2024年學校檔案管理制度范例（五篇）

第3頁共3頁2024年學校檔案管理制度范例檔案人員崗位責任制度一、檔案人員應致力于政治理論和專業(yè)知識的深入學習，不斷提升業(yè)務技能與管理水平。需恪盡職守，嚴守紀律，積極參與各級各類檔案業(yè)務培訓，并通過考核獲取崗位資格證書。二、嚴格遵循《中華人民共和國檔案法》及其《實施辦法》和《湖北省檔案工作條例》，以及黨和國家及本系統(tǒng)（行業(yè)）的相關檔案工作法規(guī)與規(guī)章，全面履行本單位檔案管理的各項規(guī)章制度。對于檔案損毀、丟失、泄密、擅自復制等瀆職行為，應立即向領導報告，并依據(jù)《檔案法》及相關規(guī)定，追究責任人的法律責任。三、深入了解本單位及本系統(tǒng)業(yè)務工作，掌握各類文件材料的形成過程，明確分類方法、歸檔范圍及保管期限。四、確保檔案的收集、分類、整理、編目工作嚴謹有序，以保障檔案的完整性和案卷的高質(zhì)量，力求達到標準化、規(guī)范化的管理要求，并逐步實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。五、與鑒定小組其他成員共同定期對室藏檔案進行鑒定，對已達到保管期限的檔案資料進行細致鑒定分析，對失去保管價值的檔案提出銷毀建議，編制銷毀清冊，撰寫鑒定分析報告，經(jīng)領導批準后與相關人員進行銷毀工作，確保銷毀過程認真負責。六、維護庫房的整潔與衛(wèi)生，確保檔案框架排列有序。嚴格執(zhí)行檔案“八防”措施，定期檢查檔案保管情況，核對檔案資料，做好記錄，及時處理檔案保管、保護中出現(xiàn)的問題，以保障檔案的完整與安全，延長檔案使用壽命。七、編制科學的檢索工具，全面了解室藏情況，積極提供咨詢服務和檔案利用服務。嚴格遵守保密制度，執(zhí)行查借閱登記和利用效果登記制度，編制利用效果實例和檔案信息。八、積極挖掘檔案信息資源，利用室藏檔案編寫有價值的檔案資料，以滿足單位領導和各項業(yè)務工作的需求。九、積極參與本單位組織的科研課題鑒定會、設備開箱驗收會、基建工程竣工驗收會等活動，認真接收并歸檔相關文件材料，并在文件上簽名蓋章以示負責。十、負責檔案的統(tǒng)計工作，建立統(tǒng)計臺帳，準確、及時地向檔案行政管理部門及教育主管部門報送機關檔案工作統(tǒng)計年報及其他調(diào)查統(tǒng)計表。檔案保管制度一、根據(jù)檔案的不同門類和載體，區(qū)分其價值，科學系統(tǒng)地編排序號并上架保管，確保檔案的妥善保管。二、庫房應滿足檔案保管需求，配備標準的檔案柜架，案卷裝具需符合國家標準。三、保持庫房整潔衛(wèi)生，檔案柜架排列整齊，檔案存放位置準確，索引清晰規(guī)范。室內(nèi)嚴禁吸煙、使用明火及存放易燃、易爆、易腐物品，確保庫內(nèi)無霉變、蟲害及雜物堆放現(xiàn)象。四、嚴格按照“八防”要求，采取有效措施改善檔案保管條件。配備必要的設施設備并充分發(fā)揮其作用，做好室內(nèi)溫濕度調(diào)控工作，根據(jù)通風降溫原則適時開窗通風或開啟設備降溫去濕。在檔案柜內(nèi)放置防蟲、防霉藥品并定期更換。五、定期檢查設施設備確保完好無損，發(fā)現(xiàn)問題及時維修排除故障。六、庫房和檔案柜架的鑰匙由專人保管不得丟失或隨意放置更不得轉(zhuǎn)借他人。檔案人員下班前應檢查電燈、電路及門窗情況確保安全。七、各類檔案進出檔案室需造具清冊并履行交接手續(xù)。每半年對室藏檔案進行全面檢查和清理核對確保目錄與庫存相符保障檔案完整安全。因保管不善導致檔案損壞或丟失將追究相關人員責任。八、檔案庫房為機要重地非檔案管理人員未經(jīng)許可不得擅自進入。九、按照《全宗卷規(guī)范》要求建立全宗卷注重收集、整理、接續(xù)全宗卷內(nèi)容確保其內(nèi)容全面、規(guī)范、完善。2024年學校檔案管理制度范例（二）借閱與利用效果登記需嚴謹執(zhí)行，同時需編制相關實例及檔案信息，以供參考。八、檔案信息資源應得到積極開發(fā)，通過編寫有價值的檔案資料，以滿足單位領導及各項業(yè)務工作的需求。九、本單位組織的科研課題鑒定會、設備開箱驗收會及基建工程竣工驗收會等活動，應積極參與，并認真接收并歸檔活動中形成的文件材料，同時在相關文件上完成簽名蓋章手續(xù)。十、檔案統(tǒng)計工作需細致進行，統(tǒng)計臺帳應準確建立，并需及時向檔案行政管理部門及教育主管部門上報機關檔案工作統(tǒng)計年報及其他調(diào)查統(tǒng)計表，確保數(shù)據(jù)的及時性與準確性。檔案保管制度一、檔案庫房內(nèi)應根據(jù)檔案的門類、載體及價值進行科學系統(tǒng)的編號與排列，確保檔案的有序保管。二、檔案庫房應符合要求并具備充裕空間，配備標準且滿足需求的檔案柜架，案卷裝具需符合國家標準。三、庫房應保持整潔，檔案柜架排列需整齊，檔案存放位置需準確無誤，索引應規(guī)范清晰。室內(nèi)嚴禁吸煙、使用明火及存放易燃、易爆、易腐物品，以確保庫內(nèi)無霉變、蟲害及雜物堆積現(xiàn)象。四、嚴格按照“八防”要求，采取有效措施以不斷改善檔案保管條件。必要設施設備需及時添置，并充分發(fā)揮其作用，確保室內(nèi)溫濕度得到合理調(diào)控。同時，需定期更換檔案柜內(nèi)的防蟲、防霉藥品。五、定期檢查各種設施設備，確保其完好無損。一旦發(fā)現(xiàn)設備損壞或出現(xiàn)故障，需及時進行修理與排除。六、庫房及檔案柜架的鑰匙需由專人保管，嚴禁丟失、亂放或隨意轉(zhuǎn)借他人。檔案人員在下班前需檢查電燈、電路及門窗情況，確保無安全隱患。七、各類檔案進出檔案室時，需編制清冊并履行交接手續(xù)。每半年需對室藏檔案進行一次全面檢查與清理核對，以確保目錄與庫存相符，保障檔案的完整與安全。若因保管不善導致檔案損壞或丟失，將追究相關人員責任。八、檔案庫房為機要重地，非檔案管理人員未經(jīng)許可不得隨意進入。九、依據(jù)《全宗卷規(guī)范》建立全宗卷，并注重收集、整理與接續(xù)全宗卷內(nèi)容，以確保其全面、規(guī)范與完善。檔案保密制度一、檔案工作人員應嚴格遵守國家保密法規(guī)及保密紀律，明確保密職責，以維護檔案的安全與完整。二、保密文件材料、檔案的密級劃分、變更及解密工作需嚴格按照國家有關制度與規(guī)定執(zhí)行。絕密檔案應實行單獨保管。三、檔案庫房設施應符合“八防”要求，并配備鐵門（防盜門）及鐵窗等安全設施。在重大節(jié)假日前應對庫房安全保密設施進行檢查，確保無安全隱患。四、檔案工作人員應嚴格遵守保密紀律，不泄露國家秘密信息。五、嚴禁私自或在無保密保障的情況下復制、使用、存放、銷毀國家秘密文件、檔案、資料和物品。同時，嚴禁將此類物品作為廢品出售。六、借閱秘密檔案資料需履行審批手續(xù)，并限于在指定地點閱覽，不得抄錄、帶出或向他人透露其內(nèi)容。七、攜帶屬于國家秘密的文件、檔案、資料和物品外出需經(jīng)保密部門批準，并指定專人保管。八、嚴禁向家屬、子女、親友及其他不應知悉者談論國家秘密。九、定期進行保密文件、檔案、資料和物品的清查工作，發(fā)現(xiàn)問題及時報告。十、對于失密、泄密事件需及時報告并依法追究責任。檔案鑒定銷毀制度一、成立由本單位分管領導任組長的檔案鑒定小組，成員包括檔案人員及有關部門的人員。二、鑒定小組應以專業(yè)主管部門確定的檔案價值鑒定原則和標準為依據(jù)，結合檔案的保管期限及時對到期檔案進行鑒定。三、鑒定工作結束后需編寫鑒定報告并在保管單位備考表中注明鑒定意見。對于無保存價值需銷毀的檔案及文件材料需編制清冊并提出銷毀報告經(jīng)分管領導批準并報送有關檔案部門備案后方可銷毀。四、對于已超過保管期限但仍具有保管利用價值的檔案或文件材料應重新規(guī)定保管期限其保管期限從第一次鑒定的年限算起。五、對于延長保管期限的檔案或文件材料需重新組卷并確保劃定保管期限準確保管單位質(zhì)量達到標準規(guī)定。在鑒定過程中若發(fā)現(xiàn)檔案不準確、不完整需及時向領導匯報并責成有關責任人進行修改、補充。2024年學校檔案管理制度范例（三）一、為確保檔案工作的高效運行，應明確由一位副校長專門負責，并設立綜合檔案室及配備專用檔案柜。檔案工作人員需具備良好的政治素質(zhì)、業(yè)務能力，且熱愛檔案工作，同時應保持人員隊伍的相對穩(wěn)定。二、檔案工作及其等級評定應納入學校工作的重要議程，明確分管領導和檔案員的具體職責，并將其納入教職工的工作范疇及考核獎懲體系之中。三、檔案人員的主要職責包括：1.負責全面收集、整理、保存、統(tǒng)計、利用和鑒定銷毀單位的各類檔案，包括文書、教學、教育、會計、后勤等方面的材料。各類檔案的具體定義如下：*文書檔案：記錄學校黨、政、工、團（隊）實際工作的文件材料。*教學檔案：涵蓋學校及教師個人在教學活動中形成的文件材料。*教育檔案：涉及學校對學生教育管理過程中產(chǎn)生的文件材料。*會計檔案：學校的財務工作中形成的帳、表、憑證等材料。*后勤檔案：包括學?；A建設、生產(chǎn)、科研等方面形成的材料。2.要求各部門嚴格收集、整理、立卷、歸檔具有保存價值的文件材料，嚴禁擅自處理。3.明確檔案歸檔時間：文書、會計檔案每年固定月份歸檔；教學、教育檔案每學年結束后歸檔；后勤檔案和設備、儀器檔案則在相關工作結束后立即歸檔。4.檔案保管期限分為永久、長期、短期三種。5.確保卷內(nèi)文件完整，各類文件均需按規(guī)定順序排列，并填寫卷內(nèi)目錄和編號，歸檔材料需字跡清晰、簽署完備，禁止使用鉛筆、圓珠筆和復寫紙。6.案卷裝訂需整齊美觀，封面填寫需規(guī)范。7.歸檔后，檔案人員需對案卷進行加工整理、編目、登記和統(tǒng)計，確保排列有序并按規(guī)定編號。四、綜合檔案室應配備專用房間、柜子及專（兼）職人員，嚴格執(zhí)行防火、防盜、防蟲蛀、防鼠、防潮等安全措施。五、借閱制度規(guī)定：1.外單位人員需持組織介紹信方可查閱本校檔案。2.嚴格保守檔案機密，禁止隨意轉(zhuǎn)借檔案，未經(jīng)許可不得摘錄和復制。3.愛護檔案，嚴禁拆卷、涂改、撕毀等行為。4.摘錄材料需經(jīng)檔案室工作人員審查并蓋章確認。5.外借檔案需經(jīng)主管領導同意并辦理借閱登記手續(xù)，借出時間一般不超過七天。六、檔案工作人員應積極主動提供檔案服務，編制大事記、組織沿革等檢索工具和參考資料，為檔案利用創(chuàng)造便利條件。七、學校檔案的鑒定與銷毀工作應嚴格按照上級教育行政部門和檔案管理部門的規(guī)定執(zhí)行。對超過保管期限且失去保存價值的檔案，應提出銷毀意見并報請審批后方可銷毀。銷毀過程中需指定兩人監(jiān)銷并在銷毀清冊上簽字以防止失密。2024年學校檔案管理制度范例（四）檔案人員崗位責任制度一、檔案人員應致力于學習政治理論與專業(yè)知識，不斷提升業(yè)務技能與管理水平，秉持忠誠履職、嚴守紀律的原則，積極參與各級各類檔案業(yè)務培訓，并通過考核獲取崗位資格證書。二、檔案人員需嚴格遵循《____檔案法》及其《實施辦法》與《____省檔案工作條例》，以及黨和國家及本系統(tǒng)（行業(yè)）關于檔案工作的各項法規(guī)與規(guī)章，認真執(zhí)行本單位制定的各項檔案管理規(guī)章制度。對于檔案損毀、丟失、____、擅自復制等瀆職行為，應及時向領導報告，并依據(jù)《檔案法》及相關規(guī)定，追究相關人員的責任。三、檔案人員應深入了解本單位及本系統(tǒng)的業(yè)務工作，熟悉各類文件材料的形成過程，掌握分類方法、歸檔范圍及保管期限。四、檔案人員應切實做好檔案的收集、分類、整理、編目工作，確保檔案的完整性與齊全性，提升案卷質(zhì)量，力求達到標準化、規(guī)范化的要求，并逐步實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。五、檔案人員應與鑒定小組其他成員共同定期對室藏檔案進行鑒定，對已到保管期限的檔案資料進行認真鑒定分析，對失去保管價值的檔案提出銷毀意見，編制銷毀清冊，撰寫鑒定分析報告，經(jīng)領導批準后，與相關人員共同進行銷毀工作，確保銷毀過程的認真負責。六、檔案人員應保持庫房的整潔與衛(wèi)生，確保檔案框架排列有序。同時，應認真做好檔案“八防”工作，定期檢查檔案保管情況，經(jīng)常核對檔案資料，做好記錄，及時處理檔案保管、保護方面的事故，以保障檔案的完整與安全，最大限度地延長檔案壽命。七、檔案人員應編制科學的檢索工具，全面了解室藏情況，積極提供咨詢服務與檔案利用服務。在提供服務過程中，應嚴格執(zhí)行保密制度，堅持做好查借閱登記與利用效果登記，并編制利用效果實例與檔案信息。八、檔案人員應積極開發(fā)檔案信息資源，利用室藏檔案編寫有價值的檔案資料，以滿足單位領導與各項業(yè)務工作的需求。九、檔案人員應積極參與本單位組織的科研課題鑒定會、設備開箱驗收會、基建工程竣工驗收會等活動，并認真接收上述活動形成的應歸檔文件材料，在相關文件上簽名蓋章。十、檔案人員應做好檔案的統(tǒng)計工作，建立統(tǒng)計臺帳，及時、準確地向檔案行政管理部門及教育主管部門填報機關檔案工作統(tǒng)計年報及其他調(diào)查統(tǒng)計表。檔案保管制度一、庫房內(nèi)檔案應根據(jù)不同門類和載體，區(qū)分不同價值進行編號，并科學地、系統(tǒng)地排列上架，進行妥善保管。二、庫房應具備符合要求的寬裕空間，并配備標準的、能滿足需求的檔案柜架。案卷裝具應符合國家標準。三、庫房應保持整潔與衛(wèi)生，檔案柜架排列整齊，檔案存放位置正確，索引規(guī)范。室內(nèi)嚴禁吸煙、點燈、使用電爐，嚴禁存放易燃、____、易腐物品。庫房內(nèi)應無霉變、蟲害及雜物堆放現(xiàn)象。四、庫房應嚴格按照“八防”要求，采取有效措施不斷改善檔案保管條件。應添置必要的設施設備，并充分發(fā)揮其作用。同時，應堅持做好室內(nèi)溫濕度的調(diào)控工作，按照通風降溫四原則隨時開窗通風或開機降溫去濕。在檔案柜內(nèi)應存放防蟲、防霉藥品，并定期更換。五、應定期檢查各種設施設備，確保設備的完好無損。如發(fā)現(xiàn)設備損壞或出現(xiàn)故障，應及時進行修理與排除。六、庫房與檔案柜架的鑰匙應由專人保管，不得丟失或亂放，更不能隨意轉(zhuǎn)借他人。檔案人員每天下班時應檢查電燈、電路與門窗情況，如發(fā)現(xiàn)問題應及時解決。七、各種門類的檔案進入或移出檔案室時，必須編制清冊并履行交接手續(xù)。應每半年對室藏檔案進行一次全面檢查與清理核對工作，確保目錄與庫存相符以保障檔案的完整與安全。如因保管不善導致檔案損壞或丟失將追究相關人員責任。八、檔案庫房為機要重地非檔案管理人員未經(jīng)許可不得隨意進入。九、應按照《全宗卷規(guī)范》建立全宗卷并注意收集、整理與接續(xù)全宗卷內(nèi)容以確保全宗卷內(nèi)容的全面、規(guī)范與完善。2024年學校檔案管理制度范例（五）檔案管理是學校綜合管理的關鍵構成，它既是學校行政、教學與財務活動的歷史記錄，又是對全校教職員工工作績效