企業(yè)文檔與記錄管理制度

企業(yè)文檔與記錄管理制度1.前言為了規(guī)范企業(yè)文檔與記錄的管理，保證信息的準(zhǔn)確性、完整性和機(jī)密性，提高文檔的可訪問性和全都性，便于企業(yè)內(nèi)部各部門之間的協(xié)作和信息共享，促進(jìn)企業(yè)的正常運(yùn)營(yíng)和發(fā)展，特訂立本制度。2.適用范圍本制度適用于我公司全部部門、團(tuán)隊(duì)和員工。3.文檔與記錄的定義3.1文檔：指全部紙質(zhì)或電子形式的文字、圖表、表格、圖片等信息載體，用于存儲(chǔ)、傳遞和處理信息的實(shí)體。3.2記錄：指以書面或電子形式記錄下的與企業(yè)業(yè)務(wù)相關(guān)的信息，可以是會(huì)議記錄、日志、報(bào)告、合同、規(guī)范等。4.文檔與記錄的分類與管理責(zé)任4.1依據(jù)用途和形式，將文檔與記錄分為以下幾類：4.1.1內(nèi)部文檔：供企業(yè)內(nèi)部使用的文檔與記錄，包含部門工作計(jì)劃、報(bào)告、會(huì)議紀(jì)要等。4.1.2外部文檔：供企業(yè)與外部機(jī)構(gòu)、客戶、合作伙伴使用的文檔與記錄，如合同、協(xié)議、報(bào)價(jià)單等。4.1.3機(jī)密文檔：包含敏感信息，需要嚴(yán)格保密的文檔與記錄，如商業(yè)機(jī)密、專利信息等。4.1.4公共文檔：對(duì)內(nèi)對(duì)外公開的文檔與記錄，如企業(yè)宣傳資料、網(wǎng)站內(nèi)容等。4.2各部門主管負(fù)責(zé)本部門文檔與記錄的管理和維護(hù)，確保文檔與記錄的準(zhǔn)確、完整及時(shí)和安全。5.文檔與記錄的編寫與審批5.1文檔與記錄的編寫應(yīng)遵從以下原則：5.1.1準(zhǔn)確性：確保文檔與記錄的內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、無誤。5.1.2完整性：文檔與記錄應(yīng)包含全部必需信息，不得遺漏緊要內(nèi)容。5.1.3全都性：文檔與記錄的格式、用詞和風(fēng)格應(yīng)保持全都，遵從企業(yè)規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)。5.1.4易讀性：文檔與記錄應(yīng)使用清楚簡(jiǎn)潔的語言，結(jié)構(gòu)合理，方便閱讀和理解。5.2文檔與記錄的審批流程：5.2.1編寫人將文檔與記錄交由部門主管審批。5.2.2部門主管對(duì)文檔與記錄進(jìn)行審查，核對(duì)準(zhǔn)確性、完整性和合規(guī)性。5.2.3部門主管如需修改看法，向編寫人提出。5.2.4編寫人依據(jù)部門主管的修改看法進(jìn)行修改，并重新提交審批。5.2.5部門主管審批通過后，文檔與記錄正式生效。6.文檔與記錄的存儲(chǔ)與歸檔6.1文檔與記錄的存儲(chǔ)應(yīng)采取以下措施：6.1.1紙質(zhì)文檔應(yīng)妥當(dāng)保管，存放在指定的柜子或文件夾中，標(biāo)明文檔名稱、編寫日期和責(zé)任人。6.1.2電子文檔應(yīng)存儲(chǔ)在公司指定的服務(wù)器或云存儲(chǔ)系統(tǒng)中，同時(shí)進(jìn)行備份，確保文件的安全性和可靠性。6.1.3各部門應(yīng)建立統(tǒng)一的文檔命名和目錄結(jié)構(gòu)，方便查找和管理。6.2歸檔規(guī)定如下：6.2.1超出肯定時(shí)限或不再使用的文檔與記錄應(yīng)進(jìn)行歸檔處理。6.2.2歸檔的文檔與記錄應(yīng)進(jìn)行分類整理，并標(biāo)注歸檔日期和保管責(zé)任人。6.2.3歸檔文檔與記錄的保管期限應(yīng)依據(jù)法律法規(guī)和企業(yè)規(guī)定確定。7.文檔與記錄的訪問與使用7.1訪問權(quán)限：7.1.1內(nèi)部文檔與記錄的訪問權(quán)限應(yīng)依據(jù)員工的崗位職能確定，確保信息的安全和機(jī)密性。7.1.2外部文檔與記錄的訪問權(quán)限應(yīng)依據(jù)合作關(guān)系和需要確定，確保信息的合法使用和保密性。7.1.3機(jī)密文檔與記錄的訪問權(quán)限應(yīng)嚴(yán)格掌控，僅限于授權(quán)人員使用，并簽署保密協(xié)議。7.2使用規(guī)定：7.2.1使用文檔與記錄時(shí)應(yīng)遵守法律法規(guī)和企業(yè)規(guī)定，不得違法使用、竄改、泄露或傳播。7.2.2使用文檔與記錄時(shí)應(yīng)盡量避開打印和制作冗余副本，提倡電子化和在線共享，降低資源消耗和環(huán)境負(fù)擔(dān)。8.文檔與記錄的修訂與廢除8.1對(duì)于需要修訂的文檔與記錄，應(yīng)依照以下流程進(jìn)行：8.1.1編寫人或相關(guān)責(zé)任人提出修訂申請(qǐng)，明確修訂的內(nèi)容和原因。8.1.2部門主管進(jìn)行審查和決策，確定是否進(jìn)行修訂。8.1.3對(duì)于經(jīng)修訂后的文檔與記錄，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行更新并重新審批。8.2對(duì)于廢除的文檔與記錄，應(yīng)按以下流程進(jìn)行：8.2.1訂立人或相關(guān)責(zé)任人提出廢除申請(qǐng)，明確廢除的理由和依據(jù)。8.2.2部門主管進(jìn)行審查和決策，確定是否廢除。8.2.3廢除的文檔與記錄應(yīng)進(jìn)行標(biāo)識(shí)，并從存儲(chǔ)系統(tǒng)中移除。9.文檔與記錄的定期審查與評(píng)估9.1各部門應(yīng)定期對(duì)文檔與記錄進(jìn)行審查和評(píng)估，確保其有效性和適用性。9.2審查和評(píng)估的內(nèi)容包含：9.2.1文檔與記錄的準(zhǔn)確性和完整性是否滿足實(shí)際需要。9.2.2文檔與記錄的訪問權(quán)限是否合理、安全。9.2.3文檔與記錄的使用情況和效果如何。10.違規(guī)處理對(duì)于違反本制度的行為，將依據(jù)公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行相應(yīng)處理，包含但不限于口頭警告、書面警告、工作紀(jì)律處分等，嚴(yán)重者將追究法律責(zé)任。11.其他11.1對(duì)于本制度中未規(guī)定的事項(xiàng)，應(yīng)依據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行遵守和處理。11.2本制度的解