2022程序文件-記錄管理程序

XXXXXXXX建設(shè)工程質(zhì)量檢測有限公司文件編號：HXJC/B18-2022

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實施日期：2022年04月30日

1目的

保證質(zhì)量和技術(shù)活動記錄內(nèi)容真實、完整、準(zhǔn)確、規(guī)范和活動的

再現(xiàn)。

2合用范圍

合用于質(zhì)量和技術(shù)活動記錄的控制。

3職責(zé)

3.1技術(shù)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)組織評審各種記錄格式并予以批準(zhǔn)。

3.2質(zhì)量負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)原始記錄、檢測報告的借閱中請。

3.3綜合業(yè)務(wù)部負(fù)責(zé)對記錄的歸檔、保管、檢索管理。

3.4全體員工記錄從事的工作和活動的記錄。

4工作程序

4.1記錄的分類

4.1.1質(zhì)量記錄指檢驗檢測機(jī)構(gòu)管理體系活動中的過程和結(jié)果的記錄，

包括合同評審、分包控制、采購、內(nèi)部審核、管理評審、糾正措施和

預(yù)防措施記錄、申訴和投訴記錄等。

4.1.2技術(shù)記錄是進(jìn)行檢驗檢測活動的信息記錄，包括人員培訓(xùn)考核記

錄、環(huán)境條件控制、方法確認(rèn)、設(shè)備管理、抽樣記錄、樣品管理、質(zhì)

量監(jiān)控、檢驗檢測的原始記錄、檢驗檢測報告等。

4.2記錄表格填寫要求

4.2.1記錄應(yīng)使用鋼筆或者不退色筆填寫，要求字跡端正、清晰。

4.2.2應(yīng)及時、真實填寫原始記錄，不得憑追憶事后補(bǔ)填或者抄填。

4.2.3檢測原始記錄應(yīng)完整地記錄規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)方法中規(guī)定的信息，包括

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檢測條件、檢測過程、計算公式、數(shù)據(jù)處理、檢測結(jié)果、質(zhì)控記錄以

及影響不確定度的各種因素，確保檢測過程的可復(fù)現(xiàn)性。記錄中還應(yīng)

包括檢測人員和校對人員的簽名。對于記錄表式中無內(nèi)容可填的空白

欄,應(yīng)用“/”標(biāo)記。

4.2.4檢測原始記錄不得涂改。當(dāng)記錄中浮現(xiàn)錯誤需更改時，在錯誤處

劃二道平行線（不得覆蓋原有記錄的可見程度），并將正確值填寫在其

右上方。對所有的改動應(yīng)有更改人簽名或者蓋章。

4.2.5對于檢測過程中的特殊情況和有必要說明的問題，應(yīng)記錄在備注

欄內(nèi)或者記錄表邊旁。

4.2.6檢測原始記錄對于關(guān)鍵數(shù)據(jù)修改還應(yīng)填寫《原始記錄修改審批表》，

經(jīng)技術(shù)負(fù)責(zé)人審批后，試驗人員才干修改數(shù)據(jù)。

4.3記錄編目和管理

4.3.1各部門記錄由部門按要求采集和傳遞，交資料員整理，填寫《記

錄歸檔記錄表》。

4.3.2資料員按照記錄分類及質(zhì)量手冊等要求，對記錄進(jìn)行編目和整理，

建立檔案。檔案卷宗上有記錄標(biāo)識，記錄歸檔時間和保存期限等。

4.3.3資料員按檢測時間順序、檢測報告編號對原始記錄和檢測報告等

分類整理，歸檔保存。

4.4記錄保存

4.4.1所有記錄立檔后由資料員存放在適宜的環(huán)境下并采取防火、防盜、

防蛀、防潮等措施，避免記錄的損壞、變質(zhì)和丟失。

4.4.2資料員根據(jù)不同記錄制定明確保存期限。

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A內(nèi)審、管理評審、不合格及糾正措施等質(zhì)量記錄保存期限為認(rèn)

證有效期；

B委托檢測協(xié)議書/合同、樣品采集單、送檢單、原始記錄、檢測

報告等，保存期限為6年；

C儀器設(shè)備檔案保存期限至儀器設(shè)備報廢或者轉(zhuǎn)出止；

D人員培訓(xùn)、考核記錄及業(yè)績檔案保存期限至該人員離開本檢測

公司止；

E其它有關(guān)記錄保存期限根據(jù)檔案管理要求執(zhí)行。

4.4.3資料員妥善保管，執(zhí)行《客戶機(jī)密和所有權(quán)保護(hù)程序》。

4.5記錄借閱

4.5.1在保證公正性和保護(hù)客戶機(jī)密、所有權(quán)的前提下，可允許查閱和

檢索。借閱人須填寫《文件復(fù)印/借閱審批表》經(jīng)批準(zhǔn)后查閱，查閱后

即將返還，不得帶走和私自保存。

4.6記錄銷毀

4.6.1保存期滿需銷毀的記錄，由資料員列出《文件銷毀登記表》，經(jīng)技

術(shù)負(fù)責(zé)人審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)并指定監(jiān)督人，在監(jiān)督下銷毀。

4.6.2以電子形式存儲的記錄，按照《文件管理程序》和《數(shù)據(jù)控制程

序》執(zhí)行。

5相關(guān)文件

(1)《文件管理程序》HXJC/B10-2022

(2)《數(shù)據(jù)控制程序》HXJC/B24-2022

⑶《客戶機(jī)密和所有權(quán)保護(hù)程序》HXJC/B09-2022

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記錄管理程序0次修訂

實施日期：2022年04月30日

6記錄

(1)《記錄歸檔記錄表》HXJC/L-18-1

(2)《記錄銷毀登記表》HXJC/L-18-2

⑶《記錄復(fù)印/借閱審批表》HXJC/L-18-3

(4)《原始記錄修改審批表》HXJC/L-18-4

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記錄歸檔記錄表

編號：HXJC/L-18-1

序號記錄名稱樣品編號送交人接收情況

備注

歸檔人：校核人：歸檔日期:

5

XXXXXXXX建設(shè)工程質(zhì)量檢測有限公司

記錄銷毀登記表

編號：HXJC/L-18-2

記錄、檔案編號

記錄、檔案名稱

處

理

及

銷

毀

原

因

申請人/日期

批

準(zhǔn)

意

見

簽名/日期

6

XXXXXXXX建設(shè)工程質(zhì)量檢測有限公司

記錄復(fù)印/借閱審批表

編號：HXJC/L-18-3

申請人借閱日期年月日

借閱資料名稱歸還期年月日

借閱事由

審批意見

審批人日期年月日

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XXXXXXXX建設(shè)工程質(zhì)量檢測有限公司

原始記錄修改審批表

編號：HXJC/L-18-4

檢測室申請人日期

序

號試驗

試驗編號出錯原因