機(jī)關(guān)單位檔案管理制度

機(jī)關(guān)單位檔案管理制度第一章總則為規(guī)范機(jī)關(guān)單位檔案管理工作，保障檔案的安全性、完整性和有效性，提高檔案信息的使用效率，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》及相關(guān)法規(guī)，結(jié)合本單位實(shí)際情況，特制定本制度。第一條目的本制度旨在通過規(guī)范檔案的收集、整理、保管、查閱及利用等環(huán)節(jié)，提高檔案管理水平，確保檔案的真實(shí)性、完整性和可追溯性，為單位的決策、管理和服務(wù)提供依據(jù)。第二條適用范圍本制度適用于本機(jī)關(guān)單位所有檔案的管理，包括但不限于人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、業(yè)務(wù)檔案、行政檔案等。第三條依據(jù)法規(guī)本制度依據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《國家檔案局關(guān)于加強(qiáng)檔案管理工作的若干意見》及其他相關(guān)法律法規(guī)制定。第二章檔案管理任務(wù)第四條檔案管理任務(wù)1.收集與整理：負(fù)責(zé)收集、整理本單位形成的各類檔案，確保檔案的完整性和可用性。2.保管與維護(hù)：妥善保管檔案，定期進(jìn)行維護(hù)和檢查，確保檔案的安全和完整。3.查閱與利用：為單位內(nèi)部及相關(guān)人員提供檔案查閱和利用服務(wù)，確保信息的及時(shí)流通。4.銷毀與移交：按照相關(guān)規(guī)定對不再保留的檔案進(jìn)行銷毀或移交，確保檔案的管理符合相關(guān)法律法規(guī)。第三章檔案的收集和歸檔第五條案件材料的收集檔案材料的收集由檔案管理部門與各業(yè)務(wù)部門協(xié)作完成，要求包括但不限于以下材料：1.人事檔案：員工登記表、個(gè)人簡歷、考核材料、證書復(fù)印件、獎(jiǎng)懲記錄、勞動合同等。2.財(cái)務(wù)檔案：財(cái)務(wù)報(bào)表、預(yù)算申請、審計(jì)報(bào)告、發(fā)票及其他財(cái)務(wù)憑證。3.業(yè)務(wù)檔案：項(xiàng)目計(jì)劃、實(shí)施方案、總結(jié)報(bào)告、會議記錄及其他相關(guān)材料。4.行政檔案：決策文件、會議紀(jì)要、通告、通知及其他行政文件。第六條案件材料的歸檔1.歸檔要求：所有檔案材料須按照統(tǒng)一的格式進(jìn)行歸檔，字跡工整、內(nèi)容完整。2.責(zé)任分工：各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)資料的收集與整理工作，確保歸檔材料的準(zhǔn)確性。3.歸檔時(shí)間：檔案材料應(yīng)在形成后一個(gè)月內(nèi)完成歸檔，特殊情況需報(bào)請檔案管理部門批準(zhǔn)。第四章檔案的保管第七條檔案保管要求1.保管責(zé)任：檔案管理部門負(fù)責(zé)所有檔案的保管工作，確保檔案安全、完整。2.存放條件：檔案應(yīng)存放在專門的檔案庫房內(nèi)，庫房需符合防火、防潮、防盜等安全要求。3.檔案編號：每一份檔案需進(jìn)行編號登記，建立電子檔案管理系統(tǒng)，確保檔案的可追溯性。4.定期檢查：每年定期對檔案進(jìn)行檢查，確保檔案的完整性和安全性，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。第五章檔案的查閱和借用第八條檔案查閱1.查閱流程：員工如需查閱檔案，須填寫查閱申請表，提交檔案管理部門審批。2.保密要求：查閱檔案時(shí)，須遵循保密規(guī)定，嚴(yán)禁對檔案進(jìn)行涂改、圈劃、拆換。3.查閱記錄：檔案管理部門應(yīng)對查閱情況進(jìn)行記錄，保存查閱登記表。第九條檔案借用1.借用審批：外單位人員如需借用檔案，須提交正式書面申請，經(jīng)檔案管理部門審核，特殊情況需報(bào)請單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.借用登記：借用檔案時(shí)，須填寫借用登記表，明確借用時(shí)間和歸還日期。3.歸還要求：借用單位應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還檔案，逾期未歸還的，需書面說明原因并申請延期。第六章檔案的轉(zhuǎn)遞第十條檔案轉(zhuǎn)遞要求1.轉(zhuǎn)遞責(zé)任：檔案轉(zhuǎn)遞工作由檔案管理部門負(fù)責(zé)，確保檔案在轉(zhuǎn)遞過程中的安全和完整。2.轉(zhuǎn)遞方式：檔案轉(zhuǎn)遞應(yīng)通過機(jī)要途徑進(jìn)行，禁止個(gè)人攜帶轉(zhuǎn)遞檔案。3.轉(zhuǎn)遞記錄：轉(zhuǎn)遞檔案時(shí)，需填寫轉(zhuǎn)遞通知單，并由雙方簽字確認(rèn)，以備查驗(yàn)。第七章監(jiān)督與評估第十一條監(jiān)督機(jī)制1.監(jiān)督責(zé)任：單位領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作負(fù)有監(jiān)督責(zé)任，定期組織檢查。2.反饋渠道：建立檔案管理反饋機(jī)制，鼓勵(lì)員工提出意見和建議，以持續(xù)改進(jìn)檔案管理工作。3.考核指標(biāo)：將檔案管理工作納入單位績效考核，定期評估檔案管理的效果和效率。第十二條評估與改進(jìn)1.年度評估：每年對檔案管理工作進(jìn)行評估，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)和不足，提出改進(jìn)措施。2.制度修訂：根據(jù)評估結(jié)果和單位實(shí)際情況，及時(shí)修訂本制度，確保其適應(yīng)性和有效性。附則第十三條解釋權(quán)本制度由檔案管理部門負(fù)責(zé)解釋，解釋權(quán)歸單位所有。第十四條生效日期本制度自發(fā)布之日起生效，所有單位員工均應(yīng)遵守。第十五條修訂流程本制度如需修訂，須經(jīng)過檔案管理部門初步審查、單位領(lǐng)導(dǎo)審批