發(fā)改系統(tǒng)會議管理制度

發(fā)改系統(tǒng)會議管理制度發(fā)改系統(tǒng)會議管理制度

第一章總則

第一條本制度旨在規(guī)范發(fā)改系統(tǒng)內(nèi)部會議的組織、召開和管理工作，確保會議的效率、效果和合規(guī)性，促進決策的民主化和科學化。

第二條本制度適用于發(fā)改系統(tǒng)全體工作人員。會議分為例行會議、專題會議和臨時會議三種類型。

第三條會議應遵循以下原則：

（一）務實高效：會議內(nèi)容應緊密圍繞發(fā)改系統(tǒng)中心工作，注重解決實際問題，提高工作效率。

（二）充分準備：會議召開前，應充分準備會議材料，確保參會人員對會議議題有充分了解。

（三）民主決策：會議充分發(fā)揚民主，尊重不同意見，保障參會人員充分表達觀點的權利。

（四）保密原則：會議內(nèi)容涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的，應嚴格按照相關法律法規(guī)要求進行保密。

（五）節(jié)約原則：合理安排會議時間、地點和參會人員，減少會議成本，提高會議效率。

第四條會議的組織和管理工作由發(fā)改系統(tǒng)辦公室負責。辦公室應建立健全會議管理制度，確保會議的順利進行。

第五條參會人員應嚴格遵守會議紀律，按時參加或請假，積極參與會議討論，對會議決定的事項認真貫徹執(zhí)行。

第六條本制度自發(fā)布之日起實施，原有相關規(guī)定與本制度不符的，以本制度為準。本制度的解釋權歸發(fā)改系統(tǒng)辦公室所有。

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第二章會議流程

一、會議籌備

1.確定會議主題：根據(jù)發(fā)改系統(tǒng)工作需要，明確會議主題和議題，確保會議的針對性和實效性。

2.制定會議方案：辦公室負責制定會議方案，包括會議時間、地點、參會人員、議程等。

3.發(fā)送會議通知：辦公室應在會議召開前至少3個工作日，向參會人員發(fā)送會議通知，明確會議主題、時間、地點、議程等內(nèi)容。

4.準備會議材料：會議材料應包括議題背景、相關政策法規(guī)、討論稿等，要求簡明扼要、重點突出。

二、會議召開

1.會議簽到：參會人員應在會議開始前15分鐘完成簽到，辦公室負責統(tǒng)計參會人員名單。

2.會議主持人：會議主持人負責組織會議議程，引導參會人員進行討論，確保會議有序進行。

3.會議發(fā)言：參會人員應圍繞會議議題進行發(fā)言，觀點明確、言簡意賅。

4.會議記錄：指定專人負責記錄會議討論內(nèi)容、決策結果等。

三、會議決策

1.逐項表決：會議主持人應組織參會人員對議題進行逐項表決，形成決策。

2.決策記錄：會議決策結果應詳細記錄，并由參會人員簽字確認。

3.傳達決策：辦公室負責將會議決策結果及時傳達至相關部門和人員，確保決策的貫徹執(zhí)行。

四、會議總結

1.會議紀要：會議結束后，辦公室應在3個工作日內(nèi)完成會議紀要的編寫，內(nèi)容包括會議主題、參會人員、討論情況、決策結果等。

2.會議評估：辦公室應定期對會議效果進行評估，收集參會人員的意見和建議，不斷優(yōu)化會議流程。

五、會議資料的歸檔和保管

1.會議資料：包括會議通知、會議議程、會議紀要、表決記錄等，應按照規(guī)定進行歸檔和保管。

2.保密要求：會議資料涉及保密內(nèi)容的，應嚴格按照保密規(guī)定進行管理。

六、會議公開

1.公開范圍：根據(jù)會議內(nèi)容和工作需要，確定會議公開范圍。

2.公開方式：通過公告、內(nèi)部通訊等形式，及時公開會議決策和相關信息，提高工作的透明度。

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第三章會議紀要的跟蹤落實

一、會議紀要的編制與審批

1.會議紀要應準確反映會議內(nèi)容，明確記載會議討論的重點、決策結果及責任分配。

2.會議紀要由會議記錄人負責編制，需在會議結束后三個工作日內(nèi)完成初稿。

3.會議紀要初稿應提交給會議主持人審核，經(jīng)主持人確認無誤后，提交給辦公室進行最終審批。

二、會議紀要的發(fā)布與傳達

1.審批通過的會議紀要應由辦公室在兩個工作日內(nèi)發(fā)布。

2.會議紀要的發(fā)布應采取適當方式，確保所有相關人員能夠及時獲取。

3.辦公室負責將會議紀要中的重要決策和行動事項，通過電子郵件、內(nèi)部通知等形式傳達至相關部門和責任人。

三、任務分配與執(zhí)行

1.會議紀要中明確的任務分配，應具體到部門和個人，并明確完成時限。

2.各責任部門和個人應在規(guī)定時限內(nèi)，按照會議紀要的要求，采取相應措施，確保任務的完成。

3.辦公室應建立跟蹤機制，對會議決策的執(zhí)行情況進行定期檢查和督促。

四、進度匯報與反饋

1.各責任部門和個人在任務執(zhí)行過程中，應定期向辦公室匯報工作進展情況。

2.辦公室負責匯總進展情況，并在下次會議時向全體參會人員進行匯報。

3.對于執(zhí)行中遇到的困難和問題，應及時反饋給辦公室，以便協(xié)調解決。

五、會議紀要的歸檔與查閱

1.會議紀要應作為重要文件進行歸檔，以便于今后的查閱和追溯。

2.辦公室應建立會議紀要的查閱制度，確保會議紀要的完整性、安全性和可追溯性。

3.需要查閱會議紀要的人員，應按照規(guī)定程序提出申請，經(jīng)批準后方可查閱。

六、責任追究與獎懲機制

1.對于未按照會議紀要執(zhí)行或執(zhí)行不力的部門和個人，應視情況追究責任，并采取相應的獎懲措施。

2.辦公室應定期對會議紀要的執(zhí)行情況進行評估，并將評估結果作為考核依據(jù)之一。

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第四章會議室管理規(guī)定

一、會議室預訂

1.會議室預訂采取預約制度，由辦公室統(tǒng)一管理。

2.需要使用會議室的部門或個人，應提前向辦公室提交會議室使用申請，包括會議時間、參會人數(shù)、所需設備等。

3.辦公室根據(jù)申請情況進行協(xié)調安排，確保會議室的有效利用。

二、會議室使用

1.會議室使用應嚴格按照預訂時間進行，不得隨意占用或更改。

2.使用會議室的部門或個人，應保持會議室整潔，愛護會議室內(nèi)設施。

3.會議室內(nèi)禁止吸煙、進食，不得亂扔雜物，確保良好的會議環(huán)境。

三、會議室設備管理

1.辦公室負責會議室設備的日常維護和管理，確保設備正常運行。

2.使用會議室的部門或個人，應在使用前檢查設備是否正常，如有問題及時向辦公室反饋。

3.會議室設備使用完畢后，應關閉電源，恢復設備原狀，確保下次使用不受影響。

四、會議室安全與保密

1.會議室應采取必要的安全措施，如防火、防盜等，確保會議安全進行。

2.會議室內(nèi)不得攜帶無關人員進入，嚴禁未經(jīng)授權的人員錄音、錄像或拍照。

3.會議涉及保密內(nèi)容時，參會人員應嚴格遵守保密規(guī)定，不得泄露會議信息。

五、會議室服務

1.辦公室應提供必要的會議服務，如會議用水、紙筆等。

2.會議期間，辦公室負責協(xié)調解決會議室使用過程中出現(xiàn)的問題，確保會議順利進行。

六、會議室使用費用

1.會議室使用不收取費用，但對于因使用不當造成的設施損壞，使用部門或個人需承擔相應責任。

2.辦公室定期對會議室使用情況進行統(tǒng)計，為優(yōu)化會議室管理提供依據(jù)。

七、違規(guī)處理

1.對于違反會議室管理規(guī)定的部門或個人，辦公室有權進行制止并要求整改。

2.情節(jié)嚴重者，辦公室可對其進行通報批評，并追究相應責任。

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第五章附則

一、本制度的解釋權歸發(fā)改系