2024年工程檔案管理制度（二篇）

第4頁共4頁2024年工程檔案管理制度1、目標(biāo)為有效管理與交流在建設(shè)工程中產(chǎn)生的大量信息和檔案，特制定本規(guī)定。2、適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部的所有工程應(yīng)用，包括管線工程、土建工程及其他相關(guān)建設(shè)項目。3、職責(zé)3.1現(xiàn)場的工程代表負(fù)責(zé)收集工程信息。3.2工程建設(shè)的主導(dǎo)部門應(yīng)設(shè)立專職或兼職的檔案管理員，以負(fù)責(zé)信息的整理、傳遞、分析工作。3.3必須建立完善的工程建設(shè)檔案登記和管理制度。4、工程建設(shè)信息分類(1)立項文件：項目建議書及其審批意見及前期工作通知書。可行性研究報告及附件，及其審批意見。與立項相關(guān)的所有文件。專家建議文件，調(diào)查資料及項目評估研究資料。公司計劃財務(wù)部審核的實施申報表及工程編號。(2)建設(shè)用地、征地、拆遷文件：選址申請及選址規(guī)劃意見通知書。用地申請報告及建設(shè)用地批準(zhǔn)書。拆遷安置意見、協(xié)議、方案。建設(shè)用地規(guī)劃許可證及其附件，劃撥建設(shè)用地文件，國有土地使用證。(3)勘察、測繪、設(shè)計文件：工程地質(zhì)勘察報告。地形測量和撥地測量成果報告。申請的規(guī)劃設(shè)計條件和規(guī)劃設(shè)計條件通知書。初步設(shè)計圖紙說明。審定設(shè)計方案通知書和相關(guān)意見，有關(guān)行政主管部門批準(zhǔn)文件。施工圖及其說明。政府有關(guān)部門對施工圖設(shè)計文件的審批意見。(4)招投標(biāo)及合同文件：勘察設(shè)計、施工、監(jiān)理招投標(biāo)文件?？辈煸O(shè)計、監(jiān)理委托合同，施工承包合同。其他各類合同。(5)開工審批文件：規(guī)劃審批申報表及報送的文件和圖紙。建設(shè)工程規(guī)劃許可證及其附件。建設(shè)工程開工申請表。建設(shè)工程施工許可證。工程質(zhì)量監(jiān)督手續(xù)。(6)竣工資料：竣工圖。建設(shè)工程移交資料。建設(shè)工程備案資料。(7)財務(wù)文件：工程投資估算。工程設(shè)計概算。施工圖預(yù)算。工程預(yù)付款、進(jìn)度款撥付資料。工程決算書。工程決算審計報告。(8)建設(shè)、施工、監(jiān)理機(jī)構(gòu)及負(fù)責(zé)人信息：工程部現(xiàn)場代表信息。工程項目監(jiān)理及負(fù)責(zé)人詳細(xì)資料。工程施工項目經(jīng)理部及負(fù)責(zé)人詳細(xì)資料。5、流動信息(1)投資控制信息：設(shè)計變更記錄。工程量變化表(現(xiàn)場簽證)。工程造價的市場變化情況。(2)質(zhì)量控制信息：質(zhì)量抽樣檢查數(shù)據(jù)。質(zhì)量事故記錄和處理報告。施工各階段驗收、檢查、測試記錄。(3)進(jìn)度控制信息：施工單位的施工進(jìn)度設(shè)計。立項工作進(jìn)度表及報建進(jìn)度表。工程征地、拆遷進(jìn)度報表。工程設(shè)計安排，包括設(shè)計委托書送達(dá)時間、設(shè)計完成時間。工程開工時間、計劃完成時間。施工單位工程進(jìn)度表。監(jiān)理月報、季報。6、工程建設(shè)信息交流細(xì)則6.1工程建設(shè)信息的傳遞應(yīng)由管理員直接傳遞至公司計劃財務(wù)部。6.2現(xiàn)場代表需將工程建設(shè)信息錄入工程建設(shè)信息管理系統(tǒng)，以實現(xiàn)信息共享，便于工程管理、統(tǒng)計、分析和處理。6.3工程信息的處理應(yīng)包括：設(shè)計變更、現(xiàn)場簽證、工程量變化表及工程材料價格變動的合同價分析比較。進(jìn)度款撥付的合同分析比較。項目結(jié)算的合同價分析比較。項目投資變化趨勢的預(yù)測。工程進(jìn)度表與施工進(jìn)度設(shè)計的分析比較。工程量完成情況與年度計劃的分析比較。工程實際進(jìn)度與計劃進(jìn)度的動態(tài)比較。工程進(jìn)度變化趨勢的預(yù)測。分項、分部及單位工程的驗收記錄與質(zhì)量要求和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的分析比較。合同執(zhí)行情況的分析比較。7、工程建設(shè)信息存檔工程建設(shè)完成后，所有與工程建設(shè)相關(guān)的固定檔案應(yīng)提交至公司資料室進(jìn)行存檔。2024年工程檔案管理制度（二）一、工程文件資料清單包括但不限于：1.各類工程報告、會議紀(jì)要；2.工程設(shè)計圖紙、技術(shù)規(guī)格書；3.引進(jìn)的機(jī)械設(shè)備、儀器及其相關(guān)技術(shù)圖紙；4.工程價款結(jié)算等相關(guān)資料。二、工程文件收發(fā)及管理制度為規(guī)范工程文件的管理流程，確保信息的準(zhǔn)確傳遞與有效利用，特制定本制度：1.文件接收所有外部單位提交給工程部的文件（含工程技術(shù)文件、圖紙、通知等）均需由檔案資料員統(tǒng)一接收。工程部員工從外部獲取的任何工程文件，均需轉(zhuǎn)交檔案資料組進(jìn)行歸檔整理。檔案資料組需對接收的文件進(jìn)行數(shù)量和質(zhì)量檢查，發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時通知原發(fā)單位補(bǔ)發(fā)。建立健全的文件收發(fā)登記制度，確保文件處理的及時性。對涉密文件，需嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理和借閱。2.文件發(fā)放外單位及內(nèi)部部門所需文件，由檔案資料組統(tǒng)一發(fā)放。上級單位文件的發(fā)放需經(jīng)工程部領(lǐng)導(dǎo)審批確定。圖紙資料發(fā)放需建立分發(fā)臺帳，以備查閱。指定領(lǐng)取人或部門，確保文件發(fā)放的準(zhǔn)確性。3.設(shè)計修改與工程聯(lián)系管理設(shè)計修改通知單、工程聯(lián)系單由檔案資料組按指定部門及時傳遞，并建立簽收記錄。原件歸檔保存，工程結(jié)束后提供復(fù)印件供設(shè)計院編制竣工圖。三、工程項目檔案部門職責(zé)各參建單位（包括總承包、發(fā)包、建設(shè)、設(shè)計、施工、監(jiān)理等）需按照職責(zé)分工，收集、整理、歸檔項目文件，確保文件的完整性和準(zhǔn)確性：1.建設(shè)單位：負(fù)責(zé)收集建設(shè)項目全過程的檔案，包括前期、設(shè)備技術(shù)、工藝、涉外、專利、索賠、竣工、試運(yùn)行及驗收等。2.設(shè)計單位：負(fù)責(zé)收集基礎(chǔ)材料和項目設(shè)計文件。3.施工單位：整理現(xiàn)場譯文、調(diào)試記錄、非標(biāo)準(zhǔn)圖、設(shè)計變更、試運(yùn)行及維護(hù)記錄等。4.監(jiān)理單位：監(jiān)督各參建單位文件形成及竣工檔案編制，確?？⒐D的完整性和準(zhǔn)確性。四、聲像檔案管理規(guī)定1.定義：建設(shè)工程聲像檔案是指城市規(guī)劃、建設(shè)、管理活動中形成的具有保存價值的照片、底片、影片、錄像帶、光盤等載體材料，輔以文字說明的歷史記錄。2.報送內(nèi)容：包括照片檔案、錄像檔案及其文字說明。3.照片檔案要求：主體明確，影像清晰，畫面