部門月度會議管理制度

部門月度會議管理制度第一章總則

為確保部門月度會議的高效、有序進(jìn)行，提高會議質(zhì)量和決策效率，特制定本會議管理制度。本制度適用于所有部門月度會議的召開、組織、實施及跟蹤管理工作。

一、目的與原則

1.提高部門內(nèi)部溝通效率，促進(jìn)信息共享，確保工作計劃與目標(biāo)的一致性。

2.堅持民主集中制原則，充分聽取與會人員意見，提高決策的科學(xué)性。

3.確保會議內(nèi)容充實、務(wù)實，注重會議效果，避免形式主義。

二、適用范圍

1.本制度適用于我部門月度會議，包括全體員工大會、專題討論會等。

2.如涉及與其他部門共同召開的會議，可參照本制度執(zhí)行，并根據(jù)實際情況進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整。

三、會議類別

1.全體員工大會：由部門負(fù)責(zé)人主持，全體員工參加，主要用于總結(jié)上月工作、布置下月任務(wù)、傳達(dá)公司政策等。

2.專題討論會：針對特定議題，由相關(guān)部門負(fù)責(zé)人或?qū)I(yè)人員主持，相關(guān)人員參加。

四、會議時間

1.全體員工大會原則上每月召開一次，具體時間由部門負(fù)責(zé)人確定。

2.專題討論會根據(jù)工作需要不定期召開。

五、會議地點

1.全體員工大會在部門指定會議室召開。

2.專題討論會根據(jù)議題和參會人員具體情況，選擇合適的會議室或討論場所。

六、參會人員

1.全體員工大會：部門全體員工。

2.專題討論會：根據(jù)議題邀請相關(guān)人員參加。

七、會議組織與管理

1.會議組織：由部門負(fù)責(zé)人或指定專人負(fù)責(zé)會議的組織工作，包括會議通知、會議材料準(zhǔn)備、會議場地安排等。

2.會議管理：會議期間，參會人員應(yīng)嚴(yán)格遵守會議紀(jì)律，保持會場秩序，確保會議高效進(jìn)行。

八、保密原則

1.會議內(nèi)容涉及公司機密或敏感信息的，參會人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露給無關(guān)人員。

2.會議紀(jì)要等相關(guān)材料應(yīng)妥善保管，防止丟失或泄露。

九、制度修訂

1.本制度根據(jù)公司發(fā)展和部門工作需要，適時進(jìn)行修訂。

2.修訂后的制度應(yīng)及時通知全體員工，并按新制度執(zhí)行。

本制度的制定、修訂和解釋權(quán)歸部門負(fù)責(zé)人所有。自發(fā)布之日起實施，原有相關(guān)規(guī)定與本制度不符的，以本制度為準(zhǔn)。參會人員應(yīng)認(rèn)真遵守本制度，共同維護(hù)部門月度會議的秩序和效果。

第二章會議流程

一、會議籌備

1.會議主題確定：根據(jù)部門工作計劃及實際需求，由部門負(fù)責(zé)人或會議組織者確定會議主題。

2.會議通知：會議組織者應(yīng)在會議召開前至少三天，向參會人員發(fā)出會議通知，包括會議時間、地點、議程、參會人員等內(nèi)容。

3.會議材料準(zhǔn)備：會議組織者應(yīng)根據(jù)會議主題，提前準(zhǔn)備相關(guān)材料，包括會議議程、上期會議紀(jì)要、相關(guān)報告等，并在會議前至少一天發(fā)給參會人員。

二、會議召開

1.會議簽到：參會人員應(yīng)在會議開始前10分鐘到達(dá)會場，進(jìn)行簽到，確保會議按時開始。

2.會議主持人：由部門負(fù)責(zé)人或指定主持人宣布會議開始，并對會議主題、議程等進(jìn)行簡要介紹。

3.會議議程：按照預(yù)定議程進(jìn)行，各部門負(fù)責(zé)人或相關(guān)人員就會議議題進(jìn)行匯報、討論。

4.互動環(huán)節(jié)：會議主持人應(yīng)鼓勵參會人員積極發(fā)言，充分聽取意見和建議，確保會議的民主性和實效性。

三、會議決策

1.對于需要決策的事項，主持人應(yīng)引導(dǎo)參會人員進(jìn)行充分討論，形成共識。

2.在達(dá)成共識的基礎(chǔ)上，主持人可提出決策方案，交由參會人員表決。

3.表決通過后，形成會議決議，并由專人記錄。

四、會議總結(jié)

1.會議接近尾聲時，主持人應(yīng)對本次會議的討論成果、決策事項等進(jìn)行總結(jié)。

2.對未解決的問題，明確責(zé)任人和下一步行動計劃。

3.對會議中提出的意見和建議，進(jìn)行梳理和歸納，為后續(xù)工作提供參考。

五、會議閉幕

1.會議主持人宣布會議結(jié)束，對參會人員表示感謝。

2.會后，會議組織者應(yīng)及時整理會議紀(jì)要，將會議決議、行動計劃等內(nèi)容發(fā)送給參會人員。

六、會議延期與取消

1.如因特殊情況需要延期或取消會議，會議組織者應(yīng)提前通知參會人員。

2.延期后的會議，應(yīng)重新確定時間、地點，并重新發(fā)送會議通知。

第三章會議紀(jì)要的跟蹤落實

一、會議紀(jì)要的編制與發(fā)布

1.會議紀(jì)要應(yīng)由專人負(fù)責(zé)編制，確保內(nèi)容準(zhǔn)確、完整。

2.會議紀(jì)要應(yīng)包括以下內(nèi)容：會議時間、地點、主持人、參會人員、討論議題、決策結(jié)果、行動計劃等。

3.會議紀(jì)要編制完成后，應(yīng)由會議主持人審核批準(zhǔn)，并在會議結(jié)束后兩個工作日內(nèi)發(fā)送給所有參會人員。

二、會議決議的執(zhí)行與跟蹤

1.會議決議的執(zhí)行：各部門應(yīng)根據(jù)會議決議，明確責(zé)任人和完成時限，確保決議得到有效執(zhí)行。

2.跟蹤管理：會議組織者應(yīng)定期對會議決議的執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤，了解進(jìn)度，發(fā)現(xiàn)問題并及時解決。

3.跨部門協(xié)作：對于涉及多個部門的會議決議，相關(guān)部門應(yīng)加強溝通與協(xié)作，確保工作順利進(jìn)行。

三、行動計劃的管理與監(jiān)督

1.行動計劃的制定：會議決議中明確的行動計劃，應(yīng)由責(zé)任部門或責(zé)任人制定具體的執(zhí)行方案。

2.監(jiān)督與評估：會議組織者應(yīng)建立監(jiān)督機制，對行動計劃的執(zhí)行情況進(jìn)行定期評估，確保各項工作按時完成。

3.匯報與反饋：責(zé)任人應(yīng)按計劃向會議組織者匯報工作進(jìn)展，對存在的問題及時反饋，以便協(xié)調(diào)資源、解決問題。

四、會議紀(jì)要的歸檔與查閱

1.會議紀(jì)要應(yīng)按照公司規(guī)定進(jìn)行歸檔，確保資料的完整性和可追溯性。

2.會議紀(jì)要歸檔后，應(yīng)設(shè)置查閱權(quán)限，便于參會人員查閱。

3.如有需要，會議組織者可提供會議紀(jì)要的紙質(zhì)版或電子版，以便相關(guān)人員了解會議內(nèi)容。

五、會議紀(jì)要的修訂與更新

1.如會議決議在執(zhí)行過程中發(fā)生變化，會議組織者應(yīng)及時修訂會議紀(jì)要，并通知相關(guān)人員。

2.修訂后的會議紀(jì)要應(yīng)重新發(fā)布，確保參會人員了解最新情況。

3.對于已完成的行動計劃，會議組織者應(yīng)在會議紀(jì)要中進(jìn)行標(biāo)注，以便于跟蹤和總結(jié)。

第四章會議室管理規(guī)定

一、會議室預(yù)訂

1.會議室預(yù)訂實行預(yù)約制度，由會議組織者提前向行政部門或指定人員提出申請。

2.預(yù)訂時應(yīng)提供會議時間、參會人數(shù)、會議類型等信息，以便行政部門合理安排會議室。

3.預(yù)訂成功后，會議組織者應(yīng)按時使用會議室，如需取消或變更，應(yīng)提前通知行政部門。

二、會議室配置

1.行政部門應(yīng)根據(jù)會議需求，為會議室配備必要的設(shè)施設(shè)備，如投影儀、音響、白板等。

2.會議室內(nèi)的設(shè)施設(shè)備應(yīng)定期檢查、維護(hù)，確保其正常運行。

3.會議室布置應(yīng)簡潔、大方，符合公司形象。

三、會議室使用規(guī)范

1.會議期間，參會人員應(yīng)保持安靜，遵守會議紀(jì)律，不得隨意離開座位。

2.愛護(hù)會議室內(nèi)的設(shè)施設(shè)備，不得私自拆卸、損壞，如有損壞，應(yīng)照價賠償。

3.會議室內(nèi)嚴(yán)禁吸煙、進(jìn)食，保持環(huán)境衛(wèi)生。

四、會議室清潔與維護(hù)

1.會議結(jié)束后，會議組織者應(yīng)負(fù)責(zé)清理會議室，確保場地整潔。

2.行政部門應(yīng)定期對會議室進(jìn)行深度清潔和設(shè)備維護(hù)，保障會議室的正常使用。

3.會議室內(nèi)應(yīng)配備適量的垃圾桶，提醒參會人員保持環(huán)境整潔。

五、會議室安全

1.會議室應(yīng)定期進(jìn)行消防安全檢查，確保消防設(shè)施齊全、有效。

2.會議期間，參會人員應(yīng)了解緊急疏散路線，遇有緊急情況，有序撤離。

3.會議室的門禁系統(tǒng)應(yīng)合理設(shè)置，防止無關(guān)人員進(jìn)入。

六、會議室共享與協(xié)調(diào)

1.鼓勵部門之間共享會議室資源，提高會議室使用效率。

2.行政部門應(yīng)建立會議室使用協(xié)調(diào)機制，解決會議室使用沖突，確保重要會議的順利進(jìn)行。

第五章