項(xiàng)目系統(tǒng)檔案管理培訓(xùn)課件-

項(xiàng)目系統(tǒng)檔案管理培訓(xùn)

二O一O年五月

目錄章節(jié)內(nèi)容第一章檔案管理體系與制度第二章檔案的收集與整理第三章合同、證照及決策文件管理第四章檔案借閱與利用第五章檔案保管及庫(kù)房管理第六章檔案移交與統(tǒng)計(jì)第一章、檔案管理體系與制度

總經(jīng)理項(xiàng)目公司行政部應(yīng)設(shè)專職檔案管理員項(xiàng)目公司各部門設(shè)兼職檔案管理員項(xiàng)目公司應(yīng)當(dāng)建立的檔案制度歸檔范圍及保管期限檔案分類編號(hào)方案檔案管理員崗位職責(zé)檔案借閱及庫(kù)房管理制度以上制度需報(bào)商業(yè)地產(chǎn)公司辦公室備案。第一章、檔案管理體系與制度

第二章、檔案的收集與整理第一節(jié)歸檔時(shí)間與范圍第二節(jié)分類與編號(hào)第三節(jié)整理規(guī)則第一節(jié)、歸檔范圍與時(shí)間項(xiàng)目竣工驗(yàn)收后一個(gè)月內(nèi)，向集團(tuán)檔案室移交一套完整的竣工資料。（包括但不限于移交城建檔案館的全套資料）項(xiàng)目公司撤銷前一個(gè)月內(nèi)，將項(xiàng)目全部檔案移交給集團(tuán)檔案室保存。一、項(xiàng)目公司向集團(tuán)移交檔案時(shí)點(diǎn)關(guān)注最新的關(guān)于項(xiàng)目公司六證移交集團(tuán)時(shí)間的有關(guān)規(guī)定。第一節(jié)、歸檔范圍與時(shí)間二、項(xiàng)目公司內(nèi)部檔案收集時(shí)點(diǎn)

歸檔文件由承辦人辦理完畢后10日內(nèi)移交所在部室檔案管理員。各部門檔案應(yīng)在一定時(shí)間后向行政部移交（可以是月度、季度或年度）。第一節(jié)、歸檔范圍與時(shí)間三、特殊文件的歸檔時(shí)間1、以項(xiàng)目公司名義簽署的合同、協(xié)議、對(duì)外公函等文件，應(yīng)在簽署后3個(gè)工作日內(nèi)報(bào)送項(xiàng)目公司行政部一份原件。2、重要證照、獲得榮譽(yù)等有關(guān)資料、照片、聲像檔案等隨時(shí)歸檔。3、對(duì)已歸檔文件進(jìn)行變更、修改、補(bǔ)充的，應(yīng)隨時(shí)歸檔。4、員工調(diào)離職時(shí)，應(yīng)由部門檔案管理員、部門總經(jīng)理共同對(duì)其文件進(jìn)行清點(diǎn)接收，辦理交接手續(xù)后，人事部門方可為其辦理離職手續(xù)。出現(xiàn)問(wèn)題，追究當(dāng)事人責(zé)任。第一節(jié)、歸檔范圍與時(shí)間四、歸檔范圍1、項(xiàng)目公司歸檔范圍指在公司籌備、成立、經(jīng)營(yíng)、管理及產(chǎn)權(quán)變動(dòng)過(guò)程中形成的具有保存價(jià)值的各種載體形式的記錄。2、是否成為公司的檔案,應(yīng)堅(jiān)持以下幾個(gè)標(biāo)準(zhǔn):A.是否具有法律依據(jù)性;B.是否屬于公司大事;C.是否具有通用性或示范性。3、所有加蓋公司公章的文件應(yīng)重點(diǎn)保管4、以我為主第一節(jié)、歸檔范圍與時(shí)間五、不歸檔范圍1.上級(jí)公司普發(fā)的供參閱、不需辦理的文件；

2.上級(jí)公司征求意見未定稿的文件；

3.無(wú)查考價(jià)值的事務(wù)性、臨時(shí)性文件；

4.未經(jīng)會(huì)議討論、未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審閱、簽發(fā)的、未生效的文件；一般性文件的歷次修改稿、打印文件的各次校對(duì)稿（公司主要領(lǐng)導(dǎo)親筆修改稿和負(fù)責(zé)人簽字的最后定稿除外）；

5.為參考目的從各方面收集的文件材料不屬于歸檔范圍的文件或資料,應(yīng)另備卷盒單獨(dú)存放，也可以僅保存電子文本,不保存紙本。第一節(jié)、歸檔范圍與時(shí)間六、收集中應(yīng)注意的問(wèn)題

1.以集團(tuán)或商業(yè)地產(chǎn)公司名義普發(fā)的文件，作為資料短期保存。2.集團(tuán)或商業(yè)地產(chǎn)公司針對(duì)本項(xiàng)目公司的發(fā)文，由文件要求的事項(xiàng)承辦者負(fù)責(zé)歸檔。3.多套文件、圖紙，多個(gè)部室均有保存的，由發(fā)出部門負(fù)責(zé)收集整理并移交，接收部門作為資料短期保存利用。（合同除外）4、對(duì)同一事件的正文和附件、來(lái)函和回函、請(qǐng)示和批復(fù)、原文和譯文等，應(yīng)作為一件裝訂保管。5、歸檔文件一般應(yīng)為原件，確無(wú)原件的，應(yīng)注明原件保存地，并保存對(duì)方簽收憑證。收存文件的憑證：第二節(jié)、分類與編號(hào)各公司應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況，建立本公司檔案資料分類編號(hào)方案，并向商業(yè)地產(chǎn)公司辦公室備案。第二節(jié)、分類與編號(hào)序號(hào)分類名稱編號(hào)1行政管理類XZ2前期立項(xiàng)文件QQ3工程管理類GC4規(guī)劃設(shè)計(jì)類GH5成本控制及招投標(biāo)類CB6營(yíng)銷類YX7合同類HT8特種載體（證照、獎(jiǎng)杯、聲像、光盤等）TZ9項(xiàng)目竣工資料ZZ第三節(jié)、整理規(guī)則一按件整理二按卷整理第三節(jié)、整理規(guī)則一、按件整理一般適用于日常管理類文件以件為單位整理：是按照文件的形成和處理的基本單位進(jìn)行整理概念第三節(jié)、整理規(guī)則一、按件整理整理流程積累排序編號(hào)編目盒脊背裝盒備考表裝訂檢查第三節(jié)、整理規(guī)則一、按件整理1、積累:人人有責(zé),時(shí)時(shí)有活兒；件件登記,年年整理.功夫在平時(shí)。各級(jí)檔案管理人員均應(yīng)建立接收登記及借閱登記臺(tái)帳，對(duì)借出未還的文件，及時(shí)催還，銷賬歸卷。第三節(jié)、整理規(guī)則一、按件整理2、排序(1)卷盒內(nèi)文件材料按文號(hào)順序或時(shí)間順序排列；(2)同一件文件材料，按正件在前，附件在后；結(jié)論、決定、判決性材料在前，依據(jù)性材料在后排列；(3)請(qǐng)示與批復(fù)、來(lái)函與回函排列在一起，復(fù)文在前，來(lái)文在后。來(lái)文可以在來(lái)文單位目錄中做參見。第三節(jié)、整理規(guī)則一、按件整理3、編號(hào)格式為：項(xiàng)目號(hào)+分類號(hào)+盒號(hào)+盒內(nèi)流水號(hào)，將編號(hào)標(biāo)在文件首頁(yè)上端的空白位置。項(xiàng)目編號(hào)由項(xiàng)目建設(shè)伊始，向商業(yè)地產(chǎn)公司辦公室申請(qǐng)。例：行政類文件第一盒第一件編號(hào)為：**-XZ-01-01第三節(jié)、整理規(guī)則一、按件整理編目文件目錄序號(hào)文件編號(hào)責(zé)任者文件題名日期頁(yè)數(shù)備注第三節(jié)、整理規(guī)則一、按件整理1）序號(hào)：填寫盒內(nèi)流水號(hào)。2）文件編號(hào)：填寫原文編號(hào)。3）責(zé)任者：制發(fā)文件的組織或個(gè)人，即文件的發(fā)文機(jī)構(gòu)或署名者。4）文件題名：照實(shí)抄錄，無(wú)標(biāo)題或標(biāo)題不能說(shuō)明文件內(nèi)容的，（比如標(biāo)題為會(huì)議紀(jì)要，或協(xié)議書等）應(yīng)自擬標(biāo)題，加“【】”號(hào)。例：原文標(biāo)題為“會(huì)議紀(jì)要”，應(yīng)在文件題名欄內(nèi)錄入：“會(huì)議紀(jì)要【證照管理制度研討】”。5）日期：填寫文件形成日期，以8位數(shù)字表示，例如：“20190528”6）頁(yè)數(shù)：填寫所有有文字的頁(yè)面數(shù)量。7）冊(cè)數(shù)：對(duì)裝訂成冊(cè)的文件，可以加“冊(cè)數(shù)”欄，填寫冊(cè)數(shù)即可。8）備注：填寫需要說(shuō)明的文字，比如文件正本、副本，原件、復(fù)印件，份數(shù)等。第三節(jié)、整理規(guī)則一、按件整理4、裝訂（1）先檢查歸檔的文件是否按A4規(guī)格，小于A4的，應(yīng)粘貼在A4紙上；大于A4的，需折疊成A4大小。對(duì)破損的文件要進(jìn)行修補(bǔ)和裱糊。文件折好后，所編頁(yè)碼應(yīng)露在外面。（2）盡量拆除文件上的金屬裝訂物，每份文件用一個(gè)不銹鋼訂書釘裝訂即可，較厚的文件用燕尾夾固定。（3）裝訂位置在文件左上角的，要求文件左側(cè)、上側(cè)要對(duì)齊；在文件左側(cè)中間位置的，要求文件左側(cè)、下側(cè)對(duì)齊。第三節(jié)、整理規(guī)則一、按件整理5、裝盒裝盒：檔案盒推薦使用藍(lán)色塑料檔案盒。厚度根據(jù)需要選擇55～75mm均可。不建議使用低于40mm檔案盒。第三節(jié)、整理規(guī)則一、按件整理6、填寫盒內(nèi)備考表盒內(nèi)備考表位于盒內(nèi)文件之后，必須用鋼筆或簽字筆填寫。1.情況說(shuō)明：填寫盒內(nèi)文件缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等情況。2.立卷人：由組成本卷的專、兼職檔案員填寫。3.檢查人：由對(duì)案卷進(jìn)行審核的責(zé)任者簽名。4.立卷時(shí)間：填寫立卷的時(shí)間。

第三節(jié)、整理規(guī)則一、按件整理7、打印盒脊背第三節(jié)、整理規(guī)則一、按件整理8、檢查（1）檢查收集的文件是否齊全、完整，不全的聯(lián)系承辦人補(bǔ)齊，剔除不需歸檔的材料。

（2）檢查卷盒內(nèi)文件的聯(lián)系，糾正相互混淆、重復(fù)或拆散文件聯(lián)系的現(xiàn)象。

（3）檢查歸檔的文件材料有無(wú)加蓋公章，要簽名的欄目有無(wú)漏簽。（4）檢查卷盒內(nèi)文件的數(shù)量，一般不超過(guò)200頁(yè)，對(duì)同一卷盒內(nèi)文件數(shù)量較多的酌情分盒，問(wèn)題單一、文件數(shù)量少的可將相近問(wèn)題所形成的材料合并裝盒。（5）檢查保管期限、密級(jí)劃分是否恰當(dāng)，文件材料中不能有圓珠筆、鉛筆等字跡。（6）檢查文件編號(hào)有無(wú)錯(cuò)漏現(xiàn)象。字跡模糊或易褪變的應(yīng)予復(fù)制。對(duì)傳真件、復(fù)印件應(yīng)確保文字清晰可辨。不能使用熱敏紙。第三節(jié)、整理規(guī)則一、按件整理第三節(jié)、整理規(guī)則二、按卷整理一般適用于工程竣工資料案卷，是由互有聯(lián)系的若干文件組合而成的檔案保管單位。概念職責(zé)劃分項(xiàng)目公司負(fù)責(zé)組織、協(xié)調(diào)、檢查、指導(dǎo)參建各方檔案實(shí)體的管理。施工單位負(fù)責(zé)編制竣工文件監(jiān)理單位負(fù)責(zé)審核第三節(jié)、整理規(guī)則二、按卷整理第三節(jié)、整理規(guī)則二、按卷整理檔號(hào)編制竣工資料檔號(hào)格式為：項(xiàng)目號(hào)+（分類號(hào)）+案卷流水號(hào)。項(xiàng)目建設(shè)初期，項(xiàng)目公司應(yīng)向商業(yè)地產(chǎn)公司辦公室申請(qǐng)項(xiàng)目號(hào)。例：寧波鄞州項(xiàng)目第一卷檔號(hào)為NB1-01。案卷數(shù)量較多時(shí)，也可加入分類號(hào)，例：SH-XZ-01。整卷裝訂的檔案，檔號(hào)標(biāo)注在案卷封面和卷盒脊背上。單份裝訂的文件，應(yīng)刻制檔號(hào)章，加蓋在文件上方空白處。第三節(jié)、整理規(guī)則二、按卷整理案卷順序竣工資料應(yīng)按前期立項(xiàng)——設(shè)計(jì)——施工——竣工——驗(yàn)收等順序排列管理性文件按類別、時(shí)間排列施工文件按管理、依據(jù)、建筑、安裝、檢測(cè)實(shí)驗(yàn)記錄、評(píng)定、驗(yàn)收排列設(shè)備文件按依據(jù)性、開箱驗(yàn)收、隨機(jī)圖樣、安裝調(diào)試、運(yùn)行維修等順序排列竣工圖按專業(yè)、圖號(hào)排列（建筑——結(jié)構(gòu)——給排水——電氣——暖通——弱電——景觀照明——裝飾）卷內(nèi)文件一般文字在前，圖樣在后；譯文在前，原文在后；正文在前，附件在后。第三節(jié)、整理規(guī)則二、按卷整理編目案卷目錄序號(hào)檔號(hào)立卷單位案卷題名起止日期件數(shù)備注序號(hào)：填寫案卷流水號(hào)。檔號(hào)：填寫案卷檔號(hào)。立卷單位：填寫案卷編制責(zé)任單位名稱。案卷題名：一般包括項(xiàng)目名稱、階段名稱、主要內(nèi)容等，例：寧波鄞州項(xiàng)目工程前期準(zhǔn)備文件。起止日期：填寫卷內(nèi)文件形成的最早和最晚的日期，例如：“20190528~2019528”件數(shù)：填寫卷內(nèi)文件件數(shù)。備注：填寫需要說(shuō)明的文字，例如密級(jí)、互見號(hào)、存放位置等。第三節(jié)、整理規(guī)則二、按卷整理卷內(nèi)目錄序號(hào)文件編號(hào)責(zé)任者文件題名日期頁(yè)數(shù)備注序號(hào)：用阿拉伯?dāng)?shù)字從1起依次標(biāo)注卷內(nèi)文件的順序，一個(gè)文件一個(gè)號(hào)文件編號(hào)：填寫原文文號(hào)或圖紙的圖號(hào)責(zé)任者：填寫文件形成部門或主要責(zé)任者文件題名：填寫文件標(biāo)題全稱日期：填寫文件形成日期頁(yè)數(shù)：填寫文件頁(yè)數(shù)備注：需要時(shí)填寫第三節(jié)、整理規(guī)則二、按卷整理卷內(nèi)文件應(yīng)以件為單位編頁(yè)號(hào)（卷內(nèi)目錄、備考表、空頁(yè)不編頁(yè)號(hào)），用鋼筆或簽字筆在有字跡或圖表的頁(yè)面從阿拉伯?dāng)?shù)字1開始逐一順序編號(hào)。正面編在右上角，反面編在左上角。第三節(jié)、整理規(guī)則二、按卷整理質(zhì)量要求1、字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔，簽字認(rèn)可手續(xù)完備。2、文件不應(yīng)用易褪色的書寫材料（紅色、純藍(lán)簽字筆、圓珠筆、復(fù)寫紙、鉛筆等）書寫、繪制。如原件不能更改的，應(yīng)附一份復(fù)印件。3、錄音、錄像文件應(yīng)檢驗(yàn)載體的有效性。4、電子文件應(yīng)用不可擦除型光盤保存。5、圖紙應(yīng)統(tǒng)一折疊成A4大小。6、所有竣工圖應(yīng)由編制單位逐張加蓋并簽署竣工圖章。竣工圖章中的內(nèi)容填寫應(yīng)齊全、清楚，不得代簽。歸檔圖紙的要求：

一般采用藍(lán)曬圖

竣工圖應(yīng)是新藍(lán)圖

計(jì)算機(jī)出圖必須清晰，不得使用計(jì)算機(jī)出圖的復(fù)印件

竣工圖上必須加蓋竣工章，內(nèi)容填寫應(yīng)齊全、清楚，不得代簽。

第三節(jié)、整理規(guī)則二、按卷整理第三節(jié)、整理規(guī)則二、按卷整理裝訂（1）竣工資料可采用整卷裝訂和單份文件裝訂兩種形式。同一項(xiàng)目應(yīng)統(tǒng)一。（2）單份文件裝訂時(shí)，應(yīng)在卷內(nèi)每份文件首頁(yè)右上方加蓋、填寫檔號(hào)章。（3）整卷裝訂時(shí)，卷內(nèi)不得有金屬物。要求文件左側(cè)、下側(cè)要對(duì)齊。第三節(jié)、整理規(guī)則二、按卷整理工程建設(shè)中的隱蔽工程、重大事件、事故，必須有聲像材料。第三節(jié)、整理規(guī)則二、按卷整理裝盒

卷盒：竣工資料推薦使用質(zhì)量不低于337克的無(wú)酸紙檔案盒。厚度根據(jù)需要選擇。第三節(jié)、整理規(guī)則二、按卷整理打印盒脊背第三章、合同、證照檔案整理第一節(jié)合同檔案管理合同檔案歸檔要求：合同檔案的完整性：包含合同主體及審批等相關(guān)文件例：通過(guò)招投標(biāo)簽訂的合同檔案需包括招標(biāo)文件、投標(biāo)文件（中標(biāo)單位）、中標(biāo)通知書、合同審批記錄、合同原件等合同檔案由經(jīng)辦部門負(fù)責(zé)收集、整理后移交至檔案室，檔案專員對(duì)其完整性給予檢查和監(jiān)督。合同簽訂后，經(jīng)辦部門、財(cái)務(wù)部、檔案室必須各留存一份原件。當(dāng)合同歸檔后出現(xiàn)補(bǔ)充或更改時(shí)，經(jīng)補(bǔ)充或更改后的合同仍作為有效合同進(jìn)行檔案管理第二節(jié)、證照及決策文件管理重要證照：項(xiàng)目的開發(fā)證照（即六證）《國(guó)有土地使用權(quán)證》、《建設(shè)用地規(guī)劃許可證》、《建設(shè)工程規(guī)劃許可證》、《建設(shè)工程施工許可證》、《銷（預(yù)）售許可證》、《房產(chǎn)證》歸檔時(shí)間：重要證照在獲取后當(dāng)日內(nèi)由經(jīng)辦人移交至公司檔案室。項(xiàng)目公司檔案專員在證照歸檔后的兩個(gè)工作日內(nèi)將證照原件彩色掃描版（精度需大于300dpi)經(jīng)OA上報(bào)至股份公司檔案室。第三章、合同、證照檔案整理

證照原件應(yīng)在保險(xiǎn)柜中保存。

利用證照復(fù)印件、掃描件，須經(jīng)利用者所在部門總經(jīng)理審批同意，檔案管理員做好借閱登記。利用人應(yīng)妥善保管證照復(fù)印件、掃描件，利用完畢應(yīng)予銷毀。

借閱證照原件，須經(jīng)項(xiàng)目公司總經(jīng)理審批同意，原則上應(yīng)當(dāng)日歸還。因特殊原因需延期使用的，需經(jīng)項(xiàng)目公司總經(jīng)理審批同意后方可辦理續(xù)借手續(xù)。

第三章、合同、證照檔案整理

凡使用六證原件進(jìn)行抵押、擔(dān)保時(shí)，項(xiàng)目公司必須逐級(jí)上報(bào)至商業(yè)地產(chǎn)公司總裁、董事長(zhǎng)審批。項(xiàng)目公司專職檔案管理員需將審批文件、六證復(fù)印件存檔，并保存對(duì)方收到證照原件的有關(guān)確認(rèn)文件。

凡對(duì)六證進(jìn)行更改、更換或收回等變動(dòng)時(shí)，須逐級(jí)報(bào)至商業(yè)地產(chǎn)公司分管項(xiàng)目副總裁審批同意。項(xiàng)目公司專職檔案管理員需將審批文件、原始證照復(fù)印件存檔。

項(xiàng)目全部竣工備案并入伙1年內(nèi)，項(xiàng)目公司應(yīng)將項(xiàng)目六證原件（或由當(dāng)?shù)卣嘘P(guān)部門加蓋接收紅章的復(fù)印件）送達(dá)商業(yè)地產(chǎn)公司辦公室歸檔保存。第三章、合同、證照檔案整理第二節(jié)、證照及決策文件管理決策類保密文件：是指董事長(zhǎng)及丁總裁簽批文件、項(xiàng)目決策文件、獎(jiǎng)金批復(fù)等重要保密文件股份公司下發(fā)的決策類保密文件，需直接發(fā)總經(jīng)理或相關(guān)責(zé)任人，并予以直接確認(rèn)。由責(zé)任人在文件流轉(zhuǎn)完畢后即時(shí)歸入檔案室備案。文件經(jīng)手人員對(duì)文件負(fù)有保密責(zé)任，如泄密或無(wú)序傳播，則按相關(guān)保密制度給予處理。第三章、合同、證照檔案整理第二節(jié)、證照及決策文件管理重要檔案的安全性：實(shí)體安全：各項(xiàng)目公司檔案室設(shè)立專門的保險(xiǎn)柜，確保重要檔案的安全性；利用安全：重要檔案的密級(jí)程度均定為絕密文件，利用時(shí)需按照嚴(yán)格的借閱手續(xù)執(zhí)行。第三章、合同、證照檔案整理第四章、檔案借閱與利用檔案原則上不外借，僅供在檔案室閱覽，復(fù)印或借出檔案需經(jīng)集團(tuán)辦公室主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，借出檔案一般應(yīng)在5個(gè)工作日內(nèi)歸還，如到期不能歸還，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借出檔案歸還時(shí)，檔案管理