怎樣煉成秘書公文寫作高手(全套專業(yè)技術(shù)方案)

/怎樣煉成秘書公文寫作高手一、為什么要學習公文寫作（一）公文是美而有趣的（二）公文是什么（公文不是什么）（三）公文能給企業(yè)和員工個人帶來什么（四）公文的重要性二、公文的種類及選用（一）如何快速記住13種公文（二）常用公文的寫法（三）如何區(qū)別不同公文的文種（四）公文寫作要掌握哪些規(guī)范三、公文寫作中常犯錯誤的避免與修改（工作中案例及課堂練習）（一）公文的標題錯誤（二）公文的文種錯誤（三）公文的術(shù)語及文字錯誤（四）公文的版面錯誤（五）如何避免常用公文的寫作錯誤（讓規(guī)范變成習慣）四、如何提高公文寫作技巧（一）高效寫作公文五步法收集材料→構(gòu)思大綱→起草初稿→修改潤色→定稿發(fā)出（二）高效公文寫作的工具——思維導(dǎo)圖的應(yīng)用

一、為什么要懂公文？（秘書為什么要懂公文寫作）

二、要學些什么公文？（常用公文寫作基本知識）

三、應(yīng)如何寫好公文？（常用公文寫作幾個要領(lǐng)）

首先說一下“題外話”――當前秘書工作基本現(xiàn)狀（活多、人缺、精少）一是機關(guān)工作離不開秘書從年初工作計劃制定――年初大會籌備、召開到落實（有的部門還要向“兩會”提供材料）――工作開展中的信息上報――年中工作檢查――向上級領(lǐng)導(dǎo)匯報工作進展情況（有的要報經(jīng)驗介紹與典型材料）――工作評比材料――年末工作總結(jié)――檔案歸納等等二是機關(guān)秘書人員十分欠缺――大多單位缺少會寫的秘書人員、好多方面都要秘書人員，寫好的秘書人員更少。三是機關(guān)秘書工作人員進步快（當領(lǐng)導(dǎo)機會多）所以必須重視秘書人員的素質(zhì)培養(yǎng)，要提高素質(zhì)必須重視秘書人員的文字水平。下面開始講三點：一、為什么要懂公文？（秘書為什么要懂得公文寫作）秘書的概念――秘書是掌管文書并協(xié)助機關(guān)或部門負責人處理日常工作的人員。秘書有九大任務(wù)――撰寫文稿、管理文書、接待來訪、組織會議、調(diào)查研究、處理信息、辦理事務(wù)、參謀咨詢、聯(lián)絡(luò)協(xié)調(diào)。（簡稱辦文辦事）秘書怎樣寫好文章――鄧小平有句話：“寫文章也不是很困難，主要是要意思好，自己努力，別人幫助，慢慢就會提高”。他說的比較實在。只要肯學，文章總會進步的。秘書的六個要素――求實、剛直、謙遜、妙筆、博學、善謀。其中“妙筆”與“博學”最重要。歷史記載武則天有一次讀到一篇聲討她的文章時，驚問：“這文章是誰寫的？”左右回答是“駱賓王”，武則天長嘆一口氣，對身邊的宰相說：“怎么會失掉這個人才？”在處于敵對狀態(tài)下，對方罵得她狗血噴頭，她還希望得到好文人。我曾經(jīng)在龍港印刷協(xié)會秘書培訓(xùn)班上說了三個字――勤――勤學、勤看、勤寫善――善于思考、善于調(diào)查研究、善于積累資料巧――巧取他人之長、巧用精煉之字、巧借多方之技（具體下面另說）那么秘書為什么要會公文？（一）工作開展需要1、工作聯(lián)系――布置怎么做？做什么？做的怎樣？需要用公文來傳達與告知。2、信息聯(lián)絡(luò)――了解情況、反饋意見、反映工作程度。需要用公文來聯(lián)系。3、公務(wù)往來――提要求、分任務(wù)、告之情況、排計劃、作總結(jié)、記錄事項等等，需要用公文來表達。（二）服務(wù)上下需要1、為上級服務(wù)――工作匯報、信息反饋、請求事項等，需要用公文來傳遞。2、為橫向服務(wù)――聯(lián)系工作、互通情況等，需要用公文來溝通。3、為下級服務(wù)――布置工作、答復(fù)事項等。需要用公文作為載體。

（三）提高自身需要1、可以獲得信息――了解諸多信息、掌握更多情況與動態(tài)2、可以鍛煉能力――把握大局、開闊視野、提高觀察分析能力等3、可以增加知識――領(lǐng)導(dǎo)藝術(shù)、講話與思維、計劃性與條理性、分析與解決問題能力這第一點就這樣簡單說一下。

二、要學些什么公文？（公文寫作基本知識）（一）公文的概念所謂公文，它是公務(wù)文書的簡稱，是國家機關(guān)及其他社會組織在行政管理過程中為處理公務(wù)（行使職權(quán)和實施管理的過程中所形成的具有法定效力與規(guī)范格式的文書）而按規(guī)定格式制作的書面材料。

主體――國家機關(guān)及其他社會組織

條件――行使職權(quán)和實施管理（公務(wù)管理需要）

要求――有規(guī)定格式（不能自己想怎么寫就怎么寫的）（二）公文的分類（總的類型分“上平下”。常用的也有十幾種。其中各文種中還有細分類。1、指揮類――命令、指令、指示、決定、決議、計劃、布告2、報請類――報告、請示3、批轉(zhuǎn)類――批復(fù)、批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)4、知照類――公告、通告、通報、通知5、記述類――會議記錄、會議記要、總結(jié)、大事記6、聯(lián)系類――函、介紹信7、規(guī)范類――章程、規(guī)定、條例、辦法、規(guī)則（三）常用公文寫作1、做到“四了解”（1）為什么要發(fā)文？（為了告知、為了布置、為了匯報？）（2）向誰發(fā)文？（向上級、向部門、向下級、向社會？）（3）發(fā)什么文？（用什么文種？）（4）怎樣發(fā)文？（寫哪些方面的內(nèi)容？）2、不忘“三部分”：分書寫文（初稿――有擬稿人、會簽人、簽發(fā)人、打字、校對等）、打印文；有紅頭文、白頭文；單獨文、聯(lián)合文；有傳真文、網(wǎng)絡(luò)文、文本文。一是眉首――密級、緊急程度、發(fā)文機關(guān)標識、發(fā)文字號、簽發(fā)人。二是主體――公文標題、主送機關(guān)、正文、附件、成文時間、生效標識、附注。三是版記――主題詞同、抄送單位、印發(fā)單位一是。3、掌握“十重點”（1）通知――是上級機關(guān)向下級機關(guān)傳達指示、批轉(zhuǎn)下級機關(guān)的公文、轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)和不相隸屬機關(guān)的公文，布置工作與周知事項時所用的一種下行公文，有時也是告知有關(guān)單位需要周知或共同執(zhí)行的事項的平行公文。種類――發(fā)布性通知、指示性通知、傳達性通知、轉(zhuǎn)發(fā)和批轉(zhuǎn)性通知、會議通知、任免通知等。通知應(yīng)用范圍最廣。通知與“通告”、“公告”、“通報”是不同的。通知一般是有特定對象的，要求執(zhí)行與照辦的；通告的對象范圍很廣，也是要求執(zhí)行遵守的；公告的對象更廣，一般為全社會，一般不要求強制執(zhí)行，只要求知曉就行了。有點“告示”“布告”的樣子?，F(xiàn)實中“通告”使用還是比較多的。如森林防火、交通管制、停水停電等等。通告是屬于周知性的文種之一，是在一定的范圍內(nèi)，對人民群眾、機關(guān)團體公布應(yīng)當遵守和周知的事項的文件。通告與布告、公告都同屬于周知性公文，但它們之間相比還有其特點。通告所宣告的事項多屬于專業(yè)性或業(yè)務(wù)性的，多涉及公安、交通、金融方面，而布告內(nèi)容廣泛得多，涉及面較廣；公告為重大事項的發(fā)布。通告適用的范圍，不僅僅限于上級對下級，不相隸屬的單位也可使用。它有具體范圍和時限性。通告發(fā)布的形式較多，可登報，可廣播，可張貼。布告以張貼為主，公告多廣播、登報。公告一般為政政法部門使用較多。如法院判決公告、人事局錄用公務(wù)員公告、基金、股票公告、公告是用于向國內(nèi)外宣布重要事項或者法定事項的公文。

公告主要有兩種，一是宣布重要事項，如最近我國將在東海進行地對地導(dǎo)彈發(fā)射訓(xùn)練；二是宣布法定事項，如宣布某項法規(guī)或規(guī)章，宣布國家領(lǐng)導(dǎo)人選舉結(jié)果。

有一類公告是屬于專業(yè)性的或向特定對象發(fā)布的，如經(jīng)濟上的招標公告，按國家專利法規(guī)定公布申請專利的公告，屬專業(yè)性公告；也有按國家民事訴訟法規(guī)定，法院遞交訴訟文書無法送本人或代收人時，可以發(fā)布公告間接送達，是向特定對象發(fā)布的，這些都不屬行政機關(guān)公文。通報是上級把有關(guān)的人和事告知下級的公文。如表彰通報、批評通報、情況通報等等。通報的運用范圍很廣，各級黨政機關(guān)和單位都可以使用。它的作用是表揚好人好事，批評錯誤和歪風邪氣，通報應(yīng)引以為戒的惡性事故，傳達重要情況以及需要各單位知道的事項。其目的是交流經(jīng)驗，吸取教訓(xùn)，教育干部、職工群眾，推動工作的進一步開展。曾有一部門同志向上級反映工作錯用“通報”，鬧出笑話。

通知、通報、通告、公告。相同之處――一般都是下行文，結(jié)構(gòu)大體相同，都具有告知與知照性質(zhì)。不同之處――通知是有特定對象并要求執(zhí)行的。通報對象范圍大一些，一般不需要執(zhí)行；通告適用的范圍，不僅僅限于上級對下級，不相隸屬的單位也可使用。它有具體范圍和時限性。（2）函――適用于不相隸屬機關(guān)之間相互商洽工作、詢問與答復(fù)問題，向有關(guān)主管部門請求批準等。多用于平行文，種類――便函、商洽函、問答函、請批函。（3）報告――是下級機關(guān)向上級領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)，業(yè)務(wù)主管機關(guān)、部門向機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，執(zhí)行機關(guān)向權(quán)力機關(guān)匯報工作、反映情況、提出意見建議、答復(fù)詢問所使用的陳述性上行公文。特點――向上，一般不提出建議或意見，可一文多事，溝通上下種類――匯報性報告（綜合報告、專題報告）；答復(fù)性報告、呈報性報告、例行性報告，按內(nèi)容分：工作報告、情況報告、建議報告、答復(fù)報告、遞送報告。(4)請示――是下級機關(guān)向上級機關(guān)請求決斷、指示、批示或批準事項所使用的呈報性公文。特點――針對性、呈批性、單一性、時效性種類――請求指示性請示。請求批準性請示。請求批轉(zhuǎn)性請示。報告與請示的異同――相同處：都是上行文、結(jié)構(gòu)相同――不同處：報告是陳述性，工作匯報、可一文多事，可一文多報，不用批復(fù)請示：是呈批性、工作事前行文，請求問題，要求批復(fù)，一事一文。主送一個機關(guān)。（5）批復(fù)――批復(fù)的性質(zhì)和特點批復(fù)是上級機關(guān)答復(fù)下級機關(guān)請示事項的答復(fù)性公文。特點－――1、權(quán)威性。批復(fù)發(fā)自上級機關(guān)，代表著上級機關(guān)的權(quán)力和意志，對請示事項的單位有約束力，特別是那些關(guān)于重要事項或問題的批復(fù)，常常具有明顯的法規(guī)作用。―――2、針對性。凡是批復(fù)，必須是針對下級機關(guān)請示事項而發(fā)，內(nèi)容單純，針對性強。―――3、指示性。批復(fù)的目的是指導(dǎo)下級機關(guān)的工作，因此批復(fù)在表明態(tài)度以后，還應(yīng)當概括地說明方針、政策以及執(zhí)行中的注意事項。

（6）會議記錄――一快、二要、三省、四代。（發(fā)言實錄、不公開）（7）會議記要――平列式、魚貫式。寫法――條文式、綜述式、摘記式（記要點、是法定行政公文、在一定范圍內(nèi)傳閱并貫徹執(zhí)行）（8）總結(jié)（以下幾種有專門講課，這里只作簡單說明）（9）典型材料一是經(jīng)驗材料――1、要符合當前的形勢，要有鮮明的時效性；2、要具有典型的意義，要有自己的創(chuàng)新與特色；3、要有明顯的先進性，要比別人好。做到：虛實結(jié)合，以虛促實――有優(yōu)美的詞句。段落清楚，條理分明――做好標題，最好要對稱語言豐富，朗朗上口――話語不宜太長二是專項工作匯報材料（接受考核檢查）――――1、要針對考核要求寫――2、要找出自己主要的做法與成效寫――3、要突出重點寫存在的主要問題――4、要寫好下一步工作建議與決心做到：實――實事求是，不得弄虛作假；高――站的角度要高，要從上級的要求來寫全――盡量做到全面反映成績?nèi)请A段性工作總結(jié)材料――1、要針對部署文件寫，但不得照抄原文；2、要結(jié)合本職工作寫，但不得面面俱到；3、要找出自己亮點寫，但不得輕重不分。

（10）領(lǐng)導(dǎo)講話稿――導(dǎo)向性講話、指導(dǎo)性講話、總結(jié)性講話（要注意前后頁文字連接――笑話）如果是為領(lǐng)導(dǎo)寫講話稿，應(yīng)該先向領(lǐng)導(dǎo)咨詢一下，一要征求意見，抓住要點。要講幾個重點，領(lǐng)導(dǎo)的基本思路最好要知道。如果你是領(lǐng)導(dǎo)的秘書，平時就要收集領(lǐng)導(dǎo)活動與講話的重點，并且還要了解領(lǐng)導(dǎo)喜歡哪些話題，不能把領(lǐng)導(dǎo)平時都不知道，不感興趣，甚至不喜歡的話寫進去。二要注意對象，針對性強。對什么樣的聽眾，就應(yīng)該要用什么樣的話語。對公務(wù)員講的不能用在一般農(nóng)民講。層次不同講話也是不同的。三要打好框架，確定篇幅。有的要長，有的要短。有的要深，有的要淺。四要收集材料，力求豐富。博采眾長，即有上級精神，又有群眾語言；既有古代精典，又有現(xiàn)代名人名句。有的還應(yīng)該穿插一些笑話。五要生動翔實，符合實際。舉例要新要近要實，不能道聽途說，糊編亂造。又恰到好處，恰如其分。六要文字精煉，給人好記。如分題目文字精練，好讀易懂。七要易于表達，突出口語。語言不能太深，太坳口，要讓人聽的明白，一聽就懂。這些都要在實踐中積累。

簡報、新聞、信息、公告、通告、命令、布告、方案、議案、決定、意見、計劃、制度、說明等等

三、應(yīng)如何寫好公文？（秘書寫公文的幾個要領(lǐng)）我把它總結(jié)歸納為“四五六七”四個方面（一）借用四個要領(lǐng)總的要求――要學設(shè)計師的思維要學建筑師的技術(shù)要學美術(shù)師的眼光下面就如何寫好綜合性公文講幾點體會――（總結(jié)、調(diào)查報告、典型材料、論文、領(lǐng)導(dǎo)講話搞等）寫文章與建房子道理是一樣的，設(shè)計、測算、購料、取材、打基礎(chǔ)、搭排架、砌墻、做門窗、粉刷、裝修、驗收等等，基本過程差不多。設(shè)計、擺預(yù)算、選料是施工前的重要前提；打樁、做模板、布鋼筋、澆水泥、砌墻是質(zhì)量的重要保證；粉刷、安裝門窗、裝修是產(chǎn)品驗收前，合格不合格，能不能過關(guān)的關(guān)鍵步驟。這四個要領(lǐng)是――一是要設(shè)計方案――層高、面積、結(jié)構(gòu)――文章的意圖、立意、篇幅、段落。二是要選好材料――主料、副料、配料――本單位現(xiàn)有的材料、本人平時收集的材料、其他有關(guān)方面提供的參考材料。三是要重視施工――打樁、做模板、布鋼筋、澆水泥、砌墻――打好文章框架、初步取好分題目、幾個主要問題、經(jīng)驗、成績與論點論據(jù)內(nèi)容充實。四是要嚴格裝修――粉刷、安裝、修補、裝飾――多檢查文章前后是否連貫（應(yīng)該前呼后應(yīng)）、有無漏洞、矛盾與過頭話（論文材料觀點是否一致、經(jīng)驗與典型材料是否正確等等）、重點的內(nèi)容有否遺漏、用詞是否恰當、文字是否精煉（多余的可要可不要的話應(yīng)該刪掉）。做到短而精（不少好文章不但內(nèi)容好，文字也很精，如題目前后文字排列整齊、對稱、美觀）。

（二）掌握五個要點關(guān)于如何寫好公文，網(wǎng)上的內(nèi)容很多，資料不少。但歸根到底就是要自己多看、多練。還有就是要有一種精益求精的精神。常用的幾個公文（通知、報告、請示、批復(fù)等）主要應(yīng)該把握幾點：1、真實――內(nèi)容必須真實，語言必須翔實；不夸張，不形容，不用修詞。2、準確――政策、事情、要求都必須交待準確無誤，不能用“大概”“大約”“估計”等概念不清的用語（預(yù)備通知除外）。3、精練――干脆利索，一是一二是二，條理清楚；4、簡明――文不在多，而在言簡意賅，能少則少，能短則短。5、規(guī)范――要符合各種公文規(guī)定格式，不能隨意增減。如數(shù)字、條目、排列等都要嚴謹講究。

（三）注意六個毛病―――公文寫作中容易出現(xiàn)的幾種毛病1、文種錯誤――如報告與請示混雜，簡報與報告混雜，上下行文錯誤等。（2000年國務(wù)院有統(tǒng)一規(guī)定）2、語言毛病――時間概念不清（去年，上年，最近）；形容詞太多；自相矛盾；觀點、材料、語言不準確。最常見的有以下幾種：（1）廢話連篇。說空話、說廢話，有的“甲乙丙丁，開中藥鋪”，通篇不得要領(lǐng)；有的則重復(fù)羅唆，叫人看了生厭。特別是重復(fù)語言多，沒有自己的特色。（2）華而不實。粉飾做作，不懂裝懂，華而不實。文章應(yīng)該具有生動性，但生動應(yīng)該以充實的內(nèi)容做基礎(chǔ)；文章也應(yīng)該有充沛的感情，但這感情應(yīng)該來自內(nèi)心。應(yīng)該是真情實感。如果是生編硬造，雕琢粉飾，任意夸張，那就適得其反。（如把“天怎么蘭，樹怎么綠”之類的修飾用在公文上）（3）半文半白。有些人在公文時，白話句中加上文言詞語，在文言句式中又生硬夾雜白話詞語，或時而白話句，時而文言句，兩者不能協(xié)調(diào)。這種語言，讀起來也十分別扭。（4）語言無味。有些人寫文章語病并不很多，你說不通他也是很通的，但文章總是寫得死氣沉沉，干干巴巴。這除了內(nèi)容方面的原因之外，不注意學習語言是個重要原因。有的人掌握的詞匯很少，不會用生活中活的語言，寫出的文章總是顯得干巴巴，像個癟三。（5）生吞活剝，洋腔洋調(diào)，而內(nèi)容陳腐、故作艱深，也是文風不正的表現(xiàn)。如此等等，不一而足。所以必須要在自身的修養(yǎng)和鍛煉上下功夫。還要注重實踐，深入生活，在實踐中增長才干，接受群眾的監(jiān)督，提高自己。同時，還要認真讀書，注意學習前人的經(jīng)驗，提高語言的運用能力。3、發(fā)文對象錯誤――多頭主發(fā)，黨政反報，上下相反，4、內(nèi)容不全面――事情交待不明，前后矛盾，有問題沒對策，有要求沒建議，通知缺要素，5、主題不突出――空話多實話少，一文多事（請示），6、抄襲明顯――現(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)文章很多，有的人就靠上網(wǎng)抄襲，照抄照搬，太明顯，不加思索，一字不漏地抄，結(jié)果就會出好多笑話。其他還有如：文件頭不規(guī)范（簡報也有），紅頭白頭混用，發(fā)文編號不規(guī)范，蓋公章不規(guī)范，主題詞不規(guī)范，抄報抄送不規(guī)范。

（四）總結(jié)七點體會（現(xiàn)在抄網(wǎng)上的文章很多，雖有“天下文章一大抄”之說，但我認為抄文章也是有學分的。不能只是低級的、一般的直截了當?shù)某?。關(guān)鍵要注意以下幾點）：一是借意要精――取人所長，擇人之意，不是以取字為主。二是選話要活――調(diào)換，倒用，前后字面與用詞倒一下，總的意思不變，不能一字不漏、照抄不誤。三是取樣要準――將別人的文章作為自己的樣板，參考。包括取題、結(jié)構(gòu)、內(nèi)容、用詞、舉例等。四是填框要實――就是對某一文章在撰寫之前，先打一個基本框架，把以前自己準備的或者別人比較合適的材料（樣品）先填進框內(nèi)，再根據(jù)自己的要求進行充實。五是修補要細――將寫好的初搞進行認真細致地修改、補充與“潤色”。有時一篇初搞質(zhì)量很差，但經(jīng)幾次認真修改后卻十分得體，有的初搞與定搞甚至是面目全非。六是儲存要多――平時多積累，可按文種分類（筆記、剪報、資料匯集；文檔、郵箱、博客）七是練習要勤――多寫、多看、多想、多改。

最后歸納――1、

公文基礎(chǔ)是秘書的基本要求2、

公文寫作是秘書的重要職責3、

公文質(zhì)量是秘書的水平體現(xiàn)總的要達到“三個字”―――知（懂得公文重要性）―――會（一般公文都會寫）―――精（公文寫作文字精）《公文寫作與處理》課程結(jié)構(gòu)?一、緒言：（一）公文寫作需要哪些能力？?

（二）語體系統(tǒng)?二、公文的含義及種類：（一）公文含義

（二）公文作用和特點

（三）公文種類?三、公文的格式?四、公文的書寫?五、公文制發(fā)程序?六、公文的行文規(guī)則?七、幾種主要公文文體的寫作一、緒言：（一）公文寫作需要哪些能力？1、公文寫作是一些相關(guān)能力的體現(xiàn)，基礎(chǔ)是認識能力。2、公文寫作實質(zhì)也是思維能力的體現(xiàn)：邏輯思維能力

批判性思維能力

生成性思維能力3、公文寫作的表達能力是多方面能力的綜合：言語能力

結(jié)構(gòu)能力

運用表達方式的能力（二）語體系統(tǒng)二、公文的含義及種類：（一）公文含義：

1、什么是公文？兩個依據(jù)－－

《國家行政機關(guān)公文處理辦法》（國務(wù)院辦公廳

1987年發(fā)布，1993年修訂）

《中國共產(chǎn)黨各級領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)文件處理條例》（中共中央辦公廳1989年頒發(fā)）

公文是國家行政機關(guān)、企事業(yè)、團體組織等單位在處理公務(wù)的活動過程中，所制作和使用的各類文字材料。除國務(wù)院和中共中央辦公廳規(guī)定的公文，一些技術(shù)性的文件也屬于公文，如電報、電傳、文獻圖表等；國家與國際間交往的文件文獻，也屬于公文。

2、公文與文書、文件辨析：

3、通用文書、日用文書、專用文書辨析：（二）公文作用和特點1、公文的作用：?（1）傳達發(fā)布的指導(dǎo)作用

（2）貫徹執(zhí)行的法規(guī)作用

（3）按章辦事的憑據(jù)作用?（4）傳遞信息的紐帶作用

（5）據(jù)事說理的教育作用?2、公文的特點：?

（1）鮮明的政策性和政治性是公文的靈魂；

（2）嚴密的程序性是公文的基礎(chǔ)?

（3）法定的權(quán)威性和行政約束力是公文制作者堅強后盾

（4）求實明快是公文寫作的總體風格?

（5）作用范圍的特定性體現(xiàn)在公文極強的時效性和范圍性上（三）公文種類?

國家行政機關(guān)公文13種（國務(wù)院《國家行政機關(guān)公文處理辦法》）：命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復(fù)、意見、函、會議紀要。?

黨的機關(guān)公文14種（中共中央辦公廳《中國共產(chǎn)黨機關(guān)公文處理條例》）：決議、決定、指示、意見、通知、通報、公報、報告、請示、批復(fù)、條例、規(guī)定、函、會議紀要。?

如果把黨的機關(guān)公文和行政機關(guān)公文種類相比較，就會發(fā)現(xiàn)二者有9種相同，即：決定、通知、通報、報告、請示、批復(fù)、意見、函和會議紀要；有9種不同，行政機關(guān)公文多了命令、公告、通告、提案4種，黨的機關(guān)公文多了決議、指示、公報、條例、規(guī)定5種。?

黨政公文的最大區(qū)別在于，國家行政機關(guān)公文是國家意志和權(quán)力的體現(xiàn)，是行政管理的措施和手段，是一種行政行為，其行為對象和指向是各級國家行政機關(guān)、企事業(yè)單位以及人民群眾。而黨的公文是黨的意志和權(quán)力的體現(xiàn)，公文的主要內(nèi)容是傳達貫徹黨的路線、方針、政策，實施黨的領(lǐng)導(dǎo)，行為對象和指向是各級黨的組織和黨員。?一、通用公文：國家行政機關(guān)公文13種，黨的機關(guān)公文14種。?二、日用公文：調(diào)查報告、計劃、總結(jié)、簡報、講話稿、演講稿?三、專用公文：經(jīng)濟文書－－經(jīng)濟分析報告、市場調(diào)查報告、市場預(yù)測報告、經(jīng)濟合同、商品廣告等?

法律文書－－訴狀、上訴狀、申訴狀、答辯狀、辯護詞等四、新聞：報道類－－消息、通訊等；評論類－－新聞評論等。五、政論文：三、公文的格式

公文格式，包括公文文書文本（正文）及其以外的文件版式內(nèi)容。參照（國家質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局1999-12-27）《國家行政機關(guān)公文格式》國家標準（因其從2000年開始執(zhí)行，簡稱°2000國標）執(zhí)行。

公文格式內(nèi)容可以分為三部分：一是公文的文面格式；二是公文的印刷、裝訂格式；三是公文的用紙格式。這里只介紹文面格式。

文面格式一般包括文頭、正文、文尾三部分組成。（一）文頭部分1、版頭：?“由發(fā)文機關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱加文件二字或者加括號標明文種組成。

用套紅大字居中印在公文首頁上部。約占a4型公文紙1/3或2/5。

發(fā)文機關(guān)標識上邊緣至版心上邊緣一般為25mm。上報的公文，發(fā)文機關(guān)標識上邊緣至版心上邊緣為80mm。?

“函”的發(fā)文機關(guān)標識上邊緣距上頁邊的距離為30mm，發(fā)文機關(guān)全稱下4mm處為一條武文線（上粗下細），距下頁邊20mm處為一條文武線（上細下粗），兩條線長均為170mm。?

“命令（令）”的發(fā)文機關(guān)標識上邊緣至版心上邊緣為20mm。?

發(fā)文機關(guān)標識原則上應(yīng)使用小標宋體字和紅色標識。?

聯(lián)合行文時應(yīng)使主辦機關(guān)名稱在前，“文件”二字置于發(fā)文機關(guān)名稱右側(cè)，上下居中排列。即使是聯(lián)合行文機關(guān)較多，也必須保證公文首頁顯示正文。有兩種版頭形式：一種是“文頭”，如：中共中央文件

一種是“函頭”，如：中國共產(chǎn)黨xxx市委員會（xx）

中發(fā)[2006]2號

X文[2006]3號2、發(fā)文字號：?

包括機關(guān)代字、年號、發(fā)文順序號。幾個機關(guān)聯(lián)合發(fā)文，只標明主辦機關(guān)發(fā)文字號。?

發(fā)文字號的年份、序號要用阿拉伯數(shù)字完整填寫，不能把“1997”寫成“97”，讓人誤解為“1097”或“2097”等；括號要用六角括號【】，而不是“（）”；?

要注意機關(guān)代字、年號、發(fā)文順序號的書寫及其位置。?

發(fā)文字號一般在發(fā)文機關(guān)標識下空2行處，用3號仿宋體字標注并居中排布。?3、公文份數(shù)序號：?指一份文件在該件總印數(shù)或總發(fā)行數(shù)中的次序號。?

公文如需標識份數(shù)序號，用阿拉伯數(shù)字頂格標識在文件左側(cè)上角第1行的“No”后，采用紅色號碼機套印，如寫為NO：000001，即表明該份文件是總印數(shù)中的第1份。公文份數(shù)序號

標識份數(shù)序號，其主要作用是便利公文的登記、分發(fā)和檢查。（二）正文部分4、公文標題：?應(yīng)準確概括公文主要內(nèi)容。?線下空2行，鉛印要用大于正文兩倍的字體。可分一行或多行排布。?由“發(fā)文機關(guān)＋公文主要內(nèi)容＋文種”三部分組成；也可采用省略辦法，如：“發(fā)文機關(guān)＋文種”或“事由＋文種”?位置在正文主體最前面、居中。?公文標題中三種標點符號的使用1、引號：

分‘’、‘‘’’兩種。

公文中一般是在對某事物需要著重指出時使用。某些非法規(guī)性文件在批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)時，該文件名稱一般用引號而不用書名號。例：（1）《轉(zhuǎn)發(fā)xx省xx廳”關(guān)于人文函大招生問題的通知“的通知》

（2）《關(guān)于”渤海2號“鉆井船翻沉事故的檢討報告》

（3）《關(guān)于”農(nóng)轉(zhuǎn)非“戶口審批制度改革情況的報告》2、括號：多是針對文件內(nèi)容予以說明。例：《中華人民共和國行政訴訟法（試行）》

xx省教委關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)國家教委《高等學校學生行為準則》（試行）的通知3、書名號：主要用于批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)性公文。?

《國家行政機關(guān)公文處理辦法》規(guī)定：除批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)法規(guī)性公文外，一般不加書名號。?錯例：

批轉(zhuǎn)xx縣商業(yè)局《關(guān)于深化改革、振興xx縣商業(yè)實施意見的請示》的通知－－對xx縣商業(yè)局《關(guān)于深化改革、振興xx縣商業(yè)實施意見的請示》的批復(fù)－－批轉(zhuǎn)《xx縣商業(yè)局”關(guān)于深化改革、振興xx縣商業(yè)實施意見的請示“》的通知5、主送機關(guān)：

行文的主要對象。具體寫法：標題下空一行左頂格3號仿宋。（1）

xx縣委:－－單稱式

（2）省委并省政府：－－雙稱式?（3）市委并轉(zhuǎn)省委：－－轉(zhuǎn)稱式（4）各省、市、自治區(qū)人民政府：－－聯(lián)稱式（5）各地、市、縣委：－－遞降式

位置：?主送機關(guān)一般在標題下空1行、左側(cè)頂格用3號仿宋體字標識，字體同正文。?回行時仍頂格，最后一個主送機關(guān)名稱后標全角冒號。?如果主送機關(guān)名稱過多而使公文首頁不能顯示正文時，應(yīng)將主送機關(guān)名稱移至版記中的主題詞之下、抄送之上，標識方法同抄送。?

向上級機關(guān)請示只寫一個主送機關(guān)；

?

向下級部分機關(guān)發(fā)送的公文；?

如果發(fā)送機關(guān)少，可將發(fā)送機關(guān)名稱全部寫上，發(fā)送機關(guān)多，可采用“各有關(guān)部門和單位”等辦法概寫。6、正文：?

內(nèi)容大體分提出問題、分析問題、解決問題三部分。內(nèi)容較多時，分層序碼的規(guī)范順序是：一、（一）、1、（1）。?

格式主要有：（1）一段體（2）小標題式（3）條款式（4）表格式（5）文表結(jié)合式?

位置在主送機關(guān)之后，另起一行空兩格寫。?7、密級：?

公文秘密等級。一般分秘密、機密、絕密三級。其中“絕密”、“機密”兩個密級的公文應(yīng)當標明份數(shù)序號。?

要注意密級劃分原則。?

頂格標注于版頭左上方、份號下面，用3號黑體字，并且標識密級的兩字之間須空1個字；8、緩急程度：緊急程度是對公文送達和辦理的時間要求。一般可分平件、急件、特急件、限時送達四種。如需標識緊急程度，用3號黑體字，頂格標識在版頭左上方、密級之下，并且標識緊急程度的兩字之間須空1個字。9、落款：?

為制作與發(fā)送公文的機關(guān)、組織或個人。?

位置在正文右下方，落款的最后一個字比正文右邊末字縮進四個格子。?

如果正文恰滿一頁，公文落款等可在另一頁空白公文紙上，但要在公文紙上說明（此頁無正文）。10、成文時間：?

位置在正文末尾右下方公文發(fā)文機關(guān)名稱之下，以占公文紙橫幅的一半為宜。具體的上下位置依印章來定，左右位置由字數(shù)來定。?

會議通過的文件應(yīng)在標題之下、正文之前，注明會議名稱和通過日期，以括號括起。

“命令（令）”的成文時間標識在簽發(fā)人簽名章下一行右空2字處，“會議紀要”的成文時間居右頂格標識在紅色反線之上右側(cè)。?

成文時間以負責人簽發(fā)的時間為準，聯(lián)合行文以最后簽發(fā)機關(guān)負責人的簽發(fā)時間為準。?

公文成文時間用漢字將年、月、日標全，“零”寫為“○”。11、印章：?

（1）單一機關(guān)制發(fā)的公文在落款處不署發(fā)文機關(guān)名稱，只標識成文時間。加蓋印章應(yīng)上距正文2ｍｍ～4ｍｍ，端正、居中下壓成文時間。即一般是“騎年蓋月”。?

正確的蓋章方式有：①下套方式。當印章文字環(huán)行排列、下弧無文字時，采用下套方式，即僅以下弧壓在成文日期上；②中套方式。當印章下弧有文字時，采用中套方式，即印章中心線壓在成文時間上。

（2）當聯(lián)合行文需加蓋兩個印章時，應(yīng)將成文時間拉開，左右各空7字。主辦機關(guān)印章在前，兩個印章均壓成文日期。要注意只能采用同種加蓋印章方式，以保證印章排列整齊。兩印章互不相交或相切，相距不超過3mm。

（3）當聯(lián)合行文需加蓋三個或三個以上印章時，為防止出現(xiàn)空白印章，應(yīng)將各發(fā)文機關(guān)名稱（可用簡稱）排在成文時間和正文之間。主辦機關(guān)印章在前，每排最多排3個印章，兩端不得超出版心；最后一排如一個或兩個印章，均居中排布；印章之間互不相交或相切。在最后一排印章之下右空2字標識成文時間。當公文排版后所?？瞻滋幉荒苋菹掠≌挛恢脮r，應(yīng)采取調(diào)整行距、字距的措施加以解決，務(wù)必使印章與正文同處一面，不得采取標識“此頁無正文”的方法解決。（4）．特殊情況：當公文排版后所?？瞻滋幉荒苋菹掠≌挛恢脮r，應(yīng)采取調(diào)整行距、字距的措施加以解決，務(wù)使印章與正文同處一面，不得采取標識?°此頁無正文?±的方法解決。

（三）文尾部分12、附注：

一般是對公文的發(fā)放范圍、使用時需注意事項等情況的說明，比如“此件發(fā)至省、軍級”、“此件發(fā)至縣、團級”等。寫法：（此件發(fā)至縣、團級）。?

公文如有附注，一般放在落款的成文時間落款印章左下方，空2字加圓括號標識，用3號仿宋體字。?

公文附注不屬于公文內(nèi)容，按照《國家行政機關(guān)公文處理辦法》規(guī)定，請示性的公文應(yīng)當在附注處注明聯(lián)系人和聯(lián)系電話。13、主題詞：

由反映文件內(nèi)容規(guī)范化名詞或名詞性詞組組成。

順序是先標類別詞，再標類屬詞。在標類屬詞時，先標反映文件內(nèi)容的詞，最后標反映文種的詞。

每個主題詞一般為2字，最多不超過4字。如:“國發(fā)【2002】19號”通知的標題為《國務(wù)院批轉(zhuǎn)國家教委等部門關(guān)于深化公共鼓勵教育科研衛(wèi)生單位增加社會服務(wù)意見的通知》，

其主題詞：教育

科研

衛(wèi)生

改革

通知

主題詞書寫格式：?

“主題詞”3字用3號黑體字，全角冒號；?

詞目用3號小標宋體字。?

每個詞之間要空一個字的距離，不加任何符號。?

使用主題詞最少兩個，一般不超過七個。?

《國務(wù)院公文主題詞表》（1988年）?

位置：

在公文落款之下、抄報抄送單位之前。一般在末頁后第一條橫線上。14、附件：?

是隨文送達的具體材料，也是正文的補充。

形式如：

附件：《。。。（附件名稱）》xx件?

位置：

放在正文和落款之間的左側(cè)，正文下一行左空2字用3號仿宋字標識?°附件?±，后用全角冒號。后標附件名稱。如有序號用阿拉伯數(shù)碼，附件名稱后不用標點符號。附件應(yīng)與正文一起裝訂，并在左上角第一行頂格標識?°附件?±（和序號），序號和名稱應(yīng)前后一致。15、抄送、抄報：?

抄送機關(guān)是指與公文有關(guān)的平級或下級單位。?

抄報機關(guān)是指送給與公文有關(guān)的上級機關(guān)，有時對下級機關(guān)可用“抄發(fā)”一詞。?

抄報排列順序一般為：上級機關(guān)單排一行，黨政機關(guān)、軍事機關(guān)、人民團體、民主黨派等合排一行，人大、政協(xié)、法院、檢察院等合排一行，其他單位合排一行。?

抄送、抄報機關(guān)位置：?

在發(fā)文日期之后的公文紙末頁、主題詞下一行，左空1字用3號仿宋體字標識，后標全角冒號；抄報抄送機關(guān)間用逗號隔開，回行時與冒號后的抄報抄送機關(guān)對齊；在最后一個抄報抄送機