2024年學校檔案室管理制度范本（二篇）

第10頁共10頁2024年學校檔案室管理制度范本一、文件資料歸檔管理1.所有具有價值的文件資料均納入歸檔范疇。2.各處室負責資料的形成、積累、立卷及歸檔工作，此職責應(yīng)明確列入兼職檔案員的崗位職責之中，并建立崗位責任制。學校檔案室需履行指導與監(jiān)督職責，同時負責檔案的集中與統(tǒng)一管理工作。3.各處室在工作中產(chǎn)生的具有保存價值的文件資料，必須整理立卷后歸檔，由檔案室統(tǒng)一管理，嚴禁分散存放于部門或個人手中。4.每年指定日期前，處室兼職檔案員需將上一年度的檔案材料整理立卷后歸入處室檔案，并及時移交給檔案室。5.歸檔的案卷需編制歸檔檔號、案卷號，并填寫案卷目錄及卷內(nèi)文件目錄，以確保順利移交至檔案室。6.移交案卷時，需經(jīng)檔案室工作人員驗收，并履行移交手續(xù)，填寫移交清冊。二、檔案庫房管理制度1.致力于實現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理，使庫房管理更加科學化。2.庫房由檔案人員專責管理，并負責每日檢查門窗電的開關(guān)情況。3.庫房須具備防盜、防火、防潮、防光線、防塵等基本保護條件，并每月進行一次全面檢查，及時處理潛在問題。4.各類檔案需明確界限，實行分類分柜存放保管。5.庫房內(nèi)應(yīng)配備專用櫥柜及必要的安全保護設(shè)施，以確保檔案安全。6.非檔案室工作人員嚴禁進入庫房，且查閱檔案不得在庫房內(nèi)進行。7.庫房內(nèi)應(yīng)保持整潔，禁止堆放其他物品。三、檔案保密保衛(wèi)制度1.保守檔案機密是每位檔案工作人員的神圣職責。2.檔案室設(shè)有專用庫房及櫥柜用于存放檔案。3.檔案室內(nèi)應(yīng)設(shè)置閱覽區(qū)，并建立監(jiān)閱制度以防止失密。4.檔案庫房和櫥柜需明確專人管理，鑰匙由專管人員保管。檔案人員工作調(diào)動時，必須辦理交接手續(xù)。5.檔案人員嚴禁將涉密文件、檔案資料帶離工作場所或泄露給無關(guān)人員。6.禁止擅自翻印、復印涉密文件或資料，嚴禁在私人通信或電話中提及檔案機密。立卷過程中產(chǎn)生的草稿、廢紙等應(yīng)按保密要求處理或銷毀。7.非檔案人員不得進入庫房，更不得在庫房內(nèi)接待親友。四、檔案資料借閱制度根據(jù)《檔案法》及相關(guān)規(guī)定，特制定本制度：1.外單位查閱檔案需持單位介紹信，并通常應(yīng)有兩人同行。查閱機密或涉密、人事文件時，查閱人必須為黨員。2.查閱檔案必須在指定查閱室進行，未經(jīng)允許不得私自帶走。3.查閱重要涉密檔案或控制使用的檔案需經(jīng)單位領(lǐng)導同意。4.學校檔案嚴格控制借出，確因工作需要借出時，需經(jīng)領(lǐng)導批準，且借出時間一般不得超過三天。借閱期間需確保檔案安全。5.摘抄檔案材料時需注明年代、卷號、張?zhí)?，并認真核對。出具的證明材料需加蓋公章方為有效。如需復制需經(jīng)經(jīng)辦部門同意。6.利用檔案者需保守機密，不得泄露或公布檔案內(nèi)容。7.查閱檔案時需保持檔案整潔，嚴禁在文件上圈點、批注、勾畫或污損檔案，更不得拆卷抽取或撕毀原件。違者將依據(jù)《檔案法》追究責任。8.利用檔案產(chǎn)生顯著經(jīng)濟效益或社會效益時，利用者有責任向檔案室提供反饋信息。五、檔案銷毀制度1.檔案銷毀必須經(jīng)校領(lǐng)導和上級主管部門負責人審核同意。2.需銷毀的檔案需編制清冊，并撰寫書面報告詳細說明檔案的歷史情況、所屬年代、保管期限、數(shù)量及詳細內(nèi)容、鑒定情況及銷毀理由等。3.銷毀檔案時必須有兩人以上進行監(jiān)銷，并在銷毀清冊上注明“已銷毀”字樣及日期，簽名蓋章以示負責。4.被銷毀檔案如送造紙廠打漿，必須在監(jiān)督下進行，確保打成紙漿后監(jiān)銷人員方可離開。六、檔案保管制度1.檔案庫房、檔案柜及資料架需統(tǒng)一編號，檔案及資料需按全宗和分類順序整齊排列。重點檔案和一般檔案需分別保管并定期檢查，對破損或模糊不清的檔案及時修復和復制。2.認真落實檔案庫房的八防措施（防盜、防火、防潮等）。庫房內(nèi)嚴禁吸煙和存放易燃品；庫房內(nèi)外應(yīng)放置滅火器材以備不時之需；門窗需裝置防盜設(shè)備并及時關(guān)鎖；鑰匙由專人專柜保管2024年學校檔案室管理制度范本（二）依據(jù)依法治檔的基本原則，為強化學校檔案的妥善保管、嚴格保密及高效利用，特制定以下制度規(guī)范：一、檔案保管：1.對各類檔案實施細致分類、登記、編目，確保存放井然有序，并編制案卷目錄等輔助檢索工具。2.設(shè)立專用庫房，配備專業(yè)箱柜，全面落實八防措施（防盜、防火、防光、防潮、防塵、防蟲、防霉、防水），保障檔案安全。3.針對已達到保管期限需銷毀的檔案材料，需先行清理造冊，經(jīng)分管領(lǐng)導審核同意后，報請主管部門批準方可執(zhí)行。4.檔案員需定期對檔案材料進行全面檢查，發(fā)現(xiàn)問題立即采取改進措施。二、檔案保密：1.嚴格執(zhí)行《保密法》，全體人員需嚴格遵守國家保密規(guī)定及工作人員保密守則。非檔案室人員未經(jīng)許可，嚴禁擅自進入檔案室。2.涉及保密范疇的檔案，利用者需經(jīng)主管領(lǐng)導批準后方可查閱。在查閱過程中，嚴禁翻閱或摘錄與利用目的無關(guān)的內(nèi)容。三、檔案利用：1.本學院人員因工作需要查閱本職責范圍內(nèi)的檔案時，可直接向檔案員提出申請，檔案室將優(yōu)先提供利用服務(wù)。2.外來人員如需利用本單位檔案，須持有單位介紹信，并經(jīng)主管領(lǐng)導批準后，方可進行查閱。3.