辦公室事務(wù)管理課件：辦公室與辦公室事務(wù)

辦公室與辦公室事務(wù)

本章有三節(jié)組成，分別為辦公室概述、辦公室事務(wù)和辦公室管理。通過本章的學(xué)習(xí)，了解辦公室概念，認(rèn)識(shí)辦公室類型，掌握辦公室性質(zhì)，知曉辦公室事務(wù)內(nèi)容，廓清辦公室管理特征?！韭殘?chǎng)小故事】小秘書新入職手忙腳亂老主任巧指點(diǎn)氣定神閑

每一個(gè)組織都需要一個(gè)輔助部門，承擔(dān)輔助政務(wù)、管理事務(wù)、協(xié)調(diào)服務(wù)的重任，這就是辦公室。無論是分理制辦公形式，還是綜理制模式選擇，甚或是職能統(tǒng)兼模式，都在辦文、辦事、辦會(huì)，進(jìn)行創(chuàng)新性、高知識(shí)含量、更富有個(gè)性色彩的輔助。從中央到地方，辦公室無所不有；從企業(yè)到事業(yè)，辦公室無處不在；從黨政軍群至民間、個(gè)體，辦公室不可或缺。辦公室直接為上司服務(wù)，溝通上下，聯(lián)系左右，維護(hù)組織正常運(yùn)轉(zhuǎn)，展示組織良好形象。

第一節(jié)辦公室概述第一節(jié)辦公室概述第一節(jié)辦公室概述第一節(jié)辦公室概述一、辦公室的含義二、辦公室（廳）的性質(zhì)三、辦公室的地位和職能一、辦公室的含義

（一）辦公室的界定

1．辦公場(chǎng)所是工作人員完成自己的工作任務(wù)、執(zhí)行其職務(wù)時(shí)的工作地點(diǎn)，是黨政機(jī)關(guān)或企事業(yè)單位為完成管理目標(biāo)而進(jìn)行工作的場(chǎng)所，是以白領(lǐng)階層為典型代表的非體力勞動(dòng)者從事工作的主要場(chǎng)所。

此類辦公室通常需要配備相應(yīng)的辦公家具和設(shè)備，比如辦公桌椅、文件柜、文印設(shè)備、通訊手段等等，供書寫、接待、會(huì)談、聯(lián)絡(luò)等工作使用。

2．行政直屬機(jī)構(gòu)各級(jí)黨委、政府及企事業(yè)單位，從有利于某一專項(xiàng)工作的集中開展出發(fā)，設(shè)置一些行政機(jī)構(gòu)來管理專項(xiàng)工作。

這類辦公室實(shí)際上是行政管理機(jī)構(gòu)，往往對(duì)所主管的專項(xiàng)工作負(fù)有全面的責(zé)任。

3．議事協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)為了完成某項(xiàng)特殊性或臨時(shí)性任務(wù)而設(shè)立的跨部門的協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)。如“社會(huì)主義精神文明辦公室”、“‘打黃掃黑’領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室”、“機(jī)構(gòu)改革領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室”，這類議事協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)屬非常設(shè)機(jī)構(gòu)，其領(lǐng)導(dǎo)小組成員均有相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)兼任，下設(shè)辦公室負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)各部門工作，處理相關(guān)事務(wù)。

4．綜合性辦事機(jī)構(gòu)黨政機(jī)關(guān)、人民團(tuán)體、企事業(yè)單位為領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)及領(lǐng)導(dǎo)者處理綜合事務(wù)的輔助性機(jī)構(gòu)。如“中共中央辦公廳”、“某公司行政辦公室”、“總裁辦公室”等等，這類輔助辦事機(jī)構(gòu)，設(shè)置在領(lǐng)導(dǎo)、上司身邊，是直接為領(lǐng)導(dǎo)、上司服務(wù)的綜合部門，辦理行政性事務(wù)，溝通上下聯(lián)系左右，輔助領(lǐng)導(dǎo)工作。

這類辦公室也稱之為“秘書工作機(jī)關(guān)”或“秘書工作部門”。

（二）辦公室的類型

（1）黨政機(jī)關(guān)系統(tǒng)辦公室黨政機(jī)關(guān)系統(tǒng)辦公室分為黨務(wù)系統(tǒng)辦公室、立法機(jī)關(guān)辦公室、司法機(jī)關(guān)辦公室及行政機(jī)關(guān)辦公室。（2）民主黨派系統(tǒng)辦公室指在中國(guó)，除了中國(guó)共產(chǎn)黨以外，被統(tǒng)稱為民主黨派的八個(gè)政黨的辦公室。

（3）企事業(yè)單位系統(tǒng)的辦公室企業(yè)單位系統(tǒng)辦公室指各類經(jīng)濟(jì)組織中設(shè)立的辦公室；事業(yè)單位系統(tǒng)辦公室指各類學(xué)校、醫(yī)院、科研所等單位的辦公室。

（4）社會(huì)團(tuán)體系統(tǒng)的辦公室社會(huì)團(tuán)體系統(tǒng)辦公室指工會(huì)、青聯(lián)、婦聯(lián)、學(xué)聯(lián)等群眾團(tuán)體組織工作機(jī)構(gòu)的辦公室，一般按照相應(yīng)的級(jí)別設(shè)立。（5）學(xué)術(shù)組織的辦公室各級(jí)各類學(xué)術(shù)組織一般設(shè)有秘書處，如“中國(guó)高教秘書學(xué)會(huì)秘書處”。（6）臨時(shí)性辦公室在某些重大活動(dòng)或者工作中，常常成立一些跨單位、跨行業(yè)、跨地區(qū)的臨時(shí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)，這就需要從各方面抽調(diào)人員組成臨時(shí)性辦事機(jī)構(gòu)。

2．辦公室的層次

按照辦公室的規(guī)格、級(jí)別，同一系統(tǒng)的辦公室可以劃分為不同的層次。同是黨務(wù)系統(tǒng)辦公室，分為中央機(jī)構(gòu)辦公室（廳）、地方機(jī)構(gòu)辦公室（廳）、基層機(jī)構(gòu)辦公室；同為辦公室，可分為部級(jí)辦公廳、局級(jí)辦公廳、處級(jí)辦公室、科級(jí)辦公室等。二、辦公室（廳）的性質(zhì)決策機(jī)構(gòu)情報(bào)信息系統(tǒng)咨詢參謀系統(tǒng)執(zhí)行系統(tǒng)監(jiān)督系統(tǒng)現(xiàn)代社會(huì)中，一個(gè)較具規(guī)模的組織體系通常由五部分構(gòu)成：

但一個(gè)組織體系，并不是一個(gè)有機(jī)和諧的整體，它需要借助外在的力量把各個(gè)子系統(tǒng)整合起來，使之正常運(yùn)轉(zhuǎn)。決策機(jī)構(gòu)情報(bào)信息系統(tǒng)咨詢參謀系統(tǒng)執(zhí)行系統(tǒng)監(jiān)督系統(tǒng)辦公室（廳）（一）辦公室（廳）在組織結(jié)構(gòu)中的定位

辦公室（廳）與資料室、檔案室、情報(bào)室等組成了情報(bào)信息系統(tǒng)，以獲取、整理、溝通信息等形式，輔助領(lǐng)導(dǎo)決策；辦公室（廳）與各種調(diào)查、研究、咨詢部門等一起構(gòu)成咨詢參謀系統(tǒng)，并作為領(lǐng)導(dǎo)者的近身，發(fā)揮參謀作用；辦公室（廳）還要在領(lǐng)導(dǎo)中心與執(zhí)行系統(tǒng)之間擔(dān)當(dāng)溝通的“橋梁”和監(jiān)督的“耳目”，發(fā)揮督查作用；而且還要根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)的需要，辦理大量的日常事務(wù)，成為領(lǐng)導(dǎo)工作的助手。（二）辦公室（廳）的性質(zhì)

1．承擔(dān)事務(wù)的機(jī)要性秘書部門處于行政組織中領(lǐng)導(dǎo)部門之下的中樞地位，掌管機(jī)密文件，組織和參加各種會(huì)議，承領(lǐng)導(dǎo)之命辦理各種重要事務(wù)，負(fù)責(zé)組織內(nèi)部的安全、保衛(wèi)工作。涉密早，涉密深，涉密廣。

中國(guó)社?；饡?huì)辦公廳

原主任（副部級(jí)）·佟達(dá)寧

2006年被處決，因向臺(tái)灣泄露國(guó)務(wù)院和中共中央文件，包括人民幣匯率調(diào)整等情報(bào)，使臺(tái)灣有所準(zhǔn)備，避免了2000億新臺(tái)幣損失，佟達(dá)寧也因此獲得臺(tái)灣方面的“總統(tǒng)”大獎(jiǎng)，報(bào)酬為25萬美元。

中央政府駐香港聯(lián)絡(luò)辦

秘書長(zhǎng)·蔡小洪

2003年6月，內(nèi)地有關(guān)部門在例行監(jiān)聽時(shí)，意外地發(fā)現(xiàn)了一份中方絕密材料，當(dāng)中包括國(guó)家領(lǐng)導(dǎo)人即將訪港的非常詳盡的行程、保安計(jì)劃及將要會(huì)晤的人物、發(fā)表講話的內(nèi)容等。蔡小洪提供的情報(bào)是戰(zhàn)略性的、全局性的，甚至在某些重要的領(lǐng)域是摧毀性的。

2．輔助管理的綜合性辦公室（廳）是社會(huì)組織實(shí)施內(nèi)部管理的惟一機(jī)構(gòu)，經(jīng)上司授權(quán)完成其管理職能。體現(xiàn)在：既要發(fā)揮參謀助手作用、溝通協(xié)調(diào)作用、督促檢查作用，還要發(fā)揮“窗口”、“門面”作用。這些作用的發(fā)揮，一般都具有全面性和全局性，是其他機(jī)構(gòu)難以具備的。

3．所處位置的中樞性辦公室不是中樞機(jī)構(gòu)，但最貼近中樞機(jī)構(gòu)，輔助著中樞機(jī)構(gòu)行使職權(quán)。如輔助決策、擬制計(jì)劃、傳達(dá)指令、組織協(xié)調(diào)、督促檢查等。這也是其他機(jī)構(gòu)難以具備的。下級(jí)組織首腦機(jī)關(guān)下級(jí)組織職能部門職能部門中

貼

近

樞

秘書機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)部門秘書部門下級(jí)組織下級(jí)組織職能部門職能部門中

貼

近

樞

辦公室只接受本級(jí)部門的領(lǐng)導(dǎo)，直接對(duì)本級(jí)領(lǐng)導(dǎo)部門負(fù)責(zé)。辦公室在其公務(wù)活動(dòng)中，必然要與上級(jí)的、同級(jí)的和下級(jí)的組織或機(jī)構(gòu)發(fā)生關(guān)系，即使與上級(jí)秘書機(jī)構(gòu)或下級(jí)秘書機(jī)構(gòu)之間，它們僅僅是工作、業(yè)務(wù)上的指導(dǎo)與被指導(dǎo)關(guān)系，并無隸屬關(guān)系。

4．組織關(guān)系的封閉性

秘書工作機(jī)構(gòu)的中心地位體現(xiàn)在常常要代表決策機(jī)構(gòu)處理全局性的問題，計(jì)劃、組織、協(xié)調(diào)、控制、監(jiān)督整個(gè)組織體系的正常運(yùn)行。盡管辦公室與各執(zhí)行系統(tǒng)是平級(jí)，但當(dāng)辦公室協(xié)調(diào)各執(zhí)行系統(tǒng)的工作時(shí)，就代表著決策系統(tǒng)，具有一定的指揮權(quán)；這種指揮權(quán)或者是決策系統(tǒng)授權(quán)，或者是對(duì)決策系統(tǒng)方針政策決議的貫徹。三、辦公室的地位和職能（一）居中心之位，行指揮之權(quán)

秘書工作機(jī)構(gòu)在組織內(nèi)部承上啟下，調(diào)度各方，保障組織的正常運(yùn)轉(zhuǎn)和良性發(fā)展。辦公室和執(zhí)行系統(tǒng)同在一個(gè)層次，但它能像調(diào)度員一樣，根據(jù)組織整體的工作需要，對(duì)組織內(nèi)部的任務(wù)分配及執(zhí)行情況進(jìn)行溝通協(xié)調(diào)；辦公室匯集著上下左右、四面八方的信息，這些信息又通過辦公室人員的有力執(zhí)行而得到有效利用。（二）居樞紐之位，守調(diào)度之職

（三）居窗口之位，承公關(guān)之責(zé)

秘書工作機(jī)構(gòu)是通向社會(huì)的窗口。這個(gè)窗口負(fù)責(zé)組織內(nèi)外工作聯(lián)系，負(fù)責(zé)處理來文來函來電，負(fù)責(zé)接待上級(jí)的視察檢查、同行的參觀訪問，負(fù)責(zé)應(yīng)對(duì)媒體采訪公眾投訴，其辦事效率、工作質(zhì)量以及辦公室人員的禮儀風(fēng)范，在一定程度上都體現(xiàn)著組織的經(jīng)營(yíng)理念、管理水平和思想作風(fēng)。這扇窗戶，打通了與社會(huì)雙向溝通的正常渠道，迎八面來風(fēng)，樹組織形象。

第二節(jié)辦公室事務(wù)第二節(jié)辦公室事務(wù)第二節(jié)辦公室事務(wù)第二節(jié)辦公室事務(wù)辦文辦會(huì)辦事

“辦”一個(gè)力，兩個(gè)點(diǎn)，一點(diǎn)汗水、一點(diǎn)心血，可知“三辦”有多么的辛苦！實(shí)現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)最廣泛的辦法是用筆桿子一、辦文

辦文是將各種信息轉(zhuǎn)變成書面材料的工作，是圍繞文書、文件、文字材料開展的一系列工作。（一）文稿撰擬

文稿是決策者行使職責(zé)、推動(dòng)工作、實(shí)施決策的重要手段。

纖筆一支誰與似，三千毛瑟精兵。

——毛澤東實(shí)現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)最廣泛的方法是用筆桿子。

——鄧小平

辦公室人員經(jīng)常要起草各種文書，如通知、通報(bào)、請(qǐng)示、報(bào)告、函、會(huì)議紀(jì)要、計(jì)劃、總結(jié)、講話稿、協(xié)議、合同等。

（二）

文

字

記

錄

包括錄和記兩部分。如會(huì)議記錄、電話記錄、來訪記錄、領(lǐng)導(dǎo)談話記錄等。

（三）文書制作：打字、復(fù)印、編排、裝訂等。（四）文書處理：收發(fā)、傳遞、辦理、保管、立卷等。（五）檔案管理：歸檔、鑒定、管理、提供等。組織在各種活動(dòng)中產(chǎn)生的公文、圖紙、照片、錄音錄像及其他材料，需要經(jīng)過篩選、整理作為檔案保存。

（六）電子文件的撰寫、

傳輸、管理、歸檔

電子郵件的發(fā)送、接收、電子文件數(shù)據(jù)庫(kù)的建立、管理與檢索等。二、辦會(huì)

辦會(huì)主要是根據(jù)會(huì)議的不同屬性及緩急程度所進(jìn)行的一系列包括議程、稿件、通知、記錄、簽會(huì)、紀(jì)要以及會(huì)后督辦與跟蹤督查等工作。協(xié)助決策機(jī)構(gòu)對(duì)本單位的重要會(huì)議如領(lǐng)導(dǎo)辦公會(huì)、高層管理人員的工作會(huì)議進(jìn)行安排，辦會(huì)能力的強(qiáng)弱，直接關(guān)系到會(huì)議效果，關(guān)系到領(lǐng)導(dǎo)的意圖能否得到圓滿實(shí)現(xiàn)，還直接影響著一個(gè)部門的聲譽(yù)。辦會(huì)包括會(huì)前籌劃準(zhǔn)備、會(huì)中組織服務(wù)及會(huì)議善后工作。

辦公室事無巨細(xì)，頭緒繁多，可以說是上管天文地理，下管雞毛蒜皮，但只要按法規(guī)辦事、按程序辦事、按規(guī)則辦事、按職責(zé)辦事，就能游刃有余。三、辦事

急事穩(wěn)辦

大事細(xì)辦

輕事重辦

熟事生辦

生事慎辦

特事特辦

有事快辦

私事兼辦

（一）

信

息

工

作

信息工作是辦公室的重要內(nèi)容。辦公室要利用各種信息手段，完成信息的收集、整理、利用工作；充分發(fā)揮信息的職能作用，為決策者提供決策依據(jù)。新時(shí)期的信息將工作除了傳統(tǒng)的收集、加工、提供、存貯和檢索信息外，還要完成網(wǎng)站的建設(shè)、維護(hù)和管理工作；微信、微博的利用工作等等。（二）日常事務(wù)性工作

1．建立健全規(guī)章制度：不僅協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)建立健全本單位各方面的工作制度，也要建立健全辦公室的規(guī)章制定，以保證辦公室的執(zhí)行力。如《辦公室主任崗位職責(zé)》、《辦公室文員工作職責(zé)》等。2．值班工作

辦公室負(fù)責(zé)值班安排，尤其是節(jié)假日的值班安排及監(jiān)督工作。3．接待工作

負(fù)責(zé)接待組織內(nèi)外的訪客，安排好來訪人員的吃住行，并組織相應(yīng)的活動(dòng)。4．印信管理

掌管本單位公章及領(lǐng)導(dǎo)人名章，開具本單位對(duì)外行政介紹信。5．辦公室用品管理

辦公用品的采購(gòu)使用和管理，尤其是現(xiàn)代辦公設(shè)備的使用和維護(hù)。包括電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、掃描儀、遠(yuǎn)程通訊設(shè)備、數(shù)碼錄音錄像設(shè)備、多媒體會(huì)議設(shè)備等等。6．安全保密工作

加強(qiáng)保密意識(shí)，強(qiáng)化保密手段，嚴(yán)控涉密載體。加強(qiáng)機(jī)密文件的保管、傳遞措施，設(shè)置安全墻防病毒、防黑客，保障計(jì)算機(jī)安全運(yùn)行。7．輔助人力資源管理

辦公室雖然不是人力資源部門，但要參與人力資源管理，負(fù)責(zé)員工招聘、員工入職手續(xù)辦理、新員工培訓(xùn)、員工離職手續(xù)辦理以及員工證照的辦理等。8．領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)日程安排

領(lǐng)導(dǎo)的日常工作分為日常性工作和突發(fā)性工作。辦公室的通常做法是將有計(jì)劃的事情，比如會(huì)議、出差和接待預(yù)先填入擬好的日程表中，同時(shí)細(xì)致靈活地安排好隨機(jī)或突發(fā)事件。（三）臨時(shí)交辦或突發(fā)性工作

臨時(shí)任務(wù)往往是突發(fā)事件，需要快速了解任務(wù)的來龍去脈，分析任務(wù)的重要性、緊急性，快速制定工作計(jì)劃，然后根據(jù)計(jì)劃有條不紊地開展工作。

辦公室事務(wù)是由辦公室職能導(dǎo)出的業(yè)務(wù)活動(dòng)，隨著信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，辦公室迎來了辦公自動(dòng)化時(shí)代，辦公室的業(yè)務(wù)活動(dòng)也隨之不斷發(fā)展變化。但辦公室業(yè)務(wù)無論組織規(guī)模大小，性質(zhì)如何，辦公室管理的事務(wù)基本相同，即辦文、辦會(huì)、辦事，這是辦公室永恒的主題，通過精確辦文，周全辦會(huì)，智慧辦事，逐漸成長(zhǎng)為辦文高手、辦會(huì)能手和辦事巧手。

第三節(jié)辦公室管理第三節(jié)辦公室管理第三節(jié)辦公室管理第三節(jié)辦公室管理一、辦公室管理的界定二、辦公室管理的必要性和可行性三、辦公室管理建構(gòu)四、辦公室管理的特征一、辦公室管理的界定

管理是社會(huì)組織為了實(shí)現(xiàn)預(yù)期的目標(biāo)，以人為中心進(jìn)行的協(xié)調(diào)活動(dòng)。管理通過計(jì)劃、組織、指揮、協(xié)調(diào)、控制及創(chuàng)新等手段，整合人力、物力、財(cái)力、信息等資源，以期有效的實(shí)現(xiàn)組織目標(biāo)的過程。

辦公室事務(wù)管理就是通過計(jì)劃、組織、指揮、協(xié)調(diào)、控制及創(chuàng)新等手段，充分調(diào)動(dòng)辦公室人力、物力、財(cái)力、信息等資源，從而有效地發(fā)揮辦公室的輔助功能，輔助決策機(jī)構(gòu)實(shí)現(xiàn)組織既定目標(biāo)的過程。

辦公室事務(wù)管理是一個(gè)動(dòng)態(tài)的過程，協(xié)調(diào)的是個(gè)人與個(gè)人、個(gè)人與群體的關(guān)系，管理的對(duì)象是辦公室擁有的各種資源，管理的終極目標(biāo)是輔助領(lǐng)導(dǎo)或組織完成既定的工作目標(biāo)。（一）辦公室管理的必要性

1．辦公室團(tuán)隊(duì)協(xié)同作戰(zhàn)的有效方法

二、辦公室管理的

必要性和可行性2．辦公室資源優(yōu)化配置的客觀需要

3．管理過程有序規(guī)范的有力保證（二）辦公室管理的可行性1．成熟的管理學(xué)及相關(guān)學(xué)科理論為依據(jù)行政管理學(xué)辦公室管理辦公室管理辦公室管理辦公室管理秘書學(xué)

領(lǐng)導(dǎo)行為學(xué)

文書學(xué)

檔案學(xué)

2．行之有效的

辦公室管理制度為前提3．先進(jìn)的辦公設(shè)備為支撐4．高素質(zhì)辦公室人員為核心三、辦公室管理建構(gòu)A

C

B

O

“建構(gòu)”借用建筑學(xué)的一個(gè)詞語(yǔ)，原指建筑起一種構(gòu)造，著重于系統(tǒng)的建立。建構(gòu)是對(duì)結(jié)構(gòu)（力的傳遞關(guān)系）和建造（構(gòu)件的相應(yīng)布置）邏輯的表現(xiàn)形式。

辦公室事務(wù)

A

C

B

管理核心

O辦公室工作人員

管理基礎(chǔ)

管理過程

管理方式

（一）管理的基礎(chǔ)

1．物質(zhì)基礎(chǔ)物質(zhì)基礎(chǔ)是辦公室運(yùn)行的有力支撐，包括辦公環(huán)境、辦公設(shè)備和辦公經(jīng)費(fèi)。

2．技術(shù)保障技術(shù)保障是使辦公流程簡(jiǎn)化、辦公環(huán)境美化，辦公設(shè)備優(yōu)化以及辦公經(jīng)費(fèi)合理化所采取的技術(shù)支援。（二）管理的過程計(jì)劃評(píng)估組織施實(shí)控制（三）管理的方式

1．現(xiàn)場(chǎng)現(xiàn)場(chǎng)是備受歡迎的一種管理方式，管理者通過語(yǔ)言的傳遞和交流，準(zhǔn)確地將自己的意志向下屬傳遞，并產(chǎn)生影響。

它沒有中間環(huán)節(jié)，管理直接而迅速；但受管理者人數(shù)、精力的制約，力所難逮。使用過多，可能會(huì)影響管理效能。2．會(huì)議是各級(jí)各類組織經(jīng)常采用的方式，與會(huì)者主動(dòng)或被動(dòng)聚集起來，對(duì)需要解決的問題，彼此交流意見，聽從領(lǐng)導(dǎo)指揮，制定實(shí)施細(xì)則形成決議。

會(huì)議解決了管理者人數(shù)的制約，可以使管理者意圖傳播范圍擴(kuò)大，會(huì)后的思想、行動(dòng)也易于統(tǒng)一。但受會(huì)議地點(diǎn)、時(shí)間和經(jīng)費(fèi)的限制，不能保證到會(huì)率，領(lǐng)導(dǎo)意圖有時(shí)難以貫徹到位。

3．文件文件是管理最常用方式，指公文、書信或指有關(guān)政策、理論等方面的文章。辦公室是產(chǎn)生大量文件的地方，文件突破了地域、層次和時(shí)間的限制，準(zhǔn)確、規(guī)范的傳遞各種信息和指令，克服了現(xiàn)場(chǎng)和會(huì)議管理的時(shí)空局限，把組織的法定地位、管理體系以及工作程序通過文件的方式表達(dá)出來，使其更具權(quán)威性。（四）管理的核心

辦公室人員是辦公室管理的核心，遵循“異質(zhì)結(jié)合”原則組成的秘書工作團(tuán)隊(duì)，能夠運(yùn)用現(xiàn)場(chǎng)、會(huì)議、文件的管理方式，按照計(jì)劃、組織、實(shí)施、控制、評(píng)估等管理程序，使用辦公設(shè)備，使辦公室管理正常運(yùn)轉(zhuǎn)，達(dá)成組織預(yù)定目標(biāo)。人在管理的各個(gè)維度中是最重要的，它統(tǒng)領(lǐng)著辦公室事務(wù)中各元素的管理。四、辦公室管理的特征

（一）綜合性

辦公室作為組織內(nèi)部的綜合性辦事機(jī)構(gòu)，圍繞組織預(yù)期目標(biāo)展開工作，既要輔助決策又要溝通信息，既要展示形象又要保障后勤，既要制定制度又要管理會(huì)議，既要承擔(dān)日常事務(wù)，又要處理突發(fā)事件，呈現(xiàn)出明顯的綜合性。

（二）程序性

辦公室的管理過程有著一個(gè)相對(duì)穩(wěn)定的程序。任何一個(gè)組織都是圍繞自己的組織目標(biāo)制定發(fā)展規(guī)劃，建立規(guī)章制度，使職責(zé)分明