的帳戶上登記相應(yīng)的應(yīng)收帳款。

（三）各單店應(yīng)于每月25日與公司財務(wù)部按月核對物品調(diào)拔的往來隼款,

編制調(diào)整表，雙方簽章確認(rèn)后，剛好結(jié)清債權(quán)債務(wù)帳務(wù)。

第十九條選購成本限制關(guān)鍵點

物品本身的選購價格、物品運輸配送費用、物品存儲費用以及存儲過程中

發(fā)生的損耗、選購物品占用資金的利息費用是選購成本的主要構(gòu)成部分。針

對選購成本的主要構(gòu)成要素，選購成本限制的關(guān)鍵點包括以下幾個方面：

。確定最優(yōu)的選購價格

令確定合理的選購訂貨量

令確定最佳的選購物品配送方式

第二十條最優(yōu)選購價格的確定

（一）接受多種選購形式：包括招標(biāo)選購、供應(yīng)商長期定點選購

、比價選購等，通過對各種選購形式的對比，找出成本最低的選購形式

組合以達到降低選購成本的目的。

（二）確定合適的選購價格：通過科學(xué)的價格確定步驟，降低選購價格

與選購成本。確定一個合適的價格一般要經(jīng)過一下幾個步驟：

1.多渠道詢價。多方面收集了解市場行情，包括市場最高價、最低價、一般

價格等。

2.比價：分析各供應(yīng)商供應(yīng)材料的規(guī)格、品質(zhì)要求、性能等才能建立比價標(biāo)

準(zhǔn)。

3.自行估價：成立估價小組，可由選購管理人員、技術(shù)人員、財務(wù)人員組成,

估算出較為精確的底價資料。

4.議價：依據(jù)底價的資料，市場的行情，選購量的大小，付款期的長短等因

素與供應(yīng)協(xié)商定出合理的價格。

第二十一條合理選購訂貨量的確定

選購訂貨量的確定干脆影響存貨的缺貨成本、選購物品的存儲費用、選

購資金占用的利息費用及存貨的損失成本等，因此確定一個合理的選購訂貨

量是限制選購成本的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。合理選購訂貨量的制定包括以下幾個步驟：

存貨信息收集、存貨信息分析、確定平安庫存、確定合理訂貨量

（一）存貨信息的收集：

1.店管部庫管員、單店每日應(yīng)填寫物品庫存日報表，反映本部門現(xiàn)有存貨物

資的名稱、單價、現(xiàn)有存貨的儲存位置、儲存區(qū)域及分布狀況等信息，并剛好將

此信息報送給選購部。

2.選購部應(yīng)要求供應(yīng)商或第三方物流的庫房保管人員通過傳真、電子郵

件等方式剛好供應(yīng)已訂貨物資的未達存貨日報表。

（二）存貨信息分析：

店管部庫管員負(fù)責(zé)將各種存貨信息進行綜合匯總，并結(jié)合盤點的實際狀況對存

貨量進行修訂，建立公司的選購配送管理信息系統(tǒng)，保證選購部、供應(yīng)商或

第三方物流、各業(yè)務(wù)部門、單店等能剛好獲得精確的存貨信息。

（三）確定平安庫存量

1.平安庫存量的確定由店管部調(diào)度員負(fù)責(zé)制訂。

2.選購部依據(jù)各部門選購申請制定選購支配時，應(yīng)在充分探討同期的

選購歷史記錄、下期的經(jīng)營支配的基礎(chǔ)上，幫助店管部調(diào)度員確定最佳平安庫

存。

3.“平安庫存量”，應(yīng)充分考慮保持正常經(jīng)營活動所需的存貨量，防止因缺

貨而造成經(jīng)營活動的中斷以及引起的經(jīng)濟損失。

4.依據(jù)不同物品選購時間的不同及貨源的緊缺程度等，平安存貨量的確定

可依據(jù)歷史閱歷估計、數(shù)學(xué)模型測算等方法確定，一般狀況下，平安存貨量的計

算公式確定為：最大平安存貨量=某期間最大運用量一歷史同期最小運用量，

（四）確定合理訂貨量

選購部人員在制訂選購支配時，應(yīng)在充分分析現(xiàn)有的存貨量（包括供應(yīng)

商或第三方物流的未達存貨）、貨源狀況、訂貨所需時間、訂貨要求的最大或最小

批量、貨物運輸?shù)竭_時間等因素，結(jié)合各種貨物的平安存貨量確定最佳訂貨量及

訂貨時點。

第二十二條最佳物品運輸配送方式的確定

物品運輸配送方式干脆影響物品的運輸成本費、包裝成本費等，選購人員

在訂購過程中應(yīng)要求供應(yīng)商供應(yīng)上述各項成本的詳細清單，或與財務(wù)部相關(guān)人員

合作，對上述成本作出分析，選擇最佳的物品運輸配送方式，提出降低成本的建

議。

第二十三條供應(yīng)商信息收集與調(diào)查

供應(yīng)商信息收集與調(diào)查由選購部負(fù)責(zé)，店管部、物品請購部門、運用部門等負(fù)

責(zé)供應(yīng)供應(yīng)商信息及舉薦合格供應(yīng)商。

（一）凡欲與公司建立供應(yīng)關(guān)系而且符合條件者應(yīng)填寫“供應(yīng)商調(diào)查表”，作為選

擇供應(yīng)廠商的參考?！肮?yīng)商調(diào)查表”交選購部審核并存檔備查。假如供應(yīng)商的生產(chǎn)

經(jīng)營條件發(fā)生變更，應(yīng)要求供應(yīng)商剛好對該表進行補充和修改。

（二）選購部應(yīng)組織相關(guān)人員隨時調(diào)查供應(yīng)商的動態(tài)及產(chǎn)品質(zhì)量，“供應(yīng)商調(diào)查

表，，每年復(fù)查一次，以了解供應(yīng)商的動態(tài)，同時依變動狀況，更正原有資料內(nèi)容。

（三）在每次供貨結(jié)束后，店管部、運用部門等應(yīng)供應(yīng)供應(yīng)商的供貨實績，選購

部負(fù)責(zé)將供應(yīng)商的業(yè)績記于“供應(yīng)商管理檔案”，作為評審供應(yīng)商業(yè)績的資

料。

第二十四條選擇供應(yīng)商原則及方法

招標(biāo)選購物品、長期定點供應(yīng)商（非外協(xié)產(chǎn)品）的選擇參照“選購招標(biāo)管

理”中規(guī)定執(zhí)行。外協(xié)產(chǎn)品、比價選購物品的供應(yīng)商選擇由選購部匯總初選

合格、評審考察通過的供應(yīng)商名單，并供應(yīng)相關(guān)的分析資料，按以下原則進行選

擇：

（一）同等條件價格、質(zhì)量優(yōu)先；

（二）同等條件信譽、實力優(yōu)先；

（三）同等條件服務(wù)優(yōu)先；

（四）同等條件下，廠家為先的原則（供應(yīng)商級別選擇依次：廠家一總代理一區(qū)

域代理一指定分銷商一經(jīng)銷商）；

（五）同等條件先本地后外地的原則。

第二十五條供應(yīng)商的評審

供應(yīng)商的評審與選擇由選購部負(fù)責(zé)組織，店管部、中心廚房、技術(shù)中心、單

店或物品請購部門、運用部門等有關(guān)人員參加。

（一）供應(yīng)商的評審一般應(yīng)在對“供應(yīng)商調(diào)查表”及供應(yīng)商報送的相關(guān)資料的分

析基礎(chǔ)上進行，必要時由選購部負(fù)責(zé)組織店管司、中心廚房、技術(shù)中心、單店或物

品請購部門、運用部門對供應(yīng)方進行實地調(diào)查，就工藝技術(shù)，質(zhì)量限制，供貨實力等

寫出調(diào)查報告。

（二）對不同重要度的產(chǎn)品應(yīng)進行不同層次的評審或考察。評審或考察的方式和

程度，可視產(chǎn)品特點和實際須要確定。

（三）若申請免做潛在供應(yīng)商評審，選購員需遞交“潛在供應(yīng)商狀況調(diào)查表”

和書面的免審依據(jù)，報主管副總審批。

（四）供應(yīng)商評審的層次與周期

1.對于臨時選購的供應(yīng)商，選購部應(yīng)對供應(yīng)商的經(jīng)營資格進行審核，

報選購部經(jīng)理審批。

2.對于長期選購的供應(yīng)商，選購部應(yīng)對其經(jīng)營資格、信譽、服務(wù)、選

購標(biāo)的、質(zhì)量等審核，審核通過后，認(rèn)定其合格供應(yīng)商資格，報主管副總審

批，并每年復(fù)審一次。

3.對于正在合作的長期選購供應(yīng)商，選購部應(yīng)至少每季度進行一次考

評工作，并依據(jù)考評結(jié)果支配下期的選購比例，由選購部經(jīng)理審核，并報營

運副總審批，供應(yīng)商名錄應(yīng)不斷更新并留意發(fā)展增加供應(yīng)商。

第二十六條合格供應(yīng)商須具備以下條件

（一）有合法的經(jīng)營資格；

1.營業(yè)執(zhí)照復(fù):印件（并已辦理當(dāng)年度年檢）

2.稅務(wù)登記證復(fù)印件（并已辦理當(dāng)年度年檢）

3.企業(yè)法人代碼證書（個體經(jīng)營除外）

4.商標(biāo)注冊證明（個體經(jīng)營除外）

5.代理、經(jīng)銷商的代理、經(jīng)銷許可（授權(quán)書）

6.銀行開戶行資料

7.食品生產(chǎn)企業(yè)許可證、食品衛(wèi)生許可證、衛(wèi)生防疫檢測報告、進口商品衛(wèi)生許可

證

8.藥字號保健品供應(yīng)商應(yīng)供應(yīng)：藥品生產(chǎn)企業(yè)許可證，藥品生產(chǎn)企業(yè)合格證，產(chǎn)品

生產(chǎn)許可號

（二）符合公司的質(zhì)量、平安、環(huán)保規(guī)定；

（三）具有產(chǎn)品交付實力；

（四）價格滿足公司要求；

（五）質(zhì)量滿足公司要求；

（六）公司主要經(jīng)營物品的供應(yīng)商應(yīng)有滿足緊急需求的實力；

（七）設(shè)備、外協(xié)加工供應(yīng)商應(yīng)有售后服務(wù)的保障。

第二十七條供應(yīng)商業(yè)績考評

（-）選購部應(yīng)組織相關(guān)部門定期考核和評估供應(yīng)商，確保所選購產(chǎn)品質(zhì)量、

供應(yīng)、支持和服務(wù)、經(jīng)濟指標(biāo)等滿足公司相關(guān)規(guī)定要求°

（二）供應(yīng)商每批供貨，選購部應(yīng)依據(jù)質(zhì)量檢驗所供應(yīng)的各項數(shù)據(jù)建立供應(yīng)

商質(zhì)量檔案，并定期報營運副總一份。

（三）選購部應(yīng)剛好將考評結(jié)果通知供應(yīng)商，對于考評不合格者，應(yīng)督促其提出

相應(yīng)的改進措施并將改進措施及改善結(jié)果記錄在案。

（四）選購物品在運用過程中發(fā)生質(zhì)量問題或選購合同執(zhí)行過程中供應(yīng)商違約

時，相關(guān)部門應(yīng)通知供應(yīng)商剛好解決并將此信息反饋給選購部，選購部在對供應(yīng)

商提出警告的同時也可依據(jù)問題的嚴(yán)峻程度尋求法律解決途徑。

（五）選購人員定期整理供應(yīng)商考評結(jié)果，并按考評結(jié)果將供應(yīng)商劃分為優(yōu)秀供

應(yīng)商、伙伴供應(yīng)商、一般供應(yīng)商、不合格供應(yīng)商等不同類型進行管理，對于一般供應(yīng)

商賜予警告并限期改正，對于不合格供應(yīng)商，則必需予以更換。

第二十八條建立供應(yīng)商檔案：

選購部負(fù)責(zé)建立供應(yīng)商檔案，店管部、中心廚房予以協(xié)作，對每個選定的

供應(yīng)商必需有詳盡的供應(yīng)商檔案。

供應(yīng)商檔案包括：供應(yīng)商調(diào)查表、供應(yīng)商審批表、供應(yīng)商質(zhì)量檔案、供應(yīng)商

所供應(yīng)的合格證明、價格表及相關(guān)資料。

第二十九條供應(yīng)商檔案由選購部信息管理員負(fù)責(zé)管理，未經(jīng)選購部經(jīng)理

允許，不得隨意查閱。

第三十條招標(biāo)管理的內(nèi)容：

凡符合第條所規(guī)定物品的選購以及長期定點供應(yīng)商的選擇，均需實行招

標(biāo)管理。

第三十一條招標(biāo)管理工作由選購部負(fù)責(zé)組織，店管部、物品請購或運用部

門、財務(wù)部、監(jiān)事處等部門參加。

第三十二條招標(biāo)程序

（一）招標(biāo)前，按選購支配審批權(quán)限向公司主管領(lǐng)導(dǎo)提交招標(biāo)報告。報

告詳細內(nèi)容應(yīng)當(dāng)包括：招標(biāo)內(nèi)容、招標(biāo)方式、分標(biāo)方案、招標(biāo)支配支配、投標(biāo)人

資質(zhì)（資格）條件、評標(biāo)方法、評標(biāo)小組組建方案以及開標(biāo)、評標(biāo)的工作詳細支

配等；

（二）編制招桁文件；

（三）發(fā)布招標(biāo)信息（招標(biāo)公告或投標(biāo)邀請書）；發(fā)售資格預(yù)審文件；

（四）按規(guī)定日期接受潛在投標(biāo)人編制的資格預(yù)審文件；

（五）組織對潛在投標(biāo)人資格預(yù)審文件進行審核；

（六）向資格預(yù)審合格的潛在投標(biāo)人發(fā)售招標(biāo)文件；

（七）接受投標(biāo)人對招標(biāo)文件有關(guān)問題要求澄清的函件，對問題進行澄

清，并書面通知全部潛在投標(biāo)人;

（八）組織成立評標(biāo)小組，選購部為組長單位，小組成員在中標(biāo)結(jié)果

確定前保密；

（九）在規(guī)定時間和地點，接受符合招標(biāo)文件要求的投標(biāo)文件；

（十）組織開標(biāo)評標(biāo)會；

（十一）在評標(biāo)小組舉薦的中標(biāo)候選人中，確定中標(biāo)人；

（十二）發(fā)中標(biāo)通知書，并將中標(biāo)結(jié)果通知全部投標(biāo)人；

（十三）進行合同談判，并與中標(biāo)人訂立書面合同。

第三十三條招標(biāo)選購分為公開招標(biāo)選購、邀請招標(biāo)選購，接受邀請招

標(biāo)方式的應(yīng)在選購報告中予以注明。

第三十四條接受公開招標(biāo)方式的項目，應(yīng)當(dāng)在相關(guān)媒介上發(fā)布招標(biāo)公告，公

告應(yīng)載明公司的名稱、地址、招標(biāo)項目的性質(zhì)、數(shù)量、實施地點和時間及獲得招

標(biāo)文件的方法等事宜。發(fā)布招標(biāo)公告至發(fā)售資格預(yù)審文件或招標(biāo)文件的時間間隔

一般不少于10日。招標(biāo)公告不得限制潛在投標(biāo)人的數(shù)量。

接受邀請招標(biāo)方式的，應(yīng)向3個以上有投標(biāo)資格的法人或其他組織發(fā)出投標(biāo)

邀請書。

第三十五條選購部應(yīng)當(dāng)組織相關(guān)部門對投標(biāo)人進行資格審查并提出資格

審查報告，經(jīng)參審人員簽字后存檔備查。

資格審查不合格者不得參加投標(biāo)。

第三十六條招標(biāo)文件的制作與發(fā)出

（一）招標(biāo)文件主要內(nèi)容包括：

1.招標(biāo)公告或投標(biāo)邀請書；

2.投標(biāo)人須知，主要包括如下內(nèi)容：招標(biāo)項目概況；招標(biāo)項目名稱、規(guī)格、

型號、數(shù)量和批次、運輸方式、交貨地點、交貨時間、驗收方式；有關(guān)招標(biāo)文件

的澄清、修改的規(guī)定；投標(biāo)人須供應(yīng)的有關(guān)資格和資信證明文件的格式、內(nèi)容要

求；投標(biāo)報價的要求、報價編制方式及須隨報價單同時供應(yīng)的資料；標(biāo)底的確定

方法；評標(biāo)的標(biāo)準(zhǔn)、方法和中標(biāo)原則；投標(biāo)文件的編制要求、密封方式及報送份

數(shù)；遞交投標(biāo)文件的方式、地點和截止時間，與投標(biāo)人進行聯(lián)系的人員姓名、地

址、電話號碼、電子郵件；投標(biāo)保證金的金額及交付方式；開標(biāo)的時間支配和地

點；投標(biāo)有效期限。

3.合同條件（通用條款和專用條款）；

4.技術(shù)規(guī)定及規(guī)范（標(biāo)準(zhǔn)）；

5.貨物量、選購及報價清單；

6.安裝調(diào)試和人員培訓(xùn)內(nèi)容；

7.其他須要說明的事項。

（二）按本制度規(guī)定必需進行