2024年學校檔案室管理制度范本（四篇）

第10頁共10頁2024年學校檔案室管理制度范本一、文件資料歸檔管理1.所有具有價值的文件資料均納入歸檔范疇。2.各處室負責資料的形成、積累、立卷及歸檔工作，此職責應(yīng)明確列入兼職檔案員的崗位職責之中，并建立崗位責任制。學校檔案室需履行指導與監(jiān)督職責，同時負責檔案的集中與統(tǒng)一管理工作。3.各處室在工作中產(chǎn)生的具有保存價值的文件資料，必須整理立卷后歸檔，由檔案室統(tǒng)一管理，嚴禁分散存放于部門或個人手中。4.每年指定日期前，處室兼職檔案員需將上一年度的檔案材料整理立卷后歸入處室檔案，并及時移交給檔案室。5.歸檔的案卷需編制歸檔檔號、案卷號，并填寫案卷目錄及卷內(nèi)文件目錄，以確保順利移交至檔案室。6.移交案卷時，需經(jīng)檔案室工作人員驗收，并履行移交手續(xù)，填寫移交清冊。二、檔案庫房管理制度1.致力于實現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理，使庫房管理更加科學化。2.庫房由檔案人員專責管理，并負責每日檢查門窗電的開關(guān)情況。3.庫房須具備防盜、防火、防潮、防光線、防塵等基本保護條件，并每月進行一次全面檢查，及時處理潛在問題。4.各類檔案需明確界限，實行分類分柜存放保管。5.庫房內(nèi)應(yīng)配備專用櫥柜及必要的安全保護設(shè)施，以確保檔案安全。6.非檔案室工作人員嚴禁進入庫房，且查閱檔案不得在庫房內(nèi)進行。7.庫房內(nèi)應(yīng)保持整潔，禁止堆放其他物品。三、檔案保密保衛(wèi)制度1.保守檔案機密是每位檔案工作人員的神圣職責。2.檔案室設(shè)有專用庫房及櫥柜用于存放檔案。3.檔案室內(nèi)應(yīng)設(shè)置閱覽區(qū)，并建立監(jiān)閱制度以防止失密。4.檔案庫房和櫥柜需明確專人管理，鑰匙由專管人員保管。檔案人員工作調(diào)動時，必須辦理交接手續(xù)。5.檔案人員嚴禁將涉密文件、檔案資料帶離工作場所或泄露給無關(guān)人員。6.禁止擅自翻印、復印涉密文件或資料，嚴禁在私人通信或電話中提及檔案機密。立卷過程中產(chǎn)生的草稿、廢紙等應(yīng)按保密要求處理或銷毀。7.非檔案人員不得進入庫房，更不得在庫房內(nèi)接待親友。四、檔案資料借閱制度根據(jù)《檔案法》及相關(guān)規(guī)定，特制定本制度：1.外單位查閱檔案需持單位介紹信，并通常應(yīng)有兩人同行。查閱機密或涉密、人事文件時，查閱人必須為黨員。2.查閱檔案必須在指定查閱室進行，未經(jīng)允許不得私自帶走。3.查閱重要涉密檔案或控制使用的檔案需經(jīng)單位領(lǐng)導同意。4.學校檔案嚴格控制借出，確因工作需要借出時，需經(jīng)領(lǐng)導批準，且借出時間一般不得超過三天。借閱期間需確保檔案安全。5.摘抄檔案材料時需注明年代、卷號、張?zhí)?，并認真核對。出具的證明材料需加蓋公章方為有效。如需復制需經(jīng)經(jīng)辦部門同意。6.利用檔案者需保守機密，不得泄露或公布檔案內(nèi)容。7.查閱檔案時需保持檔案整潔，嚴禁在文件上圈點、批注、勾畫或污損檔案，更不得拆卷抽取或撕毀原件。違者將依據(jù)《檔案法》追究責任。8.利用檔案產(chǎn)生顯著經(jīng)濟效益或社會效益時，利用者有責任向檔案室提供反饋信息。五、檔案銷毀制度1.檔案銷毀必須經(jīng)校領(lǐng)導和上級主管部門負責人審核同意。2.需銷毀的檔案需編制清冊，并撰寫書面報告詳細說明檔案的歷史情況、所屬年代、保管期限、數(shù)量及詳細內(nèi)容、鑒定情況及銷毀理由等。3.銷毀檔案時必須有兩人以上進行監(jiān)銷，并在銷毀清冊上注明“已銷毀”字樣及日期，簽名蓋章以示負責。4.被銷毀檔案如送造紙廠打漿，必須在監(jiān)督下進行，確保打成紙漿后監(jiān)銷人員方可離開。六、檔案保管制度1.檔案庫房、檔案柜及資料架需統(tǒng)一編號，檔案及資料需按全宗和分類順序整齊排列。重點檔案和一般檔案需分別保管并定期檢查，對破損或模糊不清的檔案及時修復和復制。2.認真落實檔案庫房的八防措施（防盜、防火、防潮等）。庫房內(nèi)嚴禁吸煙和存放易燃品；庫房內(nèi)外應(yīng)放置滅火器材以備不時之需；門窗需裝置防盜設(shè)備并及時關(guān)鎖；鑰匙由專人專柜保管2024年學校檔案室管理制度范本（二）依據(jù)依法治檔的基本原則，為強化學校檔案的妥善保管、嚴格保密及高效利用，特制定以下制度規(guī)范：一、檔案保管：1.對各類檔案實施細致分類、登記、編目，確保存放井然有序，并編制案卷目錄等輔助檢索工具。2.設(shè)立專用庫房，配備專業(yè)箱柜，全面落實八防措施（防盜、防火、防光、防潮、防塵、防蟲、防霉、防水），保障檔案安全。3.針對已達到保管期限需銷毀的檔案材料，需先行清理造冊，經(jīng)分管領(lǐng)導審核同意后，報請主管部門批準方可執(zhí)行。4.檔案員需定期對檔案材料進行全面檢查，發(fā)現(xiàn)問題立即采取改進措施。二、檔案保密：1.嚴格執(zhí)行《保密法》，全體人員需嚴格遵守國家保密規(guī)定及工作人員保密守則。非檔案室人員未經(jīng)許可，嚴禁擅自進入檔案室。2.涉及保密范疇的檔案，利用者需經(jīng)主管領(lǐng)導批準后方可查閱。在查閱過程中，嚴禁翻閱或摘錄與利用目的無關(guān)的內(nèi)容。三、檔案利用：1.本學院人員因工作需要查閱本職責范圍內(nèi)的檔案時，可直接向檔案員提出申請，檔案室將優(yōu)先提供利用服務(wù)。2.外來人員如需利用本單位檔案，須持有單位介紹信，并經(jīng)主管領(lǐng)導批準后，方可進行查閱。3.利用者如需摘錄、復印檔案內(nèi)容，一般性需求需經(jīng)檔案員同意，重要內(nèi)容則需報請主管領(lǐng)導批準。4.建立健全檔案利用記錄制度，檔案員有權(quán)向利用者了解利用效果，利用者亦有義務(wù)向檔案室反饋相關(guān)信息。檔案室____年09月25日2024年學校檔案室管理制度范本（三）學校檔案管理規(guī)定一、總體要求隨著學校各項工作的不斷發(fā)展，各單位應(yīng)深刻認識到檔案管理的重要性，積極探索適應(yīng)發(fā)展需求的檔案管理模式。同時，各單位必須保持與上級檔案管理部門的密切聯(lián)系，主動尋求指導，確保檔案管理工作服從整體調(diào)控，避免各行其是。二、檔案整理原則1.保持結(jié)構(gòu)完整性：學校檔案的整理應(yīng)遵循教育、教學、科研、人事、行政、財務(wù)及經(jīng)營管理等活動過程中形成的檔案資料自身規(guī)律，確保檔案結(jié)構(gòu)的完整性。2.保持整體系統(tǒng)性：根據(jù)學校檔案的來源、時間、內(nèi)容和性質(zhì)等條件，保持檔案之間的歷史聯(lián)系，維護其整體的系統(tǒng)性。三、檔案的立卷1.為提升立卷質(zhì)量，便于歸檔前的查找利用，學校應(yīng)推行預立卷制度，并按照上級要求執(zhí)行。2.學校各有關(guān)部門兼職檔案員需按預立卷類目及時收集、積累材料，并定期進行整理。3.學校檔案室應(yīng)隨時了解、檢查并指導兼職檔案員的預立卷工作。4.組卷應(yīng)遵循文件材料形成的規(guī)律，保持其相互間的有機聯(lián)系，便于查考和利用。5.組卷技術(shù)要求包括：內(nèi)容相同的文件材料組成一卷，數(shù)量多時可分別組成若干卷，每卷不超過200頁。卷內(nèi)文件按正件、附件，打印稿、定稿，批復、請示等順序排列。按順序編頁號，位置在非裝訂線一側(cè)上角。填寫卷內(nèi)目錄及備考表，注明單位、責任者、時間。拆除金屬物，用線裝訂，修補破損材料。案卷封面欄目填寫齊全，標題簡明扼要，體現(xiàn)作者、問題、文種三要素。檔案盒封面和卷盒按有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。四、檔案的保管1.硬件保障：檔案庫房應(yīng)確保通風、干燥，配備防潮、防霉、防蛀、防火、調(diào)溫和通風等設(shè)施，并設(shè)有防盜系統(tǒng)。2.軟件建設(shè)：建立檔案管理的常規(guī)工作制度，包括收集、整理、分類、立卷、借閱、鑒定、剔除、銷毀等，并建立相應(yīng)的工作資料。3.歸檔驗收：檔案室應(yīng)對整理組卷完畢的檔案進行入庫前鑒定和驗收，不合格者需重新整理。4.分類編號與編目：按規(guī)定進行檔案分類編號和編目工作，目錄條目包含順序號、檔號、題名、日期、頁數(shù)、保管期限等基本著錄項目。實行計算機輔助檔案管理的，應(yīng)將目錄輸入計算機，建立信息庫，實現(xiàn)檢索、統(tǒng)計的機上操作。5.上架與檢查：按檔案順序號依次排列上架，并定期全面檢查，記錄檢查情況，發(fā)現(xiàn)問題及時采取補救措施并報告分管領(lǐng)導。6.鑒定與銷毀：根據(jù)歸檔范圍和保管期限表，對到期檔案提出銷毀或延長保管期的意見，經(jīng)學校領(lǐng)導批準后執(zhí)行銷毀，銷毀時須有兩人監(jiān)銷并簽字。7.統(tǒng)計與補充：做好檔案的收進、移出、利用、銷毀等統(tǒng)計工作，及時報送統(tǒng)計報表。歸檔文件如有遺漏，學校應(yīng)及時補充，檔案室應(yīng)將補充材料插入相應(yīng)案卷或另行組卷。五、檔案室管理制度為加強學校檔案的保管、保密和利用工作，根據(jù)依法治檔原則，特制定以下制度：1.認真貫徹執(zhí)行《檔案法》及相關(guān)檔案工作規(guī)定。2.已入檔檔案須統(tǒng)一分類登記、編目、科學管理，妥善存放，并制訂索引查詢工具。3.設(shè)立檔案庫，配置專業(yè)存檔箱柜，做好安全防范工作，確保檔案安全無虞。4.銷毀過期檔案需清理造冊，報校領(lǐng)導批準。5.檔案責任人應(yīng)遵守保密守則，非檔案工作人員未經(jīng)許可不得進入檔案室。6.保密檔案利用需經(jīng)校領(lǐng)導同意，查閱時不得拆散、涂改、損毀或轉(zhuǎn)讓他人。7.摘錄、復印檔案需經(jīng)檔案員或校領(lǐng)導批準，外來人員需持單位介紹信并經(jīng)校領(lǐng)導同意方可查閱。8.做好檔案利用記錄工作，利用者有義務(wù)反饋利用效果。9.檔案工作人員應(yīng)定期全面檢查檔案材料，及時改進問題。2024年學校檔案室管理制度范本（四）一、持續(xù)發(fā)展與檔案管理1.順應(yīng)發(fā)展趨勢：隨著時代的不斷進步，各單位應(yīng)深刻認識并尊重這一現(xiàn)實，積極投身于探索與創(chuàng)新之中。同時，務(wù)必保持與上級檔案管理部門的緊密聯(lián)系，主動尋求指導，確保工作方向正確，不偏離整體調(diào)控的軌道，避免各自為政的局面。2.保持結(jié)構(gòu)完整性：在學校檔案的整理過程中，必須嚴格遵循教育、教學、科研、人事、行政、財務(wù)及經(jīng)營管理活動過程中形成的檔案資料之內(nèi)在規(guī)律，確保檔案結(jié)構(gòu)的完整無缺。3.維護整體系統(tǒng)性：還應(yīng)根據(jù)學校檔案的來源、時間、內(nèi)容及性質(zhì)等要素，保持其歷史聯(lián)系，構(gòu)建并維護檔案的整體系統(tǒng)性，以確保檔案信息的連續(xù)性和完整性。二、檔案立卷規(guī)范1.預立卷制度：為提升立卷質(zhì)量，便于日常歸卷及歸檔前的查找利用，學校應(yīng)積極響應(yīng)上級要求，推行預立卷制度。2.材料收集與整理：學校各相關(guān)部門的兼職檔案員需依據(jù)預立卷類目，及時收集、積累相關(guān)材料，并定期進行整理，以確保檔案內(nèi)容的完整與準確。3.監(jiān)督與指導：學校檔案室應(yīng)密切關(guān)注兼職檔案員的工作進展，通過檢查與指導，促進其預立卷工作的規(guī)范化與高效化。4.組卷原則與技術(shù)要求：組卷過程需嚴格遵循文件材料形成的自然規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，便于后續(xù)的查考與利用。同時，應(yīng)滿足一系列技術(shù)要求，如內(nèi)容相同的文件材料組成一卷，卷內(nèi)文件按特定順序排列，編頁號位置統(tǒng)一，填寫卷內(nèi)目錄及備考表等。三、檔案保管措施1.硬件保障：為確保檔案的完整與安全，檔案庫房需具備通風、干燥等條件，并配備必要的防潮、防霉、防蛀、防火（消防）、調(diào)溫和通風等設(shè)施。同時，應(yīng)安裝防盜設(shè)施，以防范潛在的安全風險。2.軟件建設(shè)：建立健全檔案管理的常規(guī)工作制度，包括收集、整理、分類、立卷、借閱、鑒定、剔除、銷毀等各環(huán)節(jié)的工作規(guī)范。同時，建立相應(yīng)的工作資料庫，為檔案管理提供有力支持。3.歸檔驗收與分類編號：檔案室應(yīng)對整理組卷完畢的檔案進行嚴格的入庫前鑒定與驗收。不符合要求的檔案必須重新整理至合格后方可歸檔。同時，應(yīng)按規(guī)定做好檔案的分類編號工作，確保檔案信息的有序存儲與檢索。4.編目與檢索：建立詳盡的檔案目錄體系，確保每條目基本著錄項目齊全。對于實行計算機輔助檔案管理的單位，應(yīng)將目錄信息輸入計算機并建立信息庫，實現(xiàn)檢索與統(tǒng)計的自動化操作。5.定期檢查與補救：定期對檔案進行全面檢查