怎樣煉成秘書公文寫作高手(全套專業(yè)技術方案)

/怎樣煉成秘書公文寫作高手一、為什么要學習公文寫作（一）公文是美而有趣的（二）公文是什么（公文不是什么）（三）公文能給企業(yè)和員工個人帶來什么（四）公文的重要性二、公文的種類及選用（一）如何快速記住13種公文（二）常用公文的寫法（三）如何區(qū)別不同公文的文種（四）公文寫作要掌握哪些規(guī)范三、公文寫作中常犯錯誤的避免與修改（工作中案例及課堂練習）（一）公文的標題錯誤（二）公文的文種錯誤（三）公文的術語及文字錯誤（四）公文的版面錯誤（五）如何避免常用公文的寫作錯誤（讓規(guī)范變成習慣）四、如何提高公文寫作技巧（一）高效寫作公文五步法收集材料→構思大綱→起草初稿→修改潤色→定稿發(fā)出（二）高效公文寫作的工具——思維導圖的應用

一、為什么要懂公文？（秘書為什么要懂公文寫作）

二、要學些什么公文？（常用公文寫作基本知識）

三、應如何寫好公文？（常用公文寫作幾個要領）

首先說一下“題外話”――當前秘書工作基本現狀（活多、人缺、精少）一是機關工作離不開秘書從年初工作計劃制定――年初大會籌備、召開到落實（有的部門還要向“兩會”提供材料）――工作開展中的信息上報――年中工作檢查――向上級領導匯報工作進展情況（有的要報經驗介紹與典型材料）――工作評比材料――年末工作總結――檔案歸納等等二是機關秘書人員十分欠缺――大多單位缺少會寫的秘書人員、好多方面都要秘書人員，寫好的秘書人員更少。三是機關秘書工作人員進步快（當領導機會多）所以必須重視秘書人員的素質培養(yǎng)，要提高素質必須重視秘書人員的文字水平。下面開始講三點：一、為什么要懂公文？（秘書為什么要懂得公文寫作）秘書的概念――秘書是掌管文書并協(xié)助機關或部門負責人處理日常工作的人員。秘書有九大任務――撰寫文稿、管理文書、接待來訪、組織會議、調查研究、處理信息、辦理事務、參謀咨詢、聯(lián)絡協(xié)調。（簡稱辦文辦事）秘書怎樣寫好文章――鄧小平有句話：“寫文章也不是很困難，主要是要意思好，自己努力，別人幫助，慢慢就會提高”。他說的比較實在。只要肯學，文章總會進步的。秘書的六個要素――求實、剛直、謙遜、妙筆、博學、善謀。其中“妙筆”與“博學”最重要。歷史記載武則天有一次讀到一篇聲討她的文章時，驚問：“這文章是誰寫的？”左右回答是“駱賓王”，武則天長嘆一口氣，對身邊的宰相說：“怎么會失掉這個人才？”在處于敵對狀態(tài)下，對方罵得她狗血噴頭，她還希望得到好文人。我曾經在龍港印刷協(xié)會秘書培訓班上說了三個字――勤――勤學、勤看、勤寫善――善于思考、善于調查研究、善于積累資料巧――巧取他人之長、巧用精煉之字、巧借多方之技（具體下面另說）那么秘書為什么要會公文？（一）工作開展需要1、工作聯(lián)系――布置怎么做？做什么？做的怎樣？需要用公文來傳達與告知。2、信息聯(lián)絡――了解情況、反饋意見、反映工作程度。需要用公文來聯(lián)系。3、公務往來――提要求、分任務、告之情況、排計劃、作總結、記錄事項等等，需要用公文來表達。（二）服務上下需要1、為上級服務――工作匯報、信息反饋、請求事項等，需要用公文來傳遞。2、為橫向服務――聯(lián)系工作、互通情況等，需要用公文來溝通。3、為下級服務――布置工作、答復事項等。需要用公文作為載體。

（三）提高自身需要1、可以獲得信息――了解諸多信息、掌握更多情況與動態(tài)2、可以鍛煉能力――把握大局、開闊視野、提高觀察分析能力等3、可以增加知識――領導藝術、講話與思維、計劃性與條理性、分析與解決問題能力這第一點就這樣簡單說一下。

二、要學些什么公文？（公文寫作基本知識）（一）公文的概念所謂公文，它是公務文書的簡稱，是國家機關及其他社會組織在行政管理過程中為處理公務（行使職權和實施管理的過程中所形成的具有法定效力與規(guī)范格式的文書）而按規(guī)定格式制作的書面材料。

主體――國家機關及其他社會組織

條件――行使職權和實施管理（公務管理需要）

要求――有規(guī)定格式（不能自己想怎么寫就怎么寫的）（二）公文的分類（總的類型分“上平下”。常用的也有十幾種。其中各文種中還有細分類。1、指揮類――命令、指令、指示、決定、決議、計劃、布告2、報請類――報告、請示3、批轉類――批復、批轉、轉發(fā)4、知照類――公告、通告、通報、通知5、記述類――會議記錄、會議記要、總結、大事記6、聯(lián)系類――函、介紹信7、規(guī)范類――章程、規(guī)定、條例、辦法、規(guī)則（三）常用公文寫作1、做到“四了解”（1）為什么要發(fā)文？（為了告知、為了布置、為了匯報？）（2）向誰發(fā)文？（向上級、向部門、向下級、向社會？）（3）發(fā)什么文？（用什么文種？）（4）怎樣發(fā)文？（寫哪些方面的內容？）2、不忘“三部分”：分書寫文（初稿――有擬稿人、會簽人、簽發(fā)人、打字、校對等）、打印文；有紅頭文、白頭文；單獨文、聯(lián)合文；有傳真文、網絡文、文本文。一是眉首――密級、緊急程度、發(fā)文機關標識、發(fā)文字號、簽發(fā)人。二是主體――公文標題、主送機關、正文、附件、成文時間、生效標識、附注。三是版記――主題詞同、抄送單位、印發(fā)單位一是。3、掌握“十重點”（1）通知――是上級機關向下級機關傳達指示、批轉下級機關的公文、轉發(fā)上級機關和不相隸屬機關的公文，布置工作與周知事項時所用的一種下行公文，有時也是告知有關單位需要周知或共同執(zhí)行的事項的平行公文。種類――發(fā)布性通知、指示性通知、傳達性通知、轉發(fā)和批轉性通知、會議通知、任免通知等。通知應用范圍最廣。通知與“通告”、“公告”、“通報”是不同的。通知一般是有特定對象的，要求執(zhí)行與照辦的；通告的對象范圍很廣，也是要求執(zhí)行遵守的；公告的對象更廣，一般為全社會，一般不要求強制執(zhí)行，只要求知曉就行了。有點“告示”“布告”的樣子?，F實中“通告”使用還是比較多的。如森林防火、交通管制、停水停電等等。通告是屬于周知性的文種之一，是在一定的范圍內，對人民群眾、機關團體公布應當遵守和周知的事項的文件。通告與布告、公告都同屬于周知性公文，但它們之間相比還有其特點。通告所宣告的事項多屬于專業(yè)性或業(yè)務性的，多涉及公安、交通、金融方面，而布告內容廣泛得多，涉及面較廣；公告為重大事項的發(fā)布。通告適用的范圍，不僅僅限于上級對下級，不相隸屬的單位也可使用。它有具體范圍和時限性。通告發(fā)布的形式較多，可登報，可廣播，可張貼。布告以張貼為主，公告多廣播、登報。公告一般為政政法部門使用較多。如法院判決公告、人事局錄用公務員公告、基金、股票公告、公告是用于向國內外宣布重要事項或者法定事項的公文。

公告主要有兩種，一是宣布重要事項，如最近我國將在東海進行地對地導彈發(fā)射訓練；二是宣布法定事項，如宣布某項法規(guī)或規(guī)章，宣布國家領導人選舉結果。

有一類公告是屬于專業(yè)性的或向特定對象發(fā)布的，如經濟上的招標公告，按國家專利法規(guī)定公布申請專利的公告，屬專業(yè)性公告；也有按國家民事訴訟法規(guī)定，法院遞交訴訟文書無法送本人或代收人時，可以發(fā)布公告間接送達，是向特定對象發(fā)布的，這些都不屬行政機關公文。通報是上級把有關的人和事告知下級的公文。如表彰通報、批評通報、情況通報等等。通報的運用范圍很廣，各級黨政機關和單位都可以使用。它的作用是表揚好人好事，批評錯誤和歪風邪氣，通報應引以為戒的惡性事故，傳達重要情況以及需要各單位知道的事項。其目的是交流經驗，吸取教訓，教育干部、職工群眾，推動工作的進一步開展。曾有一部門同志向上級反映工作錯用“通報”，鬧出笑話。

通知、通報、通告、公告。相同之處――一般都是下行文，結構大體相同，都具有告知與知照性質。不同之處――通知是有特定對象并要求執(zhí)行的。通報對象范圍大一些，一般不需要執(zhí)行；通告適用的范圍，不僅僅限于上級對下級，不相隸屬的單位也可使用。它有具體范圍和時限性。（2）函――適用于不相隸屬機關之間相互商洽工作、詢問與答復問題，向有關主管部門請求批準等。多用于平行文，種類――便函、商洽函、問答函、請批函。（3）報告――是下級機關向上級領導機關，業(yè)務主管機關、部門向機關領導，執(zhí)行機關向權力機關匯報工作、反映情況、提出意見建議、答復詢問所使用的陳述性上行公文。特點――向上，一般不提出建議或意見，可一文多事，溝通上下種類――匯報性報告（綜合報告、專題報告）；答復性報告、呈報性報告、例行性報告，按內容分：工作報告、情況報告、建議報告、答復報告、遞送報告。(4)請示――是下級機關向上級機關請求決斷、指示、批示或批準事項所使用的呈報性公文。特點――針對性、呈批性、單一性、時效性種類――請求指示性請示。請求批準性請示。請求批轉性請示。報告與請示的異同――相同處：都是上行文、結構相同――不同處：報告是陳述性，工作匯報、可一文多事，可一文多報，不用批復請示：是呈批性、工作事前行文，請求問題，要求批復，一事一文。主送一個機關。（5）批復――批復的性質和特點批復是上級機關答復下級機關請示事項的答復性公文。特點－――1、權威性。批復發(fā)自上級機關，代表著上級機關的權力和意志，對請示事項的單位有約束力，特別是那些關于重要事項或問題的批復，常常具有明顯的法規(guī)作用。―――2、針對性。凡是批復，必須是針對下級機關請示事項而發(fā)，內容單純，針對性強。―――3、指示性。批復的目的是指導下級機關的工作，因此批復在表明態(tài)度以后，還應當概括地說明方針、政策以及執(zhí)行中的注意事項。

（6）會議記錄――一快、二要、三省、四代。（發(fā)言實錄、不公開）（7）會議記要――平列式、魚貫式。寫法――條文式、綜述式、摘記式（記要點、是法定行政公文、在一定范圍內傳閱并貫徹執(zhí)行）（8）總結（以下幾種有專門講課，這里只作簡單說明）（9）典型材料一是經驗材料――1、要符合當前的形勢，要有鮮明的時效性；2、要具有典型的意義，要有自己的創(chuàng)新與特色；3、要有明顯的先進性，要比別人好。做到：虛實結合，以虛促實――有優(yōu)美的詞句。段落清楚，條理分明――做好標題，最好要對稱語言豐富，朗朗上口――話語不宜太長二是專項工作匯報材料（接受考核檢查）――――1、要針對考核要求寫――2、要找出自己主要的做法與成效寫――3、要突出重點寫存在的主要問題――4、要寫好下一步工作建議與決心做到：實――實事求是，不得弄虛作假；高――站的角度要高，要從上級的要求來寫全――盡量做到全面反映成績三是階段性工作總結材料――1、要針對部署文件寫，但不得照抄原文；2、要結合本職工作寫，但不得面面俱到；3、要找出自己亮點寫，但不得輕重不分。

（10）領導講話稿――導向性講話、指導性講話、總結性講話（要注意前后頁文字連接――笑話）如果是為領導寫講話稿，應該先向領導咨詢一下，一要征求意見，抓住要點。要講幾個重點，領導的基本思路最好要知道。如果你是領導的秘書，平時就要收集領導活動與講話的重點，并且還要了解領導喜歡哪些話題，不能把領導平時都不知道，不感興趣，甚至不喜歡的話寫進去。二要注意對象，針對性強。對什么樣的聽眾，就應該要用什么樣的話語。對公務員講的不能用在一般農民講。層次不同講話也是不同的。三要打好框架，確定篇幅。有的要長，有的要短。有的要深，有的要淺。四要收集材料，力求豐富。博采眾長，即有上級精神，又有群眾語言；既有古代精典，又有現代名人名句。有的還應該穿插一些笑話。五要生動翔實，符合實際。舉例要新要近要實，不能道聽途說，糊編亂造。又恰到好處，恰如其分。六要文字精煉，給人好記。如分題目文字精練，好讀易懂。七要易于表達，突出口語。語言不能太深，太坳口，要讓人聽的明白，一聽就懂。這些都要在實踐中積累。

簡報、新聞、信息、公告、通告、命令、布告、方案、議案、決定、意見、計劃、制度、說明等等

三、應如何寫好公文？（秘書寫公文的幾個要領）我把它總結歸納為“四五六七”四個方面（一）借用四個要領總的要求――要學設計師的思維要學建筑師的技術要學美術師的眼光下面就如何寫好綜合性公文講幾點體會――（總結、調查報告、典型材料、論文、領導講話搞等）寫文章與建房子道理是一樣的，設計、測算、購料、取材、打基礎、搭排架、砌墻、做門窗、粉刷、裝修、驗收等等，基本過程差不多。設計、擺預算、選料是施工前的重要前提；打樁、做模板、布鋼筋、澆水泥、砌墻是質量的重要保證；粉刷、安裝門窗、裝修是產品驗收前，合格不合格，能不能過關的關鍵步驟。這四個要領是――一是要設計方案――層高、面積、結構――文章的意圖、立意、篇幅、段落。二是要選好材料――主料、副料、配料――本單位現有的材料、本人平時收集的材料、其他有關方面提供的參考材料。三是要重視施工――打樁、做模板、布鋼筋、澆水泥、砌墻――打好文章框架、初步取好分題目、幾個主要問題、經驗、成績與論點論據內容充實。四是要嚴格裝修――粉刷、安裝、修補、裝飾――多檢查文章前后是否連貫（應該前呼后應）、有無漏洞、矛盾與過頭話（論文材料觀點是否一致、經驗與典型材料是否正確等等）、重點的內容有否遺漏、用詞是否恰當、文字是否精煉（多余的可要可不要的話應該刪掉）。做到短而精（不少好文章不但內容好，文字也很精，如題目前后文字排列整齊、對稱、美觀）。

（二）掌握五個要點關于如何寫好公文，網上的內容很多，資料不少。但歸根到底就是要自己多看、多練。還有就是要有一種精益求精的精神。常用的幾個公文（通知、報告、請示、批復等）主要應該把握幾點：1、真實――內容必須真實，語言必須翔實；不夸張，不形容，不用修詞。2、準確――政策、事情、要求都必須交待準確無誤，不能用“大概”“大約”“估計”等概念不清的用語（預備通知除外）。3、精練――干脆利索，一是一二是二，條理清楚；4、簡明――文不在多，而在言簡意賅，能少則少，能短則短。5、規(guī)范――要符合各種公文規(guī)定格式，不能隨意增減。如數字、條目、排列等都要嚴謹講究。

（三）注意六個毛病―――公文寫作中容易出現的幾種毛病1、文種錯誤――如報告與請示混雜，簡報與報告混雜，上下行文錯誤等。（2000年國務院有統(tǒng)一規(guī)定）2、語言毛病――時間概念不清（去年，上年，最近）；形容詞太多；自相矛盾；觀點、材料、語言不準確。最常見的有以下幾種：（1）廢話連篇。說空話、說廢話，有的“甲乙丙丁，開中藥鋪”，通篇不得要領；有的則重復羅唆，叫人看了生厭。特別是重復語言多，沒有自己的特色。（2）華而不實。粉飾做作，不懂裝懂，華而不實。文章應該具有生動性，但生動應該以充實的內容做基礎；文章也應該有充沛的感情，但這感情應該來自內心。應該是真情實感。如果是生編硬造，雕琢粉飾，任意夸張，那就適得其反。（如把“天怎么蘭，樹怎么綠”之類的修飾用在公文上）（3）半文半白。有些人在公文時，白話句中加上文言詞語，在文言句式中又生硬夾雜白話詞語，或時而白話句，時而文言句，兩者不能協(xié)調。這種語言，讀起來也十分別扭。（4）語言無味。有些人寫文章語病并不很多，你說不通他也是很通的，但文章總是寫得死氣沉沉，干干巴巴。這除了內容方面的原因之外，不注意學習語言是個重要原因。有的人掌握的詞匯很少，不會用生活中活的語言，寫出的文章總是顯得干巴巴，像個癟三。（5）生吞活剝，洋腔洋調，而內容陳腐、故作艱深，也是文風不正的表現。如此等等，不一而足。所以必須要在自身的修養(yǎng)和鍛煉上下功夫。還要注重實踐，深入生活，在實踐中增長才干，接受群眾的監(jiān)督，提高自己。同時，還要認真讀書，注意學習前人的經驗，提高語言的運用能力。3、發(fā)文對象錯誤――多頭主發(fā)，黨政反報，上下相反，4、內容不全面――事情交待不明，前后矛盾，有問題沒對策，有要求沒建議，通知缺要素，5、主題不突出――空話多實話少，一文多事（請示），6、抄襲明顯――現在網絡文章很多，有的人就靠上網抄襲，照抄照搬，太明顯，不加思索，一字不漏地抄，結果就會出好多笑話。其他還有如：文件頭不規(guī)范（簡報也有），紅頭白頭混用，發(fā)文編號不規(guī)范，蓋公章不規(guī)范，主題詞不規(guī)范，抄報抄送不規(guī)范。

（四）總結七點體會（現在抄網上的文章很多，雖有“天下文章一大抄”之說，但我認為抄文章也是有學分的。不能只是低級的、一般的直截了當的抄。關鍵要注意以下幾點）：一是借意要精――取人所長，擇人之意，不是以取字為主。二是選話要活――調換，倒用，前后字面與用詞倒一下，總的意思不變，不能一字不漏、照抄不誤。三是取樣要準――將別人的文章作為自己的樣板，參考。包括取題、結構、內容、用詞、舉例等。四是填框要實――就是對某一文章在撰寫之前，先打一個基本框架，把以前自己準備的或者別人比較合適的材料（樣品）先填進框內，再根據自己的要求進行充實。五是修補要細――將寫好的初搞進行認真細致地修改、補充與“潤色”。有時一篇初搞質量很差，但經幾次認真修改后卻十分得體，有的初搞與定搞甚至是面目全非。六是儲存要多――平時多積累，可按文種分類（筆記、剪報、資料匯集；文檔、郵箱、博客）七是練習要勤――多寫、多看、多想、多改。

最后歸納――1、

公文基礎是秘書的基本要求2、

公文寫作是秘書的重要職責3、

公文質量是秘書的水平體現總的要達到“三個字”―――知（懂得公文重要性）―――會（一般公文都會寫）―――精（公文寫作文字精）《公文寫作與處理》課程結構?一、緒言：（一）公文寫作需要哪些能力？?

（二）語體系統(tǒng)?二、公文的含義及種類：（一）公文含義

（二）公文作用和特點

（三）公文種類?三、公文的格式?四、公文的書寫?五、公文制發(fā)程序?六、公文的行文規(guī)則?七、幾種主要公文文體的寫作一、緒言：（一）公文寫作需要哪些能力？1、公文寫作是一些相關能力的體現，基礎是認識能力。2、公文寫作實質也是思維能力的體現：邏輯思維能力

批判性思維能力

生成性思維能力3、公文寫作的表達能力是多方面能力的綜合：言語能力

結構能力

運用表達方式的能力（二）語體系統(tǒng)二、公文的含義及種類：（一）公文含義：

1、什么是公文？兩個依據－－

《國家行政機關公文處理辦法》（國務院辦公廳

1987年發(fā)布，1993年修訂）

《中國共產黨各級領導機關文件處理條例》（中共中央辦公廳1989年頒發(fā)）

公文是國家行政機關、企事業(yè)、團體組織等單位在處理公務的活動過程中，所制作和使用的各類文字材料。除國務院和中共中央辦公廳規(guī)定的公文，一些技術性的文件也屬于公文，如電報、電傳、文獻圖表等；國家與國際間交往的文件文獻，也屬于公文。

2、公文與文書、文件辨析：

3、通用文書、日用文書、專用文書辨析：（二）公文作用和特點1、公文的作用：?（1）傳達發(fā)布的指導作用

（2）貫徹執(zhí)行的法規(guī)作用

（3）按章辦事的憑據作用?（4）傳遞信息的紐帶作用

（5）據事說理的教育作用?2、公文的特點：?

（1）鮮明的政策性和政治性是公文的靈魂；

（2）嚴密的程序性是公文的基礎?

（3）法定的權威性和行政約束力是公文制作者堅強后盾

（4）求實明快是公文寫作的總體風格?

（5）作用范圍的特定性體現在公文極強的時效性和范圍性上（三）公文種類?

國家行政機關公文13種（國務院《國家行政機關公文處理辦法》）：命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復、意見、函、會議紀要。?

黨的機關公文14種（中共中央辦公廳《中國共產黨機關公文處理條例》）：決議、決定、指示、意見、通知、通報、公報、報告、請示、批復、條例、規(guī)定、函、會議紀要。?

如果把黨的機關公文和行政機關公文種類相比較，就會發(fā)現二者有9種相同，即：決定、通知、通報、報告、請示、批復、意見、函和會議紀要；有9種不同，行政機關公文多了命令、公告、通告、提案4種，黨的機關公文多了決議、指示、公報、條例、規(guī)定5種。?

黨政公文的最大區(qū)別在于，國家行政機關公文是國家意志和權力的體現，是行政管理的措施和手段，是一種行政行為，其行為對象和指向是各級國家行政機關、企事業(yè)單位以及人民群眾。而黨的公文是黨的意志和權力的體現，公文的主要內容是傳達貫徹黨的路線、方針、政策，實施黨的領導，行為對象和指向是各級黨的組織和黨員。?一、通用公文：國家行政機關公文13種，黨的機關公文14種。?二、日用公文：調查報告、計劃、總結、簡報、講話稿、演講稿?三、專用公文：經濟文書－－經濟分析報告、市場調查報告、市場預測報告、經濟合同、商品廣告等?

法律文書－－訴狀、上訴狀、申訴狀、答辯狀、辯護詞等四、新聞：報道類－－消息、通訊等；評論類－－新聞評論等。五、政論文：三、公文的格式

公文格式，包括公文文書文本（正文）及其以外的文件版式內容。參照（國家質量技術監(jiān)督局1999-12-27）《國家行政機關公文格式》國家標準（因其從2000年開始執(zhí)行，簡稱°2000國標）執(zhí)行。

公文格式內容可以分為三部分：一是公文的文面格式；二是公文的印刷、裝訂格式；三是公文的用紙格式。這里只介紹文面格式。

文面格式一般包括文頭、正文、文尾三部分組成。（一）文頭部分1、版頭：?“由發(fā)文機關全稱或者規(guī)范化簡稱加文件二字或者加括號標明文種組成。

用套紅大字居中印在公文首頁上部。約占a4型公文紙1/3或2/5。

發(fā)文機關標識上邊緣至版心上邊緣一般為25mm。上報的公文，發(fā)文機關標識上邊緣至版心上邊緣為80mm。?

“函”的發(fā)文機關標識上邊緣距上頁邊的距離為30mm，發(fā)文機關全稱下4mm處為一條武文線（上粗下細），距下頁邊20mm處為一條文武線（上細下粗），兩條線長均為170mm。?

“命令（令）”的發(fā)文機關標識上邊緣至版心上邊緣為20mm。?

發(fā)文機關標識原則上應使用小標宋體字和紅色標識。?

聯(lián)合行文時應使主辦機關名稱在前，“文件”二字置于發(fā)文機關名稱右側，上下居中排列。即使是聯(lián)合行文機關較多，也必須保證公文首頁顯示正文。有兩種版頭形式：一種是“文頭”，如：中共中央文件

一種是“函頭”，如：中國共產黨xxx市委員會（xx）

中發(fā)[2006]2號

X文[2006]3號2、發(fā)文字號：?

包括機關代字、年號、發(fā)文順序號。幾個機關聯(lián)合發(fā)文，只標明主辦機關發(fā)文字號。?

發(fā)文字號的年份、序號要用阿拉伯數字完整填寫，不能把“1997”寫成“97”，讓人誤解為“1097”或“2097”等；括號要用六角括號【】，而不是“（）”；?

要注意機關代字、年號、發(fā)文順序號的書寫及其位置。?

發(fā)文字號一般在發(fā)文機關標識下空2行處，用3號仿宋體字標注并居中排布。?3、公文份數序號：?指一份文件在該件總印數或總發(fā)行數中的次序號。?

公文如需標識份數序號，用阿拉伯數字頂格標識在文件左側上角第1行的“No”后，采用紅色號碼機套印，如寫為NO：000001，即表明該份文件是總印數中的第1份。公文份數序號

標識份數序號，其主要作用是便利公文的登記、分發(fā)和檢查。（二）正文部分4、公文標題：?應準確概括公文主要內容。?線下空2行，鉛印要用大于正文兩倍的字體?？煞忠恍谢蚨嘈信挪?。?由“發(fā)文機關＋公文主要內容＋文種”三部分組成；也可采用省略辦法，如：“發(fā)文機關＋文種”或“事由＋文種”?位置在正文主體最前面、居中。?公文標題中三種標點符號的使用1、引號：

分‘’、‘‘’’兩種。

公文中一般是在對某事物需要著重指出時使用。某些非法規(guī)性文件在批轉、轉發(fā)時，該文件名稱一般用引號而不用書名號。例：（1）《轉發(fā)xx省xx廳”關于人文函大招生問題的通知“的通知》

（2）《關于”渤海2號“鉆井船翻沉事故的檢討報告》

（3）《關于”農轉非“戶口審批制度改革情況的報告》2、括號：多是針對文件內容予以說明。例：《中華人民共和國行政訴訟法（試行）》

xx省教委關于轉發(fā)國家教委《高等學校學生行為準則》（試行）的通知3、書名號：主要用于批轉、轉發(fā)性公文。?

《國家行政機關公文處理辦法》規(guī)定：除批轉、轉發(fā)法規(guī)性公文外，一般不加書名號。?錯例：

批轉xx縣商業(yè)局《關于深化改革、振興xx縣商業(yè)實施意見的請示》的通知－－對xx縣商業(yè)局《關于深化改革、振興xx縣商業(yè)實施意見的請示》的批復－－批轉《xx縣商業(yè)局”關于深化改革、振興xx縣商業(yè)實施意見的請示“》的通知5、主送機關：

行文的主要對象。具體寫法：標題下空一行左頂格3號仿宋。（1）

xx縣委:－－單稱式

（2）省委并省政府：－－雙稱式?（3）市委并轉省委：－－轉稱式（4）各省、市、自治區(qū)人民政府：－－聯(lián)稱式（5）各地、市、縣委：－－遞降式

位置：?主送機關一般在標題下空1行、左側頂格用3號仿宋體字標識，字體同正文。?回行時仍頂格，最后一個主送機關名稱后標全角冒號。?如果主送機關名稱過多而使公文首頁不能顯示正文時，應將主送機關名稱移至版記中的主題詞之下、抄送之上，標識方法同抄送。?

向上級機關請示只寫一個主送機關；

?

向下級部分機關發(fā)送的公文；?

如果發(fā)送機關少，可將發(fā)送機關名稱全部寫上，發(fā)送機關多，可采用“各有關部門和單位”等辦法概寫。6、正文：?

內容大體分提出問題、分析問題、解決問題三部分。內容較多時，分層序碼的規(guī)范順序是：一、（一）、1、（1）。?

格式主要有：（1）一段體（2）小標題式（3）條款式（4）表格式（5）文表結合式?

位置在主送機關之后，另起一行空兩格寫。?7、密級：?

公文秘密等級。一般分秘密、機密、絕密三級。其中“絕密”、“機密”兩個密級的公文應當標明份數序號。?

要注意密級劃分原則。?

頂格標注于版頭左上方、份號下面，用3號黑體字，并且標識密級的兩字之間須空1個字；8、緩急程度：緊急程度是對公文送達和辦理的時間要求。一般可分平件、急件、特急件、限時送達四種。如需標識緊急程度，用3號黑體字，頂格標識在版頭左上方、密級之下，并且標識緊急程度的兩字之間須空1個字。9、落款：?

為制作與發(fā)送公文的機關、組織或個人。?

位置在正文右下方，落款的最后一個字比正文右邊末字縮進四個格子。?

如果正文恰滿一頁，公文落款等可在另一頁空白公文紙上，但要在公文紙上說明（此頁無正文）。10、成文時間：?

位置在正文末尾右下方公文發(fā)文機關名稱之下，以占公文紙橫幅的一半為宜。具體的上下位置依印章來定，左右位置由字數來定。?

會議通過的文件應在標題之下、正文之前，注明會議名稱和通過日期，以括號括起。

“命令（令）”的成文時間標識在簽發(fā)人簽名章下一行右空2字處，“會議紀要”的成文時間居右頂格標識在紅色反線之上右側。?

成文時間以負責人簽發(fā)的時間為準，聯(lián)合行文以最后簽發(fā)機關負責人的簽發(fā)時間為準。?

公文成文時間用漢字將年、月、日標全，“零”寫為“○”。11、印章：?

（1）單一機關制發(fā)的公文在落款處不署發(fā)文機關名稱，只標識成文時間。加蓋印章應上距正文2ｍｍ～4ｍｍ，端正、居中下壓成文時間。即一般是“騎年蓋月”。?

正確的蓋章方式有：①下套方式。當印章文字環(huán)行排列、下弧無文字時，采用下套方式，即僅以下弧壓在成文日期上；②中套方式。當印章下弧有文字時，采用中套方式，即印章中心線壓在成文時間上。

（2）當聯(lián)合行文需加蓋兩個印章時，應將成文時間拉開，左右各空7字。主辦機關印章在前，兩個印章均壓成文日期。要注意只能采用同種加蓋印章方式，以保證印章排列整齊。兩印章互不相交或相切，相距不超過3mm。

（3）當聯(lián)合行文需加蓋三個或三個以上印章時，為防止出現空白印章，應將各發(fā)文機關名稱（可用簡稱）排在成文時間和正文之間。主辦機關印章在前，每排最多排3個印章，兩端不得超出版心；最后一排如一個或兩個印章，均居中排布；印章之間互不相交或相切。在最后一排印章之下右空2字標識成文時間。當公文排版后所?？瞻滋幉荒苋菹掠≌挛恢脮r，應采取調整行距、字距的措施加以解決，務必使印章與正文同處一面，不得采取標識“此頁無正文”的方法解決。（4）．特殊情況：當公文排版后所剩空白處不能容下印章位置時，應采取調整行距、字距的措施加以解決，務使印章與正文同處一面，不得采取標識?°此頁無正文?±的方法解決。

（三）文尾部分12、附注：

一般是對公文的發(fā)放范圍、使用時需注意事項等情況的說明，比如“此件發(fā)至省、軍級”、“此件發(fā)至縣、團級”等。寫法：（此件發(fā)至縣、團級）。?

公文如有附注，一般放在落款的成文時間落款印章左下方，空2字加圓括號標識，用3號仿宋體字。?

公文附注不屬于公文內容，按照《國家行政機關公文處理辦法》規(guī)定，請示性的公文應當在附注處注明聯(lián)系人和聯(lián)系電話。13、主題詞：

由反映文件內容規(guī)范化名詞或名詞性詞組組成。

順序是先標類別詞，再標類屬詞。在標類屬詞時，先標反映文件內容的詞，最后標反映文種的詞。

每個主題詞一般為2字，最多不超過4字。如:“國發(fā)【2002】19號”通知的標題為《國務院批轉國家教委等部門關于深化公共鼓勵教育科研衛(wèi)生單位增加社會服務意見的通知》，

其主題詞：教育

科研

衛(wèi)生

改革

通知

主題詞書寫格式：?

“主題詞”3字用3號黑體字，全角冒號；?

詞目用3號小標宋體字。?

每個詞之間要空一個字的距離，不加任何符號。?

使用主題詞最少兩個，一般不超過七個。?

《國務院公文主題詞表》（1988年）?

位置：

在公文落款之下、抄報抄送單位之前。一般在末頁后第一條橫線上。14、附件：?

是隨文送達的具體材料，也是正文的補充。

形式如：

附件：《。。。（附件名稱）》xx件?

位置：

放在正文和落款之間的左側，正文下一行左空2字用3號仿宋字標識?°附件?±，后用全角冒號。后標附件名稱。如有序號用阿拉伯數碼，附件名稱后不用標點符號。附件應與正文一起裝訂，并在左上角第一行頂格標識?°附件?±（和序號），序號和名稱應前后一致。15、抄送、抄報：?

抄送機關是指與公文有關的平級或下級單位。?

抄報機關是指送給與公文有關的上級機關，有時對下級機關可用“抄發(fā)”一詞。?

抄報排列順序一般為：上級機關單排一行，黨政機關、軍事機關、人民團體、民主黨派等合排一行，人大、政協(xié)、法院、檢察院等合排一行，其他單位合排一行。?

抄送、抄報機關位置：?

在發(fā)文日期之后的公文紙末頁、主題詞下一行，左空1字用3號仿宋體字標識，后標全角冒號；抄報抄送機關間用逗號隔開，回行時與冒號后的抄報抄送機關對齊；在最后一個抄報抄送機